Las reuniones son eventos donde grupos de personas se reúnen para discutir un tema común con el objetivo de informar, recopilar información, formar, intercambiar puntos de vista, llegar a acuerdos, generar ideas o tomar decisiones. Para que las reuniones sean productivas, es importante definir claros objetivos, invitar a los participantes apropiados, planificar bien el desarrollo de la reunión y organizar los materiales necesarios.

1. DIRECCIÓN DE
REUNIONES

2. ¿Qué es una reunión?
• Un suceso puntual en que un conjunto de personas,
que puede que no se conozcan y no se vuelvan a
ver, tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo
común.
2

3. Tipos de Reuniones
• Reuniones para informar.
• Reuniones para recoger información.
• Reuniones para formar.
• Reuniones para intercambiar puntos de vista.
• Reuniones para llegar a un acuerdo.
• Reuniones para generar ideas.
• Reuniones para tomar decisiones.

4. Reuniones para informar.
• Objetivo: transmitir
información desde una
persona al colectivo
convocado.
• Ejemplo: se comunica un
proyecto nuevo.
4
Información
Solicitud
información
complementaria

5. Reuniones para recoger
información.
• El que convoca
necesita obtener
información de los
asistentes.
• Ejemplo:
– Responsable de
proyecto y situación
actual para visitar al
cliente.
Pregunta
información

6. Reuniones para formar.
• Los participantes
necesitan obtener
cierto dominio sobre
una materia.
• Se parte de los
conocimientos de los
asistentes y se les
hace vivir la situación
dirigida.
Coordinación,
Métodos

7. Reuniones para intercambiar puntos
de vista.
• Se desea que la gente
hable y exprese su punto
de vista, de modo que
nos hacemos una idea de
contexto.
• Ejemplo: ¿Qué piensan
los desarrolladores de las
herramientas CASE?
Tema
Propuesta
tema,
regulación

8. Reuniones para llegar a un acuerdo.
• Los diferentes
colectivos desean
cosas distintas.
• Se trata de alcanzar un
acuerdo que sea
aceptado por todos.
• (Mediación) Conciliación
Posición A Posición B

9. Reuniones para generar ideas.
• Son reuniones en las
que los asistentes
tienen total libertad
para expresar sus
ideas, no se suelen
criticar pero si refinar. Ideas

10. Reuniones para tomar decisiones.
• Se parte de unas
alternativas y se trata de
razonar una elección lo
más consensuada posible.
• Son reuniones difíciles,
sobre todo cuando se
tratan situaciones
personales, ideológicas….
Decisión
Propuestas,
Opiniones,
Votos…

11. Preparación de una reunión.
• Definir objetivos de la reunión.
• Seleccionar a los participantes.
• Planificar el desarrollo.
• Convocar a los participantes.
• Organizar el material para la reunión.

12. Definir objetivos de la reunión.
• ¿Que resultados se desean alcanzar?
• ¿Se puede alcanzar por otro medio?
• Para buen clima, mejor una copas.
• Para informar el teléfono ¿?.
• Objetivos = Resultados
• definidos y anotados
• Priorizar los objetivos.
• Ineludible, además, secundario.
• Titulo, es muy importante.

13. Seleccionar a los participantes.
• La reunión depende de ellos.
• Las personas que pueden aportar
– ¿Aportará información útil?
– ¿Aportará ideas?
– ¿Influirá en la decisión?
– ¿Dinamizará la reunión?
– ¿Problemas si no se le invita?
• Cantidad: de 8 a 10 participantes.

14. Planificar el desarrollo.
• Crear el orden del día:
– Lista de temas
– Orden en que se abordaran.
– Tiempo asignado a cada tema.
• Detallar mucho el orden del día permitirá preparar
mejor los puntos.
• Si se conocen los tiempos, algunos participantes
solo estarán lo necesario.

15. Convocar a los participantes.
• La convocatoria:
– ¿Suscita el interés de los asistentes?
– Debe justificar el porqué.
– Explicara el cómo se desarrollará.
– Informará
• Quien coordinará.
• Los asistentes y su participación.
• Fecha, hora y lugar.
• Debe resultar atractiva...

16. Organizar el material para la reunión.
• No deben descuidarse:
– El material necesario para presentar
y distribuir.
– La sala, material de proyección,
limpieza, aire acondicionado,
situación circular de los asientos,
Papelografos…

17. Iniciar la reunión
• Presentar a los participantes.
• Generar un clima de confianza.
• Centrar el tema de la reunión.
• Fijar objetivos.
• Definir los métodos de trabajo.
• Definir el papel del secretario.

18. Durante la reunión
• El moderador:
– Invitar a que la gente se exprese.
– Controlar el exceso de posesión de palabra.
– Facilitar un clima de confianza.

19. Durante la reunión
• Los participantes:
– Utilizar el uso de la palabra de forma consciente.
• Estimar el coste horario de una reunión.
– Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir…
cualquier argucia es buena.
– No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que
se desea.

20. Finalización de la reunión.
• Hacer una síntesis y que sea consensuada.
• Analizar la reunión.
• Explicar la forma en que se documentarán los
resultados.
• Dar feedback a los asistentes.

21. Resumen
• Las reuniones son necesarias, pero
– A la gente no le gusta ir a una reunión si no hace falta.
– Es importante invitar a los que hace falta.
– El objetivo ha de estar claro.
– Las reuniones son muy caras.
– La organización de la reunión llevara a reuniones más
productivas.

22. TIPOS DE REUNIONES

23. Simposio
EXPERTOS
Auditorio

24. Mesa Redonda
-Ideas en conflicto-
ESPECIALISTAS
M
Participantes

25. Curso – Profundizar conocimientos-
Instructor

26. Taller Habilidades y destrezas-
Instructor

27. Panel – Análisis de Problemas-
ESPECIALISTAS
Participantes
1 2 3 4 5
M

28. Participantes
M
Presidium
PLENARIA
Seminario

29. Jornada
-Análisis de temas laborales y profesionales-
PONENTES
Participantes
1 2 3 4 5
Moderador

30. Foro
-Participación interactiva-
C = Coordinador
E = Experto
S = Secretario
A = Asesor
O = Observador
C
E
A
O
S