Copia de procedimiento gestión comercial

1. Código MO01-P-1-V5
Fecha 19-may-15
Etapa Actividad Descripción Documento/Registro Responsable
Determinar cuáles son los segmentos de mercado claves para realizar la labor comercial a través de la búsqueda de Clientes
potenciales por medio de las siguientes fuentes:
- Referidos de nuestros Clientes
- Contactos realizados en eventos y reuniones de negocios
- Listas adicionales cuando se visita un determinado sector de la Ciudad
- Listado de empresas por Internet
- Referidos de personas cercanas a la organización
- Directorio telefónico - Publicar
- Clientes que llegan directamente a las instalaciones de Florysoya
- Clientes Antiguos
-Información sobre Licitaciones
Información de clientes
potenciales
Equipo Comercial
Todos los clientes potenciales se deben registrar en el formato Gestión de contactos y clientes.
Se debe establecer contacto, determinando la posibilidad de negocio , esta información se debe registrar en el formato Gestión de
clientes y contactos.
En esta fase y dependiendo de la eficacia de la gestión y la expectativa del Cliente se puede enviar la oferta o establecer una cita para
realizar la presentación del producto.
Gestión de contactos y
clientes
Equipo Comercial
Con la información suministrada por el Cliente se debe elaborar y enviar la oferta o cotización; cuando se requiera se deberá realizar
una visita de reconocimiento.
Nota: En los casos en que la complejidad de la solicitud del cliente no pueda ser solucionada con la oferta de servicios y deba
analizarse más a fondo por aspectos puntuales como: formas de pago, presentaciones, cantidades etc. debe consultarse con la
Gerencia, Subgerencia o el proceso que pueda ilustrar el manejo de cualquier característica de manejo no usual, previo a la
presentación de la oferta.
Oferta o cotización Equipo Comercial
Se debe realizar un seguimiento periódico a la oferta para determinar si hay viabilidad de ejecución del negocio
Gestión de contactos y
clientes
Equipo Comercial
Si el negocio es factible se debe determinar si el cliente es lo suficientemente confiable o si por el contrario existe algún tipo de duda
sobre su procedencia, legalidad jurídica o cualquier otro tipo de inquietud.
Por lo anterior el Coordinador Jurídico debe consultar la base de datos de data crédito, para poder realizar dicha gestión el Cliente debe
autorizar por escrito la consulta de información de las diferentes centrales de riesgo.
Autorización para
acceder y registrar
información en
centrales de riesgo
Coordinador jurídico
En caso de que el cliente no este interesado se debe archivar o postergar la negociación de tal manera que el Cliente quede como una
expectativa futura
Gestión de contactos y
clientes
Director Comercial
Si el Cliente aún no ha tomado la decisión de negocio, con el criterio del equipo comercial se realizara o no el seguimiento para llevar a
buen término la gestión comercial a través de llamadas telefónicas, correos y/o visitas o en su defecto desistir en la gestión del nuevo
Cliente.
Gestión de contactos y
clientes
Equipo Comercial
Ingreso de la
Empresa
Usuaria
Cuando el cliente decide realizar la negociación, se deben solicitar los siguientes documentos:
- Cámara de comercio actualizada
- RUT
- Fotocopia de la cedula del representante legal
- Certificado de afiliación a ARL (si el cliente no lo suministra, no será motivo de detención de la negociación)
- Autorización para acceder y registrar información en centrales de riesgo
De acuerdo con esta documentación y la información suministrada por el Cliente se debe diligenciar la Guía del cliente, la cual permite
conocer las diferentes variables y requisitos del Cliente para los procesos internos de Florysoya
Nota: Se debe socializar la guía del cliente a todos los procesos de Florysoya, por medio de correo electrónico
Guía del cliente
Cámara de comercio
RUT
Fotocopia de la cedula
del representante legal
Certificado de afiliación
ARL
Autorización para
acceder y registrar
información en
centrales de riesgo
Equipo Comercial
Presentación de
Oferta o
Cotización
GESTIÓN COMERCIAL
Planeación de
mercadeo
Inicio
2. Registro de
Información
3. Elaboración de la
oferta
7. Negocio no
cerrado
9.
1
1. Análisis y detección
de necesidades
4. ¿Factibilidad de
Negocio?
8. Toma de decisión
SI
NO
9. Solicitud
información de la
operación
5. Análisis del
cliente

2. Etapa Actividad Descripción Documento/Registro Responsable
Verificación de
información y
documentos
Elaborar el contrato comercial
Después de elaborada la Guía de cliente y recopilados todos los documentos mencionados, se deben enviar a:
- Subgerencia para creación del cliente en Antares
- Coordinador Jurídico para la verificación de los documentos, la elaboración del contrato comercial, y posterior archivo en la carpeta
asignada al Cliente
- Coordinador de Despachos para completar creación del cliente en Antares
Nota: El contrato debe contar con la revisión y firma del represéntate legal de Florysoya. Posteriormente se envía a la nueva empresa
usuaria dos originales, anexando carta remisoria para su revisión y firma, cuando el cliente lo solicite se adjunta copia de la resolución
de Funcionamiento y copia de la póliza de Cumplimiento vigente
Nota: Después de firmado el contrato por las dos partes se debe archivar el mismo en la carpeta del cliente.
Contrato Comercial
Coordinador Jurídico
Subgerente.
Recopilar la información base para elaborar los Indicadores de Gestión. Indicadores de Gestión Director Comercial
Asistir a la reunión de servicio no conforme, teniendo en cuenta el instructivo comité producto no conforme, a ella se deben llevar las
No conformidades generadas en el periodo a evaluar. En ella se determinaran los tratamientos y las acciones correctivas y preventivas
pertinentes
Instructivo comité
producto no conforme
Matriz de producto no
conforme
Mejoramiento continuo
Director Comercial
Desarrollar las Acciones correctivas y preventivas correspondientes al proceso, y registrarlos en KAWAK donde se debe verificar el
grado de avance y eficacia de las acciones para determinar su cierre o continuidad.
Mejoramiento continuo Director Comercial
Medición y
análisis
1
10. elaboración del
contrato de
prestación de
Servicios
Fin
11. Informe de
gestión
12. Reunión Servicio
No conforme
13. Acciones
correctivas y
preventivas