SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 17
1
MANUAL PARA EL ADMINISTRADOR DEL CONDOMINIO PARQUES DE BOLÍVAR
Estudiantes:
JESUS GRIMALDO
JOSE LUIS GHETE
VICTOR HERNANDO SEPULVEDA
Docente:
RICARDO LOPEZ.
MERCADEO Y VENTAS
VIII SEMESTRE
FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES
FESC CUCUTA
2016.
2
Manual para el Administrador del Condominio Parques de Bolívar.
Gracias, por solicitarnos este sencillo pero eficiente Manual para
administrar el condominio Parques de Bolívar.
Esperamosque te sirva y que le saques provecho,te sirva como guía en la orientación y pautas
que manejas con tus asociados.
¿Eres responsable de la administración
de tu condominio?
Nosotros hemos elaborado este manual que puede servir para varias administraciones en
diferentes condominios y en todos ellos utilizar las técnicas que les
compartimos para mantener el estado del condominio en óptimas
condiciones y también el balance de los gastos. Por eso es
que nos atrevemos a escribir este Manual, para compartir esos
conocimientos y experiencias con ustedes.
La primera regla para la administración...
La primera regla que toda administración de condominios debe
tener en cuenta es que la cantidad que pagan sus condóminos
3
por concepto de cuotas de administración no sea menor ni justa
a los gastos promedio de cada mes, sino sobrada.
¿Y porqué debe ser sobrada? Porque de esa manera el
administrador podrá ir haciendo los gastos necesarios del mes
con holgura, además de ir juntando una cantidad que les
permitirá hacer gastos mayores posteriormente.
Si la cuota es justa o apenas rebasa el promedio de los
gastos mensuales, el administrador va a verse en la necesidad
de tener que pedir abonos extras para ir cubriendo las
necesidades, complicando esto más el trabajo y requiriendo
de más tiempo dedicado a ello, además de que si uno o dos
condóminos se atrasan cubriendo su cuota, no se contará en
caja con lo suficiente para cubrir los gastos del mes..
En nuestro edificio hace tiempo ya que pagamos una cuota
que está como el 20 o 30% arriba de lo que se necesita y han
salido reparaciones mayores muy importantes como la pintura
total del edificio (que son 3 torres!) sin pedir ningún pago extra
a los condóminos. La administración juntó la mitad o poco
más, y el resto se arregló con la compañía que nos dió el
servicio, que nos diera unos meses para pagar y ¡aceptaron!
Todo es cuestión de intentarlo.
La segunda regla para la administración...
La segunda regla importante para administrar un condominio
con éxito es el orden en la “caja chica”. Esto significa que
debes de cuadrar tus gastos y según lo que tu libro de cuentas
diga que tienes, revisar que efectivamente lo tengas.
Generalmente no le damos importancia a este punto y
esperamos hasta cerrar el mes para tratar de cuadrar todo y
claro, la memoria no te da para recordar todos los detalles de
movimiento del dinero como para encontrar diferencias en
faltantes. Cada vez que entre o salga dinero, revisa que todo
4
está correcto, sólo serán unos pocos minutos y te evitarás
mucho trabajo al acabar el mes.
Para lograr esto, debes empezar cada mes con las cuentas
claras. Haz tu corte el día último del mes y una vez que hayas
logrado que coincida la cantidad que dicen tus anotaciones con
la que tienes en tu caja chica más la cuenta de cheques o lo
que sea la forma en que lo manejen, comenzarás el siguiente
mes con este nuevo saldo.
Si cobras o pagas algo...
Si recibes Dinero: Cada vez que te paguen cuotas y entre dinero o cheques a tu
caja, anotas los pagos, sacas el saldo y cuentas el dinero para
estar seguro que coincide con el saldo escrito.
Si haces Gastos: Cada vez que sacas dinero, si puedes lo anotas de inmediato
en tu cuaderno, si no, entonces pones junto con el dinero un
papel donde escribas el concepto, la cantidad y la fecha. Y
cuando tengas tiempo, te sientas a hacer tus anotaciones,
sacar el saldo y contar el dinero, debe coincidir. Si haces esto
todas las veces que saques dinero de tu caja, rara vez tendrás
diferencias.
¿Y porqué es que debo revisar que el saldo y el dinero
coincidan, tantas veces?
Porque cuando revisas tu saldo y el dinero siempre que haces
un movimiento, es más fácil recordar cualquier cosa que te
haya faltado anotar, cualquier emergencia que hayas tenido,
cualquier error, cualquier diferencia.
Generalmente la misma cantidad que te da como diferencia,
5
cuando lo haces cada vez, claro, te va a dar la pauta de qué
cosa es lo que faltó anotar, o si se anotó mal algún pago.
El cuaderno de movimientos mensuales
Después de pasar por varias administraciones, se ha
demostrado que la forma en la que llevamos los movimientos
del mes en un cuaderno ha resultado exitosa, además de fácil,
porque ahorras mucho tiempo en revisiones y búsquedas por
diferencias y para cuando completas el mes, el corte está
prácticamente hecho. Debes de tener un cuaderno para hacer
tus anotaciones de ingresos y egresos así como de adeudos.
Estos son los Pasos
- El cuaderno debe ser tamaño carta y todas las anotaciones
se harán con lápiz. Se utilizan 3 hojas para cada mes:
- La primera hoja se titulará:
Pagos del mes de _______de 2014
Esta hoja será para anotar los pagos que los condóminos
hacen cada mes. Y la dividiremos en 5 columnas. La primera
columna para anotar el número del departamento o casa, la
segunda para la cantidad que paga del mes en curso, la tercera
para el pago del gas, la cuarta para los pagos atrasados y una
quinta para observaciones, como comentarios del adeudo
atrasado pendiente, si pagó con cheque, etc. O divídelo en las
columnas que requiera tu administración, que pueden variar
según el condominio. Si mantienes esta hoja actualizada en
todo momento a lo largo del mes, podrás saber quienes
adeudan todavía ya que estarán los espacios vacíos en las
columnas, y podrás también saber cuánto dinero ha ingresado
cuando te sea necesario saberlo.
- La segunda hoja se titulará:
Adeudos pendientes del mes de_____de 2014
La dividiremos en la misma forma en que lo hicimos con la hoja
6
anterior, las columnas para departamento, cantidad de cuota
de el mes en curso, la columna del gas, cantidad de adeudo
anterior, y la de observaciones. Aquí anotaremos, al comienzo
de cada mes, todos las cuotas del mes en curso en la columna
correspondiente, al principio del mes, porque serán adeudos
hasta que te los vayan pagando, anotarás también los adeudos
atrasados de cuotas o gas en su columnas correspondientes.
Y cada vez que un condómino pague ya sea su cuota del mes,
gas o adeudos atrasados, lo anotas en la primera hoja como
pago y lo borras de la segunda como adeudo, para saber en
cualquier momento del curso del mes cuánto y quienes te
adeudan, será una mirada rápida. Esta hoja te dará la
información precisa en cualquier momento del mes, si
mantienes los datos al día cada vez que haya un movimiento.
- La tercera hoja se titulará:
Gastos del mes de_______de 2014
En esta hoja anotarás lo primero de todo el saldo inicial del
mes, esto es la cantidad con que contabas de dinero al 30ó
31 del mes anterior una vez revisadas tus cuentas. Dividirás
las columnas después de tu saldo como sigue: Fecha del
gasto,concepto del gasto y cantidad. Podrás ir haciendo
sumas parciales de los gastos para que puedas ir revisando
tus cuentas, con lápiz, por supuesto. Cada vez que quieras
revisar tu saldo anotado en el cuaderno contra lo que tienes
de dinero, le sumas los ingresos a tu saldo inicial y le restas
los gastos, el saldo que te de esa cuenta debe de coincidir
con el dinero que tengas.
Si mantienes este orden en tu administración, verás como es
mucho más fácil el trabajo y siempre tendrás las cuentas al
día. Y al cerrar el mes a la hora de hacer el corte, no tendrás
más que copiar las 3 hojas en el estado en el que hayan
terminado y una vez bien revisado que todo coincida. No
tendrás esa sensación de agobio por tener que sentarte por
varias horas a revisar todo y hacer coincidir el saldo, porque el
trabajo estará hecho. Y así será menos engorroso cumplir cada
mes con la tarea de hacer el estado de cuentas. Mantendrás a
tus condóminos informados y tú estarás cumpliendo con tu
7
compromiso sin ningún tipo de presiones, contando además
con un registro claro de la administración que podrás mostrar a
los vecinos cuando alguno te lo requiera.
¿Y para los morosos?
La mejor manera de presionar a los condóminos que no paguen
a tiempo es colocar un pizarrón en la entrada del edificio, donde
todo el que entre y salga lo vea, y anotar ahí el número de
departamento o casa, el nombre del propietario y la cantidad
que adeuda. A nadie le gusta estar en la "lista negra" porque lo
verán no solamente los vecinos sino todo aquel que lo venga a
visitar. Esta técnica ha funcionado en todos los edificios en los
que he trabajado en la administración, y cuando la persona
encargada se ha relajado y lo ha dejado de hacer,
invariablemente las cuotas atrasadas aumentan.
Otro punto de presión para los morosos, lo tienes negándoles
los servicios a que tienen derecho los Condóminos cuando
están al día en sus cuotas. El correo no se le entrega en su
casa, esta persona tiene que recogerlo directo en la caseta de
vigilancia, no se le avisa de visitas ni se le abre o cierra la
puerta de entrada, ya sea la del auto o la peatonal, se le
entrega una llave para que él abra y cierre la puerta cuando
entre o salga si así lo deciden. En fin con los servicios que se
le otorguen a los vecinos, se puede hacer un poco de presión
al no dárselos. También es bueno tener un recargo para los
que paguen tarde, que más bien lo puedes presentar como
descuentos, subiendo la cuota del mantenimiento. Te voy a
explicar esto más fácilmente con una tabla, tomando como
base una cuota de $1000:
Pago del1o.al 5 del mes,la cuota es
de
$1000
8
Pago entre el 6 y el 10 será de -------
-
$1100
Pago entre el 11 y el 20 será de------ $1150
Y si pagan entre el 21 y el 30 será de
--
$1200
Entonces les presentas la situación desde otro punto de vista
diciendo que la cuota es de $1200 y que dependiendo de la
fecha en que se pague, será el descuento que reciban. Esto
también ayuda mucho a la administración para que los
condóminos se obliguen a pagar a tiempo y ya sabrán de
antemano, lo que les costará si dejan pasar los días.
Puedes ayudarte con el pizarrón para mantener a los vecinos
conscientes de las fechas, anotando frases visibles como:
"Vecino, tienes 5 días para pagar con el máximo descuento",
cuando sea el día 6 lo borras y anotas algo como: "Vecino, la
cuota ahora es de $1100, paga antes del 10". Esto les
recordará a todos la fecha que es y que deben pagar si quieren
ahorrarse un dinerito.
Desde luego que cuando hablo de escribir cosas en el pizarrón,
no se trata de letreros pequeños que tengas que acercarte para
leer cláramente, sino de letreros grandes que veas desde el
auto cuando pasas delante del pizarrón. Letras grandes y de
colores, visibles desde lejos. Los vigilantes también pueden
ayudar a recordarles a todos los pagos pendientes, porque a
las personas se les olvida su obligación y por eso es
conveniente alguién que se los esté recordando.
Todo esto ayuda a mantener conscientes a los Condóminos de
que es necesario y obligatorio cumplir con las cuotas para que
todo funcione bien en el edificio. Así que, toma nota de estos
trucos.
9
El Reglamento del Condominio
En todos los Condominios ya sean de departamentos, de
oficinas o casas, debe de existir un reglamento para el mejor
funcionamiento y uso de las áreas comunes. Si no lo tienen
aún en tu edificio, te recomiendo que lo hagan.
Debe de especificarse qué cosas sí se pueden hacer en las
áreas comunes y qué cosas no, lo que está permitido y lo que
está prohibido, las reglas sobre el pago del mantenimiento y las
cuotas extras, la regla para sancionar al que se retrase, lo que
se permite que tengas en tu área de estacionamiento y lo que
no. La mención de que nadie puede hacer remodelaciones en
su propiedad que afecten a la fachada del edificio, sobre el uso
de las azoteas y el espacio para la basura, así como las reglas
para el manejo de la basura. En fin, todo lo que tenga que ver
con la participación de todos los vecinos, para que exista un
parámetro y poder funcionar bien todos con armonía en las
áreas que se comparten.
Como ejemplo te menciono que en nuestras 3 torres del
condominio contamos con una plaza muy agradable en donde
los niños pueden jugar y los adultos pueden sentarse a
platicar, pero precisamente como es un área bastante grande,
comenzaron algunos vecinos a tratar de organizar sus fiestas
en la plaza. Nos reunimos a platicar sobre esto y llegamos a la
conclusión de que si se permitía esto, ibamos a estar con
fiestas constantes, además de las visitas que obviamente iban
a estar pululando por los pasillos. Así que decidimos añadir
10
una regla más al reglamento, y esta fue la prohibición de
organizar reuniones o fiestas en la plaza, con la única
excepción de que los mismos vecinos organizáramos algo
juntos.
Convoquen a una reunión con este punto a tratar y decidan
juntos cuáles serán sus reglas para el mejor uso de las áreas
comunes. Cuando lo tengan bien definido, deberán hacer una
nueva junta para que quede aceptado e instaurado a partir de
ese momento, sacando copias de dicho documento para
entregarles a todos los condóminos. Es bueno también estar
atentos cuando algún vecino venda su propiedad, de que el
nuevo vecino tenga el Reglamento o en su caso proporcionarle
una copia, y lo mismo a las personas que renten la propiedad,
porque tendrán que respetar también estos acuerdos.
Los servicios del Condominio
Todos los Condominios tienen necesidad de servicios como la
limpieza, el vigilante y los arreglos de mantenimiento que sean
necesarios. Juntos deben decidir qué tipo de vigilancia quieren
tener, si solo de día o las 24 horas, con una entrada controlada,
o si desean poner una puerta automática y que cada quien
tenga sus llaves de la entrada.
Si desean una entrada controlada para llevar también un
registro de las visitas, es posible que requieran de dos
personas y que ellos lleven el registro en un cuaderno. Pueden
decidir si le piden alguna credencial a los visitantes y si se
anota las placas del auto al entrar para asegurarse de que todo
el que entre a la privada sepan quién es y a quién viene a ver.
En cuanto a la limpieza, dependiendo del tamaño del conjunto
será la cantidad de personas que contraten y si además
necesitan un jardinero en el caso de que cuenten con áreas
abiertas y algo de jardin. Será bueno que cuenten con un
pequeño cuarto en el que puedan guardar todos los
11
implementos de limpieza, o a lo mejor en el mismo espacio
del lugar que tengan para recolectar la basura del Condominio.
El presupuesto de gastos del Condominio
Es importante sacar un presupuesto de los gastos del
condominio al año para saber el costo mensual y de ahí decidir
las cuotas que pagarán los condóminos.
Deberá sacarse un promedio de gastos de la luz en las áreas
generales, o si ya llevan un control, sacar la suma del gasto de
luz en un año, dividirlo entre 12 meses y con eso tendrá el
promedio de gastos por mes.
Deberán sacarse los gastos anuales de los trabajadores que
tengan empleados incluyendo el pago de sus vacaciones, el
aguinaldo y los pagos del seguro o impuestos en su caso. Esa
cantidad se dividirá entre 12 y tendrás el gasto mensual
promedio de los salarios. Se incluirá también los servicios
temporales como el de un jardinero con el gasto anual dividido
entre 12, y también habrá que añadir una cantidad aproximada
que se dedicará a los arreglos menores del edificio o conjunto,
como podría ser una fuga de agua, algún trabajo de albañilería
o pintura, la limpieza de los vidrios del conjunto, que solo se
hará en algunas ocasiones al año, etc. todo lo que se pueda
pensar o averiguar en los estados de cuenta anteriores, que
formaría parte de los gastos del Condominio.
Cuando se tengan todas esas cantidades, se deberán sumar y
el total dividirlo entre 12 para sacar el promedio de los gastos
totales del Condominio por mes, y a esta cantidad, se le deberá
de aumentar un porcentaje, para que la administración cuente
con una cantidad siempre en la cuenta por cualquier imprevisto,
y para poder enfrentar los gastos del mes aún en el caso de
que algunos vecinos se atrasen en el pago de su cuota.
12
Cómo elegir al Administrador
Para elegir al Administrador del Condominio, así como al
Tesorero, secretaria y los vocales, se deberá convocar a una
junta que especifique este punto en la orden del día y deberá
hacerse por lo menos con 15 días de anticipación para que
todos se enteren y pueda asistir la mayoría de los vecinos.
Por mayoría de votos se elegirá primero al Administrador y su
función será por un año, con posibilidad de reelección en caso
de haber hecho un buen papel. Después se elegirá también por
mayoría de votos al Tesorero que será el que se encargue de
verificar que la administración del dinero se esté llevando
correctamente y al cual deberán acudir los condóminos que
tengan dudas sobre el buen manejo de las cuentas en la
administración.
De igual manera se elegirá a la secretaria o secretario que es
el que se encargará de hacer las anotaciones de todo lo que se
trate en las juntas para que de ellas se saque la "minuta" de
cada reunión, y también se elegirán a los vocales que serán
los representantes de cada edificio o conjunto, para que estén
atentos de estas áreas para reportar cualquier anomalia a la
administración y recibir también las quejas o sugerencias de
los condóminos del área que representan.
La minuta de esta junta deberá registrarse con un notario o en
la procuraduría social si vives en México, para que la
representación sea válida y legal. A partir de ese momento se
comenzarán a llevar la minutas en el libro del Condominio, el
cual también deberá registrarse en la Procuraduria Social
para que puedas recibir apoyo en el caso de que algún vecino
no quiera cumplir con su obligación de cubrir sus cuotas de
mantenimiento.
13
Las responsabilidades del Administrador
Te puedo enumerar las responsabilidades que considero más
importantes, pero esto puede también variar dependiendo del
Condominio que se trate, porque todos son diferentes y deberán
adaptarse las reglas y las responsabilidades al tipo de conjunto
que se trate.
El administrador del Condominio, para empezar está encargado
de la buena administración del dinero que todos los vecinos
aportan cada mes para que el conjunto se mantenga en buen
estado, y deberá de enviar un estado de cuentas cada mes,
especificando quienes pagaron, quienes adeudan y cuánto,
además de los gastos que se tuvieron en el curso del mes. Se
anotará el saldo inicial con el que comenzaron el mes, a esa
cantidad se le sumarán los ingresos de todos los pagos que
hayan hecho los condóminos, y se le restarán los gastos que
se hayan tenido que pagar en el mes, el saldo será con el que
comenzarás el nuevo mes y la cantidad que tengas en efectivo
o en alguna cuenta, deberá de coincidir con el saldo con el que cierras, para que cuando
cualquier vecino desee corroborar que
esto es cierto, se le puedan mostrar las cuentas claras. Las
hojas que se deberán entregar a los vecinos cada mes son las
3 que se manejan en el cuaderno, la de ingresos, la de adeudos
y la de gastos.
El administrador deberá de preparar los recibos de
mantenimiento del siguiente mes en el último día del mes en
curso para entregarlos a la vigilancia o a la persona que se
encargue de recolectarlas cuotas el día primero de cada mes o la noche anterior, y se deberán
de llevar las cuentas claras
cada mes de los adeudos atrasados, para que la persona que
se encarga de cobrar esté enterada y pueda resolver cualquier
asunto directamente con el condómino que adeuda y sin
necesidad de estar consultando al Administrador para ello. Si
todo está claro y la persona encargada está informada, no habrá
ningún problema.
14
El Tesorero está encargado de verificar que las cuentas del
cuaderno estén correctas y de que coincida el saldo anotado
con el saldo de lo que se tiene en dinero, además de corroborar
que las decisiones de los gastos más importantes en el
Condominio sean las correctas. Cuando se trate de allgún
gasto importante, el Administrador deberá platicarlo con el
Tesorero y juntos decidir, o si el gasto lo amerita platicarlo con
los vocales o incluso convocar una junta para que la decisión
se tome entre todoas.
Si las cuotas del mes las cobra el Tesorero, como él deberá
estar perfectamente enterado de los ingresos y egresos, así
como de los adeudos, podrá resolver cualquier asunto. El
Tesorero en este caso deberá llevar sus propias anotaciones
de lo que cobre, anotando también sus observaciones sobre
cada departamento, para que le entregue las cuentas al
Administrador con lujo de detalles y es el Administrador el que
hará las anotaciones en el cuaderno de la administración sobre
los ingresos que le entregue el Tesorero.
El administrador deberá convocar a junta por lo menos dos
veces al año, en la que se tratarán los puntos que tengan
pendientes, así como la revisión de adeudos si es que los
tienen, y decidir también sobre asuntos generales permitiendo
que los vecinos se expresen en cuanto a quejas o sugerencias.
Se hará la convocatoria con 15 días de anticipación y los que
asistan a la junta, serán los que tomen las decisiones sin importar la cantidad que sea. Será
bueno anotar este punto en
la convocatoria para motivar una mayor asistencia a la junta.
Se deberá preparar una hoja titulada con el nombre y fecha de
la reunión, anotando el número de casa, departamento u
oficina, el nombre del Condómino y un espacio para su firma,
será la lista de los asistentes, o si tienen libro de actas se incluirá en él esta lista.
De cada junta que se lleve a cabo, la secretaria o secretario, si
tienen nombrado aun vecino como tal, deberá tomar nota de
todo lo que se trate y serán los apuntes que servirán para hacer
15
una "minuta" de cuáles fueron los puntos tratados, quienes
asistieron y cuáles las conclusiones, y estos documentos,
deberán guardarse en una carpeta junto con la hoja de firmas
de todos los presentes en la junta. También se puede llevar el
registro de las "minutas" en un cuaderno grande como de
notario, anotar todo a mano y que firmen los presentes. Este
cuaderno se puede notariar y así quedaría el registro legal de
todas sus reuniones. Cuando deseen impermeabilizar o pintar
el edificio, podrán convocar a una junta extraordinaria para
tratar el asunto.
El Administrador tendrá la obligación de hacer los pagos de los
salarios cuando así corresponda, así como también los pagos
de impuestos que surjan. Deberá planear con tiempo las
vacaciones de los trabajadores para tomar en cuenta ese
gasto en un futuro próximo y hacerse cargo también de buscar
a la persona que suplirá temporalmente al personal que salga
de vacaciones. También deberá de tomar en cuenta con tiempo
el gasto que en diciembre se deberá hacer con el pago de los
aguinaldos.
El Administrador deberá estar atento de que las cuotas estén
cubriendo holgadamente los gastos, y en caso de no ser así,
convocar a una junta extraordinaria para tratar este asunto.
Para que una persona pueda administrar sin sentirse
presionada por los pagos, es preciso que cuente siempre con
dinero en la cuenta para evitar tener que estar pidiendo cuotas
extras para cubrir los faltantes.
El Administrador deberá estar atento de que las áreas
generales sean atendidas y de que todo se encuentre en orden
y funcionando, y los vecinos tendrán la responsabilidad de
reportarle al Administrador, cualquier problema que vean para
que sea atendido.
El Administrador deberá de mantener informados en todo
momento a los vecinos de arreglos o reparaciones mayores
16
que el edificio o conjunto necesiten, para que no sea él sólo el
que tome las decisiones importantes, o en el caso de haber
una comisión de vigilancia, deberá consultarlo primero con ellos
y juntos decidir si el asunto amerita una junta de condóminos.
¿Salario del Administrador?
Normalmente no existe un salario para el Administrador, se
parte de la base que se está cooperando para que el edificio se
mantenga atendido y en buen estado y esta responsabilidad se
irá turnando a todos los vecinos. Sin embargo te puedo decir
que se ha establecido en general que la persona que se haga
cargo de la administración del Condominio no pague su cuota
mensual, aunque sí las cuotas extras como para pintura del
edificio o impermeabilización de las azoteas que son gastos
importantes. De esta manera el Administrador tendrá es
aliciente porque es un dinero que se ahorrará en el tiempo que
se encuentre como responsable.
También pueden decidir en una junta si se le paga un salario al
que administre y de esa manera dejar más abierta la
participación de los Condóminos para hacerse cargo de la
Administración, hay vecinos que no desean llevarla y prefieren
pagar por que lo hagan.
Esta sería una manera de lograr el interés de los vecinos para
proponerse como administradores, ya que siempre es problema
encontrar al sucesor del Administrador. Decidan juntos cuál
sería un salario justo y que no represente un cargo pesado para
el gasto mensual.
17
¿Cómo manejar la basura de un condominio?
Revisa este articulo para que tomes conciencia y hagas lo
correcto con tu basura en casa y en el Condominio:
"La Basura en su lugar"
CREAR UNA PAGINA WEB
Con el fin de que se tenga una mejor comunicación en el condominio recomendamoselaborar
una página WEB con los siguientes pasos:
 Dar a conocer la Misión y Visión objetivos a lograr.
 Información social del Condominio (eventos y reuniones)
 Sección de foto memorias.
 Directorio de Asociados
 Buzón de sugerencias.

Más contenido relacionado

Similar a Manual para el administrador del condominio parques de bolivar

Como gestionar bien_mi_negocio
Como gestionar bien_mi_negocioComo gestionar bien_mi_negocio
Como gestionar bien_mi_negociolaslicenciadas
 
Libros auxiliares
Libros auxiliaresLibros auxiliares
Libros auxiliaresAlee Jezias
 
Anualidades (2).pptx
Anualidades (2).pptxAnualidades (2).pptx
Anualidades (2).pptxJoanMarko1
 
Sesion 10 matematicas financieras
Sesion 10 matematicas financierasSesion 10 matematicas financieras
Sesion 10 matematicas financierasdiana julca tamara
 
Como gestionar bien mi negocio
Como gestionar bien mi negocioComo gestionar bien mi negocio
Como gestionar bien mi negociolaslicenciadas
 
LA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptx
LA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptxLA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptx
LA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptxJannetGarciaramirez
 
Amortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera iiAmortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera iiEdgar Sanchez
 
Amortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera iiAmortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera iiEdgar Sanchez
 
Documento finalg 3er corte
Documento finalg 3er corteDocumento finalg 3er corte
Documento finalg 3er cortefelipecalderon54
 
Conciliación bancaria
Conciliación bancariaConciliación bancaria
Conciliación bancariawildedejesus
 
Abril e-cuenta
Abril e-cuentaAbril e-cuenta
Abril e-cuentaIsabel Tc
 

Similar a Manual para el administrador del condominio parques de bolivar (20)

Introduccion
IntroduccionIntroduccion
Introduccion
 
Como gestionar bien_mi_negocio
Como gestionar bien_mi_negocioComo gestionar bien_mi_negocio
Como gestionar bien_mi_negocio
 
Libros auxiliares
Libros auxiliaresLibros auxiliares
Libros auxiliares
 
Anualidades (2).pptx
Anualidades (2).pptxAnualidades (2).pptx
Anualidades (2).pptx
 
Sesion 10 matematicas financieras
Sesion 10 matematicas financierasSesion 10 matematicas financieras
Sesion 10 matematicas financieras
 
Como gestionar bien mi negocio
Como gestionar bien mi negocioComo gestionar bien mi negocio
Como gestionar bien mi negocio
 
LA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptx
LA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptxLA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptx
LA_CONCILIACION_BANCARIA_DIAPOSITIVAS (1).pptx
 
Cierreejercicio
CierreejercicioCierreejercicio
Cierreejercicio
 
Amortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera iiAmortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera ii
 
Amortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera iiAmortizacion examen final de matematica financiera ii
Amortizacion examen final de matematica financiera ii
 
Clase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdf
Clase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdfClase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdf
Clase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdf
 
Clase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdf
Clase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdfClase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdf
Clase_conciliacion Bancaria Modulo 1.pdf
 
Documento finalg 3er corte
Documento finalg 3er corteDocumento finalg 3er corte
Documento finalg 3er corte
 
Documento final 3er corte
Documento final 3er corteDocumento final 3er corte
Documento final 3er corte
 
Conciliación bancaria
Conciliación bancariaConciliación bancaria
Conciliación bancaria
 
Abril e-cuenta
Abril e-cuentaAbril e-cuenta
Abril e-cuenta
 
Amortizacion
AmortizacionAmortizacion
Amortizacion
 
Guia practica ejercicios banana
Guia practica ejercicios  bananaGuia practica ejercicios  banana
Guia practica ejercicios banana
 
Pitch ContApp Fasttrack
Pitch ContApp FasttrackPitch ContApp Fasttrack
Pitch ContApp Fasttrack
 
Interés Simple.docx
Interés Simple.docxInterés Simple.docx
Interés Simple.docx
 

Manual para el administrador del condominio parques de bolivar

  • 1. 1 MANUAL PARA EL ADMINISTRADOR DEL CONDOMINIO PARQUES DE BOLÍVAR Estudiantes: JESUS GRIMALDO JOSE LUIS GHETE VICTOR HERNANDO SEPULVEDA Docente: RICARDO LOPEZ. MERCADEO Y VENTAS VIII SEMESTRE FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES FESC CUCUTA 2016.
  • 2. 2 Manual para el Administrador del Condominio Parques de Bolívar. Gracias, por solicitarnos este sencillo pero eficiente Manual para administrar el condominio Parques de Bolívar. Esperamosque te sirva y que le saques provecho,te sirva como guía en la orientación y pautas que manejas con tus asociados. ¿Eres responsable de la administración de tu condominio? Nosotros hemos elaborado este manual que puede servir para varias administraciones en diferentes condominios y en todos ellos utilizar las técnicas que les compartimos para mantener el estado del condominio en óptimas condiciones y también el balance de los gastos. Por eso es que nos atrevemos a escribir este Manual, para compartir esos conocimientos y experiencias con ustedes. La primera regla para la administración... La primera regla que toda administración de condominios debe tener en cuenta es que la cantidad que pagan sus condóminos
  • 3. 3 por concepto de cuotas de administración no sea menor ni justa a los gastos promedio de cada mes, sino sobrada. ¿Y porqué debe ser sobrada? Porque de esa manera el administrador podrá ir haciendo los gastos necesarios del mes con holgura, además de ir juntando una cantidad que les permitirá hacer gastos mayores posteriormente. Si la cuota es justa o apenas rebasa el promedio de los gastos mensuales, el administrador va a verse en la necesidad de tener que pedir abonos extras para ir cubriendo las necesidades, complicando esto más el trabajo y requiriendo de más tiempo dedicado a ello, además de que si uno o dos condóminos se atrasan cubriendo su cuota, no se contará en caja con lo suficiente para cubrir los gastos del mes.. En nuestro edificio hace tiempo ya que pagamos una cuota que está como el 20 o 30% arriba de lo que se necesita y han salido reparaciones mayores muy importantes como la pintura total del edificio (que son 3 torres!) sin pedir ningún pago extra a los condóminos. La administración juntó la mitad o poco más, y el resto se arregló con la compañía que nos dió el servicio, que nos diera unos meses para pagar y ¡aceptaron! Todo es cuestión de intentarlo. La segunda regla para la administración... La segunda regla importante para administrar un condominio con éxito es el orden en la “caja chica”. Esto significa que debes de cuadrar tus gastos y según lo que tu libro de cuentas diga que tienes, revisar que efectivamente lo tengas. Generalmente no le damos importancia a este punto y esperamos hasta cerrar el mes para tratar de cuadrar todo y claro, la memoria no te da para recordar todos los detalles de movimiento del dinero como para encontrar diferencias en faltantes. Cada vez que entre o salga dinero, revisa que todo
  • 4. 4 está correcto, sólo serán unos pocos minutos y te evitarás mucho trabajo al acabar el mes. Para lograr esto, debes empezar cada mes con las cuentas claras. Haz tu corte el día último del mes y una vez que hayas logrado que coincida la cantidad que dicen tus anotaciones con la que tienes en tu caja chica más la cuenta de cheques o lo que sea la forma en que lo manejen, comenzarás el siguiente mes con este nuevo saldo. Si cobras o pagas algo... Si recibes Dinero: Cada vez que te paguen cuotas y entre dinero o cheques a tu caja, anotas los pagos, sacas el saldo y cuentas el dinero para estar seguro que coincide con el saldo escrito. Si haces Gastos: Cada vez que sacas dinero, si puedes lo anotas de inmediato en tu cuaderno, si no, entonces pones junto con el dinero un papel donde escribas el concepto, la cantidad y la fecha. Y cuando tengas tiempo, te sientas a hacer tus anotaciones, sacar el saldo y contar el dinero, debe coincidir. Si haces esto todas las veces que saques dinero de tu caja, rara vez tendrás diferencias. ¿Y porqué es que debo revisar que el saldo y el dinero coincidan, tantas veces? Porque cuando revisas tu saldo y el dinero siempre que haces un movimiento, es más fácil recordar cualquier cosa que te haya faltado anotar, cualquier emergencia que hayas tenido, cualquier error, cualquier diferencia. Generalmente la misma cantidad que te da como diferencia,
  • 5. 5 cuando lo haces cada vez, claro, te va a dar la pauta de qué cosa es lo que faltó anotar, o si se anotó mal algún pago. El cuaderno de movimientos mensuales Después de pasar por varias administraciones, se ha demostrado que la forma en la que llevamos los movimientos del mes en un cuaderno ha resultado exitosa, además de fácil, porque ahorras mucho tiempo en revisiones y búsquedas por diferencias y para cuando completas el mes, el corte está prácticamente hecho. Debes de tener un cuaderno para hacer tus anotaciones de ingresos y egresos así como de adeudos. Estos son los Pasos - El cuaderno debe ser tamaño carta y todas las anotaciones se harán con lápiz. Se utilizan 3 hojas para cada mes: - La primera hoja se titulará: Pagos del mes de _______de 2014 Esta hoja será para anotar los pagos que los condóminos hacen cada mes. Y la dividiremos en 5 columnas. La primera columna para anotar el número del departamento o casa, la segunda para la cantidad que paga del mes en curso, la tercera para el pago del gas, la cuarta para los pagos atrasados y una quinta para observaciones, como comentarios del adeudo atrasado pendiente, si pagó con cheque, etc. O divídelo en las columnas que requiera tu administración, que pueden variar según el condominio. Si mantienes esta hoja actualizada en todo momento a lo largo del mes, podrás saber quienes adeudan todavía ya que estarán los espacios vacíos en las columnas, y podrás también saber cuánto dinero ha ingresado cuando te sea necesario saberlo. - La segunda hoja se titulará: Adeudos pendientes del mes de_____de 2014 La dividiremos en la misma forma en que lo hicimos con la hoja
  • 6. 6 anterior, las columnas para departamento, cantidad de cuota de el mes en curso, la columna del gas, cantidad de adeudo anterior, y la de observaciones. Aquí anotaremos, al comienzo de cada mes, todos las cuotas del mes en curso en la columna correspondiente, al principio del mes, porque serán adeudos hasta que te los vayan pagando, anotarás también los adeudos atrasados de cuotas o gas en su columnas correspondientes. Y cada vez que un condómino pague ya sea su cuota del mes, gas o adeudos atrasados, lo anotas en la primera hoja como pago y lo borras de la segunda como adeudo, para saber en cualquier momento del curso del mes cuánto y quienes te adeudan, será una mirada rápida. Esta hoja te dará la información precisa en cualquier momento del mes, si mantienes los datos al día cada vez que haya un movimiento. - La tercera hoja se titulará: Gastos del mes de_______de 2014 En esta hoja anotarás lo primero de todo el saldo inicial del mes, esto es la cantidad con que contabas de dinero al 30ó 31 del mes anterior una vez revisadas tus cuentas. Dividirás las columnas después de tu saldo como sigue: Fecha del gasto,concepto del gasto y cantidad. Podrás ir haciendo sumas parciales de los gastos para que puedas ir revisando tus cuentas, con lápiz, por supuesto. Cada vez que quieras revisar tu saldo anotado en el cuaderno contra lo que tienes de dinero, le sumas los ingresos a tu saldo inicial y le restas los gastos, el saldo que te de esa cuenta debe de coincidir con el dinero que tengas. Si mantienes este orden en tu administración, verás como es mucho más fácil el trabajo y siempre tendrás las cuentas al día. Y al cerrar el mes a la hora de hacer el corte, no tendrás más que copiar las 3 hojas en el estado en el que hayan terminado y una vez bien revisado que todo coincida. No tendrás esa sensación de agobio por tener que sentarte por varias horas a revisar todo y hacer coincidir el saldo, porque el trabajo estará hecho. Y así será menos engorroso cumplir cada mes con la tarea de hacer el estado de cuentas. Mantendrás a tus condóminos informados y tú estarás cumpliendo con tu
  • 7. 7 compromiso sin ningún tipo de presiones, contando además con un registro claro de la administración que podrás mostrar a los vecinos cuando alguno te lo requiera. ¿Y para los morosos? La mejor manera de presionar a los condóminos que no paguen a tiempo es colocar un pizarrón en la entrada del edificio, donde todo el que entre y salga lo vea, y anotar ahí el número de departamento o casa, el nombre del propietario y la cantidad que adeuda. A nadie le gusta estar en la "lista negra" porque lo verán no solamente los vecinos sino todo aquel que lo venga a visitar. Esta técnica ha funcionado en todos los edificios en los que he trabajado en la administración, y cuando la persona encargada se ha relajado y lo ha dejado de hacer, invariablemente las cuotas atrasadas aumentan. Otro punto de presión para los morosos, lo tienes negándoles los servicios a que tienen derecho los Condóminos cuando están al día en sus cuotas. El correo no se le entrega en su casa, esta persona tiene que recogerlo directo en la caseta de vigilancia, no se le avisa de visitas ni se le abre o cierra la puerta de entrada, ya sea la del auto o la peatonal, se le entrega una llave para que él abra y cierre la puerta cuando entre o salga si así lo deciden. En fin con los servicios que se le otorguen a los vecinos, se puede hacer un poco de presión al no dárselos. También es bueno tener un recargo para los que paguen tarde, que más bien lo puedes presentar como descuentos, subiendo la cuota del mantenimiento. Te voy a explicar esto más fácilmente con una tabla, tomando como base una cuota de $1000: Pago del1o.al 5 del mes,la cuota es de $1000
  • 8. 8 Pago entre el 6 y el 10 será de ------- - $1100 Pago entre el 11 y el 20 será de------ $1150 Y si pagan entre el 21 y el 30 será de -- $1200 Entonces les presentas la situación desde otro punto de vista diciendo que la cuota es de $1200 y que dependiendo de la fecha en que se pague, será el descuento que reciban. Esto también ayuda mucho a la administración para que los condóminos se obliguen a pagar a tiempo y ya sabrán de antemano, lo que les costará si dejan pasar los días. Puedes ayudarte con el pizarrón para mantener a los vecinos conscientes de las fechas, anotando frases visibles como: "Vecino, tienes 5 días para pagar con el máximo descuento", cuando sea el día 6 lo borras y anotas algo como: "Vecino, la cuota ahora es de $1100, paga antes del 10". Esto les recordará a todos la fecha que es y que deben pagar si quieren ahorrarse un dinerito. Desde luego que cuando hablo de escribir cosas en el pizarrón, no se trata de letreros pequeños que tengas que acercarte para leer cláramente, sino de letreros grandes que veas desde el auto cuando pasas delante del pizarrón. Letras grandes y de colores, visibles desde lejos. Los vigilantes también pueden ayudar a recordarles a todos los pagos pendientes, porque a las personas se les olvida su obligación y por eso es conveniente alguién que se los esté recordando. Todo esto ayuda a mantener conscientes a los Condóminos de que es necesario y obligatorio cumplir con las cuotas para que todo funcione bien en el edificio. Así que, toma nota de estos trucos.
  • 9. 9 El Reglamento del Condominio En todos los Condominios ya sean de departamentos, de oficinas o casas, debe de existir un reglamento para el mejor funcionamiento y uso de las áreas comunes. Si no lo tienen aún en tu edificio, te recomiendo que lo hagan. Debe de especificarse qué cosas sí se pueden hacer en las áreas comunes y qué cosas no, lo que está permitido y lo que está prohibido, las reglas sobre el pago del mantenimiento y las cuotas extras, la regla para sancionar al que se retrase, lo que se permite que tengas en tu área de estacionamiento y lo que no. La mención de que nadie puede hacer remodelaciones en su propiedad que afecten a la fachada del edificio, sobre el uso de las azoteas y el espacio para la basura, así como las reglas para el manejo de la basura. En fin, todo lo que tenga que ver con la participación de todos los vecinos, para que exista un parámetro y poder funcionar bien todos con armonía en las áreas que se comparten. Como ejemplo te menciono que en nuestras 3 torres del condominio contamos con una plaza muy agradable en donde los niños pueden jugar y los adultos pueden sentarse a platicar, pero precisamente como es un área bastante grande, comenzaron algunos vecinos a tratar de organizar sus fiestas en la plaza. Nos reunimos a platicar sobre esto y llegamos a la conclusión de que si se permitía esto, ibamos a estar con fiestas constantes, además de las visitas que obviamente iban a estar pululando por los pasillos. Así que decidimos añadir
  • 10. 10 una regla más al reglamento, y esta fue la prohibición de organizar reuniones o fiestas en la plaza, con la única excepción de que los mismos vecinos organizáramos algo juntos. Convoquen a una reunión con este punto a tratar y decidan juntos cuáles serán sus reglas para el mejor uso de las áreas comunes. Cuando lo tengan bien definido, deberán hacer una nueva junta para que quede aceptado e instaurado a partir de ese momento, sacando copias de dicho documento para entregarles a todos los condóminos. Es bueno también estar atentos cuando algún vecino venda su propiedad, de que el nuevo vecino tenga el Reglamento o en su caso proporcionarle una copia, y lo mismo a las personas que renten la propiedad, porque tendrán que respetar también estos acuerdos. Los servicios del Condominio Todos los Condominios tienen necesidad de servicios como la limpieza, el vigilante y los arreglos de mantenimiento que sean necesarios. Juntos deben decidir qué tipo de vigilancia quieren tener, si solo de día o las 24 horas, con una entrada controlada, o si desean poner una puerta automática y que cada quien tenga sus llaves de la entrada. Si desean una entrada controlada para llevar también un registro de las visitas, es posible que requieran de dos personas y que ellos lleven el registro en un cuaderno. Pueden decidir si le piden alguna credencial a los visitantes y si se anota las placas del auto al entrar para asegurarse de que todo el que entre a la privada sepan quién es y a quién viene a ver. En cuanto a la limpieza, dependiendo del tamaño del conjunto será la cantidad de personas que contraten y si además necesitan un jardinero en el caso de que cuenten con áreas abiertas y algo de jardin. Será bueno que cuenten con un pequeño cuarto en el que puedan guardar todos los
  • 11. 11 implementos de limpieza, o a lo mejor en el mismo espacio del lugar que tengan para recolectar la basura del Condominio. El presupuesto de gastos del Condominio Es importante sacar un presupuesto de los gastos del condominio al año para saber el costo mensual y de ahí decidir las cuotas que pagarán los condóminos. Deberá sacarse un promedio de gastos de la luz en las áreas generales, o si ya llevan un control, sacar la suma del gasto de luz en un año, dividirlo entre 12 meses y con eso tendrá el promedio de gastos por mes. Deberán sacarse los gastos anuales de los trabajadores que tengan empleados incluyendo el pago de sus vacaciones, el aguinaldo y los pagos del seguro o impuestos en su caso. Esa cantidad se dividirá entre 12 y tendrás el gasto mensual promedio de los salarios. Se incluirá también los servicios temporales como el de un jardinero con el gasto anual dividido entre 12, y también habrá que añadir una cantidad aproximada que se dedicará a los arreglos menores del edificio o conjunto, como podría ser una fuga de agua, algún trabajo de albañilería o pintura, la limpieza de los vidrios del conjunto, que solo se hará en algunas ocasiones al año, etc. todo lo que se pueda pensar o averiguar en los estados de cuenta anteriores, que formaría parte de los gastos del Condominio. Cuando se tengan todas esas cantidades, se deberán sumar y el total dividirlo entre 12 para sacar el promedio de los gastos totales del Condominio por mes, y a esta cantidad, se le deberá de aumentar un porcentaje, para que la administración cuente con una cantidad siempre en la cuenta por cualquier imprevisto, y para poder enfrentar los gastos del mes aún en el caso de que algunos vecinos se atrasen en el pago de su cuota.
  • 12. 12 Cómo elegir al Administrador Para elegir al Administrador del Condominio, así como al Tesorero, secretaria y los vocales, se deberá convocar a una junta que especifique este punto en la orden del día y deberá hacerse por lo menos con 15 días de anticipación para que todos se enteren y pueda asistir la mayoría de los vecinos. Por mayoría de votos se elegirá primero al Administrador y su función será por un año, con posibilidad de reelección en caso de haber hecho un buen papel. Después se elegirá también por mayoría de votos al Tesorero que será el que se encargue de verificar que la administración del dinero se esté llevando correctamente y al cual deberán acudir los condóminos que tengan dudas sobre el buen manejo de las cuentas en la administración. De igual manera se elegirá a la secretaria o secretario que es el que se encargará de hacer las anotaciones de todo lo que se trate en las juntas para que de ellas se saque la "minuta" de cada reunión, y también se elegirán a los vocales que serán los representantes de cada edificio o conjunto, para que estén atentos de estas áreas para reportar cualquier anomalia a la administración y recibir también las quejas o sugerencias de los condóminos del área que representan. La minuta de esta junta deberá registrarse con un notario o en la procuraduría social si vives en México, para que la representación sea válida y legal. A partir de ese momento se comenzarán a llevar la minutas en el libro del Condominio, el cual también deberá registrarse en la Procuraduria Social para que puedas recibir apoyo en el caso de que algún vecino no quiera cumplir con su obligación de cubrir sus cuotas de mantenimiento.
  • 13. 13 Las responsabilidades del Administrador Te puedo enumerar las responsabilidades que considero más importantes, pero esto puede también variar dependiendo del Condominio que se trate, porque todos son diferentes y deberán adaptarse las reglas y las responsabilidades al tipo de conjunto que se trate. El administrador del Condominio, para empezar está encargado de la buena administración del dinero que todos los vecinos aportan cada mes para que el conjunto se mantenga en buen estado, y deberá de enviar un estado de cuentas cada mes, especificando quienes pagaron, quienes adeudan y cuánto, además de los gastos que se tuvieron en el curso del mes. Se anotará el saldo inicial con el que comenzaron el mes, a esa cantidad se le sumarán los ingresos de todos los pagos que hayan hecho los condóminos, y se le restarán los gastos que se hayan tenido que pagar en el mes, el saldo será con el que comenzarás el nuevo mes y la cantidad que tengas en efectivo o en alguna cuenta, deberá de coincidir con el saldo con el que cierras, para que cuando cualquier vecino desee corroborar que esto es cierto, se le puedan mostrar las cuentas claras. Las hojas que se deberán entregar a los vecinos cada mes son las 3 que se manejan en el cuaderno, la de ingresos, la de adeudos y la de gastos. El administrador deberá de preparar los recibos de mantenimiento del siguiente mes en el último día del mes en curso para entregarlos a la vigilancia o a la persona que se encargue de recolectarlas cuotas el día primero de cada mes o la noche anterior, y se deberán de llevar las cuentas claras cada mes de los adeudos atrasados, para que la persona que se encarga de cobrar esté enterada y pueda resolver cualquier asunto directamente con el condómino que adeuda y sin necesidad de estar consultando al Administrador para ello. Si todo está claro y la persona encargada está informada, no habrá ningún problema.
  • 14. 14 El Tesorero está encargado de verificar que las cuentas del cuaderno estén correctas y de que coincida el saldo anotado con el saldo de lo que se tiene en dinero, además de corroborar que las decisiones de los gastos más importantes en el Condominio sean las correctas. Cuando se trate de allgún gasto importante, el Administrador deberá platicarlo con el Tesorero y juntos decidir, o si el gasto lo amerita platicarlo con los vocales o incluso convocar una junta para que la decisión se tome entre todoas. Si las cuotas del mes las cobra el Tesorero, como él deberá estar perfectamente enterado de los ingresos y egresos, así como de los adeudos, podrá resolver cualquier asunto. El Tesorero en este caso deberá llevar sus propias anotaciones de lo que cobre, anotando también sus observaciones sobre cada departamento, para que le entregue las cuentas al Administrador con lujo de detalles y es el Administrador el que hará las anotaciones en el cuaderno de la administración sobre los ingresos que le entregue el Tesorero. El administrador deberá convocar a junta por lo menos dos veces al año, en la que se tratarán los puntos que tengan pendientes, así como la revisión de adeudos si es que los tienen, y decidir también sobre asuntos generales permitiendo que los vecinos se expresen en cuanto a quejas o sugerencias. Se hará la convocatoria con 15 días de anticipación y los que asistan a la junta, serán los que tomen las decisiones sin importar la cantidad que sea. Será bueno anotar este punto en la convocatoria para motivar una mayor asistencia a la junta. Se deberá preparar una hoja titulada con el nombre y fecha de la reunión, anotando el número de casa, departamento u oficina, el nombre del Condómino y un espacio para su firma, será la lista de los asistentes, o si tienen libro de actas se incluirá en él esta lista. De cada junta que se lleve a cabo, la secretaria o secretario, si tienen nombrado aun vecino como tal, deberá tomar nota de todo lo que se trate y serán los apuntes que servirán para hacer
  • 15. 15 una "minuta" de cuáles fueron los puntos tratados, quienes asistieron y cuáles las conclusiones, y estos documentos, deberán guardarse en una carpeta junto con la hoja de firmas de todos los presentes en la junta. También se puede llevar el registro de las "minutas" en un cuaderno grande como de notario, anotar todo a mano y que firmen los presentes. Este cuaderno se puede notariar y así quedaría el registro legal de todas sus reuniones. Cuando deseen impermeabilizar o pintar el edificio, podrán convocar a una junta extraordinaria para tratar el asunto. El Administrador tendrá la obligación de hacer los pagos de los salarios cuando así corresponda, así como también los pagos de impuestos que surjan. Deberá planear con tiempo las vacaciones de los trabajadores para tomar en cuenta ese gasto en un futuro próximo y hacerse cargo también de buscar a la persona que suplirá temporalmente al personal que salga de vacaciones. También deberá de tomar en cuenta con tiempo el gasto que en diciembre se deberá hacer con el pago de los aguinaldos. El Administrador deberá estar atento de que las cuotas estén cubriendo holgadamente los gastos, y en caso de no ser así, convocar a una junta extraordinaria para tratar este asunto. Para que una persona pueda administrar sin sentirse presionada por los pagos, es preciso que cuente siempre con dinero en la cuenta para evitar tener que estar pidiendo cuotas extras para cubrir los faltantes. El Administrador deberá estar atento de que las áreas generales sean atendidas y de que todo se encuentre en orden y funcionando, y los vecinos tendrán la responsabilidad de reportarle al Administrador, cualquier problema que vean para que sea atendido. El Administrador deberá de mantener informados en todo momento a los vecinos de arreglos o reparaciones mayores
  • 16. 16 que el edificio o conjunto necesiten, para que no sea él sólo el que tome las decisiones importantes, o en el caso de haber una comisión de vigilancia, deberá consultarlo primero con ellos y juntos decidir si el asunto amerita una junta de condóminos. ¿Salario del Administrador? Normalmente no existe un salario para el Administrador, se parte de la base que se está cooperando para que el edificio se mantenga atendido y en buen estado y esta responsabilidad se irá turnando a todos los vecinos. Sin embargo te puedo decir que se ha establecido en general que la persona que se haga cargo de la administración del Condominio no pague su cuota mensual, aunque sí las cuotas extras como para pintura del edificio o impermeabilización de las azoteas que son gastos importantes. De esta manera el Administrador tendrá es aliciente porque es un dinero que se ahorrará en el tiempo que se encuentre como responsable. También pueden decidir en una junta si se le paga un salario al que administre y de esa manera dejar más abierta la participación de los Condóminos para hacerse cargo de la Administración, hay vecinos que no desean llevarla y prefieren pagar por que lo hagan. Esta sería una manera de lograr el interés de los vecinos para proponerse como administradores, ya que siempre es problema encontrar al sucesor del Administrador. Decidan juntos cuál sería un salario justo y que no represente un cargo pesado para el gasto mensual.
  • 17. 17 ¿Cómo manejar la basura de un condominio? Revisa este articulo para que tomes conciencia y hagas lo correcto con tu basura en casa y en el Condominio: "La Basura en su lugar" CREAR UNA PAGINA WEB Con el fin de que se tenga una mejor comunicación en el condominio recomendamoselaborar una página WEB con los siguientes pasos:  Dar a conocer la Misión y Visión objetivos a lograr.  Información social del Condominio (eventos y reuniones)  Sección de foto memorias.  Directorio de Asociados  Buzón de sugerencias.