1. Una nueva manera de entender el trabajo
FLEXIBLE WORKING 1

2. ¿Qué demandan los trabajadores?
 Más espacio para el creciente incremento del trabajo en equipo, en
el año 2000 el trabajo en equipo representaba el 20%, hoy representa
un 60% frente al trabajo individual. (fuente McKinsey 2009).
 Espacios para realizar actividades como el trabajo concentrado o
trabajo confidencial que el diseño actual tradicional en espacios
abiertos no lo cubre.
 Espacios de trabajo mas informales, como punto de reunión y de
comunicación. El 80% de las reuniones dentro de una organización no
son confidenciales y de ellas el 60% de ellas son de menos de cuatro
personas. (fuente 3Goffice 2010)
 Espacios de calidad, espacios mas alegres, mas cálidos,…. Calidad
del espacio de trabajo.
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3. ¿ Y sobre todo……?
 Acceso a la tecnología que les facilite su trabajo en movilidad
y flexibilidad: PDA,s, 3G, ADSL, Portátil,….. Para las nuevas
generaciones estas tecnologías y las que puedan ir apareciendo son
un MUST, dejan de ser un articulo de lujo solo para “jefes” para ser
una herramienta básica de trabajo.
 Conciliación de vida laboral y personal. Flexibilidad de
horarios es algo que ya existe en la mayor parte de las
organizaciones, en algunas de ellas también cada vez mas esta
desarrollándose la posibilidad de tele trabajar desde casa. La
demanda actual va mas allá busca la posibilidad de elegir trabajar
desde cualquier lugar y en cualquier momento.
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4. ¿Qué es el flexible working?
Significa trabajar con total flexibilidad en una combinación de diferentes
localizaciones: en casa, remoto “on the move” (aeropuertos, coche, cliente...) y en
las oficinas centrales.
Es una realidad en la mayor parte de las organizaciones aunque
no esta “oficialmente reconocido”.
 Mejora la conciliación de la vida privada y laboral.
 Reduce los tiempos de desplazamiento al trabajo.
 Genera una mayor calidad de vida para el trabajador.
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5. ¿Qué es el flexible office?
Es la respuesta espacial al concepto de “flexible working” en las sedes
corporativas. La principal actividad que el diseño del “flexible office” debe
potenciar, es la comunicación y el corporativismo.
Un lugar corporativo para la reunión y la comunicación
El concepto de flexible working genera un uso menos intensivo del
puesto de trabajo tradicionalmente asignado y unas nuevas
necesidades no cubiertas por los espacios de trabajo tradicionales: trabajo en
equipo, trabajo concentrado, trabajo confidencial, reuniones informales,..
Flexibilidad y no asignación de espacios
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6. ¿Qué es el flexible office? cont.
 Se utilizan distintos espacios según la actividad que se realiza. Se
escoge el espacio del menú de tipologías.
 No es sinónimo de trabajo en casa. Se huye de este concepto es más
“trabaja donde y cuando quieras”
 El modelo es capaz de adaptarse a diferentes niveles de flexibilidad.
Cada empresa y cada área tiene un nivel distinto en función de sus
necesidades.
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7. Ejemplo de menú de tipologías
Espacios de valor añadido
Son espacios complementarios a los puestos de trabajo tradicionales y que
confieren una mayor calidad al espacio, además de poder ser los lugares idóneos
para fomentar determinados aspectos de la cultura de la empresa.
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8. Área de comunicación informal
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9. Otras tipologías
 Áreas de relax y descanso
 Salas de Creatividad
 Salas multifunción
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10. ¿Y qué buscan las empresas?
 Retención del talento. El concepto de flexible working supone todavía un
elemento diferenciador, ya que dentro de unos años será un MUST.
 Incrementar la productividad. Aunque existen métricas de productividad, de
una manera intuitiva se puede concluir que un incremento de la calidad del
espacio, de las herramientas tecnológicas y de la flexibilidad de poder elegir el
espacio que mejor se adapte en todo momento a sus necesidades generara una
mayor productividad.
 Flexibilidad en un mundo de incertidumbres. Fomentar la flexibilidad y
movilidad genera mayor flexibilidad para la organización, permite fáciles
reorganizaciones internas y crecimientos de entorno al 30%. Contribuye al
concepto de Disaster Recovery Plan
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11. ¿Y qué buscan las empresas? cont.
 Optimizar los costes de explotación para ganar en competitividad. Una
media de entre un 30-40% de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados
están permanentemente vacíos.
 Responsabilidad social corporativa. La flexibilidad en el trabajo facilita la
integración de personal con minusvalías, padres o madres con hijos, personal
que tenga a su cargo alguna persona mayor o con minusvalía,…
 Sostenibilidad. El concepto de flexible working reduce los traslados diarios al
trabajo y la dimensión global de las sedes corporativas en un 30% lo que
genera, además de otras ventajas una reducción considerable de las emisiones
a la atmosfera.
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12. Análisis económico. “Kit flexible worker”
 Ordenador portátil. Coste entre 600 y 800 €. Se amortiza en tres años y hay
que compensar el coste con la diferencia del plan renove de terminales fijos o
móviles que ya se tenga. Considerado esto su coste es despreciable.
 BlackBerry o SmartPhone. Coste terminal gratuito con los planes de
fidelización y coste de la tarifa de datos 20€/mes (240€/año).
 Conexión móvil 3G. Coste 20 €/mes (240€/año).
 ADSL en su domicilio. Coste 30 €/mes (360€/año).
Coste total: 840 €/año
Nota: estos costes dependen de los acuerdos actuales con operadoras. Se deberá descontar el personal que
actualmente cuente ya con alguno de estos elementos
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13. Análisis económico. Ahorros
 Costes de explotación: reducción de 10.000 €/trabajador/año a 5.000
€/trabajador/año , lo que supone un ahorro de 5.000 €/trabajador/año.
 Incremento de productividad y retención del talento. Solo se podrá medir y
valorar después de la implantación del modelo.
 Reducción del commuting : numero de traslados de las personas al trabajo y
por tanto del tiempo empleado. Media de una hora diaria + coste de energía.
Ahorro total: 5.000 €/año
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14. Análisis económico. Resumen por trabajador
 Costes anuales “Kit Flexible worker” 840 €/año
 Reducción costes de explotación 5.000 €/año
 Inversión en rediseño de espacios 4.000 € solo primer año, una
amortización a 8 años nos da un valor de 500 €/año, aunque la
amortización real es en 22 meses.
Ahorro total: 3.660 €/año
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15. Metodología
Es necesario un programa integral para su implantación, ya que están involucradas
muchas áreas de la empresa: Departamentos operativos que serán objeto del programa,
RRHH, Sistemas, Comunicación, Facility Management y por supuesto el impulso y
apoyo del Comité de Dirección.
Nuestra metodología abarca los 3 ejes principales:
1. Tecnológicos : Poder hacer lo mismo en la oficina, que en cualquier punto con
conexión a Internet, supone un reto en comunicaciones y seguridad y requiere de
tecnologías clave para la comunicación y colaboración de los trabajadores
2. Personas y Habilidades : Aunque la tecnología es imprescindible, no servirá de nada
si no formamos a nuestros trabajadores en las habilidades necesarias para
aprovecharlas y en las buenas prácticas que requiere esta nueva forma de trabajo
3. Espacios : El diseño de las oficinas y su «layout» debe revisarse para facilitar el
trabajo en equipo, la colaboración y el trabajo flexible
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16. Metodología – Los 3 ejes del cambio
Tecnología
Espacios Personas

17. Próximos pasos. Análisis “Health Check”
1. Crear un equipo de trabajo con representación de RRHH, Comunicación
Interna, Facilities e IT.
2. Medición del grado de ocupación de los espacios de trabajo: puestos de
trabajo, salas de reunión y despachos.
3. Entrevistas con personas clave.
4. Análisis económico, funcional, cultural y oportunidad del proyecto.
5. Business Case del proyecto, con identificación de «quick wins»
6. Preparación del expediente y presentación al «sponsor» o al Comité de
Dirección.
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18. Para saber más, no dude en contactar con nosotros:
Francisco Vázquez
fvazquez@3g-office.com
Móvil:+34 630 96 40 11
Xavier Llobera
xllobera@micproductivity.com
Móvil:+34 626 30 78 58
Leopolodo Alandete
la@laasociados.com
Móvil:+34 655 93 79 06
Toda la información contenida en este documento es confidencial y se
proporciona al cliente con el exclusivo propósito de evaluación de esta
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