Este documento proporciona recomendaciones para la preservación y mantenimiento de colecciones de papel. Se enfoca en la limpieza regular del polvo, el almacenamiento de documentos en carpetas y cajas de materiales permanentes, y el manejo adecuado de documentos grandes, doblados o enrollados para prevenir su deterioro. El objetivo es estabilizar los materiales y prolongar su vida útil mediante prácticas de preservación en etapas que incluyen almacenamiento seguro y limpieza continua.

1. RECOMENDACIONES PARA LA PRESERVACÍON Y MANTENCION DE
COLECCIONES CUYO SOPORTE ES PAPEL
Preservación en etapas (phased preservation) es el término usado en la Biblioteca del Congreso
para describir una de las etapas en los procedimientos básicos de preservación dirigidos a
estabilizar y prolongar la vida de nuestros materiales. La etapa inicial es proveer a los materiales
de un ambiente de almacenamiento estable. Este primer paso se basa en la necesidad que la
Biblioteca del Congreso tiene de responder por la preservación a largo plazo de sus materiales, lo
cual no puede orientarse a cada objeto en forma individual, sino necesariamente tiene que
considerar a las colecciones en su conjunto. La ventaja de proveer a los materiales de
condiciones de almacenamiento estables es la reducción de costosos tratamientos de laboratorio
para algunas colecciones y eventualmente para cada obra en particular.
La Biblioteca del Congreso está empeñada en perfeccionar las condiciones de almacenamiento y
manipulación de sus materiales, en desarrollar una continua investigación en este campo y
evaluar los resultados obtenidos.
Las actividades específicas a las cuales se refieren las siguientes recomendaciones están
incluídas en lo que llamamos preservación en etapas (phased preservation).
Limpieza del polvo
La mantención regular de los ambientes de exhibición y almacenamiento limpios y sin polvo
ayudará mucho a la preservación de las obras en papel: documentos, grabados, mapas, afiches,
fotografías y libros. La mantención de los ambientes limpios y sin polvo es el mejor y menos
tóxico pesticida.
1. Las estanterías, las cajas de documentos y el exterior de los volúmenes encuadernados deben
ser limpiados antes de tomarlos para prevenir el traspaso de suciedad y de contaminación
durante la manipulación. Una aspiradora es muy útil porque elimina el polvo y no lo traslada de un
lado para otro. Los lugares de trabajo deben también ser mantenidos limpios y secos.
2. El personal que participa en las tareas de limpieza debe usar mascarillas para el polvo y si es
posible guantes y delantales. Se puede mantener un set de cepillos o paños limpios en las
estanterías para hacer más expedito el proceso, pero se deben guardar separados aquellos
usados en la limpieza de las estanterias de aquellos usados para los libros.
3. Los documentos que han estado expuestos al ambiente deben ser limpiados con cuidado con
un cepillo suave antes de su manipulación o de su ubicación en carpetas y cajas limpias y
nuevas. En los folios de papel, la limpieza se debe realizar pasando un cepillo suave desde el
centro del documento hacia los bordes. La limpieza puede ser arriesgada en documentos
deteriorados, frágiles o débiles. En estos casos se recomienda precaución.
4. Los paños de limpieza no deben usarse para limpiar las superficies de los documentos o de las
fotografías. La suciedad puede penetrar en forma permanente dentro de las fibras o dañar la
emulsión de las fotografías. Los paños pueden ser usados para limpiar la cubierta de los libros.
Paños diferentes deben usarse para la limpieza de las estanterias o de las superficies exteriores
de las cajas.

2. 5. Los libros deben ser mantenidos firmemente cerrados para que el polvo no penetre en su
interior. Se debe tener especial precaución con aquellos volúmenes cuyas páginas tienen los
bordes frágiles o irregulares (como en los papeles hechos a mano) donde el polvo puede penetrar
en las fibras. Una aspiradora con una gasa cubriendo el tubo de succión puede ser muy útil en la
eliminación del polvo sin que éste penetre entre las páginas del libro. La gasa también sirve para
recoger los fragmentos sueltos que pudieran perderse. Si se usa un cepillo suave, éste debe
pasarse desde la cabezada hacia el corte delantero para reducir la posibilidad de que la suciedad
penetre en el lomo.
6. Al limpiar las estanterías, se debe comenzar por el plano superior e ir bajando para evitar el
traslado de la suciedad a las superficies limpias.
7. Los cepillos de limpieza se ensucian rápidamente y deben ser lavados regularmente con agua
y jabón, enjuagados cuidadosamente y se deben haber secados completamente al aire antes de
volver a usarlos. Los paños de limpieza deberían ser reemplazados por nuevos, una vez que se
hayan ensuciado.
Realmacenamiento
En el momento de realmacenar una colección es útil realizar una ficha de inspección de ella.
Ayuda en la planificación de futuros tratamientos destacando los problemas existentes (ej.
hongos, pudrición roja en el cuero, materialés ácidos, etc.). Las fichas de inspección pueden ser
usadas para registrar la cantidad de obras que se han almacenado y los materiales usados.
Además puede informar sobre el espacio original de almacenamiento y el nuevo espacio
requerido, al mismo tiempo consignar el tiempo que se necesitará para realmacenar una
determinada colección. Esta información puede ser usada en la estimación de futuros proyectos,
en la solicitud de fondos y por último, el cuantificar el alcance y tamaño de los problemas ayuda
moralmente al personal en el desarrollo de su trabajo.
Carpetas y recomendaciones para su uso
1. Los papeles sueltos (no encuadernados) deben colocarse en carpetas de archivo libres de
ácido, en paspartús o en algún tipo de estructura diseñada para servir como soporte y protección.
Se anexan las especificaciones de los materiales de alta calidad para almacenamiento de
archivos. Para facilitar la lectura del texto, en adelante nos referiremos á todas las estructuras
genéricamente como carpetas.
2. Aquellas carpetas que se encuentren fisicamente deterioradas y no sean aptas para servir
como soporte o protección para los documentos deben ser reemplazadas por nuevas. A las
carpetas de calidad y edad desconocida, se les debe medir el pH y el contenido de lignina para
determinar si deben ser reemplazadas. La decisión de usar carpetas de archivo libres de ácido
debe basarse en el costo de los materiales de almacenamiento relacionado con la naturaleza y el
valor de los documentos y considerar el deterioro que puede ocasionar en ellos la presencia de
materiales de almacenamiento de rápido deterioro que contienen químicos dañinos, fibras con
lignina o acidez. Las fotografías y las obras de gran valor no deben ser almacenadas en carpetas
ácidas.
3. Las obras o documentos deben ser colocados en carpetas de un tamaño adecuado a ellos a fin
de

3. evitar que se distorsionen, doblen o deterioren. Si se coloca más de un documento en una
carpeta, éstos deben estar perfectamente ordenados de manera que se apoyen entre sí, sin
sobrepasar la estructura de la carpeta, de lo contrario, se pueden fácilmente distorsionar, romper
o rasgar.
4. Las carpetas y los sobres no deben estar sobrecargados o colocados muy apretados entre sí.
Durante la manipulación, los objetos pesados o apretados son más susceptibles de deterioro. Una
carpeta ordenada en forma adecuada raramente excede 1 cm. de espesor o 25-30 folios.
5. En el almacenamiento vertical de los materiales en gabinetes de archivo o cajas, la base de la
carpeta sobre la cual los documentos se apoyan .debe estar perfectamente doblada a fin de que
la carpeta y los documentos que están en ella puedan descansar en una superficie plana.
6. Para los rótulos o marbetes se debe usar lápiz ya que la mayoría de las tintas son ácidas, se
pueden decolorar y son solubles en agua. Estos pueden también ser realizados en copias
electroestáticas estables o impresos y pegados a las carpetas con adhesivo o engrudo.
Los materiales ácidos inseridos en un grupo de documentos (por ej: recortes de periódicos o
telegramas) deben separarse por medio de carpetas de poliéster, polietileno o papel de calidad
permanente, con reserva alcalina, o pueden ser copiados en este tipo de papel y removidos los
originales. (Ver Copias Inestables para mayor información). La migración de la acidez desde
estos documentos ácidos puede causar manchas permanentes a aquellos con los cuales están
en contacto. Los papeles no documentales (por ej. marcadores o referencias) deben ser
removidos o copiados en papel de calidad permanente. Todos los papeles que están en contacto
con los documentos originales deben ser de calidad permanente conocida. Los papeles de color
en general, algunos papeles oscuros de envolver y los papeles de copia son inestables o
contienen tinturas sensibles al agua.
Cajas y recomendaciones para su use
1. Aquellas cajas que se encuentren físicamente deterioradas (bisagras rotas o que les faltan las
tapas) y que ya no sean aptas para soportar o proteger los documentos, deben ser reemplazadas
por nuevos contenedores. A las cajas de calidad desconocida, se les debe medir el pH y el
contenido de lignina para determinar si deben ser reemplazadas. La decisión de usar cajas de
archivo libres de ido debe tomar en cuenta el costo de las cajas en relación a la naturaleza y el
valor de los documentos y considerar el daño que puede ocasionar en ellos la presencia de
materiales de almacenamiento ácidos o de rápido deterioramiento. -Las fotografías y las obras de
gran valor no deben ser almacenados en contenedores de rápido deterioramiento.
2. Es también posible colocar una barrera de papel de calidad permanente con reserva alcalina
alrededor de los documentos para protegerlos del contacto directo con el material de las cajas y
los adhesivos.
3. Las obras o documentos deben ser colocados en cajas de un tamaño adecuado a ellos a fin de
evitar que se distorsionen, doblen o deterioren. Deben considerarse varios tamaños de cajas para
los diversos tamaños y formatos de las obras o documentos.
4. Las cajas no deben estar sobrecargadas ni dejar un espacio vacío. Se pueden usar
espaciadores de cartón corrugado libre de ácido para mantener los documentos seguros y
protegidos en aquellas

4. cajas parcialmente llenas, evitando el deslizamiento y aglomeración de los documentos en el
fondo. Las cajas sobrecargadas causan deterioro a los documentos debido a la dificultad para
sacarlos y volverlos a su lugar. Una caja ordenada en forma adecuada debe dejar el espacio
suficiente que permita la remoción y ubicación de los documentos sin forzamientos y sin
corrimientos.
Documentos de gran formato
Deben considerarse objetos de gran formato a aquellos documentos que no caben en las
carpetas, cajas o contenedores o en las estanterías normalmente disponibles, sin ser enrollados o
doblados. Estos se distorsionarán y deteriorarán si son almacenados en contenedores demasiado
pequeños para ellos. Este tipo de obras incluye a los mapas, planos, copias de planos, afiches,
grandes diplomas o certificados, folios encuadernados de gran tamaño, etc.
1. Las obras de gran formato no deben ser cortadas o seccionadas con el fin de incluírlos en los
contenedores existentes. Si es necesario, se le puede dejar a un documento un único doblez
siempre que éste sea resistente y flexible. Las obras de valor, el papel frágil, los materiales
fotográficos, los afiches y las obras de arte originales no deben ser almacenados doblados.
2. Cuando es posible, las obras de gran formato deben ser almacenados en forma plana o en un
sistema vertical como la encapsulación. Ver Documentos Doblados y Enrollados más abajo. Si
las encapsulaciones están hechas con cinta adhesiva, se deben agregar guardas que no
permitan el contacto de los materiales con el adhesivo. Esta precaución es especialmente
importante en el caso de las encapsulaciones colgantes ya que la gravedad puede hacer que el
objeto se deslice hacia abajo.
3. Algunas obras pueden ser tan grandes que el almacenamiento plano o vertical es demasiado
difícil. Estas obras deben ser enrollados alrededor de un tubo (no al interior de él) de amplio
diámetro, suficientemente ancho para proteger los bordes de le obra. Si el tubo no es de
materiales libres de ácido se debe cubrir con un material libre de ácido ó un poliéster o una lamina
de polietileno antes de enrollar la obra. Finalmente, se debe envolver todo con un papel libre de
ácido o con una tela limpia no blanqueada y/o con una lámina de poliéster o polietileno y
amarrarlo con una cinta plana de algodón suficientemente suelta para evitar aplastar o arrugar la
obra.
4. Para el traslado de las obras de gran formato se debe contar con una estructura soportante que
reduzca la posibilidad de deterioro. Un soporte temporal satisfactorio puede ser una carpeta.
resistente hecha de cartón corrugado y/o un carro con un soporte suficientemente ancho para
apoyar la obra en su contenedor. Si es posible, el manejó y el traslado de las obras de gran
formato se debe realizar entre dos personas.
Documentos doblados y enrollados
1. Se debe tener precaución durante la manipulación de documentos fuertemente enrollados o
doblados. Si los objetos de papel o las fotografías son forzadas a abrirse, se pueden romper o
rasgar, especialmente si el papel es débil, rígido o quebradizo. Si éstos se resisten a un suave
tentativo, deben dejarse en el estado en que se encuentran hasta que puedan ser humidificadas y
alisadas por un conservador luego de una cuidadosa limpieza. La humidificación de obras con
polvo puede hacer penetrar la suciedad y hacer difícil, aunque no imposible su remoción después.

5. 2. Las obras en papel dobladas pueden ser cuidadosamente abiertas si el papel es fuerte y
flexible. La obra debe ser colocada sobre una superficie limpia y seca y el doblez puede ser
suavemente aplanado con la punta de los dedos limpios, sólo en las áreas sin imagen y sin texto
o preferiblemente por el lado sin imagen de la obra: Un trozo de papel tissue limpio puede ser
colocado entre la obra y los dedos para una mayor protección de la superficie del papel. No se
debe doblar hacia atrás el doblez para tratar de aplanarlo.
Anotaciones sobre las obras en papel
1. Ninguna anotación o información debe ser escrita directamente sobre las obras sin la
autorización de la persona responsable.
2. Las anotaciones autorizadas deben ser escritas en forma clara y a la vez discreta, siempre en
el mismo lugar en el reverso o en el margen, con un lápiz grafito #2 o más blando, dentro de
paréntesis [ ] para indicar que la información fue colocada por la institución y no por la persona
que generó la obra o por el coleccionista original.
3. Las anotaciones con tinta (y las manchas accidentales) son a menudo ácidas, solubles en agua
(por ej. exposición a una prolongada alta humedad o agua relacionada a un accidente o desastre)
o son permanentes en un modo no deseado. Si para identificar la propiedad o para otros
propósitos se debe usar tinta, ésta no debe ser ácida, no debe correrse y debe ser colocada en
un punto que no moleste a la imagen o al texto. La tinta se debe secar completamente.
Documentos unidos entre si
1. No se debe tratar de separar documentos que se encuentran unidos entre si por sellos de
papel o cera a obleas, o que están pegados con una gota o líneas de adhesivo. Algunas uniones,
incluyendo sellos a obleas, cintas y amarras son importantes históricamente y no deben ser
removidos. Si es necesaria la remoción de estas uniones por razones de manipulación, use o
reproducción, ésta debe ser realizada por un conservador entrenado.
2 Otro tipo de sujetadores (incluyendo clips de metal y grapas, elásticos, resortes, alfileres, cintas
de colores, etc.) causan a menudo deterioro físico o químico a los papeles y deben ser
removidos. Algunos ganchos metálicos pueden haber penetrado fuertemente en el papel y en ese
caso es preferible dejarlos.
3. En la medida del posible, se deben usar las carpetas y las cajas para ordenar y dar una
secuencia a una colección de obras o documentos. Cuando es imprescindible, se deben usar
sujetadores (clips) de acero inoxidable. Se puede colocar entre éstos y el documento un pedazo
de papel de calidad permanente que sirva de soporte adicional y de aislante entre ambos y así
evitar cualquier daño al documento.
4. Nunca se deben colocar sujetadores en fotografías, afiches o en obras de arte originales, ellos
pueden causar un daño permanente a la imagen.
5. La remoción de los sujetadores de metal o de goma requiere de un gran cuidado,
especialmente si el metal se ha oxidado o el elástico se ha deteriorado pegándose al papel o a la
encuadernación. En la remoción de los sujetadores, la obra debe estar completamente apoyada
en una mesa y una mano debe colocarse sobre el objeto para mantenerlo fijo en un posición
mientras el sujetador es removido. Cuando sea posible, se recomienda colocar una barrera de

6. protección, como un trozo de poliéster entre la superficie de la obra y el instrumento usado. Una
microespátula es útil para este propósito.
6. Se debe usar un vaso de papel a otro recipiente similar para recoger los sujetadores que se
saquen para no causar daños accidentales con éstos y otros restos.
Volúmenes encuadernados y cajas para volúmenes encuadernados
1. Las cajas permanentes o cajas dobles son una muy buena protección para
encuadernaciones
valiosas a históricamente importantes y/o para aquellas extremadamente vulnerables. Las cajas
preventivas son una buena protección para los volúmenes que se encuentren rotos o tengan
encuadernaciones débiles hasta el momento que sea posible su restauración. Las cajas
preventivas
Proveen también un microclima que protege a los volúmenes encuadernados valiosos del polvo,
de la
contaminación, de los bruscos cambios de temperatura y humedad relativa y de la manipulación. -
Sin embargo, las cajas preventivas por su diseño tipo envoltorio son apropiadas sólo para
colecciones
con uso poco frecuente. Se debe considerar que los volúmenes en caja requerirán más espacio
en las
estanterias y se debe planificar esta expansión. Los materiales usados en la confección de cajas
Preventivas deben ser de reconocida calidad para evitar agregar materiales de rápido deterioro o
deteriorados a la colección.
2. Si no es posible contar con cajas preventivas, aquellas encuadernaciones rotas o débiles
pueden ser envueltas o amarradas para mantener unidos la cubierta y el lomo que se han
separado del cuerpo del libro. Los volúmenes con encuadernaciones de cuero deterioradas
("pudrición roja") pueden ser protegidos envolviéndolos con láminas de poliéster o polietileno;
este tipo de protección da estabilidad a las cubiertas y a los lomos rotos o sueltos permitiendo la
visión del volumen sin necesidad de colocarle nuevos marbetes o etiquetas. Si el volumen es
amarrado, se debe usar una cinta plana, blanca de algodón, con un nudo firme pero no tan
apretado que produzca deformaciones. El nudo debe colocarse en la zona del corte delantero o
en una posición que no interfiera en el correcto almacenemiento en las estanterias, que no dañe
la encuadernación y que pueda ser fácilmente desamarrado.
3. Cualquier papel incluido como marcadores o referencias deben ser removidos. Estos papeles
abultan y pueden romper la estructura de la encuadernación. Si contienen información importante,
ésta debe ser reproducida o copiada a mano en papel de calidad permanente; así, se evita que
los papeles incluidos manchen las hojas del volumen. El personal debe consultar a los
supervisores antes de remover, copiar o descartar cualquier nota incluida en el volumen.
4. Los volúmenes grandes y pesados pueden ser colocados horizontalmente en las estanterías
para proteger tanto al cuerpo del libro como a la encuadernación. Las estanterías pueden ser
ajustadas de manera tal que los materiales encuadernados de gran formato queden totalmente
apoyados. Una mesa de trabajo debe ser ubicada cerca para ayudar en la manipulación de los
volúmenes sin riesgo para ellos. Para la seguridad del personal y de las encuadernaciones no se
pueden colocar más de tres o cuatro volúmenes grandes y pesados unos. encima de los otros.

7. Cuadernos de apuntes y Albumes
1. Los cuadernos de apuntes y los álbumes, debido a su estructura, a las técnicas de montaje de
los materiales que contienen, a lo abultado que son y al hecho que generalmente no cierran bien,
deben ser colocados en cajas para proteger las fotografías y los otros materiales del polvo..
Deben ser almacenados en forma horizontal en las estanterias para que los materiales sueltos
que contienen no se caigan y se deterioren.
2. Los materiales que se han desprendido deben ser colocados en sobres o carpetas de calidad
permanente y dejados sueltos en su ubicación original o entregados a un conservador para su
tratamiento. Los materiales nunca deben ser pegados con cintas adhesivas, adhesivos
comerciales de composición desconocida o usando cualquier tipo de sujetador que no tenga
calidad permanente.
Fotografías
Existen algunas buenas obras de referencia disponibles para la identificación de técnicas
fotográficas para la mantención de colecciones de fotografías o de otro tipo de películas o cintas.
Se recomienda acudir a un conservador de fotografías o a una buena y reciente obra de
referencia para el cuidado y almacenamiento de materiales fotográficos, tales como.: "Care and
Identification of 19th Century Photographic Prints," J.M. Reilly, Kodak Publication No. G-2S, y
"Conservation of Photographs," Kodak Publication No. F-40. En el caso de películas de nitrato de
celulosa, negativos de diacetato de celulosa, fotografías a color y otras películas más recientes,
es especialmente importante contactar a un conservador de fotografías o a una actualizada obra
de referencia.
1. Idealmente, tanto las copias como los negativos deben ser colocados en sobres individuales de
papel de calidad permanente o en sobres de plástico de poliéster o polipropileno. Estos últimos
son más apropiados cuando los investigadores deben manipular o ver fotografías sin guantes de
algodón o éstas no tienen marcos de protección. Dentro de los contenedores de almacenamiento,
los sobres individuales son una buena barrera entre los materiales fotográficos y los documentos
adyacentes cuando se encuentran intercalados.
2. Si es necesario, las fotografías pueden ser delicadamente limpiados del polvo con un cepillo
suave v limpio. Las fotografías deterioradas (con rasgados, emulsiones sueltas o levantadas, etc.)
no deben ser limpiadas.
3. Cualquier anotación que deba hacerse en una copia de papel debe ser hecha delicadamente
en su respaldo (en el margen) con un lápiz grafito #2 o más blando. La información archivística
debe ser escrita en los sobres antes de colocar los negativos dentro. Los sobres de poliéster
deben colocarse dentro de sobres de papel que contengan la información necesaria. Ver
Anotaciones escritas, más arriba.
4. Ningún tentativo debe hacerse para remover las copias fotográficas de sus montajes, respaldos
o soportes similares.
S. Los negativos en placas de vidrio, las fotografías en estuches (como los daguerrotipos) y otros
formatos frágiles o vulnerables requieren soportes de apoyo, mínima manipulación y
almacenamiento cuidadoso para protegerlos de cualquier deterioro o pérdida y también para
proteger

8. los documentos adyacentes. Una posibilidad para el almacenamiento de materiales en estuches u
otros formatos de negativos frágiles es el use de cajas especialmente diseñadas para ellos.
Copias inestables
Muchos de los primeros procesos de reproducción son inestables a causa de la calidad del papel,
problemas con las tintas, tinturas y químicos usados durante el proceso y a un fijado débil de la
imagen al papel. Documentos de archivo realizados con mimeógrafo, stencils, y los primeros
procesos xerográficos, fotostáticas diazo,Thermofax y Verifax son a menudo muy fugaces y
deben ser copiados en papel de calidad permanente a través de un proceso más estable.
Fotocopias para preservación
1. En función de su preservación, las copias deben ser realizadas con tintas de carbón en
máquinas de copia electroestáticas usando papel de calidad permanente. La máquina debe estar
operando en forma adecuada y debe ser examinada la estabilidad y la calidad de las copias. Los
Archivos Nacionales (National Archives) han desarrollado un test, el cual se describe en la
publicación "Archival Copies of Thermofax, Verifax, and Other Unstable Records," National
Archives, Technical Information Paper, No. 5 [en inglés].
2. Se debe tener mucho cuidado para que los documentos no se deterioren, rasguen o rompan
durante el fotocopiado. Los sujetadores deben ser removidos antes del copiado para evitar que
las esquinas o bordes superiores se rompan por los repetidos dobleces. Los documentos
deteriorados o frágiles pueden ser fotocopiados dentro de sus sobres de poliéster para asegurar
su protección física. Los documentos de gran formato no deben ser copiados sobre superficies
pequeñas y los volúmenes encuadernados no deben ser forzados a aplanarse sobre la superficie
de copiado ya que tal cosa producirá daño a la estructura de la encuadernación. En estos casos
pueden ser apropiados otros métodos de copiado, tal como la fotografía o la microfilmación.
Créditos:
Estas recomendaciones han sido desarrolladas a partir de "Preservation of Archival Records:
Holdings Maintenance at the National Archives," de Mary Lynn Ritzenthaler, National Archives,
Technical Information Paper, No. 6, 1990. El personal del Departamento de Conservación de la
Biblioteca del Congreso aportó útiles comentarios basados en las experiencias con las
colecciones de dicha institución. Paloma Mujica hizo la traducción al español.
Ann Seibert, Senior Paper Conservator,
Library of Congress, Washington, D.C. Mayo, 1991