Caso practico de un proyecto de innovación

1. Una estrategia de Innovación
Ejemplo de un Proyecto de Innovación
Caso Práctico
de un Proyecto de Innovación
Según la Norma UNE
166001

2. Uno de los principales factores de éxito a la hora de ejecutar un proyecto es
disponer de una organización adecuada y de una planificación detallada de cada
una de las tareas y fases que componen el proyecto, de los recursos que se
estiman van a consumirse, una previsión de costes y un plazo aproximado de
finalización.
Con estos puntos considerados, la realización de un proyecto se puede llevar a
cabo de una forma más ordenada, controlando todo el proceso y calculando las
posibles desviaciones y sus causas.
La norma UNE 166001 considera una serie de fases básicas a seguir en la
realización de cualquier proyecto, son normas genéricas que pueden servir de
modelo en la compañía cuando se disponga a realizar una gestión de la
innovación.

3. Norma UNE 166001
La familia de normas UNE 166000 trata sobre la gestión de la innovación
definiendo terminologías, requisitos en la gestión de un proyecto y planificación
de los procesos, sistemas de vigilancia tecnológica, etc.
La norma UNE 166002 permite la certificación en los sistemas de gestión de
I+D+i obteniendo con ello la seguridad, tanto interna como frente al exterior de
la empresa, de que la gestión de los procesos de innovación que se realizan en la
compañía se llevan a cabo de una manera correcta y ordenada.
No obstante, la certificación y la planificación de la gestión no garantizan por
completo el éxito del proyecto.

4. Norma UNE 166001
Esta norma no certificable trata sobre los diferentes requisitos necesarios para
llevar a cabo un proyecto de gestión de innovación ordenadamente.
Fases de un Proyecto de Innovación
Actividades de Inicio de un proyecto de Innovación
Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto de Innovación
Actividades de Finalización de un proyecto de Innovación

5. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Tomamos el ejemplo de una empresa fabricante de muebles de madera con una
determinada cartera de productos. Una vez analizada la misma, la compañía ha
decidido llevar a cabo un proceso de generación de nuevos productos (M6 y S6)
y modificación de uno ya existente (S2).
Se realizará un proyecto para cada producto, de forma que se controle todo el
proceso, desde la planificación de las tareas y fases, las oportunas medidas de
seguimiento de la elaboración hasta la finalización y comprobación del resultado
final.
A continuación, se comentará cada una de las actividades del cuadro anterior con
ejemplos de la empresa de muebles dedicando más atención en algunos temas de
mayor importancia.

6. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de inicio del Proyecto de Innovación
Esta fase consta de 2 subfases genéricas:
1- Estimar el esfuerzo necesario para consecución del proyecto.
2- Planificar tareas, recursos y plazos del proyecto.
Como todo proyecto, se han de determinar los elementos o productos que se
esperan alcanzar y, una vez conocido el fin último del proyecto, determinar
mediante estimaciones una planificación de todo el proceso: qué se va a hacer,
cómo se va a hacer, cuándo se va a hacer, quién va a estar implicado; es decir,
considerar la totalidad del proceso y la elaboración del producto que se quiere
obtener para realizar una gestión adecuada del mismo.

7. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de inicio del Proyecto de Innovación
La fase de planificación es uno de los puntos más importantes que deben
tratarse, ya que, de ella, depende una eficaz gestión y un seguimiento estrecho de
toda la operación.
Aspectos básicos en una planificación
Fases y Tareas con sus interacciones
Estimación de plazos de ejecución del proyecto
Identificación y Gestión de riesgos y puntos críticos
Estructura organizativa y de personal
Control de programa de trabajo
Elaboración de documentación del proyecto
Presupuesto del proyecto

8. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de inicio del Proyecto de Innovación
En el caso práctico, contamos con una idea que se quiere plasmar en algo real, un
nuevo modelo para el producto S2 y dos productos nuevos M6 y S6.
Se hará un proyecto para cada producto, los actividades que vienen a
continuación son actividades genéricas que pueden valer para ambos productos,
por ello no se hace mención a un producto en concreto.
Cada empresa diseñará su proceso de gestión dependiendo de los recursos que
posea y pueda disponer, así como del tipo de innovación que vaya a realizar.

9. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de inicio del Proyecto de Innovación
Planificación de fases y tareas:
Estudio de mercado si procede
Elaboración del diseño
Búsqueda de materiales y recursos
Búsqueda y contratación de personal
Campaña de Marketing
Campaña de Comercialización
Elaboración y chequeo de prototipo
Elaboración del producto final
Planificación de plazos, personal y costes (Presupuesto):
Ciclo de proyecto: 6 meses
Contratación de personal nuevo: 2 personas
Coste estimado del proyecto: 30.000€
Elaboración de documentación y seguimiento:
Informes de seguimiento de actividades
Informes de auditorias de calidad en el producto y proceso
Ejemplo de Actividades de Inicio del Proyecto

10. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Presupuesto del Proyecto
Un elemento importante de todo proyecto es el presupuesto.
En el presupuesto se recogerán todas aquellas recursos de la empresa que van a
ser consumidos y que, por lo tanto, generan un coste a hacer frente.
En el caso de presupuesto de un proyecto de innovación, solamente figurarán
aquellos recursos cuyo consumo se produzca directamente por el proyecto, es
decir, aquellos que se necesiten específicamente para la ejecución del proyecto.
El resto de recursos que se consuman o aquellos cuya asignación resulta
complicada se considerarán costes generales de la empresa.
Como recursos genéricos que se consumen y que figuran en el presupuesto nos
encontramos con la materia prima necesaria, personal directamente implicado y
otros gastos generados únicamente en el proyecto (internos o externos).

11. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Presupuesto del Proyecto
Unos de los principales problemas en la elaboración del presupuesto consiste en
la identificación de la mano de obra que se dedica directamente al proyecto.
El personal del proyecto puede resultar de la contratación específica para el
mismo, de la dedicación del personal existente únicamente al proyecto o de la
asignación de un porcentaje del tiempo de personal actual a la elaboración del
mismo. También se pueden hacer convenios de trabajo colaborativo con
universidades o con empresas del sector.
En este caso, se decide contratar 2 operarios para este producto concreto. La
dedicación completa al proyecto por parte del personal existente es inviable al
ser la empresa del ejemplo de tamaño reducido y recursos limitados. Debido a la
características del proyecto se ha optado por no realizar convenios de
colaboración.

12. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Presupuesto del Proyecto
Para asignar el tiempo de ocupación de un trabajador en el proyecto específico,
se observa la planificación realizada de las fases y tareas y se calculará una tasa
teniendo en cuenta el total de horas que trabaja un empleado en la empresa con el
total de horas que dedica al proyecto.
Como ejemplo consideramos que ha sido el director de producción el único de la
plantilla existente que va a dedicar tiempo al proyecto, tiempo que corresponde a
un 35% de su horario laboral.
El coste del resto del personal que ha participado en el proyecto como
administración, financiero, algún operario, etc., irá directamente a gastos
generales de la empresa y no se repercutirán en el coste total del proyecto ni en el
coste de producción.

13. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de Seguimiento y Control del Proyecto de Innovación
El objetivo de estas actividades es el correcto funcionamiento del proceso y de
toda la elaboración del producto.
Para ello, se debe realizar un seguimiento de cada una de las fases y tareas,
calculando las desviaciones en plazos y costes y ejecutando todas aquellas
medidas necesarias encaminadas a una adecuada puesta en marcha del proyecto.
De ahí que sea importante en la fase de planificación indicar cada factor
integrante del proyecto para que pueda ser controlado y revisado en un período
corto de tiempo evitando, de ese modo, demoras en la realización y aumento en
los gastos finales.

14. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de Seguimiento y Control del Proyecto de Innovación
Se realizarán una serie de actividades para preservar la buena ejecución del
proyecto.
Actividades básicas en un Seguimiento de proyecto
Control de Ejecución de las tareas
Modificación de la planificación si procede
Registro de incidencias y desviaciones
Soluciones para las mismas
Modificación de los requisitos del proyecto
Elaboración de informes de seguimiento

15. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de Seguimiento y Control del Proyecto de Innovación
Control del Proceso:
Chequeo periódico de la elaboración del producto
Chequeo periódico de la calidad del producto y proceso
Registro de incidencias
Registro y Redacción de información generada
Modificación del Proceso o del Proyecto:
Estudio de las causas de modificación
Soluciones a las incidencias producidas
Ejecución de las modificaciones
Valoración del Seguimiento y revisión de su evaluación
Ejemplo de Actividades de Seguimiento y Control de Proyecto

16. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de Finalización del Proyecto de Innovación
Es la última fase del proyecto, se procederá al cierre del proyecto dando por
concluidas las tareas finales del mismo y obteniendo como resultado de todo el
proceso, el objetivo que se había establecido (un producto, un servicio, un
cambio organizacional, etc.).
Se debe almacenar toda la documentación e información generada bien en
soporte papel o digital para futuras auditorias o controles o si hay que realizar
alguna modificación tras su introducción en el mercado.
Es importante llevar a cabo una explotación de los resultados, es decir, qué se va
a hacer con el producto resultante del proyecto (patentes, protección legal , etc.)
y una estimación de cómo va a funcionar en el mercado (previsiones de venta,
impacto en el mercado, etc.).

17. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de Finalización del Proyecto de Innovación
En esta fase se cerrará el proyecto y se archivará toda la información generada
durante el proceso.
Actividades básicas de Finalización del proyecto
Cierre del proyecto
Archivo de toda la documentación recopilada
Presentación de la explotación de resultados

18. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Actividades de Finalización del Proyecto de Innovación
Finalización del Proyecto:
Finalización de las actividades y tareas
Cálculo final de costes estimados
Archivo de la Documentación del Proyecto:
Recopilación de toda la información generada
Almacenamiento en soporte físico y digital
Protección de los Archivos
Previsión de la explotación de resultados
Valoración de protección legal del producto
Estimación de ingresos de ventas
Previsión de impacto en el mercado
Recopilación de información del mercado para nuevas ideas
Realización de Vigilancia del Entorno
Ejemplo de Actividades de Finalización del Proyecto

19. Caso práctico de Gestión de la Innovación con los requisitos de la norma
UNE 166001
Conclusiones
Los proyectos realizados en tema de innovación y que cumplan los requisitos
establecidos en esta norma pueden ser certificados.
Con ello, la compañía obtiene desgravaciones fiscales y se asegura frente al
exterior de una imagen importante no sólo de empresa innovadora y competitiva,
sino de empresa fiable con un sistema de gestión y un producto y servicio
ofrecido de calidad.
Para ello, hay cumplimentar las solicitudes de entidades certificadoras y
presentar la información requerida. Estas entidades procederán o no a la
certificación del proyecto y criterios de la norma.