Trucos para mejorar la eficacia de las reuniones Tips for improving your meetings

1. ¿CÓMO HACER REUNIONES EFICACES?
Mariana Morales Lobo
Consultora Educativa
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Tw: @Marianamorale19

2. ¿Cómo hacer reuniones eficaces?
ANTES DE LA REUNIÓN:
• Aclarar la finalidad de la reunión.
• Planificar la reunión:
• Convocar la reunión con antelación suficiente.
• Enviar la documentación con antelación.
• Organizar el orden del día y prever los tiempos de
cada tema. Primero los más ágiles.

3. DURANTE LA REUNIÓN:
• Distinguir roles: el Secretario toma nota de las
decisiones, el Facilitador se ocupa del buen
funcionamiento de la reunión.
• Cumplir unas normas básicas:
• Respetar el turno de palabra. No interrumpir a los demás.
• Citar la idea, no la persona.
¿Cómo hacer reuniones eficaces?

4. DURANTE LA REUNIÓN:
• Respetar la puntualidad al empezar y al acabar.
• Controlar el seguimiento del orden del día.
• Recordar periódicamente el tiempo previsto para cada
asunto.
• Recapitular las ideas principales al final de cada punto.
• Pedir y anotar los turnos de palabra en lugar de
interrumpir.
¿Cómo hacer reuniones eficaces?

5. • Al empezar: “Revisamos brevemente el orden del día”.
• Al empezar los Ruegos y Preguntas: “Vamos a anotar
primero el turno de las personas que quieran intervenir”.
Algunas frases útiles para hacer reuniones eficaces:

6. “Por turnos, cada uno dirá su parecer sobre la cuestión”.
No se replica hasta que se termina la ronda. Es importante
comenzar por alguien que sabemos que no se va a enrollar.
Al abordar un punto en el que sabemos que habrá diferentes opiniones:

7. “Vamos a centrarnos en el punto que teníamos que tratar y este
tema nuevo lo abordamos en la próxima reunión.”
Si el tema se va por las ramas o aparecen temas
nuevos no previstos:

8. “Gracias por tu aportación. ¿Alguien tiene algo nuevo que decir
sobre el tema?”
(y, si no hay nada más, se recapitulan brevemente las opiniones de todos)
Cuando alguien repite algo:

9. “Este tema tiene interés, ¿puedes preparar una
propuesta para la próxima reunión?”
“Este tema requiere un análisis en profundidad. ¿Puedes
enviarnos la documentación para la próxima reunión?
Para los que insisten en sus temas fuera del orden del día:

10. • Si se producen conversaciones paralelas:
“Vamos a hacer una única reunión”
Para esos momentos de caos:

11. • Si se reiteran las digresiones o repeticiones:
“Vamos a centrarnos en el tema para poder acabar a la hora prevista”.
Y… la definitiva:

12. DESPUÉS DE LA REUNIÓN:
• Enviar el acta en los siguientes días.
• Recordar los acuerdos tomados.
¿Cómo hacer reuniones eficaces?

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