1. TODO LO QUE USTED DEBERÍA SABER PARA
GESTIONAR BIEN SU NEGOCIO
Lea atentamente este documento. Contiene recomendaciones ineludibles para
la correcta gestión de su negocio y para la correcta llevanza de la contabilidad
del mismo y para la elaboración correcta y segura de los impuestos a los que
la legislación vigente le obliga.
Antes que nada deberá tener en cuenta si realiza su actividad empresarial como
Empresario Autónomo o tiene constituida algún tipo de Sociedad:
Seguramente, si ha constituido una sociedad esta sea una Sociedad Limitada Normal.
(Más del 90% de las existentes tiene esta forma jurídica)
IMPORTANTE:
El empresario individual responde de sus deudas con todo su patrimonio. Podrá utilizar
los fondos de su negocio para el fin que desee ya que todo le pertenece de forma
particular. No obstante para poder liquidar sus impuestos deberá llevarse una
contabilidad de la actividad empresarial que realiza.
• En las sociedades se responderá por el capital aportado a la misma. No obstante
en algunas operaciones la administración podrá actuar contra los
administradores de la sociedad e imputarle responsabilidades.
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2. • Si tiene una sociedad deberá justificar todas las operaciones que en ella se
realicen, separándolas de aquellas que haga para su beneficio personal. Ejemplo
no podrá adquirir bienes particulares, (vehículos, casas, etc.,) con dinero de la
sociedad a menos que todas y cada una de las partidas de dinero que retire
puedan estar justificados en la contabilidad de la sociedad de la siguiente
manera:
o Importe de una nómina que esté declarada a hacienda en la sociedad y en
su declaración de renta personal.
o Importe procedentes de beneficios que origine la sociedad que han sido
repartidos y de los cuales se ha informado a hacienda y que ud., declare
en su renta personal.
o Préstamos que la sociedad realiza a los socios y para los cuales se ha
cumplimentado el correspondiente contrato de préstamo entre la sociedad
y sus socios o administradores. Deberá pactarse un tipo de interés de
mercado, amén de registrarlo y liquidar los correspondientes impuestos.
• De forma contraria, a veces la sociedad que ud., gestiona necesita fondos para
cubrir pagos. Si ud., aporta dinero a la sociedad deberá poder justificar si los
tenía y el origen de los mismos, en caso contrario tendrán problemas fiscales,
tanto la sociedad como ud.
NO OLVIDE LO SIGUIENTE:
A) No es suficiente con que en la contabilidad de su negocio estén contabilizadas todas
las operaciones. ES IMPRESCINDIBLE que existan DOCUMENTOS que
DEMUESTREN la operación contabilizada.
Como bien sabe estos documentos son: FACTURAS, RECIBOS BANCARIOS
DOMICILIADOS, COPIAS O FOTOCOPIAS DE CHEQUES, PAGARÉS,
LETRAS, ORDENES DE TRANSFERENCIAS, CONTRATOS, NÓMINAS
ETC. No debe faltar ninguno.
B) SUS IMPUESTOS SE CALCULARÁN DE LA SIGUIENTE MANERA:
TOTAL INGRESOS – TOTAL GASTOS = BENEFICIO
BENEFICIO * % DE IMPUESTO = CUOTA A PAGAR A HACIENDA
B) Si alguno de los documentos de gastos no reúne los requisitos que la norma exige la
administración tributaria los desestimará. Mirando las fórmulas anteriores se dará
cuenta de que cada documento eliminado reduce los gastos y como consecuencia de
ello aumentará la cifra de impuestos a pagar.
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3. Esta pequeña introducción intenta alertarle sobre las normas que la administración ha
legislado y por las que se puede ver perjudicado si no realiza una CORRECTA gestión
de las operaciones que cotidianamente realiza en su empresa.
1º LOS GASTOS EN SU EMPRESA:
Las normas contables exigen que los gastos deberán contabilizarse desde que se
produzcan y que se anotarán en la contabilidad en la fecha que cada documento
indique.
MOD 347 Y 415: Antes del 31 de Marzo de cada año deberá informar a la
Administración Tributaria Estatal y a la del Gobierno Canario, acerca de las operaciones
compras que ha realizado con cada uno de sus acreedores y de las operaciones de ventas
con sus clientes. Tendrá que hacerlo de aquellos con los que haya pasado de 3.005,05€.
Esto le obliga a llevar una cuenta de cada uno de ellos para poder comprobarla al final
de años y determinar si debe incluirlos en esos informes fiscales.
Por ello debe poner especial cuidado en manejar la documentación de su empresa en la
forma que a continuación le recomendamos.
En su negocio seguramente se realizan operaciones de gastos como las siguientes:
1. COMPRAS DE MERCADERÍAS O DE MATERIAS PRIMAS.
2. GASTOS DE TRANSPORTES HASTA SUS ALMACENES.
3. ALQUILER DE SU LOCAL.
4. REPARACIONES DE VEHÍCULOS, INSTALACIONES, ORDENADORES,
MAQUINARIA, ETC.
5. HONORARIOS DE NOTARIOS, REGISTROS, ASESORÍAS ETC.
6. PUBLICIDAD EN RADIO, TV, OCTAVILLAS, AYUDAS A COLECTIVOS,
ETC.
7. MATERIAL DE OFICINA.
8. TELÉFONOS.
9. AGUA.
10. ELECTRICIDAD.
11. SEGUROS DE INSTALACIONES, VEHÍCULOS, DE RESPONSABILIDAD
CIVIL, ETC.
12. TRIBUTOS MUNICIPALES.
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4. PARA LOS 7 PRIMEROS RELACIONADOS. Estas son operaciones que ud.,
realiza de forma continua casi todos los días. Deberá tener en su oficina para cada uno
de las operaciones:
o LA FACTURA. (no valen los albaranes, ni los recibos ni los vales) La factura
es un documento que debe contener los siguientes datos:
 La palabra FACTURA
 La fecha.
 El nº de la Factura
 El nombre completo de la empresa que le factura
 El NIF de la empresa que le factura
 El Nombre completo de ud (si es empresario individual) o el de
su sociedad (Tal y como está en las escrituras)
 El NIF (su DNI + la letra, si es empresario individual) o el de su
sociedad.
 La descripción clara de los objetos que haya adquirido, el precio,
La base Imponible, el IGIC y el total de la factura.
 (SI LA COMPRA LA REALIZA EN LA PENÍNSULA), el
proveedor no le deberá poner IVA en la factura. lo pagará en la
aduana a través de una agencia de transportes
NOTA: Algunos proveedores hacen una factura resumen al final de mes por todas las compras que se
realizan. (ESTE DOCUMENTO DEBERÁ TENER LOS ALBARANES GRAPADOS, a menos que en
esta factura se vuelva a repetir el detalle de los productos o servicios facturados)
o LA FACTURA DE: TELÉFONOS, ELECTRICIDAD Y AGUA vendrán por
correo y en los tres casos se exige por los suministradores la domiciliación
bancaria.
Vigile el correo que reciba y facilite al responsable de
su contabilidad estas facturas.
o LOS SEGUROS. Se justifican con los recibos que expiden las compañías de
seguro. Estos documentos normalmente se expiden una vez o dos al año.
Depende de como haya pactado el pago.
2º LOS PAGOS DE SUS COMPRAS Y GASTOS.
Normalmente los pagos se realizan por los siguientes medios.
o PAGARÉS
o CHEQUES
o LETRAS
o TRANSFERENCIAS
o RECIBOS DOMICILIADOS
o TARJETAS DE CRÉDITO
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5. MUY IMPORTANTE: todos estos documentos originarán movimientos en sus cuentas
bancarias. Le recordamos que todos los ingresos y pagos en sus bancos deberán poder
justificarse debidamente, como ingresos originados por los cobros a clientes o pagos
originados por los pagos a acreedores por los gastos de su negocio. Si no es así podría
entenderse que son realizados al margen de su actividad empresarial y deberá
justificarlo claramente si así se lo requiere la administración tributaria.
NO REALICE NUNCA PAGOS O INGRESOS PARTICULARES EN LAS
CUENTAS BANCARIAS QUE UTILICE PARA SU NEGOCIO. EXTREME ESTA
PRECAUCIÓN EN EL CASO DE QUE TENGA UNA SOCIEDAD. DECIDA UN
IMPORTE MENSUAL EN NÓMINA PARA UD Y RETIRE EL IMPORTE DE LA
MISMA. Se evitará problemas.
Si pretende aplazar el pago de alguna de sus deudas, nunca extienda un CHEQUE.
El cheque, aunque ud. le ponga una fecha atrasada, podrá ser cobrado por su acreedor
el mismo día que se lo entrega. En este caso utilice un PAGARÉ y ponga el
vencimiento que desee.
¡SIEMPRE ENTREGUE UNA COPIA AL RESPONSABLE DE SU
CONTABILIDAD!
Si no es así ocurriría lo siguiente:
1. No se podrán controlar los saldos pendientes de pago de sus acreedores.
2. No se podrán controlar los movimientos que tenga cargados en su banco.
3. Retrasará la contabilidad e incurrirá en pérdidas de tiempo tanto para ud
como para su asesor. (a medida que pasa el tiempo es mas difícil acordarse
de quién fue el destinatario de un cheque o pagaré)
Se le recomienda lo siguiente:
o Utilice cheques o pagarés autocopiativos. Su banco se los
facilitará.
o No haga cheques o pagarés al portador. En caso de extravío podría ser
cobrado por otra persona distinta a su acreedor y esto puede originarle
problemas.
o Haga cheques o pagarés (siempre nominativos) tenga en cuenta que deberá
poner el nombre o razón social de su acreedor de forma clara. Si es una
persona física: (NOMBRE Y DOS APELLIDOS) si es una sociedad (EL
NOMBRE DE LA SOCIEDAD, mas las iniciales: S.A., S.L. etc., según
corresponda.
o CON RESPECTO AL IMPORTE. Si hace un pago con importe inferior al
de una factura de gasto que no va a ser rectificada por su acreedor, y ud lo
sabe indíquelo en contabilidad.
o Si utiliza cheques de un talonario, haga una fotocopia del mismo para dejarla
a su contable. Si lo extiende al portador (porque así se lo pide su acreedor)
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6. anote en la fotocopia el nombre del acreedor al que se le extendió. Si no lo
hace así su contable no adivinará nunca para que acreedor fue.
RECOMENDACIONES ÚTILES:
a) Establezca un día para atender sus pagos un día concreto del mes y en su
oficina y comuníqueselo a sus acreedores. De esta manera evitará estar
atendiéndolos en cualquier momento. Ganará tiempo y podrá organizarse
mejor para otras actividades.
b) Establezca 1, o como mucho 2 días del mes, para que le sean cargados los
pagarés o recibos domiciliados que le emiten sus proveedores (excepto:
teléfono, agua y luz) Ej: todos los pagarés y recibos domiciliados de
proveedores vencerán el día 15 o el 30 de cada mes. De esta manera deberá
preocuparse durante el mes de ir ingresando fondos en su cuenta para que
exista dinero suficiente en estas fechas. En caso contrario todos los días
deberá estar pendiente de su banco para ver que le van a cargar en cuenta
cada día. Esto le exigirá una atención diaria y no podrá atender otras
cuestiones importantes.
3º SUS VENTAS. LA FACTURACIÓN DE SUS
MERCADERÍAS O LA FACTURACIÓN DE LOS SERVICIOS
QUE PRESTA.
IMPORTANTE:
o NO DEBERÁ COBRAR EL IGIC a sus clientes solamente en los siguientes
casos:
Actividad desempeñada como COMERCIANTE MINORISTA (tanto sea como
Empresario Individual -autónomo- o través de una Sociedad quedará exento de
liquidar el IGIC a la Administración Tributaria Canaria al final de cada trimestre.
Además todos los Empresarios Individuales, sea cual fuere su actividad empresarial
quedará exento en el primer año después de haberse dado de alta. En el año siguiente si
tendrán que cobrarlo, excepto si se da el caso anterior, que sea comerciante minorista.
o Está obligado a entregar a cada uno de sus clientes UNA FACTURA con los
requisitos que anteriormente le explicamos.
o Podrá expedir un ticket si su actividad es alguna de las siguientes:
o Hacienda querrá comprobar, si se produce una inspección, cuáles son las ventas que
ha tenido dentro de cada año, (del 1 de Enero a 31 de Diciembre). Solicitará para
ello lo siguiente:
o El libro de Facturas emitidas. Este libro se lo confeccionará su asesor contable.
Se irá cumplimentando con las facturas de ventas que ud., le entregue.
o En él se tendrán que cumplimentar una serie de apartados que son los siguientes:
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7.  Nº de la factura
 Fecha de la Factura
 Nombre del cliente o de la Sociedad que le compre.
 NIF del Cliente.
 Importe de los productos o servicios facturados
 El porcentaje de IGIC que grava a los productos o servicios facturados
 El importe resultante del IGIC.
 El total de la Factura (suma productos + igic)
o En este libro las facturas se irán anotando por orden correlativo de fechas. De
ello se saca la conclusión de que las facturas tendrán que tener una numeración
correlativa. Esta numeración acepta lo siguiente:
 Si ud tiene dos puntos de ventas, en lugares diferentes, podrá tener una
numeración correlativa diferente en cada uno. Se le sugiere como
ejemplo el siguiente: Una empresa con un punto de venta en Vecindario
y otro en Playa del Ingles: VE2006/001 hasta VE2006/500 si ha emitido
500 facturas en Vecindario en el año 2006. y PI2006/001 hasta
PI2006/200 si ha emitido 200 facturas en el negocio de Playa del Inglés.
 La numeración puede seguir en el año siguiente en el número siguiente al
último del ejercicio que termina. En este caso podrá hacer lo siguiente:
VE/001 y si la ultima del año que termina es la numero VE/500, la
primera del año segundo será VE/501, la fecha de esta tendrá que ser del
año siguiente.
 Si solo factura desde un punto de venta: Se puede hacer lo siguiente:
o Si cada año quiere empezar con la factura número uno deberá
añadir el año al que pertenece la factura: 2007/001 hasta
2007/500, si en el año emite 500 facturas.
o Si quiere seguir en el año siguiente con el número siguiente al la
última factura que haya hecho en diciembre no es necesario que
le ponga el año al que pertenece.
NO SE PERMITE LO SIGUIENTE:
 No deberán quedar huecos en la numeración.
o Si existe la factura numero 200 y la 202, tendrá que existir la
numero 201. Su asesor le advertirá en estos casos para que le
entregue la numero 201.
o Podría ocurrir que su programa de facturación tuviera errores.
Deberá resolverlo. No se admiten excusas por la administración.
o La fecha de la factura también será correlativa con el número de
la factura. No es creíble que la factura 200 tenga fecha del 30 de
Junio y la número 201 tenga fecha del 20 de Junio.
 PONGA ESPECIAL CUIDADO EN LO QUE ACABA DE LEER. Si
ud., vigila cotidianamente esto podrá tener una contabilidad al día y
además no tendrá problemas fiscales. SI FALTAN FACTURAS, la
administración entenderá que las ha anulado para disminuir las ventas y
de esa forma pagar menos impuestos.
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8. o Si la legislación le permite expedir tickets, en vez de facturas, El justificante de
las ventas de su negocio será el resumen (popularmente conocida como la “Z”)
que al final de cada día puede extraer de su caja registradora. La administración
podría solicitarle los tickets que expide por cada venta para comprobar si este
resumen es correcto.
o OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA COMPLETA. Aunque la legislación
le permita expedir tickets, si algún cliente le solicita una factura, deberá
entregársela.
 Esto ocurre sobre todo con los clientes que son empresarios, ya que
para que hacienda les permita deducirse los gastos, solo admite la
factura. Entienda que si no fuera así, todos los empresarios utilizarían
esos tickets para ponerlos como gastos en su contabilidad, en ellos no
aparece su nombre (repase los datos que contienen los tickets, antes los
mencionamos) y hacienda los rechazará porque no puede demostrar que
ese gasto es de su empresa.
o Resulta atractiva la idea de “inflar” los gastos del negocio para reducir el
beneficio y así los impuestos y algunos empresarios, actuando en algunos
casos, de mala fe, incluyen en su contabilidad gastos particulares suyos o de
familiares para cometer fraude. Para evitar esto, se exige una factura correcta.
NO OLVIDE UD., SOLICITAR A SUS PROVEEDORES UNA
FACTURA COMPLETA SIEMPRE. Su asesor no debería admitirle
aquellas en las que no se pueda demostrar que el gasto es suyo.
4º EL COBRO DE SUS VENTAS.
Al igual que existen diferentes medios para ud., pagar sus deudas, LOS MISMOS
PUEDEN UTILIZAR SUS CLIENTES. (No obstante seguro que ud., exigirá cobrar de
determinada manera. Le recordamos que los medios de cobro son los siguientes:
o PAGARÉS
o CHEQUES
o LETRAS
o TRANSFERENCIAS
o RECIBOS DOMICILIADOS
o TARJETAS DE CRÉDITO
Al igual que para controlar los saldos de sus proveedores, para realizar la misma tarea
con cada una de las cuentas de sus clientes, su asesor contable, necesitará disponer de
copia de cualquiera de los documentos anteriores, y en los que se acredite de forma
clara qué cliente se lo ha entregado.
A veces ocurre que nuestros clientes nos entregan, cheques o pagarés para pagar sus
deudas y por premuras de tiempo, o por otros motivos como olvidos, o despistes, nos
dirigimos al banco y los ingresamos, sin dejar una copia en la oficina para que su asesor
pueda contabilizarlos.
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9. ¿Qué problemas ocasiona con esta llamemos “negligencia en su
gestión”?.
La respuesta es clara:
 En los extractos bancarios aparecerá un ingreso. Muchas veces será de varios
documentos conjuntos: Varios cheques, efectivo y cheques o en el mejor de
los casos, solo efectivo o solo un cheque. Recuerde que todos los
movimientos bancarios deberán estar justificados, - lo decíamos al principio-
 Su contable no podrá darse cuenta hasta que reciba el extracto y pueden
haber pasado varios días o incluso semanas.
 No sabrá a que clientes imputar esos cobros y ud., quizás no recuerde a quién
le cobró ese dinero.
 Su contabilidad tendrá esos movimientos en partidas pendientes de aclarar
hasta que ud,. (el único que pueda aclararlo) lo aclare. Si no es así su
contabilidad tendrá errores y puede tener problemas para justificar el
origen de ese dinero.
¿Cómo evitarlo?
 Deje copia en su oficina de todos los documentos que ingrese en los bancos.
Si son cheques al portador, anote en la copia el nombre del cliente que se lo
ha entregado.
 Si descuenta (negocia) pagarés o letras de cambio, deje copia igualmente y
anote de forma clara en el documento que el banco le expide cuando los
recibe para su negociación el nombre de los clientes a los que pertenecen
todos y cada uno de los documentos negociados.
 RECUERDE ENCARECIDAMENTE, que no debe mezclar los fondos que
maneja, sean en efectivo o en documentos, en cuentas que no sean de su
negocio.
LE AMPLIAREMOS ESTE INFORME CON OTRAS SUGERENCIAS PARA
EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN SIGUIENTE:
ASPECTOS LEGALES DE L/ CHEQUES Y PAGARES
PRESTAMOS
LEASING
CUENTAS DE CRÉDITO
SUS OBLIGACIONES FISCALES TRIMESTRALES Y
ANUALES.
Si para su negocio en particular, después de haber leído este documento le queda
alguna cuestión por aclarar, NO DUDE EN PONERSE EN CONTACTO CON
SU ASESOR.
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10. ¿Qué problemas ocasiona con esta llamemos “negligencia en su
gestión”?.
La respuesta es clara:
 En los extractos bancarios aparecerá un ingreso. Muchas veces será de varios
documentos conjuntos: Varios cheques, efectivo y cheques o en el mejor de
los casos, solo efectivo o solo un cheque. Recuerde que todos los
movimientos bancarios deberán estar justificados, - lo decíamos al principio-
 Su contable no podrá darse cuenta hasta que reciba el extracto y pueden
haber pasado varios días o incluso semanas.
 No sabrá a que clientes imputar esos cobros y ud., quizás no recuerde a quién
le cobró ese dinero.
 Su contabilidad tendrá esos movimientos en partidas pendientes de aclarar
hasta que ud,. (el único que pueda aclararlo) lo aclare. Si no es así su
contabilidad tendrá errores y puede tener problemas para justificar el
origen de ese dinero.
¿Cómo evitarlo?
 Deje copia en su oficina de todos los documentos que ingrese en los bancos.
Si son cheques al portador, anote en la copia el nombre del cliente que se lo
ha entregado.
 Si descuenta (negocia) pagarés o letras de cambio, deje copia igualmente y
anote de forma clara en el documento que el banco le expide cuando los
recibe para su negociación el nombre de los clientes a los que pertenecen
todos y cada uno de los documentos negociados.
 RECUERDE ENCARECIDAMENTE, que no debe mezclar los fondos que
maneja, sean en efectivo o en documentos, en cuentas que no sean de su
negocio.
LE AMPLIAREMOS ESTE INFORME CON OTRAS SUGERENCIAS PARA
EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN SIGUIENTE:
ASPECTOS LEGALES DE L/ CHEQUES Y PAGARES
PRESTAMOS
LEASING
CUENTAS DE CRÉDITO
SUS OBLIGACIONES FISCALES TRIMESTRALES Y
ANUALES.
Si para su negocio en particular, después de haber leído este documento le queda
alguna cuestión por aclarar, NO DUDE EN PONERSE EN CONTACTO CON
SU ASESOR.
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