Capítulo 3

1. ADMINISTRACIÓN DEADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
CAPÍTULO 3CAPÍTULO 3
LA ÉTICA Y LAS LEYES EN LALA ÉTICA Y LAS LEYES EN LA
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
PROFA. REYES-GUZMÁN, MAPROFA. REYES-GUZMÁN, MA

2. OBJETIVOSOBJETIVOS
Al terminar este capítulo, el alumno podrá:Al terminar este capítulo, el alumno podrá:
 Decir las características básicas y deben distinguirDecir las características básicas y deben distinguir
al profesional de oficina.al profesional de oficina.
 Mencionar las guías y principios que deben regir laMencionar las guías y principios que deben regir la
conducta del profesional que tiene responsabilidadconducta del profesional que tiene responsabilidad
del manejo de información.del manejo de información.
 Indicar diferentes leyes que regulan el uso, manejoIndicar diferentes leyes que regulan el uso, manejo
y conservación de la información.y conservación de la información.
 Señalar las implicaciones que tienen estas leyesSeñalar las implicaciones que tienen estas leyes
para las personas que usan, procesan y custodian lospara las personas que usan, procesan y custodian los
documentos.documentos.
 Definir términos.Definir términos.

3. CARACTERÍSTICAS Y ASPECTOSCARACTERÍSTICAS Y ASPECTOS
ÉTICOS QUE RIGEN EL MANEJOÉTICOS QUE RIGEN EL MANEJO
DE INFORMACIÓNDE INFORMACIÓN
1.1. Características personalesCaracterísticas personales
 HonestoHonesto
 ConfiableConfiable
 DiscretoDiscreto
 ResponsableResponsable
 LaboriosoLaborioso
 ImparcialImparcial
 RespetuosoRespetuoso
 PuntualPuntual
 OrganizadoOrganizado

4. ÉTICA PROFESIONALÉTICA PROFESIONAL
 Un conjunto de normas enUn conjunto de normas en
términos de los cuales definimostérminos de los cuales definimos
como buena o mala una prácticacomo buena o mala una práctica
en las relaciones profesionales.en las relaciones profesionales.

5. GUÍAS PARA DIRIGIR UNAGUÍAS PARA DIRIGIR UNA
CONDUCTA ÉTICACONDUCTA ÉTICA
PROFESIONALPROFESIONAL
1.1. Proteger adecuadamente laProteger adecuadamente la
información y los asuntos deinformación y los asuntos de
naturaleza confidencial y denaturaleza confidencial y de
otra índole que pueda afectarotra índole que pueda afectar
la imagen, las ganancias y ella imagen, las ganancias y el
bienestar de la institución parabienestar de la institución para
la que labora.la que labora.

6. Continuación…Continuación…
22. Mantener la exactitud en la información. Mantener la exactitud en la información
y no alterarla.y no alterarla.
3.3. Respetar y proteger la privacidad de laRespetar y proteger la privacidad de la
información de los individuos o de lasinformación de los individuos o de las
instituciones y no proporcionarla, eninstituciones y no proporcionarla, en
forma alguna a personas noforma alguna a personas no
autorizadas.autorizadas.
4.4. No curiosear en los archivos de otrosNo curiosear en los archivos de otros
empleados.empleados.
5.5. Manejar cuidadosamente y con sumaManejar cuidadosamente y con suma
discreción la información relacionadadiscreción la información relacionada
con la propiedad intelectual.con la propiedad intelectual.

7. Continuación…Continuación…
Existen principios éticos que deben regir laExisten principios éticos que deben regir la
conducta del profesional de oficina en suconducta del profesional de oficina en su
ambiente de trabajo. Algunos de ellos sonambiente de trabajo. Algunos de ellos son
los que se anotan a continuación:los que se anotan a continuación:
1.1. Respetar los derechos de los demás y laRespetar los derechos de los demás y la
propiedad ajena. Esto incluye no utilizar lospropiedad ajena. Esto incluye no utilizar los
servicios de correo electrónico y otrosservicios de correo electrónico y otros
sistemas, equipo o materiales de la empresasistemas, equipo o materiales de la empresa
para asuntos personales.para asuntos personales.

8. Continuación…Continuación…
2.2. No copiar o utilizar programas deNo copiar o utilizar programas de
computadora sin la autorizacióncomputadora sin la autorización
correspondiente de su autor o de lacorrespondiente de su autor o de la
compañía que lo produce.compañía que lo produce.
3.3. Cumplir con los horarios de trabajoCumplir con los horarios de trabajo
establecido y ser puntual en laestablecido y ser puntual en la
llegada, en la entrega de trabajos yllegada, en la entrega de trabajos y
de l a información requerida.de l a información requerida.

9. Continuación…Continuación…
4.4. Cumplir con las normas establecidas y laCumplir con las normas establecidas y la
política de la empresa.política de la empresa.
5.5. Mantener las promesas hechas y cumplir conMantener las promesas hechas y cumplir con
las obligaciones.las obligaciones.
6.6. Ser fiel a sus propio principios.Ser fiel a sus propio principios.
7.7. Demostrar lealtad al ayudar a preservar laDemostrar lealtad al ayudar a preservar la
propiedad física e intelectual que pertenece apropiedad física e intelectual que pertenece a
la empresa.la empresa.
8.8. Usar el tiempo productivo y ser diligenteUsar el tiempo productivo y ser diligente
cuando atienda los asuntos que están bajo sucuando atienda los asuntos que están bajo su
atención.atención.

10. ASIGNACIÓN PARAASIGNACIÓN PARA
PUNTUACIÓNPUNTUACIÓN
1.1. Ley de privacidad de Información deLey de privacidad de Información de
19741974
2.2. Ley de Libertad de Acceso a laLey de Libertad de Acceso a la
Información Personal de 1979Información Personal de 1979
3.3. Ley de Privacidad para lasLey de Privacidad para las
Comunicaciones Electrónicas de 1986Comunicaciones Electrónicas de 1986
4.4. Ley de Informes Justos en Materia deLey de Informes Justos en Materia de
Crédito de 1971Crédito de 1971

11. ASIGNACIÓN PARAASIGNACIÓN PARA
PUNTUACIÓNPUNTUACIÓN
5.5. Ley Hipaa de 1996, efectiva en 2003Ley Hipaa de 1996, efectiva en 2003
(Health(Health Insurances Portability andInsurances Portability and
Accountability Act)Accountability Act)
6.6. Ley de Programas de Computadoras deLey de Programas de Computadoras de
19801980
7.7. Ley de Administración de DocumentosLey de Administración de Documentos
Públicos de PRPúblicos de PR
8.8. Ley de Reforma y Control de InmigraciónLey de Reforma y Control de Inmigración
de Estados Unidos de Américade Estados Unidos de América

12. ASIGNACIÓN PARAASIGNACIÓN PARA
PUNTUACIÓNPUNTUACIÓN
9.9. Ley 44, Prohibición de discriminar a personasLey 44, Prohibición de discriminar a personas
impedidasimpedidas
10.10. Ley de Compensación por Accidentes delLey de Compensación por Accidentes del
Trabajo de PR (1935)Trabajo de PR (1935)
11.11. Ley de Beneficio por Incapacidad noLey de Beneficio por Incapacidad no
Ocupacional de 1968 (SINOT)Ocupacional de 1968 (SINOT)
12.12. Reglamento 7, 2000 promulgado en la Ley 96Reglamento 7, 2000 promulgado en la Ley 96
de PR de 1956de PR de 1956
13.13. Reglamento 23 del Departamento deReglamento 23 del Departamento de
Hacienda de PR (1988) (Amparado en la LeyHacienda de PR (1988) (Amparado en la Ley
#5)#5)
14.14. Canon 6Canon 6

13. ANALIZAR CASOANALIZAR CASO
EL Sr. Javier Pérez trabaja en Acosta y Correa,EL Sr. Javier Pérez trabaja en Acosta y Correa,
Contadores Públicos Autorizados. Javier recibe mensajesContadores Públicos Autorizados. Javier recibe mensajes
personales por el correo electrónico de la oficina. Su jefa,personales por el correo electrónico de la oficina. Su jefa,
la Sra. Arlene Correa, leyó un mensaje que recibió Javierla Sra. Arlene Correa, leyó un mensaje que recibió Javier
en su computadora. Javier se molesto y le hizo saber aen su computadora. Javier se molesto y le hizo saber a
su supervisora que la Sra. Correa le violó su privacidad.su supervisora que la Sra. Correa le violó su privacidad.
Ella le respondió que la Sra. Correa tiene todo el derechoElla le respondió que la Sra. Correa tiene todo el derecho
de leer las comunicaciones electrónicas que él recibe ende leer las comunicaciones electrónicas que él recibe en
su computadora.su computadora.
 ¿Quién tiene la razón y por qué?¿Quién tiene la razón y por qué?
 ¿Qué se debe hacer en las empresas para evitar¿Qué se debe hacer en las empresas para evitar
conflictos?conflictos?

14. ANALIZAR CASOANALIZAR CASO
El Sr. Carlos Alberto de la Paz y la Srta. Paola CristinaEl Sr. Carlos Alberto de la Paz y la Srta. Paola Cristina
Díaz trabajan en el Departamento de Recursos HumanosDíaz trabajan en el Departamento de Recursos Humanos
de la planta procesadora Majar del Campo. Cuando unde la planta procesadora Majar del Campo. Cuando un
empleado llega a consultar su expediente o el de otroempleado llega a consultar su expediente o el de otro
empleado, Carlos Alberto le pide que le muestre laempleado, Carlos Alberto le pide que le muestre la
autorización y que firme un documento. Además, seautorización y que firme un documento. Además, se
mantiene pendiente mientras el empleado lee elmantiene pendiente mientras el empleado lee el
expediente, En cambio Paola Cristina busca elexpediente, En cambio Paola Cristina busca el
expediente sin dilación. Esto ha traído problemas, ya queexpediente sin dilación. Esto ha traído problemas, ya que
los empleados se quejan de que Carlos Alberto leslos empleados se quejan de que Carlos Alberto les
atrasa los tramites.atrasa los tramites.
¿Con quién está usted de acuerdo? ¿Por qué?¿Con quién está usted de acuerdo? ¿Por qué?
¿Cómo resolvería usted la situación?¿Cómo resolvería usted la situación?

15. ANALIZAR CASOANALIZAR CASO
La Sra. Mildred Rivera comenzó un pequeño negocio deLa Sra. Mildred Rivera comenzó un pequeño negocio de
venta y alquiler de plantas ornamentales. Le interesaventa y alquiler de plantas ornamentales. Le interesa
preparar hojas sueltas y literatura para dar publicidad a supreparar hojas sueltas y literatura para dar publicidad a su
negocio, pero quiere que las hojas sueltas tengan diseñosnegocio, pero quiere que las hojas sueltas tengan diseños
que llamen la atención del publico. Con la Sra. Riveraque llamen la atención del publico. Con la Sra. Rivera
empezó a trabajar la Srta. Yolanda Alvarado, que encontróempezó a trabajar la Srta. Yolanda Alvarado, que encontró
pocos programas instalados en el ordenador del negocio.pocos programas instalados en el ordenador del negocio.
Para resolver el problema , Yolanda trajo un programa dePara resolver el problema , Yolanda trajo un programa de
diseño de publicaciones que tiene en su computadoradiseño de publicaciones que tiene en su computadora
personal y lo instaló en la oficina. Mildred quedó muypersonal y lo instaló en la oficina. Mildred quedó muy
impresionada por lo bien que quedaron las hojas sueltas y,impresionada por lo bien que quedaron las hojas sueltas y,
sobre todo, por la iniciativa, el interés y la cooperación desobre todo, por la iniciativa, el interés y la cooperación de
Yolanda.Yolanda.
¿Qué opina usted de esta situación y justifique su¿Qué opina usted de esta situación y justifique su
respuesta?respuesta?

16. REFERENCIASREFERENCIAS
Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ;Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ;
Administración de Documentos:Administración de Documentos:
Sistemas, Procedimientos y Tecnología,Sistemas, Procedimientos y Tecnología,
Segunda EdiciónSegunda Edición; Editorial McGraw-Hill;; Editorial McGraw-Hill;
2007.2007.