Guia para la produccion documental programa tecnología en gestion administrativa SENA - CUR

1. SENA-CUR
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS VERSION 2
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ENTREGABLE GUÍA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE.
INSTRUCTOR
CARLOS AUGUSTO RICO ACOSTA
APRENDICES
JUAN CAMILO DAZA GUTIÉRREZ
VALENTINA ZAPATA ÁLVAREZ
XIMENA SOSSA GUERRE

2. OBJETIVO GENERAL
Orientar a la persona que lee o utiliza este manual a tener claro el concepto, la
estructura y el desarrollo de la producción de los documentos que se originan en
unidades administrativas u oficiales. Esto acompañado de la redacción, puntuación,
que se debe emplear dependiendo la situación y el contexto para la elaboración de
estos documentos.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Tener claros los conceptos de redacción, el uso del teclado, la ergonomía
que se debe tener, y los signos de puntuación a utilizar.
 Resaltar los diferentes tipos de documentos que se utilizan en la producción
documental.
 Conocer el acuerdo No. 047 (5 de mayo de 2000) y sus artículos.

4. TABLA DE CONTENIDO
REDACCIÓN……………………………………..…………………………………………
SIGNOS DE PUNTUACIÓN….…….………………….………………………………….
EL TECLADO….……………..……….…………….………………………………………
LA ERGONOMÍA…………………..................……………………………………………
LA CONSTANCIA…………………………………………………………………………..
LA CONSTANCIA OFICIAL………………………………………………………………
EL CERTIFICADO………………………………………………………………………….
EL CERTIFICADO OFICIAL……………………………………………………………….
NOTA INTERNA…………………………………………………………………………….
CONTRATO COMPRAVENTA……………………………………………………………
CONTRATOS………………………………………………………………………………
BOLETIN…………………………………………………………………………………….

5. REDACCION
Consiste en escribir, armar y/o construir un texto con intención de comunicar a un
público en específico. Suele utilizarse para comunicarse con otra persona específica
con la cual se compartirá el tema.
La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las
palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario
que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la
computadora.
SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Los signos de puntuación son los signos auxiliares que se usan para señalar la
entonación y las pausas en todo escrito. Ayudan a dar coherencia y facilitan la
comprensión de un texto. Sirven, además, para dar la entonación apropiada cuando
leemos.
La Coma
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado. Se
emplea para separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean
palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de
las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo:
—María volvió a casa, hizo los deberes, cenó y se fue a la cama.
—Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas.
También se utiliza para delimitar o aislar una aclaración o inciso (palabras u
oraciones incidentales):
—Nacho, mi primo, acaba de conseguir su primer empleo.
Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posición, van precedidas
y seguidas de coma, tales como: en efecto, es decir, en fin, por consiguiente.
Indicar que una o varias palabras han sido suprimidas por razones gramaticales o
de estilo.

6. Punto y coma
El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza para unir
dos oraciones relacionadas en una sola frase:
—María estaba apenada por el examen. + María tendrá que estudiar más. = María
estaba apenada por el examen; tendrá que estudiar más.
—Está lloviendo mucho. + No podemos ir caminando. = Está lloviendo mucho; no
podemos ir caminando.
También sirve para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de
expresiones que incluyen comas:
—Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el
viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas.
Además, se usa delante de las conjunciones o locuciones como pero, más, aunque,
sin embargo, por tanto y por consiguiente cuando los períodos tienen cierta longitud:
—Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cánones antiguos como
medio de vida; no obstante, somos conscientes de que es necesario mantener un
mínimo de tradición en nuestros trabajos.
Dos puntos
Este signo de puntuación (:) representa una pausa mayor que la de la coma y menor
que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que
siempre está en estrecha relación con el texto precedente. Un uso importante y
frecuente de este signo es introducir citas textuales (uso que a veces se le atribuye
incorrectamente a la coma).
Se emplean:
1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara,
etc., de los escritos oficiales.
Estimados Sres: Por la presente les informamos...
2.- Antes de empezar una enumeración.
En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos.
3.- Antes de una cita textual.
Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo".
4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus sinónimos.
Entonces, el lobo preguntó: - ¿Dónde vas, Caperucita?
Comillas: simples «'» y dobles «"»

7. Son signos de puntuación que se colocan al principio y al final de las frases, palabras
escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea por
importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero e
impropio de la lengua que se está usando. A pesar de que está verdaderamente
extendido el uso de las comillas inglesas (“ ”) es preferible emplear antes las
angulares o españolas (« ») y reservar aquellas, y finalmente las simples (‘ ’), para
cuando deban entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado. Se utilizan, por
ejemplo:
Para citar textualmente algo: p. ej., «Me dijo que “supuestamente llegaría hoy”».
Para señalar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el fin de indicar
que se han seleccionado intencionalmente y no por error.
Para indicar la intención irónica o sarcástica del empleo de una palabra.
Para indicar algo sobre una palabra o expresión.
Para presentar el significado de una palabra o expresión.
Para destacar que una palabra o expresión es extranjera, se trata de un apodo o de
un seudónimo.
Paréntesis «( )», corchetes «[ ]» y llaves «{ }»
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer una
aclaración. Los distintos tipos son:
• los paréntesis propiamente dichos: ( )
• los corchetes: [ ]
• las llaves: { }
Para distinguir ambos paréntesis se usa decir:
• Paréntesis que abre o paréntesis izquierdo al símbolo (.
• Paréntesis que cierra o paréntesis derecho al símbolo ).
Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un mismo
fragmento se utilizan de la siguiente manera: (…[…{…}…]…)
Se emplea:
1.- Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido
de la oración en la que se insertan.
En mi país (no lo digo sin cierta melancolía) encontraba amigos sin buscarlos...

8. 2.- Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
La O.N.U. (Organización de Naciones Unidas) es una
Signos de interrogación
Es un signo de puntuación que denota una pregunta. Su origen se encuentra en
el latín. La palabra «cuestión» viene del latín questio, o 'pregunta', abreviado como
«Qo». Esta abreviación se transformó en el signo de interrogación.
Signos de exclamación «¡» y «!»
Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para
empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También van
entre signos de exclamación las interjecciones:
—¡Siéntate!
—¡Qué linda eres!
—¡Cuidado con el perro!
—¡Pero qué buena idea!
—¡Genial!
Puntos suspensivos «...»
Los puntos suspensivos (…) son tres puntos sin espacios entre ellos, son un único
signo de puntuación que se utiliza al final de una palabra, frase u oración en lugar
del punto u otro signo. Se utilizan para dejar en duda, continuación o en suspenso
una acción y son alineados horizontalmente al nivel de la línea base de escritura.
Se emplean:
1.- Cuando dejamosel sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad
de expresar matices de duda, temor, ironía. Quizás yo... podría...
2.- Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su
continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Quien mal anda,...; No
por mucho madrugar...; Perro ladrador...
3.- Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal
caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes [...] o paréntesis (...).

9. Guion «-»
El guion (-), de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales. Se utiliza
como signo para unir palabras, muestra la división de palabras al final de una línea,
y se usa en obras como diccionarios para marcar la separación entre las sílabas que
componen las palabras
EL TECLADO
Un teclado es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado en el teclado
de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para
que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían
información a la computadora.
¿PARA QUÉ SIRVE EL TECLADO?
Para introducir datos, por eso decimos que es un periférico de entrada, y los datos
que podemos introducir son las letras, los números y los caracteres (símbolos como
la arroba o la coma) para escribir con el ordenador. Además, los teclados más
avanzados llevan otras teclas que pueden realizar otras funciones, como veremos
más adelante.
LA ERGONOMÍA
Ergonomía es el estudio de todas las condiciones de adaptación recíproca del
hombre y su trabajo, o del hombre y una máquina o vehículo. En particular,
ergonomía computacional es el estudio de las condiciones de comodidad en las que
el hombre trabaja con una computadora y la adaptación y facilidades que ésta
aporta para una mayor comodidad del hombre.
ERGONOMÍA A LA HORA DE USAR UN COMPUTADOR
Podemos prevenir estos problemas si considerásemos por lo menos:

10.  Situar el monitor en línea recta a la línea de visión del usuario, para que la
pantalla se encuentre a la misma altura de los ojos. De esta manera no tendrá
que doblar el cuello para mirarla.
 Mantener una distancia de 50 o 60 cm. entre la persona y el monitor o a una
distancia equivalente a la longitud de su brazo.
 Bajar el brillo del monitor para no tener que forzar la vista.
 Evitar que la luz del ambiente produzca reflejos sobre la pantalla; en todo
caso, cambiar la posicióndel monitor, o disminuir la iluminación del ambiente.
 El asiento debe tener una altura que mantenga un ángulo de 90°, evitando
así el dolor en las cervicales, lumbagos o problemas de disco; además debe
tener un respaldo que permita apoyarse correctamente.
 Al digitar, los antebrazos y las muñecas deben formar una misma línea y los
codos tienen que estar a ambos lados del cuerpo.
 Es bueno hacer un descanso de 5 minutos por cada hora de trabajo y hacer
una serie de ejercicios sencillos como por ejemplo pararse derecho y levantar
los hombros lentamente varias veces; o para relajar el cuello inclinar la
cabeza hacia la izquierda y la derecha, intentando tocar el hombro con la
oreja.

11. EL CERTIFICADO
Documento administrativo público o privado empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial
si se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para
demostrar la formación y la experiencia.
PARTES
 NOMBRE DE LA EMPRESA
 REFERENCIA
 FECHA
 CARGO DEL EMISOR
 IDENTIFICACIÓN: CERTIFICA QUE
 CUERPO O TEXTO
 FIRMAS
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR
EL CERTIFICADO OFICIAL
Las diferencias existentes entre el certificado administrativo y el oficial se centran
en la estructura. El certificado oficial se elabora en un papel de mejor calidad
(Kimberly), además debe llevar obligatoriamente membrete, escudo, nombre, nit y
marca de agua de la empresa que lo elabora. El radicado se plasma mediante un
sello numerado, la firma debe ir centrada en la parte inferior y con su respectivo
sello.

12. ESTRUCTURA
CERTIFICADO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA (3 INTERLINEAS)
18954 (2 INTERLINEAS)
Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
EL GERENTE GENERAL (3 INTERLINEAS)
CERTIFICA QUE (3 INTERLINEAS)
La señora XIMENA SOSSA GUERRERO identificada con cedula de ciudadanía Nº
1150236685 de Barbosa (Antioquia), labora en esta empresa desde el 30 de julio
del 2015 hasta la fecha, desempeñando el cargo de auxiliar administrativa, con un
contrato a término indefinido y devengando un salario mensual de 2`500.000
Se expide a solicitud del interesado a los veinte días del mes de enero de 2017
(3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Gerente (3 INTERLINEAS)
Maria Alejandra R

13. ESTRUCTURA CERTIFICADO OFICIAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
“Conocimiento y emprendimiento para todos los colombianos"
NIT: 899.999.034-1
18954 (2 INTERLINEAS)
Bogotá, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
EL GERENTE GENERAL (3 INTERLINEAS)
CERTIFICA QUE (3 INTERLINEAS)
La señora XIMENA SOSSA GUERRERO identificada con cedula de ciudadanía Nº
1150236685 de Barbosa (Antioquia), labora en esta empresa desde el 30 de julio
del 2015 hasta la fecha, desempeñando el cargo de auxiliar administrativa, con un
contrato a término indefinido y devengando un salario mensual de 2`500.000
Se expide a solicitud del interesado a los veinte días del mes de enero de 2017
(3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Gerente (3 INTERLINEAS)
Maria Alejandra R
Dirección General: Calle 57 No. 8-69 Plazoleta La Previsora
5461500
www.sena.edu.co

14. LA CONTANCIA
Es un documento público o privado en el que se hace constar algún hecho, en
ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase
de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.
 Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es
o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución
educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o
estuvo debidamente registrado(a).
 Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios:
suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una
persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más
puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.
PARTES
 NOMBRE DE LA EMPRESA
 REFERENCIA
 FECHA
 CARGO DEL EMISOR
 IDENTIFICACIÓN: CERTIFICA QUE
 CUERPO O TEXTO
 FIRMAS
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR
LA CONTANCIA OFICIAL
Las diferencias existentes entre la constancia administrativa y la oficial se centran
en la estructura. La constancia oficial se elabora en un papel de una calidad mayor
(Kimberly), además debe llevar obligatoriamente membrete, escudo, nombre, nit y
marca de agua de la empresa que lo elabora. El radicado se plasma mediante un
sello numerado, la firma debe ir centrada en la parte inferior y con su respectivo
sello.

15. ESTRUCTURA
SERVIENTREGA (3 INTERLINEAS)
97212 (2 INTERLINEAS)
Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
GESTIÓN HUMANA (3 INTERLINEAS)
HACE CONTAR QUE (3 INTERLINEAS)
El señor Juan Antonio Gonzales Rueda identificado con cedula de ciudadanía Nº
71450580 de Bello (Antioquia), labora en esta empresa desde el 15 de marzo del
2014 hasta la fecha, desempeñando el cargo de Conductor, transportando
mercancía de manera oportuna, Asistir el cargue y descargue con el fin de verificar
que el cargue y descargue cumple con las condiciones de seguridad y protección
de la carga
Durante su permanecía demostró puntualidad, honestidad y responsabilidad en las
labores asignadas
Se expide a solicitud del interesado con fines laborales (3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Jefe recursos humanos (3 INTERLINEAS)
Maria Camila V

16. ESTRUCTURA CONTANCIA OFICIAL
Servientrega S.A.
Centro de soluciones
860.512.330—3
97212 (2 INTERLINEAS)
Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
GESTIÓN HUMANA (3 INTERLINEAS)
HACE CONTAR QUE (3 INTERLINEAS)
El señor Juan Antonio Gonzales Rueda identificado con cedula de ciudadanía Nº
71450580 de Bello (Antioquia), labora en esta empresa desde el 15 de marzo del
2014 hasta la fecha, desempeñando el cargo de Conductor, transportando
mercancía de manera oportuna, Asistir el cargue y descargue con el fin de verificar
que el cargue y descargue cumple con las condiciones de seguridad y protección
de la carga
Durante su permanecía demostró puntualidad, honestidad y responsabilidad en las
labores asignadas
Se expide a solicitud del interesado con fines laborales (3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Jefe recursos humanos
Maria Camila V
Cra 48 # 18-41, Medellín
www.servientrega.com
3548484

17. NOTA INTERNA
Comunicaciones que se llevan a cabo dentro del ámbito de la empresa o entidad.
Se utilizan como medio de comunicación entre departamentos, secciones o
personas cuando su forma de organización lo requiere.
Puede ser redactada por un superior y dirigidaa un subordinado o entre iguales, así
mismo, puede ser utilizada para solicitar u ordenar la realización de algo a personal
de empresas, instituciones o dependencias anexas.
Normas de redacción:
La forma de comunicación es variable, depende de las necesidades de la empresa.
Se realiza el original y después una copia de este la cual se llevará al destinatario,
quien la devolverá firmada como justificante de haberla recibido.
PARTES
 Membrete: nombre de la empresa o entidad que ya va impreso
 Referencia: situado debajo del membrete. Línea en blanco donde se podrán
los nombres de los que se comunican.
 Asunto: se redacta de forma breve el motivo de la comunicación.
 Cuerpo: espacio en el que se redacta la comunicación
 Localidad, fecha y firma
ESTRUCTURA

18. NOTA INTERNA
06010
02/02/2017
DE: Alfonso Bonilla
Jefe departamento RRHH
PARA: Roberto Perez
Jefe Departamento Administrativo
ASUNTO:
Urgente X
Requiere Copia X
Contiene Anexos X
Ninguno
OBSERVACIÓN
Solicito información sobre los informes del trabajador Luis Carlos Jiménez Arias
Ximena Sossa Recibe
Jefe Departamento RRHH Andrés Ramírez López

19. CONTRATO DE COMPRAVENTA:
Según el Código Civil el contrato de compraventa es un tipo de contrato en
el cual una de las partes (vendedor) se compromete a entregarle a la otra
(comprador) una cosa, a cambio de una contraprestación económica. Para
que exista este contrato de compraventa es necesario que la
contraprestación sea dineraria, ya que, si a cambio del bien se entregara otro,
estaríamos ante una figura distinta al contrato de compraventa, denominada
permuta.
PARTES:
 Cosa: objeto en oposición a los derechos creados sobre él y a las
prestaciones personales. Son bienes o derechos que estén dentro del
comercio.
 Precio: significa valor en que se estima algo, valor que se pide por una cosa
o servicio. Sus condiciones deben ser: cierto, verdadero, en numerario y
justo.
 Personas o partes: el vendedor, que es la persona física o jurídica que
transfiere la propiedad, y el comprador, que es quien la adquiere.
 Formales: los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya que
la ley no requiere tal formalidad; sin embargo, en la práctica es habitual que
el consentimiento se plasme en un documento privado que sirva de prueba.
Hay excepciones, por ejemplo, para el caso de bienes inmuebles, o ciertos
otros contratos que se obligan a realizar por escrito.
 Validez: la capacidad, en donde se dice que toda persona capaz de disponer
de sus bienes, puede vender y toda persona capaz de obligarse, puede
comprar; y el consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las
partes que recaiga sobre el precio y la cosa.

20. Contrato de Compra / Venta
En la ciudad de_____________ siendo las___________horas del
día____de_____ del________. Reunidos por una parte el vendedor:
__________________________________________________________________
con domicilio en_____________________________________________________
Que se identifica con________________________________________________
y el comprador_____________________________________________________
con domicilio en___________________________________________________
que se identifica con _______________________________________________
Celebramos una carta responsiva al tenor de las siguientes cláusulas.
1. el vendedor en este acto entrega al comprador los documentos
correspondientes del automóvil marca______año______color_____________
modelo_______________No de serie__________________________________
a) Factura del automóvil numero________________
b) Motor No.________________________________
c) Tarjeta de circulación folio___________________
d) copia de pagos de tenencia
e) El vendedor afirma ser el legítimo propietario del automóvil que esta vendiendo.
2. En este momento y después de haber probado y realizado una revisión
mecánica, el comprador recibe el automóvil en el estado que se encuentra, bajo su
total conformidad ya que el automóvil es de uso, así como también se hace
responsable del uso que se le da a la unidad y documentos.
3. el comprador se hace responsable del vehículo, así como del número de placas
deslindando de toda responsabilidad al
vendedor_________________________________________________________ y
aceptando el comprador____________________________________________
dicho acuerdo.
4. precio acordado de venta_______________________________________
importe_____________________.
Firma de conformidad.
______________________________ _____________________________
Comprador. Vendedor.

21. CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado
a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del
sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en
el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).
Existen cartas con remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien
envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es
siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente
expositivo
PARTES
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los
siguientes conceptos
 Fecha y lugar: direccióna quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige
 destinatario: nombre de la persona a la cual va dirigida
 cargo.
 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
 Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
 Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
 Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en
extenso
LAS CARTAS TAMBIÉN PUEDEN INCLUIR:
 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se
dirige la carta (destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
 Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la causa.
 Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has
olvidado de explicar o quieras aclarar.
 Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la
persona que dicta y de quien tipea la carta.
 Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las
personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen
al calce y antes de las referencias finales

22. Medellín, noviembre 16 de 2016
Señor Luis Alfonso Bonilla
Gerente General
Cordial Saludo
La presente es para comunicar que, respecto a la época decembrina, es necesario
el aumento del personal auxiliar de planta, ya que el número de personas
laborando en el momento no cubren las necesidades básicas de la empresa.
Gracias por su atención
Carlos Antonio Jaramillo
Supervisor

23. MEMORANDO
Es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos
departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc.
Existen muchos tipos de memorándums como:
 memorandos de pedidos
 memorándums de felicitaciones
 memorandos de asensos
 memorando de cambio de turno laboral
 memorandos judiciales
 memorándums de peticiones
 memorándum de recordatorios de reuniones etc.
tiene como fin dar a conocer distintas disposiciones, normas o circunstancias de
importancia que los empleados deben tener en cuenta para el correcto desempeño
laboral. De esta manera, un memorando se inscribe como un documento de tipo
administrativo, es decir, un testimonio material de las actividades internas que una
entidad de estas características tiene. No obstante, es importante señalar que este
tipo de término también se utiliza en ocasiones para referirse a intercambios de
información entre organismos del estado o incluso entre estados mismos.
PARTES
 Membrete
 Denominación del documento: MEMORANDO
 Código
 Fecha
 Para
 Cargo
 De
 Asunto
 Cuerpo o Texto
 Despedida
 Remitente
Líneas especiales
– Anexos
– Copias
– Identificación del transcriptor

24. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
MEMORANDO
CODIGO
Medellín, 03 diciembre de 2016
PARA: CARLOS RICO
CARGO: INGENIERO CIVIL
DE: GESTION HUMANA
ASUNTO: LLAMADO DE ATENCION
Con la presente se le hace un llamado de atención debidoa incumplir en las labores
que le corresponden y estipuladas en su contrato.
Es el primer llamado de atención y de continuar incumpliendo sus labores, está
sujeto a una sanción económica.
Esperamos que soluciones este inconveniente; contamos con su disposición para
ello.
ATENTAMENTE:
XIMENA SOSSA
JEFE DE PERSONAL

25. CIRCULAR:
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,
información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa,
departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a
varios destinatarios, en empresas grandes, puede que, a muchos destinatarios, por
lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de
éstas.
Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo,
es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco
se contesta una circular, aunque si se puede hacer por motivos de cortesía
PARTES:
 LOGO
 CIRCULAR
 FECHA
 DESTINATARIO
 ASUNTO
 TEXTO O CUERPO
 DESPEDIDA
 INFORMACION GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN (NOMBRE,
DIRRECION, TELEFONO)

26. Procuraduría General de la Nación
Carrera 56 A # 49 A-30, Regional Antioquia
604 02
94
CIRCULAR N° 001
Medellín, 5 diciembre del 2016
Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes
ASUNTO: Adelantar Gestiones
Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes de Entidades
Descentralizadas adelantar las gestiones pertinentes para cumplir en el menor
tiempo lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y circulares 004 de 2003 del Consejo
Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y 012 de 2004 del
Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la
Nación
Agradezco su atención
Valentina Zapata
PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN

27. CONTRATOS
acuerdo de voluntades que crea o transmite derechos y obligaciones a las partes
que lo suscriben. El contrato es un tipo de acto jurídico en el que intervienen dos o
más personas y está destinado a crear derechos y generar obligaciones. Se rige por
el principio de autonomía de la voluntad, según el cual, puede contratarse sobre
cualquier materia no prohibida. Los contratos se perfeccionan por el mero
consentimiento y las obligaciones que nacen del contrato tienen fuerza de ley entre
las partes contratantes.
TIPOS
Muchos son los tipos de contratos que existen, no obstante, entre los más
significativos se encuentran los siguientes:
• Privado, que es el realizado directamente por las personas que lo suscriben.
• Público, el que se encuentra autorizado por empleados públicos.
• Formal. En este caso, se trata del contrato que, tal y como establece la legislación
pertinente, cuenta con una manera muy concreta de consentimiento por parte de
los sujetos que intervienen en él.
• Bilateral, que es el que establece que quienes los suscriben asumen desde ese
mismo momento una serie de obligaciones.
CLASIFICACIÓN DE CONTRATOS
 Unilaterales y bilaterales
 Onerosos y gratuitos
 Conmutativos y aleatorios
 Principales y accesorios
 Instantáneos y de tracto sucesivo
 Consensuales y formales o solemnes
 Públicos y privados
 Nominados o típicos e innominados o atípicos

28. PARTES DE UN CONTRATO ESCRITO
La libertad formal suele caracterizar casi todos los tipos de contratos, aunque la
mayoría siguen modelos bastante parecidos con las siguientes partes:
1.- Título.
Indica el tipo de contrato
2.- Cuerpo Sustantivo.
Que identifica las partes. Estas pueden ser, según el tipo de contrato, tanto
personas físicas como jurídicas. Consta de las siguientes partes:
Lugar y fecha de contrato
Identificación de quienes van a suscribirlo.
Representaciones de los intervinientes indicando si suscriben el contrato en su
propio nombre o en representación de un tercero o sociedad
Identificación, si son aplicables, de los objetos y servicios objeto del contrato.
Identificación, si son aplicables, de otros elementos como ámbito geográfico.
3. Exposición.
Relacionan los hechos y antecedentes que pueden ser relevantes pero que carecen
de valor normativo.
También pueden incluir cláusulas que establezcan el significado de determinados
conceptos para el contrato en cuestión.
4. Cuerpo Normativo.
Pactos o acuerdos objeto del contrato. Son las cláusulas normativas.
5. Cierre.
Fórmula de cierre donde se indica la forma de realizar el acuerdo.
6. Anexos.
Desarrollan algunos aspectos complejos del contrato para simplificar su lectura.

29. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CONTRATANTE: ESPACIOS DISEÑO CONSTRUCCIÓN S.A.S
NIT: 900238439-7
CONTRATISTA: EDWIN OSBALDO OSORIO
NIT: 8.436.669
OBJETO: INSTALACION DE REDESELECTRICASINTERNAS Y
EXTERNAS PARA LOS DIFERENTES FRENTES DE
TRABAJO UBICADOS DENTRO Y FUERA DEL AREA
METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRA
PLAZO: SEIS (6) MESES
FECHA INICIO: DICIEMBRE 2015
FECHA TERMINACION: JUNIO 2016
VALOR MENSUAL: $644.350
SUBSIDIO DE TRANSP. $200.000 Mensuales
VALOR TOTAL: $5’066.100
ESPACIOS DISEÑO CONSTRUCCIÓN S.A.S, identificado con NIT No.900238439-
7, quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE, y EDWIN OSBALDO
OSORIO, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. 8.436.669 de
Chigorodo, y quien para los efectos del presente documento se denominará EL
CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:
PRIMERA.- OBJETO: El CONTRATISTA en su calidad de trabajador
independiente, se obliga para con El CONTRATANTE a ejecutar los trabajos y
demás actividades propias del servicio contratado, el cual debe realizar de
conformidad con las condiciones y cláusulas del presente documento y que
consistirá en: INSTALACION DE REDESELECTRICASINTERNAS Y EXTERNAS
PARA LOS DIFERENTES FRENTES DE TRABAJO UBICADOS DENTRO Y
FUERA DEL AREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRA
SEGUNDA.- DURACIÓN O PLAZO: El plazo para la ejecución del presente
contrato será de: seis (6) meses calendario y podrá prorrogarse por acuerdo entre
las partes con antelación a la fecha de su expiración mediante la celebración de un
contrato adicional que deberá constar por escrito.

30. TERCERA.- PRECIO: El valor del contrato será por la suma de: $3’866.100 (Cinco
millones ochocientos sesenta y seis mil cien pesos), más un subsidio de transporte
de $200.000 para la movilización a los diferentes frentes de trabajo, para un total de
$5’066.100; el cual EL CONTRATANTE pagará a EL CONTRATISTA dependiendo
de las condiciones pactadas. PARAGRAFO: Los valores pactados en la presente
cláusula constituyen la única obligación económica de EL CONTRATANTE frente
a EL CONTRATISTA.
CUARTA.- FORMA DE PAGO: El valor del contrato será cancelado de la siguiente
manera: Un desembolso mensual de $644.350 más un subsidio de transporte de
$200.000; cancelados por EL CONTRATANTE, previa presentación del recibo de
cancelación de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social.
QUINTA.- OBLIGACIONES: El CONTRATANTE deberá facilitar acceso a la
información y elementos que sean necesarios, de manera oportuna, para la debida
ejecución del objeto del contrato, y, estará obligado a cumplir con lo estipulado en
las demás cláusulas y condiciones previstas en este documento, así como a pagar
cumplidamente a EL CONTRATISTA los valores pactados como Contraprestación
a los servicios contratados. El CONTRATISTA deberá cumplir en forma eficiente y
oportuna los trabajos encomendados y aquellas obligaciones que se generen de
acuerdo con la naturaleza del servicio, además se compromete a acreditar la
vinculación y la permanencia durante la vigencia del contrato al Sistema Integral de
Seguridad Social, en cumplimiento del artículo 282 de la Ley 100 de 1993. El
presente contrato se rige por las disposiciones del Códigode Comercio y del Código
Civil y demás disposiciones pertinentes de conformidad con lo previsto en la ley 100
de 1993 y decreto 1876 de 1994.
SEXTA.- SUPERVICION: El CONTRATANTE o su representante supervisarán la
ejecución del servicio encomendado, y podrán formular las observaciones del caso,
para ser analizadas conjuntamente con El CONTRATISTA.
SEPTIMA.-TERMINACIÓN. El presente contrato terminará por acuerdo entre las
partes, y unilateralmente por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del
contrato.
OCTAVA.- INDEPENDENCIA: El CONTRATISTA actuará por su cuenta, con
autonomía y sin que exista relación laboral, ni subordinación con El
CONTRATANTE. Sus derechos se limitarán por la naturaleza del contrato, a exigir
el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATANTE y el pago oportuno de su
remuneración fijada en este documento.

31. NOVENA.- CESIÓN: El CONTRATISTA no podrá ceder parcial ni totalmente la
ejecución del presente contrato a un tercero, sin la previa, expresa y escrita
autorización del CONTRATANTE.
DÉCIMA.- DOMICILIO: Para todos los efectos legales, se fija como domicilio
contractual a la ciudad de Medellín.
Las partes suscriben el presente documento en dos ejemplares, a los 25 días del
mes de noviembre del año 2015, en la ciudad de Medellín.
_____________________________
SEBASTIAN ECHEVERRI CASTAÑO
C.C. 8’125.913
Representante legal
CONTRATANTE
_____________________________
EDWIN OSBALDO OSORIO
C.C. 8.436.669
CONTRATISTA

32. BOLETIN
Un boletín informativo es una publicación distribuida de forma regular, centrada en
un tema principal que es del interés de sus suscriptores. Muchos boletines son
publicados por clubes, sociedades, asociaciones y negocios para proporcionar
información de interés a sus miembros o empleados del mismo plantel. Su extensión
es variable y puede tener varias funciones.

35. ACUERDO No. 047 (5 de mayo de 2000)
ARTICULO 1: Acceso a los documentos e información.
Se refiere al manejo de los documentos históricos. Ejemplo:
Dep
end
enc
ia
Se
rie
Sub
serie
SERIE
DOCUME
NTAL
(SD)
Subserie
documental
(SD)
Tipo
documental
Ges
tión
C
e
n
t
r
a
l
P EL E S CT M/D Procedimiento
220 52 HISTORIA
S
LABORAL
ES
Resolución de
nombramiento,
encargo,
comisión,
vacaciones,
licencias,
incapacidad,
asignación de
funciones,
encargos.
2 9
8
P S M/D Se conserva en el
Archivo de gestión
dos (2) años
después del retiro
del funcionario de
la Entidad y se
transfiere al
Archivo central
para un tiempo de
conservación de
noventa y ocho
(98) años, cumplido
ese tiempo se
realiza una
selección de las
historias laborales
más relevantes
como por ejemplo
las de los
directores de la
entidad. La
selección se
microfilma y se
conserva
totalmente.
ARTICULO 2: Evaluación de soportes.
Esta se hará teniendo en cuenta sus características.
ARTICULO 3: Restricción de originales.
Esta se hará teniendo en cuenta los tipos de alteraciones que puedan deteriorar el
documento.
ARTICULO 4: Reproducción de información.
Se realiza para controlar la cantidad de copias o replicas que se hagan de un
documento y la forma como se realicen.

36. ARTICULO 5: Alteraciones.
Son las alteraciones que puedan afectar el documento. Estas pueden ser:
 Tipo biológico: Bacterias, hongos, insectos y roedores.
 Tipo Químico: Se refiere a los tipos de materiales usados para la elaboración
de los documentos.
 Tipo Físico: Se refiere a los daños producidos a los documentos o a la unidad
que los contiene.
ARTICULO 6: Consulta.
Se refiere a las previsiones que se deben adoptar para no alterar el documento y no
comprometer a la persona que lo consulta
ARTICULO 7: Fuentes bibliográficas para la conservación del Patrimonio
Documental.
Hace referencia a las fuentes que se pueden acceder sin necesidad de entrar en
contacto directo con el documento.
ARTICULO 8: Factores de deterioro.
Son los factores a tener en cuenta para evitar el daño al documento.