Registros secundaria y complementaria guía uso 2017

1. Ministerio de Educación Pública
Dirección de Gestión Evaluación de la Calidad
Departamento de Evaluación de Calidad
Complementarias y de Secundaria

2. El Sistema de Información PIAD (Programa de Informatización para
el Alto Desempeño), es una herramienta informática que utiliza la
administración del centro educativo (dirección institucional) para
administrar la información de la institución del curso lectivo, los
docentes y estudiantes.
Si el PIAD se instala en un servidor de red de computadoras, tanto
los administrativos como los docentes pueden acceder al sistema
para alimentarlo (notas, asistencia, expedientes de estudiantes) y
obtener información valiosa (informes, estadísticas, rendimiento
académico, expedientes de estudiantes y otros).
Qué es el Sistema de Información
PIAD

3. El Registro Digital para Secundaria y Asignaturas
Complementarias, tiene como objetivo principal apoyar la
labor docente en la evaluación de los aprendizajes y la
asistencia del estudiante. Es un instrumento que busca
salvaguardar la información del docente y facilitarle su labor
diaria.
El Registro Digital para Secundaria y
Asignaturas Complementarias

4. El registro cumple los siguientes objetivos:
Apoyar la labor de evaluación de los estudiantes por parte
del docente.
Controlar la asistencia de los estudiantes.
Servir de enlace con el sistema de información, para
alimentar las calificaciones y asistencia de los estudiantes.
Uso del Registro

5. PROCESO 1:
En la guía se dan los pasos a realizar durante el transcurso de la
capacitación.
Siga los pasos que se describen en
las siguientes diapositivas

6. PROCESO 2:
Instalación de AccessRuntime 2007.
1. Diríjase a la carpeta que copió en su equipo.
2. Seleccione y ejecute el archivo AccessRuntime2007
3. Si al abrir el archivo sale un mensaje de confimación indique Sí.

7. PROCESO 3:
Instalación de AccessRuntime 2007.
4. Al salir el siguiente mensaje debe aceptar los términos de licencia y
seguidamente hacer click en [Continuar]

8. PROCESO 4:
Iniciar el registro de Calificaciones:
1. Para el buen funcionamiento del registro de calificaciones es
necesario haber realizado la instalación del accessRuntime de forma
correcta, caso contrario deberá desinstalar y volverlo instalar.
2. ¿Cómo abrir el registro específicamente con el AccessRuntime si se
tiene otro paquete de Office?
1. Hacer click con el botón derecho del mouse sobre el icono del
registro.
2. Abrir con…
3. Icono de llave de
Access.

9. PROCESO 4:
Iniciar el registro de Calificaciones:
1. Es posible que al iniciar el registro se muestre el siguiente mensaje
de seguridad. Este mensaje se presenta a raíz de que es la primera
vez que se inicia el registro en este equipo. Para continuar debe
hacer click en [Abrir]

10. PROCESO 4:
Iniciar el registro de Calificaciones: Apariencia del registro.
Registro generado con el SI

11. PROCESO 4:
Iniciar el registro de Calificaciones:
Encontraremos 2 botones :
1. El primero me permite ingresar al registro e iniciar con la configuración
general e introducción de los datos de los estudiantes.
2. El segundo permite Actualizar mi registro de calificaciones de una
versión anterior a la actual por ejemplo de la v1.0 a la v1.1
1 2

12. PROCESO 4:
Iniciar el registro de Calificaciones:
Caso contrario podrías encontrar :
1. Casilla de selección de grupo.
2. Casilla de selección de período.
3. Botón de [Entrar]

13. PROCESO 5:
Configuración inicial del registro de calificaciones:
1. Escriba su identificación (Los datos personales y de centro deben rellenarse
automáticamente, caso contrario debe indicarlos manualmente).
2. Seleccione la asignatura dentro de la lista (si no existe anote el nombre y
seleccione la modalidad que corresponde el centro educativo).

14. PROCESO 5:
¿Cómo agregar nueva asignatura o taller?
1. Escribe el nombre de la asignatura.2. Acepta los mensajes que se presentan.
Si por algún motivo no seleccionaste de
forma correcta la modalidad de la
asignatura puede volver reasignarla
haciendo click en este botón.

15. PROCESO 5:
¿Cómo agregar nueva asignatura o taller?
1. Se mostrará una venta
emergente con todas las
modalidades posibles de la
asignatura… Selecciona una
opción de 1 a 8 según
corresponda.
2. Luego de indicar la opción haz
click en [Aceptar]

16. PROCESO 5:
Configuración inicial del registro de calificaciones:
1. Cinta PRINCIPAL
2. Click en el botón [Parámetros de registro]
3. Seleccionar la ficha [Parámetros de aplicación]
Actividad: desactive y active funciones complementarias. Al final
mantenga la configuración como se muestra en la figura anterior.

17. PROCESO 5:
Configuración inicial del registro de calificaciones:
1. Cinta PRINCIPAL2. Botón [Editar grupo]
Actividad 1: Seleccione el nivel del grupo que desea agregar.Actividad 2: Seleccione la sección del grupo.Actividad 3: Anote el nombre del profesor o docente guía (No es
requerido).

18. PROCESO 5:
Configuración inicial del registro de calificaciones:
Seleccionando la ficha [Parámetros del grupo]
1. Configure los días que impartirá al grupo creado (indicando número
de lecciones).
2. Calcule las lecciones de cada periodo, puede usar el botón [Calcular
lecciones] , también puede agregar nuevos días no lectivos dentro de la
lista haciendo click en [Editar].
3. Establezca la cantidad de instrumentos que evaluará en cada uno de los
componentes, tome en cuenta que la información de trabajo cotidiano
debe ser un vaciado final ya que el cotidiano consiste en un proceso y no
un producto.

19. PROCESO 5:
Configuración inicial del registro de calificaciones:
1. Agregue la información básica de un estudiante.2. Puede especificar algún correo electrónico del encargado del
estudiante, este correo te permitirá enviar emails desde el registro.
3. Indique el tipo de movimiento la matrícula puede ser ordinaria o
proveniente.
4. Si el estudiante posee alguna adecuación curricular debe indicarse y así
durante las evaluaciones poder hacer las modificaciones en porcentajes o
puntos.

20. PROCESO 5:
Configuración inicial del registro de calificaciones:
Seleccionando la ficha [Edición e importación de datos para este grupo]
1. Haciendo click sobre el botón [Excel], te permitirá generar un archivo de
ejemplo para importar datos de estudiantes.
2. Se abrirá un arhivo que se guardará en el Escritorio, ingresa los datos de
todos los estudiantes de un grupo en el orden que se indica en el mismo:
Cédula|Apellido1|Apellido2|Nombre|Sexo|FechaNacimiento|.
3. Cierra y guarda el archivo de excel.
4. Haciendo click en el botón [Importar datos automáticamente desde un
archivo de excel]
5. Selecciona el archivo de Excel que se encuentra el escritorio que se
llamará según el grupo DatosGrupo_X-x_importar.xls.
6. Click en [Abrir] y observarás la lista de los estudiantes cargados.

21. PROCESO 6:
Agregar los grupos restantes en el registro
1. Hacer click en la cinta PRINCIPAL.2. Click en el botón [Nuevo grupo]3. Sigue los pasos sugeridos en las diapositivas anteriores >>Ir

22. PROCESO 7:
¿Cómo tomar asistencia rápidamente?
1. Click en cinta PRINCIPAL2. Click en botón [Control de asistencia diaria]

23. PROCESO 7:
¿Cómo tomar asistencia rápidamente?
1. Escribe la fecha que deseas registrar y que corresponda a un día lectivo al
que se le imparte al grupo.
2. Hacer click en el botón [Cargar], generará la lista de los estudiantes que
corresponden al grupo.
3. Ingresa las ausencias o justificaciones que correspondan al estudiante

24. PROCESO 8:
¿Cómo evaluar a los estudiantes?
1. Hacer click en la cinta PRINCIPAL2. Haz click en EVALUACIONES (mostrará una nueva cinta donde encontrarás
cada uno de los componentes de evaluación).

25. PROCESO 8:
¿Cómo evaluar el Trabajo Cotidiano ?
1. Haciendo click en [NUEVO] te permitirá abrir el formulario de
creación.
2. Seleccione el modo que desea ingresar los datos de las
evaluaciones.
3. Ingrese la fecha de referencia de la evaluación, tome en cuenta que
debe estar dentro del periodo seleccionado.
4. Indicar la cantidad de puntos que tendrá la evaluación, luego en
click en [Aceptar].

26. PROCESO 8:
¿Cómo evaluar trabajo cotidiano?
En caso de que en el grupo existan adecuaciones se mostrará una ventana
emergente:
1. Puedes modificar el porcentaje y los puntos según corresponda.
2. Después hacer click en [Evaluar grupalmente] te llevará al lugar donde puedes
ingresar las evaluaciones.

27. PROCESO 8:
¿Cómo evaluar a los estudiantes?
1. En esta ventana ya puedes iniciar indicando la nota obtenida en las
observaciones de cotidiano según correspondan.

28. PROCESO 8:
¿Cómo agregar evaluación de extraclase?
Cintas PRINCIPAL>EVALUACIONES
1.Hacer click en el botón [Trabajo extraclase]
2. Click en [NUEVO]3. Seleccionar el modo de ingreso de los datos.4. Ingresa la fecha de referencia del instrumento.5. Si tienes más de un instrumento establecido puedes modificar el
porcentaje según corresponda.
6. Indique los puntos que vale el instrumento, luego [Aceptar]

29. PROCESO 8:
¿Cómo agregar evaluación de extraclase?
1. Haciendo click en este botón puedes ver la vista previa del instrumento2. Para imprimir el informe solo debes presionar CTRL+P

30. PROCESO 8:
¿Cómo agregar evaluación de extraclase?
Haciendo click en el botón [Evaluar grupalmente] nos lleva
1. Evaluar los indicadores establecidos en el instrumento.
2. Puedes escribir alguna observación con respecto al trabajo presentado por el
estudiante.

31. PROCESO 8:
¿Cómo agregar evaluación de pruebas?
Cintas PRINCIPAL>EVALUACIONES
1.Hacer click en el botón [Pruebas]
2. Click en [NUEVO]3. Seleccionar el modo de ingreso de los datos.4. Ingresa la fecha de referencia del instrumento.5. Si tienes más de un instrumento establecido puedes modificar el
porcentaje según corresponda.
6. Indique los puntos que vale el instrumento, luego [Aceptar]

32. PROCESO 8:
¿Cómo agregar evaluación de pruebas?
Haciendo click en el botón [Evaluar grupalmente] nos lleva
1. Evaluar a los estudiantes indicando los puntos en este caso.
2. Puedes escribir alguna observación con respecto a la evaluación realizada por
el estudiante.

33. PROCESO 8:
¿Cómo agregar evaluación de asistencia por mes?
1. Hacer click en [Asistencia]2. Click en el botón [NUEVO]3. De la lista desplegable seleccione el mes que desea.4. Ubíquese en la celda correcta (Estudiante, Día).5. Tramite las justificadas o ausencias según corresponda.Al tramitar ausencias podemos encontrar información con respecto a presencia
y ausentismo.

34. PROCESO 8:
¿Cómo editar un instrumento ya existente?
Seleccionas el componente que deseas modificar en la cinta Evaluación.
1. De la lista desplegable seleccionas el instrumento que deseas modificar
o editar.
Si deseas modificar los puntos, porcentajes o fecha de referencia solo
debes hacer click en [Editar instrumento].
Para cambiar evaluaciones hacer click en [Evaluar grupalmente].

35. PROCESO 9:
¿Cómo evaluar estudiantes provenientes?
Importante: Puedes evaluar proveniente si el estudiante tiene fecha de
ingreso posterior al primer periodo, caso contrario debes evaluar al
estudiante en cada uno de los instrumento aplicados.
Cinta Evaluación
1. Botón [Evaluar provenientes]
2. Seleccionar de la lista desplegable el estudiante a asignar la nota final
del periodo.
3. Escribe la nota según el traslado.4. Agrega la asistencia si tienes el informe de ausencias del centro
proveniente.
Importante! Si el estudiante no recibió tu asignatura en el colegio de
origen, debes indicar en el espacio para observaciones NR.

36. PROCESO 10:
¿Cómo asignar una adecuación a un estudiante?
1. Cinta PRINCIPAL2. Click en [Estudiantes]

37. PROCESO 10:
¿Cómo asignar una adecuación a un estudiante?
3. Selecciona el estudiante que presenta Adecuación Curricular.4. Hacer click en el botón [Adecuación]5. Indica el tipo de adecuación y el nivel de funcionamiento
correspondiente.

38. PROCESO 11:
¿Cómo agregar un nuevo estudiante al registro de calificaciones?
1. Cinta PRINCIPAL2. Click botón [Estudiantes]

39. PROCESO 11:
¿Cómo agregar un nuevo estudiante al registro de calificaciones?
3. Click en el botón [Agregar estudiante]4. Indicar fecha y tipo de movimientoImportante! Si es un estudiante proveniente en una fecha muy
cercana al final del periodo es favorable indicar una fecha de
admisión que esté dentro del periodo siguiente. Ayuda en la
introducción de la nota final por ser proveniente.

40. PROCESO 12:
¿Cómo cambiar de un periodo a otro?
1. En la cinta Evaluaciones2. Hacer click en el periodo que desea valorar.Nota! Al cambiar entre un periodo y otro se mostrará el avance o
estado general en cada uno de los componentes que se evalúan.

41. PROCESO 13:
¿Cómo puedo conocer el estado actual de rendimiento de un estudiante?
1. Activar y desactivas opciones según corresponda2. Muestra una ventana emergente con información similar al punto 3.3. Estado actual de rendimiento por Componente, Periodo o Anual.

42. PROCESO 14:
¿Cómo buscar información de estudiantes en cualquier punto del registro?
1. En la cinta Grupos/Estudiantes o en Evaluación puedes tener acceso a
las funciones de búsqueda: Escribe cualquier dato que conozcas del
estudiante y presiona [Enter] se desplegará una ventana si existen
coincidencias
2. Selecciona el estudiante del cual necesita la información.3. Selecciona el reporte de la lista desplegable y luego [Aceptar]

43. PROCESO 15:
¿Qué otras funciones presenta el registro?
En la cinta de opciones:
En el pie de formulario:
1. Repara la base de datos por
situaciones de incongruencias en los
reportes.
2. Respalda o hace backups del
registro y así evitar pérdidas de
información
3. Permite importar un registro que
por motivos de errores o de
desactualización necesite ser
reemplazado por una versión
reciente.
4. Muestra el formulario de ayuda
del registro de calificaciones. Con
posibilidad e búsqueda de
información.
5. Acceso a múltiples enlaces de
internet relacionados con el registro
o con el MEP.
6. Acceso a múltiples videos de
ayuda sobre las diferentes
funciones y procesos que realiza el
registro de calificaciones.
1. Haciendo doble click sobre los tres puntos (…) puedes agregar o
modificar recordatorios.
2. Gestor de email desde el registro de calificaciones sin necesidad de
ingresar al editor de tu correo. Permite enviar email a profesores y/o
padres de familia.
3. Acceso a la página Educatico del MEP, podrás encontrar múltiples
materiales de apoyo docente o de investigación para tus estudiantes.
4. Acceso a la página Educatico formato tradicional del MEP, podrás
encontrar múltiples materiales de apoyo docente o de investigación
para tus estudiantes.
5. Acceso a herramientas de la nube tanto para estudiantes como para
profesores.

44. PROCESO 15:
¿A que videos tengo acceso en el registro?

45. PROCESO 16:
¿Cómo agregar un recordatorio de evento o actividad?
1. Hacer doble click en los tres puntos(…)2. Escribe la anotación o recordatorio3. Si deseas que el registro te recuerde el evento debes especificar la
fecha y hora correspondiente y activar el Check [Recordatorio(activado)]

46. PROCESO 17:
¿Cómo reparar el registro?
1. Hacer click en repararBD.2. Si en el registro existen
inconsistencias por la
inexistencia en algún momento
de AccessRuntime debes
confirmar con[Si] para
recalcular o reparar los
reportes
3. La acción de Compactar
permite corregir y disminuir el
tamaño de la base de datos
que posee el registro de
calificaciones.

47. PROCESO 18:
¿Cómo respaldar o crear backup del registro?
1. Click en Respaldar.2. Confirmar con [Si] a la interrogante3. Esperar a que el proceso de respaldo
concluya.
4. Al completar el proceso podrás
encontrar la Base de Datos respalda,
debes tomar en cuenta que el archivo
resultante no es un registro es solo la
información.
Este respaldo podrás utilizarlo en caso
de emergencia para recuperar la
información de tus evaluaciones.

48. PROCESO 19:
¿Cómo utilizar la ayuda del registro?

49. PROCESO 20:
¿Cómo enviar correo electrónico desde el registro?

50. PROCESO 21:
¿Cómo generar reportes?
Cinta de reportes generales:
Cinta de reportes detallados:

51. PROCESO 22:
¿Qué puedo hacer con los reportes?

52. En la Cinta EVALUACIONES:
Nuevo informe
correspondiente
a ‘Rendimiento
Académico’
Cambios en reportes
[Rendimiento, Escapes, Revisión aplazados]

53. Cambios en reportes
[Revisión aplazados]
Nuevo informe
correspondiente
a ‘Revisión de
Aplazados’