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Optimización de espacios ¿Por qué?
Después de una época de bonanza económica en la que las empresas crecieron,
algunas por encima de sus posibilidades reales, fue necesario dotarlas de medios e
infraestructuras para poder desarrollar su actividad y ser competitivas en los mercados.
Este crecimiento obligó a ampliar espacios para sus nuevas áreas de negocio que hoy
en día, dada la situación de crisis en la que estamos inmersos en el mundo, es
obligado optimizar al máximo los recursos y evitar los gastos improductivos, eliminando
o sustituyéndolos por otros que sean más productivos para las empresas.
Muchas veces los directivos de las compañías nos centramos en reajustes
estructurales, gestión del cambio, etc., y no nos percatamos de que con una
optimización de los espacios podemos disminuir los gastos generales de la compañía.
Vamos a centrarnos en este artículo en la OPTIMIZACIÓN DE ESPACIOS, donde
podemos y debemos los Directivos exigirnos al máximo, para hacer más rentables las
empresas.
Las ventajas que nos ofrece una reestructuración y adecuación de espacios en
nuestras oficinas, pueden ser cuantificables en su valor económico e incuantificables
que confieren un valor añadido de alto interés a la organización para la gestión y
consecución de objetivos:
a) Ventajas económicas:
1. Ahorro de costes por repercusión de m2
de oficina.
2. Ahorro de los gastos en suministros y mantenimientos.
b) Ventajas de gestión:
1. Proximidad de departamentos.
2. Control sobre las unidades de negocio.
3. Sensación de pertenencia a un conjunto-equipo.
1. Ahorro de costes por repercusión de m2
de oficina.
La concentración de áreas de negocio evitan la dispersión en distintos edificios o
plantas de la organización. Este es el punto más complejo, ya que nos puede plantear
un traslado a otro edificio en compra o alquiler (nos podemos aprovechar de las
ventajas económicas de los valores de mercado) con los metros cuadrados necesarios
para reorganizar los espacios actuales, de modo que los utilicemos de forma más
racional y eficiente para el negocio de la empresa.

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En el supuesto de que el local sea en propiedad, nos limita el margen de maniobra,
aunque puede servirnos para la amortización de la inversión, a través de la venta o
alquiler de las actuales instalaciones.
La experiencia nos demuestra, que lo más eficiente es intentar al máximo realizar la
reorganización de espacios en el edificio actual, pues siempre existen metros
cuadrados infrautilizados que pueden aprovecharse para la redistribución de puestos
de trabajo.
Vamos a exponer un ejemplo para que se vea con mayor claridad.
Las oficinas están compuestas por diferentes áreas, como pueden ser:
• Áreas principales (Zonas de trabajo, despachos de dirección) suele suponer el
70% de la ocupación.
• Áreas secundarias (Salas de reuniones), este caso sería en torno al 12%.
• Áreas auxiliares (Archivo, servicios higiénicos, cuarto de instalaciones, zona de
esparcimiento, ...), la ocupación aquí rondaría el 18%1
.
En el supuesto de que la empresa esté repartida en varios emplazamientos,
observamos que tenemos repetidas las tres áreas que componen las oficinas, es decir,
estamos duplicando superficies.
Respecto a las áreas principales, que como hemos dicho anteriormente, son las zonas
de trabajo, a no ser que exista una reducción de personal, no se puede reducir dicho
espacio, pero si optimizarlo ya que generalmente existen áreas muertas
desaprovechadas que suponen hasta un 10% de la superficie necesaria.
Pero en las secundarias y auxiliares, que son las que menos rentabilidad nos dan a
nuestro negocio, si es posible este ahorro, ya que son áreas que se pueden reducir y
compartir por las diferentes unidades de negocio.
Supongamos que tenemos dos oficinas más o menos de las mismas dimensiones,
cuyo reparto de superficies por oficina es el siguiente:
Si estipulamos un precio medio de alquiler de 25 €/m2
, el alquiler mensual sería de
50.000 € más IVA.
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Estos porcentajes están sacados de una media entre varios locales estudiados.
Oficina 1 (m2
) Oficina 2 (m2
)
Área principal 700 700
Área secundaria 120 120
Área auxiliar 180 180
Total oficina 1.000 1.000
Superficie alquilada 2.000

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Fusionando ambas oficinas siguiendo los criterios expuestos anteriormente el reparto
de superficies sería el siguiente2
:
Manteniendo el precio medio de alquiler en 25 €/m2
, el nuevo precio mensual sería de
40.350 €, lo que supondría un ahorro de 115.800 € al año.
Con este sencillo ejercicio comprobamos que realmente existe duplicidad de
superficies, por lo que redistribuyendo adecuadamente los espacios, obtendríamos un
ahorro de 115.800 € todos los años. El ahorro del primer año podría servir para
amortizar el coste de las reformas que fueran necesarias acometer.
2. Ahorro en gasto de suministros.
Al unificarse dos o más oficinas en una, conseguimos un ahorro considerable, ya que
los distintos departamentos pueden compartir muchos servicios, como pueden ser:
• Seguridad: Si los edificios tienen control de acceso, se puede suprimir uno de
ellos con el ahorro de un vigilante jurado como mínimo. También se puede
suprimir la conexión con la central de alarmas, etc.
• Estafeta, paquetería entre oficinas.
• Limpieza: Se ahorraría el 60% de la facturación de una de las oficinas.
• Tasas y arbitrios municipales.
• Equipamiento (duplicidades de impresoras, faxes, cajas fuertes, centralita,
central de voz y datos...).
Se eliminan mantenimientos y reparaciones al no existir duplicidad de maquinaria.
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Observemos que para la casilla de Área Auxiliar de la Oficina 2 se ha contemplado una superficie de
9,64 m
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, que sale de multiplicar la misma casilla de la Oficina 1 por un 30%; Hay que tener en cuenta que
al juntar ambas oficinas, espacios como los servicios higiénicos, archivos o salas de esparcimiento
pueden necesitar más superficie por ocupación de personas.
En las casillas de Área Principal en ambas oficinas, se ha reducido un 10% de superficie por la
eliminación de los espacios muertos
Oficina 1 (m2
) Oficina 2 (m2
)
Área principal 630 630
Área secundaria 120 0
Área auxiliar 180 54
Total oficina 930 684
Superficie alquilada 1.614

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También se eliminan los costes fijos en la facturación de los siguientes suministros;
electricidad, agua y telefonía, obteniendo a su vez, una reducción importante en los
consumos de estos servicios.
Sirva como ejemplo la siguiente gráfica3
, donde se aprecia la notable evolución en los
últimos cinco años del Kw/h. De ahí la importancia de tratar de reducir estos consumos.
Al ahorro de gastos por unificación de las oficinas, habría que sumarle la eliminación
del alquiler de varios contadores, contratos, cargas por acometidas, agua, ADSL, líneas
de teléfono y fax..., todo esto al final del año puede suponer una considerable suma de
euros, que podemos destinar a otras actividades que reporten un mayor beneficio para
la compañía.
3. Proximidad de departamentos.
El hecho de que personas de distintos departamentos estén próximas, les permite una
mayor interacción entre ellas, ofrece un mayor poder de comunicación
interdepartamental, evita la pérdida de tiempo en desplazamientos entre dos oficinas
que estén situadas lejos e incluso en un momento dado compartir recursos para un
proyecto en común.
Así mismo, la horizontalidad de una empresa, hace que se eliminen las barreras que
puedan existir entre departamentos al estar cada uno en una planta, emocionalmente
hay mucha más distancia entre un piso y otro, que con la mesa que se encuentra al
final del pasillo.
4. Control sobre las unidades de negocio.
¿Cuántas veces hemos escuchado: “tal” unidad de negocio es un Reino de Taifas?
¿Cuántas veces un directivo se encuentra fuera de lugar porque no consigue conectar
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Fuente: http// e3illumination.com

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con una unidad de negocio que depende de él y que no puede visitar todos los días?
Supongo que en muchas ocasiones.
¿Qué hacer para anular ese Reino o conectar con los empleados de esa unidad?; Una
integración de dichas unidades de negocio en un único lugar físico, puede permitir un
mayor control sobre ellas, así como una optimización de los recursos existentes.
De esta manera nuestro directivo, ya no tendrá excusa para poder ejercer todas sus
funciones sobre sus unidades de negocio, pudiendo transmitir a todas ellas las
estrategias y directrices de la compañía, así como su cultura y valores, transmitiendo
un sentimiento de identidad entre los que la componen.
5. Sensación de pertenencia a un conjunto-equipo.
El mero hecho de encontrarse dentro de un colectivo, proporciona unas normas y
mantiene vínculos entre sus componentes, lo que proporciona una estabilidad dentro
del sistema social en el que se encuentran.
En el apartado anterior, ya mencionábamos la cultura y los valores, muchas veces se
desarrollan estrategias de gestión del cambio y se emplean muchos esfuerzos y
recursos para transmitir esa cultura y valores a los empleados y no nos damos cuenta,
de que si concentramos las unidades de negocio, los esfuerzos de transmisión
disminuyen radicalmente, ya que podemos beneficiarnos de cuatro de las principales
características de la cultura corporativa4
:
• Se percibe de una manera directamente proporcional a la distancia desde la
que se observa.
• Se aprende, pues es una construcción social.
• Se transmite entre grupos e individuos.
• Se modifica de manera permanente por las personas que existen en ella.
Con todo lo expuesto en este artículo, hemos podido comprobar que una optimización
de espacios dentro de nuestra organización, nos puede permitir conseguir unos ahorros
importantes en el apartado económico, pero no sólo se queda ahí, también nos permite
una mayor cohesión entre las personas que la integran y en muchas ocasiones esta
sinergia que se produce, puede llegar incluso a ser mucho más rentable que los
propios ahorros económicos.
Por ello, no solo hay que mirar el valor económico que puede suponer el afrontar una
reestructuración de nuestras oficinas, hay que mirar más allá, puede que nos
sorprendamos.
Pascual Vidal Reyes
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Análisis y diseño Estratégico de Recursos Humanos II: Estrategia y Cultura Corporativa. J.A. Esteban
profesor del área de Recursos Humanos del I.E. Business School.