1. El documento proporciona instrucciones para realizar la evaluación de estándares mínimos en la plataforma Colmena Gestión, incluyendo pasos para ingresar, diligenciar la autoevaluación, establecer planes de mejora y descargar el certificado. 2. Explica cómo identificar los estándares que no cumplen, definir medidas correctivas con responsables y fechas, y monitorear el estado de los planes de acción. 3. Finalmente, detalla los pasos para enviar el informe y certificado generados a los funcionarios correspondientes de

2. INSTRUCTIVO ESTANDARES MINIMOS
COLMENA GESTIÓN
Colmena Seguros

3. Paso 1: Ingreso a Colmena
Gestión

4. Con el nuevo perfil que
creamos, ingreso el
usuario y contraseña

5. Busco el acceso a
Colmena Gestión y
hago clic para ingresar

6. Busco el acceso a
Colmena Gestión y
hago clic para ingresar

7. Clic aquí para ingresar a la
plataforma

8. Paso 2: Evaluación de
estándares mínimos

9. Clic en “Diagnóstico SGSST y
plan de Mejora”

10. Clic en “Estándares
Mínimos SG-SST”

11. En el caso de que se tengan estudios
abiertos o vigentes, y se requiera crear un
nuevo estudio debes:
1. Identificar el botón “Expirar estudio”
2. Hacer clic en el botón “Expirar
estudio” lo que corresponde a cerrar
el estudio

12. 3. Hacer clic en el
botón “Expirar estudio”

13. Luego de expirar el estudio
anterior, puedes hacer clic en
“Nueva evaluación”

14. Autoevaluación realizada por:
1. Contratante
2. Contratista

15. Diligencio el nombre de la
autoevaluación
Diligencio la fecha de la
autoevaluación

16. Medio de entrega autoevaluación:
Selecciono “Colmena Gestión”

17. Diligencio el nombre del
responsable de la autoevaluación

18. Diligencio la cantidad
de trabajadores
Contesto si la
empresa corresponde
al sector agropecuario
(Si o No)

19. Selecciono los estándares aplicables de
acuerdo al tipo de riesgo y cantidad de
trabajadores (Resolución 0312 de 2019):
Si: Totalidad de los estándares
No: Estándares mínimos que aplican
Clic en guardar

20. Clic en “Si” para confirmar que la
información es correcta

21. Clic en la pestaña “Evaluación
de aspectos legales”

22. La autoevaluación está basada en el ciclo de
mejora continua PHVA; para dar inicio selecciono
el primer ciclo, correspondiente a “Planear”
Esté indicador te permite validar el
(%) de avance en el cuestionario
Al dar clic en “Ver Más” puedo
identificar el “Criterio” y el “Modo
deVerificación” de cada estándar

23. Luego de analizar el “Criterio” y el “Modo
deVerificación”, doy clic en “Aceptar para
continuar con el cuestionario

24. Continuo diligenciando los estándares
mínimos de cada uno de los ciclos
PHVA

25. Al contestar la totalidad de
estándares aplicables, dar clic en
“Finalizar Evaluación”

26. 1. El indicador permite evidenciar el
diligenciamiento de la totalidad del
cuestionario
2. Paso a seguir: Clic en
la pestaña “Hallazgos”

27. Paso 3: Plan de Mejoramiento

28. A continuación, aparecen los estándares mínimos que no cumplen, de acuerdo a los
criterios definidos en la resolución 0312 de 2019; para cada uno de los estándares
que no cumplen, se debe definir los planes de mejora correspondientes
Dar clic en el 1er estándar,
para definir el plan de acción

29. A continuación, aparece la información correspondiente al estándar que no cumple, se recomienda
validar el criterio y el modo de verificación, para definir el plan de mejora para esté estándar
Dar clic en nueva medida

30. 1. En este campo se debe diligenciar la
actividad a realizar para alcanzar el
cumplimiento del estándar
2. En este campo se deben diligenciar los
recursos administrativos necesarios para
realizar la actividad

31. 3. En este campo se deben diligenciar los
recursos financieros necesarios para
realizar la actividad
4. En este campo se debe diligenciar el
soporte y/o evidencia resultante de la
ejecución de la actividad a realizar
5. Clic en “Guardar”

32. Revisar la información:
Si desaparece información,
diligénciala nuevamente

33. Con el mouse me dirijo a la
parte inferior de la medida

34. Tipo de Responsable (Implementación):
1. Existente: Pertenece a la empresa
2. Nuevo: No pertenece a la empresa
Diligencio el nombre del
“Responsable de Implementación”
Diligencio la “Fecha máx.
Implementación” de la medida

35. A la persona que fue definida como responsable
de la medida, le llega un correo electrónico
indicándole que fue asignado como responsable de
la implementación de la medida

36. Tipo de Responsable (Aprobación):
1. Existente: Pertenece a la empresa
2. Nuevo: No pertenece a la empresa
Diligencio el nombre del
“Responsable de Aprobación”
Diligencio la “Fecha máx.
Aprobación” de la medida
Check en “Responsable
de Aprobación”

37. Tipo de Responsable (Validación):
1. Existente: Pertenece a la empresa
2. Nuevo: No pertenece a la empresa
Diligencio el nombre del
“Responsable deValidación”
Diligencio la “Fecha máx.
Validación” de la medida
Check en “Responsable
deValidación”

38. Clic en “Iniciar gestión”

39. Clic en “Si”, para
iniciar la gestión

40. Con el mouse me dirijo a la
parte inferior de la medida

41. Clic en “Aprobar”

42. 1. En la barra superior busco
la pestaña “Hallazgos”
2. Clic en “Hallazgos”

43. 1
Realizar los pasos anteriores con cada
uno de los estándares mínimos que no
cumplen de acuerdo a los criterios
definidos en la resolución 0312 de 2019

44. 1. Clic en la pestaña
“Plan de Mejora”
2. A continuación, se evidencian
todos los planes de mejora
establecidos para los estándares
mínimos que no cumplen

45. Nota: Para continuar con el proceso
es necesario que todos los planes de
acción queden en el estado:“Pendiente
Implementación”

46. 1. En la barra superior busco la pestaña
“Tabla de valores y calificación”
2. Clic en “Tabla de valores y calificación”
3. Para conocer el % de cumplimiento de la
evaluación de estándares mínimos, con el mouse
me dirijo a la parte inferior de la tabla

47. Al final de la presente tabla
aparece el % de cumplimiento
de los estándares mínimos de
su empresa

48. 1. En la barra superior busco
la pestaña “Gráficos”
2. Clic en “Gráficos”
3. Clic en la “Nube” para
Descargar el gráfico

49. 1. En la barra superior busco
la pestaña “Resumen”
2. Clic en “Resumen”
3. Con el mouse me dirijo a la
parte inferior del resumen

50. Clic en “Cerrar Estudio”
Nota: Recuerda que antes de dar clic en “Cerrar Estudio”, debes
haber seguido todos los pasos anteriores, de lo contrario la evaluación
no podrá ser cerrada

51. Paso 4: Descarga del
Certificado

52. 1. En la barra superior busco la pestaña
“Generar Documentación”
2. Clic en “Generar Documentación”

53. Clic en “Generar Informe”

54. Clic en “Descargar”, para
almacenar el informe de la
evaluación de estándares
mínimos

55. Clic en la “Flecha” para enviar
el correo electrónico

56. Diligenciar el correo electrónico
del responsable de SG-SST de la
empresa

57. Clic en “Enviar evidencia”
Diligenciar el cuerpo o texto
informativo del correo

58. El cuadro “Verde” evidencia el envío
de la evaluación de estándares
mínimos a Colmena Seguros

59. Clic en la “Nube” para Generar
el Certificado

60. Descargar el certificado al PC

61. Final: Enviar un correo electrónico con el certificado generado
por la plataforma y el informe de la autoevaluación, al Director
integral de servicios de Colmena Seguros, asignado a su
empresa y a su asesor de Colmena Seguros
Gestor de Producto y Colmena Gestión / Juan Camilo Felizzola Llanos

62. Gracias.