1. REMOLINO S.A
LAURA KATHERINE DIAZ MOGOLLÓN.
ANGIE CATHERINE MARTINEZ RODRIGUEZ.
MARIA FERNANDA MEJIA M.
INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR ITFIP
ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
GESTIÓN EMPRESARIAL
GESTION POR COMPETENCIAS
ESPINAL - TOLIMA
2013
2. INTRODUCCION
La gestión por competencias ayuda a mejorar el rendimiento, desempeño y la
productividad de la organización, a identificar los conocimientos, las capacidades y
las actitudes del equipo de trabajo y también mejora la capacidad de gestionar y
solucionar problemas; contribuye a la definición de los cargos extensos y las rutas
profesionales, del mismo modo a evaluar las capacidades de las personas y a fijar
los planes de desarrollo individual.
Para poder entrar a un caso real se estudiara la empresa REMOLINO S.A cuyo
objetivo principal es el desmote y comercialización de algodón y sus subproductos;
dentro de este análisis se encontrara el plan estratégico (reconocimiento, misión,
visión), estructura organizacional (organigrama operacional) de esta empresa,
igualmente su metodología de contratación, tipos de contrato y si la empresa tiene
convenio con alguna institución educativa o no.
Por consiguiente se eligió un área administrativa y el cargo de Almacenista, con el
fin de realizar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales y el Mapa de
Funciones; anterior a esto se plasmóun cronograma para identificar las actividades y
el número de sesiones que se van a efectuar durante el desarrollo del trabajo.
A continuación se describirá detalladamente lo que debe tener en cuenta para
realizar el Manual de Funciones: la identificación, el propósito principal, la
descripción de las funciones esenciales del cargo; las contribuciones individuales,
los criterios de desempeño y los conocimientos básicos del empleado; y por ultimo
las evidencias y rango de aplicación donde se ejecutan las labores; así como el
Mapa de Funciones: función clave o misión del cargo, funciones principales para
llevar a cabo la función clave y las contribuciones individuales que debe aportar el
empleado para el cumplimiento de lo mencionado anteriormente
Además se muestra un modelo de Acta de Reunión con su respectiva explicación y
la manera como se debe diligenciar.
Por último se encuentra el manual de procedimientos con su respectivo código,
titulo, logotipo, objetivo, alcance, y los procesos de forma ordenada, secuencial y
detallada para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo administrativo
con el fin de garantizar la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades
de Remolino S.A.
3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
El principal objetivo de la empresa REMOLINO S.A es el desmote y comercialización
de ALGODÓN y sus subproductos, igualmente trabajamos con productos como
sorgo, maíz, soya y arroz. Para tal efecto realizamos las siguientes actividades:
Vendemos a los agricultores los insumos requeridos para los diferentes cultivos
los cuales se descuentan de las liquidaciones de compra, cuando existe el
acuerdo de comercialización, en caso del arroz el molino donde entregue el arroz
el agricultor, gira Remolino S.A el valor de la cartera según el acuerdo.
Suministramos el servicio de maquinaria para las diferentes labores, disponemos
de un banco de maquinaria moderna, para la preparación, siempre de precisión,
recolección y transporte a granel para los diferentes cultivos.
Suministramos dinero en efectivo para el pago de planilla bajo el esquema de
créditos supervisado, donde nuestro personal técnico verifica la actividad
realizada en la finca o lote y acorde a este se autoriza el desembolso, tomando
como referencia a cupos de créditos, actividades desarrolladas y garantías
otorgadas por el agricultor.
Las cosechas se reciben en la planta algunas se agrupan para su
comercialización, como el caso del sorgo, maíz, soya. Para el cultivo del algodón
Remolino S.A cuenta con dos plantas de desmote, la principal en El Espinal con
dos equipos de desmote y Chicoral con un equipo de desmote y líneas
independientes de recibo, de tal forma que le recibimos al agricultor el algodón
semilla, en el estado que lo recolecta, algunas veces a mano y otras con manos
recolectoras.
Remolino S.A realiza el proceso de limpieza, desmote, y prensado de la fibra,
separando en el mismo proceso la semilla de algodón. Aquí se producen las
pacas seleccionadas por lotes y clasificadas por calidades.
Remolino S.A comercializa la fibra con la industria nacional especialmente con
Diagonal S.A. en cuanto la semilla inicia un proceso de extracción de aceite
mediante maquila con plantas ubicadas en la sabana de Bogotá. Adicionalmente
comercializa semilla para los ganaderos.
En cuanto a los productores como el sorgo, maíz, soya y el arroz se
comercializan a través de los industriales como Italcol, Raza; Soya, con
operaciones que se registra en la BNA.
4. MISIÓN
REMOLINO S.A. es una empresa privada creada por agricultores y para agricultores
que pretende apoyar el proceso productivo en el campo prestando servicios
integrales de crédito, banco de maquinaria y comercialización en los cultivos de la
región del sur del Tolima, principalmente en El Espinal y sus alrededores. Por otro
lado otro de sus objetos principales es representar los intereses de los agricultores
frente a diferentes estamentos del estado como agremiación.
VISIÓN
Consolidar a REMOLINO S.A.como la agremiación algodonera más grande y sólida
del país dentro de los próximos3 años, logrando su expansión a otros subsectores
complementarios y contribuyendo a una mayor calidad de vida de los agricultores,
contando para ello con los recursos humanos comprometidos y capacitados y con
plantas físicas acordes a las necesidades del proceso.
5.
6. RECURSO HUMANO
METODOLOGIA DE CONTRATACION
Para la contratación del personal se hace de forma directa y el proceso es el
siguiente:
Convocatoria: se realiza a través de cuñas radiales.
Recepción de hojas de vida
Entrevista
Visita domiciliaria
Se verifica si antes ha trabajado en la empresa: se tiene en cuenta este
sistema solo cuando es temporada de cosecha de algodón, anualmente.
Antecedentes
referencias
TIPOS DE CONTRATO
La empresa utiliza tres tipos de contrato.
1. Contrato a término fijo:
Se realiza por escrito durante el tiempo determinado que se va a laborar, por
ejemplo cuando es un reemplazo de vacaciones, que por lo general la duración es
de 15 días.
2. Contrato a término indefinido:
Se realiza con los trabajadores más antiguos para evitar renovación del contrato
cada año.
3. Contrato por obra o labor:
Se utiliza para la contratación del personal en temporada de cosecha, su duración
depende de cantidad de algodón que se haya sembrado o comprado.
REALIZACION DE CARRERAS DENTRO DE LA EMPRESA
La empresa no posee convenios con ninguna institución educativa, los empleados
ocupan siempre los mismos cargos porque no aplican la rotación de puestos, pero
hay ocasiones en donde llegan a la empresa personas que realizan capacitaciones
independientemente de la empresa, los empleados son los que deciden si pueden
realizarlas o no, la empresa no se responsabiliza de dicha capacitación.
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
DURACION (N.
de sesiones)
RESPONSABLES
PRODUCTO
1. Elaboración
1. Sesión.
del propósito y
la
función
clave.
Equipo de trabajo.
Parte 1 del mapa.
2. realizaciónde
3. Sesiones.
las funciones
principales.
Equipo de trabajo.
Parte 2 del mapa.
Equipo de trabajo.
Mapa terminado.
3. Identificar las
funciones
individuales
que
se 4. sesiones.
requieren para
el
cumplimiento
de
las
funciones
principales.
Las sesiones se realizaran cada 15 días, cada sesión con una duración de 2 horas.
A partir del 4 de Noviembre del 2013.
En caso de ser día dominical o festivo se aplazara la sesión hasta la próxima
semana.
9. MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION
Denominación Del Empleo ALMACENISTA
Estudio O Nivel Académico TECNICO EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DependenciaAREA ADMINISTRATIVA
Cargo Del Jefe Inmediato
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Recepción, almacenamiento, custodia y entrega de los insumos agrícolas.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
3.1
3.2
3.3
Recepción de los insumos agrícolas.
Almacenamiento de los insumos agrícolas según la metodología FIFO,
LIFO.
Entrega de los insumos agrícolas según el pedido de los clientes y
proveedores
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
3.1.1 Alistamiento previo del almacén (equipos, personal y herramientas
3.1.2 Inspeccionar la lista del pedido (verificar la calidad de la mercancía)
3.2.1 Realizar un mantenimiento adelantado al almacén.
3.2.2 Revisar el ambiente del lugar (iluminación, distribución suelos y
ventilación).
3.2.3 Codificar y registrar la mercancía entrante en el sistema.
3.2.4 Supervisar que el producto conserve las mismas características (físicas,
químicas).
3.2.5 Realizar constantemente limpieza a la zona para evitar aparición de
plagas.
10. 3.3.1 Revisar la facturación de acuerdo a lo que solicite el cliente.
3.3.2 Verificar la existencia, la cantidad, la calidad y la fecha de vencimiento del
producto en bodega.
3.3.3 Hacer el reporte respectivo en el libro de actas, sobre la relación de la
remisión en detalle con fecha, hora, empresa y firma del recibido.
3.3.4 Entrega del producto al cliente o proveedor.
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
3.1.1.1
Organizar el lugar donde se colocara la mercancía.
3.1.1.2
Preparar al personal para el descargue de la mercancía.
3.1.1.3
Alistar la maquinaria donde se transportara la mercancía.
3.1.1.4
Escoger las herramientas adecuadas para el descargue.
3.1.1.5
Revisar la lista del pedido, checando el número establecido de
productos, la fecha de vencimiento y la calidad (buen estado).
3.2.2.1
Revisión de toda el área donde se encuentra distribuida
lamercancía.
3.2.2.2
Revisar y registrar los errores y hacer sus respectivas devoluciones.
3.2.2.3
Distribuir la mercancía en los tablones
3.2.2.4
Codificar todo la mercancía
3.2.2.5
Registrar la mercancía en el sistema de acuerdo al código.
3.2.2.6
Inspección aleatoria de los productos.
3.2.2.7
Mantenimiento de instalaciones
3.3.3.1
3.3.3.2
3.3.3.3
3.3.3.4
Revisar la remisión del cliente o proveedor.
Verificar la existencia del producto en bodega.
Entrega del producto al cliente o proveedor.
Hacer firmar el recibido.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS
3.1.1.1.1 Operaciones a cerca del ingreso correcto de mercancías.
3.1.1.1.2 Conocimiento acerca del Funcionamiento de: cintas transportadoras,
transpaletas manuales o automáticas, carretillas o cualquier otro
equipo.
3.1.1.1.3 Entendimiento del Instituto Colombiano Agropecuario ICA.
3.2.2.2.1 Instalación de: Lámparas de todos los tipos requeridos, de ventiladores
y tablones.
11. 3.2.2.2.2
3.2.2.2.3
3.2.2.2.4
3.2.2.2.5
3.2.2.2.6
3.2.2.2.7
3.2.2.2.8
3.2.2.2.9
3.3.3.3.1
3.3.3.3.2
3.3.3.3.3
3.3.3.3.4
Conocimiento respectivo de la Conexión de cables.
Manejo de tarjetas KARDEX.
Entendimiento acerca del sistema de inventario (SIGO).
Discernimiento básico de las condiciones exactas que debe tener el
área de almacén.
Preservación y conservación de los insumos agrícolas.
Medidas de seguridad para la manipulación de los mismos.
Seguridad industrial.
Rotación de productos.
Conocimiento de ofimática (Manejo de EXCEL).
Manejo de sistema contable SIIGO.
Manipulación y entrega adecuada de la mercancía.
Los procedimientos establecidos por la empresa para la entrega de la
mercancía.
VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
3.1.1.1.1.1 DESEMPEÑO
Observaciones directas del proceso de entrada de la mercancía y el buen uso
y funcionamiento de los equipos que se utilizan dentro del proceso.
3.1.1.1.1.2 CONOCIMIENTO
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
3.1.1.1.1.3 PRODUCTO
Registros de la información resultante del proceso de entrada de la mercancía.
Registros resultantes del mantenimiento trimestral realizado a los equipos y
herramientas.
3.2.2.2.2.1 DESEMPEÑO
Observaciones directas de almacenista hacia el electricista ejecutando las
labores correspondientes.
3.2.2.2.2.2 CONOCIMIENTO
Exámenes prácticos del verdadero desempeño del electricista.
Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales
3.2.2.2.2.3 PRODUCTO
Registros sistemáticos mostrados en el sistema de inventario.
tarjetas KARDEX
12. Registro de los chequeos diarios desarrollados al estado de los productos.
3.3.3.3.3.1 DESEMPEÑO
Observaciones directas por parte del jefe de producción.
3.3.3.3.3.2 CONOCIMIENTO
Cuestionamiento acerca del proceso de entrega.
3.3.3.3.3.3
PRODUCTO
Remisiones
Facturas
VIII. RANGO O APLICACIÓN
3.1.1.1.1.1.1 TIPOS DE PROCESOS RECEPCION
Recibimiento de insumos agroindustriales
3.1.1.1.1.1.2 TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS:
Manual.
Automática.
Mixta.
3.2.2.2.2.2.1 TIPOS DE PROCESOS DE ALMACENAJE:
Sistema convencional.
3.2.2.2.2.2.2 TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS:
Manual.
Automática.
Mixta.
3.3.3.3.3.3.1 TIPOS DE PROCESOS DE ENTREGA:
Entrega directa
3.3.3.3.3.3.2 TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS:
Manual.
Automática.
Mixta.
14. 1. Recepción de
1.1 Alistamiento previo del almacén
(equipos, personal y herramientas)
los
insumos
agrícolas.
1.2.
Recepción,
almacenam
iento,y
entrega de
los insumos
agrícolas.
Inspeccionar la lista del pedido
(verificar la calidad de la
mercancía)
2.1
Realizar
un
adelantado al almacén.
2. Almacenamiento
de los insumos
agrícolas según
las normas FIFO
y LIFO.
mantenimiento
2.2. Revisar el ambiente del lugar
(iluminación, distribución suelos y
ventilación)
2.3.
Codificar
y
registrar
la
mercancía entrante en el sistema.
2.4 Supervisar que el producto
conserve las mismas características
(físicas, químicas).
2.5 Realizar constantemente limpieza
a la zona para evitar aparición de
plagas.
3.1. Revisar la facturación de acuerdo
a lo que solicite el cliente.
3. Entrega
de
los insumos
agrícolas
según
el
pedido
de
los clientes y
proveedores
3.2. Verificar la existencia, la cantidad,la
calidad y la fecha de vencimiento del
producto en bodega.
3.3. Hacer el reporte respectivo en el
libro de actas, sobre la relación de la
remisión en detalle con fecha, hora,
empresa y firma del recibido.
3.4. Entrega del producto al cliente o
proveedor.
15. MODELO DE ACTA
ACTA DE REUNIÓN
Comité o Grupo:
Acta No
Debe ir el nombre de quien realiza las sesiones.
Dependiendo de las sesiones
que se realicen así mismo será
el número del acta.
Citada por:
Nombre del representante principal del grupo.
Fecha:
Día, mes y año en que se
realiza la sesión.
Coordinador:
Dirige y controla la sesión.
Hora inicio:Fin:
Hora exacta en que la sesión y
termina.
Secretario:
Lugar:
Encargado de registrar los hechos que se Nombre del establecimiento
debaten dentro de la sesión.
donde se realiza la sesión.
PARTICIPANTES
No.
Nombre
Cargo
Teléfono
1
Nombre
y
apellido Cargo que desempeña el Número
completo del asistente a asistente
dentro
de
la telefónico
la sesión.
empresa.
personal
del
asistente.
1
PUNTOS DE DISCUSION
Los temas que se van a tratar dentro de la sesión.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Socialización y debate acerca de los temas tratados.
OBSERVACIONES
Opiniones por parte de los asistentes hacia la sesión sobre los temas que se
trataron ya sea para mejorarlos, cambiarlos o corregirlos.
CONCLUSIONES
Dictamen final en el que todos los asistentes estuvieron de acuerdo con una
decisión.
16. REMOLINO S.A
LAURA KATHERINE DIAZ MOGOLLON
ANGIE CATHERINE MERTINEZ RODRIGUEZ
MARIA FERNANDA MEJIA MOGOLLON
MAPA
PROCEDIMIENTOS
Noviembre de 2013
17. Recepción De Los
Insumos Agrícolas.
Página 1 DE 2
CODIGO:001
OBJETIVO Garantizar que la entrada de los insumos agrícolas sea la correcta, que los productos
estén en buen estado verificando que se reciba el día y la horaacordada.
ALCANCE Se requiere la ayuda delalmacenista, los colaboradores (coteros) y la persona quien
entrega la mercancía.
DIAGRAMA
DESCRIPCION
1. El
almacenista
debe
revisar la factura que
entrega el proveedor.
INICIO
Factura
Revisar factura
Coordinar el lugar
Contrastar la cantidad del
producto
Control de calidad
NO
Devolución
Fecha de
vencimiento y
condiciones
SI
Preparar al personal
Descargue de la mercancía
Reporte en el libro de actas
FIN
RESPO.
ALM.
2. El almacenista se encarga
de ordenar y realizar el
respectivo aseo de la zona
donde se ubicara la
mercancía.
3. El almacenista confirma
que la cantidad solicitada
sea la misma que recibe.
4. Se hace un control de
calidad verificando la fecha
de vencimiento y las
condiciones del producto.
5. Si la fecha de vencimiento
y las condiciones del
producto está en mal
estado el producto será
devuelto,
6. Si por el contrario las
condiciones y la fecha de
vencimiento
son
las
adeudas se procederá al
siguiente proceso.
7. El almacenista escogerá
sus colaboradores y las
herramientas que utilizara
para el descargue de la
mercancía.
8. Los colaboradores junto
con
las
herramientas
procederán a descargar la
mercancía en el lugar
designado
por
el
almacenista (Bodega).
9. Finalmente se hace el
reporte en el libro de actas.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
COL.
ALM.
19. Almacenamiento De Los
Insumos Agrícolas Según
La Metodología FIFO,
CODIGO:001
LIFO.
Página 1 DE 2
OBJETIVO Guardar, conservar, manejar, controlar y distribuir los insumos agrícolas que se
encomiendan a su cuidado.
ALCANCE Se requiere la ayuda del almacenista, los colaboradores (coteros).
DIAGRAMA
DESCRIPCION
1. Gestión y coordinación del
almacenamiento y suministro
de insumos agrícolas.
INICIO
Gestionar y coordinar.
Designar y cuidar la
mercancía
NO
Reubicar
Tipo de
insumo
SI
Ubicar
Etiquetar
Organizar
FIN
CONVENCIONES
ALM: ALMACENISTA
2. Designar y cuidar el espacio
en que se encuentre la
mercancía consignataria y
propia.
3. De acuerdo al tipo de insumo
se designa el lugar adecuado
para almacenar la mercancía.
4. En caso de que la mercancía
no se encuentre en el lugar
indicado esta será reubicada
y organizada de acuerdo al
tipo de insumo agrícola, para
evitar riesgos profesionales.
5. Si
la
mercancía
esta
ordenada de la manera
correcta se procederá al
etiquetado.
6. Etiquetar
los
bienes
almacenados. se realiza la
correspondiente rotulación al
producto con el nombre y
luego se ubica teniendo en
cuenta las condiciones de
cuidado que debe tener el
producto al estar almacenado
con el fin de proteger su
calidad.
7. La mercancía se organiza por
secciones diferenciando cada
proveedor sobre tablones en
el suelo y de acuerdo con la
metodología FIFO Y LIFO.
RESP
ON.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
20. CODIGO:001
Almacenamiento
De
Los Insumos Agrícolas
Según La Metodología
FIFO, LIFO.
Página 2 DE 2
ELABORADO
ANGIE C. MARTINEZ RODRIGUEZ
JEFE DE ALMACEN
REVISADO
MARIA F. MEJIA MOGOLLON
AUDITORA INTERNA
APROBADO
LAURA DIAZ
GTE. GRAL.
21. Entrega De Los Insumos
Agrícolas Según El Pedido
De
Los
Clientes
Y
Página 1 DE 2
Proveedores.
CODIGO:001
OBJETIVO Asegurar que el pedido sea entregado al proveedor indicado según el formato
de entrega estipulado por la empresa.
ALCANCE Se requiere la ayuda del almacenista, los colaboradores (coteros), la Gerente
General y el proveedor quien requiere la mercancía pactando la hora y la fecha exacta de
entrega.
DIAGRAMA
DESCRIPCION
INICIO
Registro del inventario
Registro
SI
Gerente
general
Solicitar
formato
LLEVAR
FORMATO AL
NO
Acudir al almacenista
NO
No se
entrega
Autorizar
SI
Entrega
KARDEX
Registrar
FIN
CONVENCIONES
PRO: PROVEEDOR
ALM: ALMACENISTA
1. El proveedor solicita a
control de inventarios un
registro de la mercancía
existente en bodega.
2. El proveedor deberá
solicitar el formato al
Gerente
General
diligenciarlo y llevarlo al
almacenista.
3. En caso de que el
Gerente
no
se
encuentre el proveedor
deberá
acudir
al
almacenista.
4. El almacenista autoriza
la entrega del pedido
requerido.
5. Si este no autoriza la
entrega
no
se
le
suministra la mercancía.
6. Si
el
almacenista
autoriza
por
consiguiente
se
suministran
los
productos requeridos al
proveedor.
7. El almacenista deberá
registrar el inventario
por medio de kárdex y
para al final del mes
hacer el corte.
RESPON.
PRO.
PRO.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
ALM.
22. CODIGO:001
ELABORADO
ANGIE C. MARTINEZ
RODRIGUEZ
JEFE DE ALMACEN
Entrega De Los Insumos
Agrícolas Según El Pedido
De
Los
Clientes
Y
Página 2 DE 2
Proveedores.
REVISADO
MARIA F. MEJIA MOGOLLON
AUDITORA INTERNA
APROBADO
LAURA DIAZ
GTE. GRAL.
23. CONCLUSIONES
Es importante conocer primero el plan estratégico de la empresa, para
entender a qué se dedica, hasta dónde quiere llegar y que métodos utilizara
para poder cumplir la meta establecida.
La metodología de contratación que utilizan es muy correcta debido a que la
persona debe ingresar por mérito propio cumpliendo con ciertos requisitos y
no por recomendaciones de terceros.
La empresa debería hacer convenios con instituciones educativas para que
los empleados que quieran ascender se preparen y lo puedan lograr.
Es esencial que toda organización posea el manual de funciones de cada
cargo; puesto que facilita, aclara y da un mejor entendimiento acerca de las
labores que debe realizar los empleados.
El mapa funcional es la representacióngráfica de lasfuncionesde un cargo
de manera más específica.
El acta de reunión permite tener un registro acerca de los temas que se
discute en cada sesión.
Es fundamental que en la empresa existan manuales de procedimientos
que permitanconocer el funcionamiento interno, por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución, además ahorra tiempo, dinero y optimiza
procesos.
24. REFERENCIAS
DIAZ Jenny
Secretaria De Gerencia
Remolino S.A
2013
ROJAS FARFAN Luis Alberto
Ingeniero industrial, maestrante en administración de organizaciones.
2013