Informe de Gestión de Administración Documental de la "IPS UNIVERSITARIA" correspondiente a la vigencia 2010

1. INFORME DE GESTION ADMINISTRACION DOCUMENTAL 2010

2. ADMINISTRACION DOCUMENTAL Administración Documental de la “IPS UNIVERSITARIA” es la dependencia responsable de recibir, custodiar, conservar y servir los documentos administrativos de la institución en términos de oportunidad e integralidad para la toma de decisiones, garantizando la operatividad y el flujo de información de manera permanente y continua.

3. ADMINISTRACION DOCUMENTAL PRESENTACION En el año 2010, el área de Administración Documental fortaleció sus herramientas de consulta documental para brindar mejor información a sus usuarios de acuerdo a sus necesidades. Así mismo, documentó sus procedimientos internos y lideró la centralización de la documentación administrativa de la institución.

4. ADMINISTRACION DOCUMENTAL PRESENTACION En el mes de julio de 2010, se llevó a cabo la encuesta de satisfacción del cliente interno como estrategia de mejoramiento. En el segundo semestre de ese mismo año, se habilitó una oficina de apoyo en la sede administrativa anexa, con el fin de apoyar la gestión administrativa de la institución, mejorando así la agilidad en la prestación del servicio.

5. ADMINISTRACION DOCUMENTAL ENCUESTA DE SATISFACCION 2010 Se realizó en conjunto y de manera personal con el Coordinador de área o unidad para tener la oportunidad de conocer y percibir otros aspectos que no se reflejarán mediante la encuesta. La escala de evaluación fue de 1 a 5, evaluando los aspectos de: Accesibilidad, oportunidad, pertinencia, seguridad y continuidad. El tamaño de la muestra constó de 24 coordinaciones, elegidas de acuerdo a la demanda de los servicios de Administración Documental.

7. Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

8. Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

9. Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

10. Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

11. Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

12. Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

13. ADMINISTRACION DOCUMENTAL REGISTRO DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES Continuando con el registro individual de glosas y devoluciones iniciado en el 2009, el resultado fue: Fuente: Administración Documental. Base de datos de registro individual de glosas y devoluciones FGD-09

14. ADMINISTRACION DOCUMENTAL CENTRALIZACION DOCUMENTAL Con el objetivo de consolidar el control de la información administrativa institucional, se realizó el trabajo de centralización de la documentación administrativa, así: Fuente: Administración Documental. Inventario de documentos pasivos FGD-13

15. ADMINISTRACION DOCUMENTAL DOCUMENTACION DEL PROCESO Como meta fundamental para la estandarización de actividades, en el 2010 se documentó el proceso de administración documental generando la siguiente documentación:

16. ADMINISTRACION DOCUMENTAL CORREO CERTIFICADO El despacho de documentos por correo certificado tuvo el siguiente comportamiento: Fuente: Administración Documental. Registro de guías FGD-02

17. ADMINISTRACION DOCUMENTAL CORREO CERTIFICADO Las devoluciones de correo certificado por área, se comportó de acuerdo al gráfico siguiente. Para controlar las devoluciones se informó mensualmente a cada coordinación sobre el comportamiento por área. Fuente: Administración Documental. Registro de guías FGD-02

18. ADMINISTRACION DOCUMENTAL RADICACION DE DOCUMENTOS En el 2010, la recepción de documentos externos tuvo cifra record: 19.844 documentos, superando cifra del año 2009. Fuente: Administración Documental.

19. ADMINISTRACION DOCUMENTAL RADICACION DE DOCUMENTOS La radicación de documentos se incrementó en 16,3% respecto al año 2009. Fuente: Administración Documental.

20. ADMINISTRACION DOCUMENTAL RADICACION DE DOCUMENTOS La oportunidad en radicación de documentos en 2010 se mantuvo en relativa estabilidad a excepción de los meses de marzo y abril por falta de recurso humano en el área. Fuente: Administración Documental. Registro de verificación de documentos radicados en < 8 horas

21. ADMINISTRACION DOCUMENTAL RADICACION DE DOCUMENTOS La entrega de documentos físicos a las diferentes áreas de la institución presentó un indicador superior en el 2010, manteniendo la oportunidad de entrega. Fuente: Administración Documental. Registro de entrega de documentos radicados FGD-06

22. ADMINISTRACION DOCUMENTAL PRODUCCION DE DOCUMENTOS La producción documental en 2010 tuvo la cifra record de 64.530 Fuente: Administración Documental.

23. ADMINISTRACION DOCUMENTAL PRODUCCION DE DOCUMENTOS La producción documental se incrementó en el año 2010 en un 14,5% respecto al año inmediatamente anterior Fuente: Administración Documental.

24. ADMINISTRACION DOCUMENTAL MENSAJERIA El incremento en la producción documental para el año 2010 demandó la programación de 12.532 trámites de mensajería, de los cuales 11.979 fueron efectivos presentando una oportunidad del 95,6% Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa. FGD-02

25. ADMINISTRACION DOCUMENTAL MENSAJERIA Para los 553 trámites no efectivos se presentaron las siguientes causas Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa. FGD-02

26. ADMINISTRACION DOCUMENTAL MENSAJERIA El flujo de documentos internos entre las dos sedes principales se mantuvo estable en 2010. Fuente: Administración Documental. Registro de documentos enviados FGD-07 y recibidos FGD-08 sedes Hospitalaria y Ambulatoria

27. ADMINISTRACION DOCUMENTAL GESTION DE DOCUMENTOS Para el 2010 el promedio de lectura se presentó por encima de los documentos no leídos. Fuente: Administración Documental.

28. ADMINISTRACION DOCUMENTAL GESTION DE DOCUMENTOS Para el 2010, el promedio de lectura luego de la radicación del documento fue de 7 días. Fuente: Administración Documental.

30. Creación de un Portal Web para el área de Administración Documental.

31. Generación de campaña de manejo documental a nivel institucional.

32. Generar mercadeo del área de Administración Documental a través de un Portal Web y campaña de manejo documental a nivel institucional.