1. UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTADOR AUDITOR
“BURGOS S.A.”
NOMBRE : Alvaro Burgos
PROFESOR : Cristian Salazar
ASIGNATURA: SIA
Valdivia, 21 de junio de 2012

2. 1° Creamos una carpeta en el escritorio con el nombre de “Correspondencia”.
2° Abrimos un Microsoft Word donde ira el modelo predeterminado de una carta.
3° Abrimos un libro de Microsoft Excel el cual contendrá la base de datos de los
trabajadores de la empresa. (datos como por ejemplo; nombre, apellido, fecha de
nacimiento, edad, run, dirección), y una columna con el nombre “FOTO”

3. 4° Crear una segunda carpeta al interior de la carpeta “Correspondencia” a la que
llamaremos “fotos”.
5° Buscar en el navegador de Internet imágenes de rostros de personas y las copiaremos en
la carpeta llamada “fotos” que se encuentra en la carpeta correspondencia en escritorio.
6° Llenar los datos en la tabla Excel y guardar los datos.

4. 7° Una vez que se ha creado la lista de nombres y apellidos volver a la carpeta “fotos” y
designarle a cada imagen un NOMBRE que se haya creado en el libro Excel para poder
identificar de manera más fácil las imágenes.
8° Hacer clic con el botón derecho del Mouse dentro de la carpeta “Correspondencia” y
seguir la siguiente ruta: nuevo – acceso directo – examinar – escritorio – correspondencia –
fotos – 1.jpg (Es el nombre de la primera foto designada a nuestro primer trabajador).

5. 9° Lo anterior se hace para copiar la ubicación de la foto y pegarla en la columna de “foto”
en Excel.
10° Repetir el paso con cada foto y pegar su ubicación en la columna “foto”.
11° Una vez hecho esto agregarle a cada slash de la ruta otro mas y repetir el paso con
todas las ubicaciones copiados en la columna “foto”.
12° Cerrar el libro de Excel y guardarlo en la carpeta “Correspondencia”.
13° Ahora en la hoja de Word crear el formato de la carta procurando dejar los espacios en
los diferentes campos que hemos creado.
14° En el espacio de “foto” seguir los siguientes pasos: insertar – campo – se abrirá una
ventana de aplicaciones donde se buscara en la barra de opciones Insertar campo la opción
IncludePicture – apretar aceptar.

6. 15° Fijarse en el paso anterior si la ubicación del archivo tiene comillas, si las tiene hay que
borrarla porque de lo contrario no aparecerá la imagen.
16° Volver a la barra de herramientas de Word y seguir los siguientes pasos: Herramientas
– cartas y correspondencias – combinar correspondencia.

7. 17° Se abrirá el editor para combinar correspondencia.
18° Aceptar los primeros dos en la parte inferior del editor.

8. 19° En el tercer paso buscar una lista existente donde se buscará el libro de Excel creado
guardado en la carpeta y apretar aceptar en los dos pasos siguientes.
20° En el cuarto paso hacer clic en más elementos donde se fijaran los campos desde el
Excel al formato de carta que se creó.
21° Fijar los campos de cada uno.
22° Una vez fijado los elementos pasar hasta el sexto paso.
23° Ahora apretar Alt+F9, y en la parte donde está la foto borrar la ubicación del archivo y
quedará a modo de ejemplo de la siguiente manera: { INCLUDEPICTURE / “foto” / *
MERGEFORMAT }
24° Una vez hecho lo anterior hacer clic en generar cartas individuales y después en todas y
apretar aceptar.
25° Se generan todas las cartas en otro archivo donde se repetirán todas las fotos. Para que
no pase esto apretar en el teclado Ctrl+E para seleccionar todas las hojas y después F9 para
actualizar los datos.
26° Finalmente imprimir para corroborar lo anterior.

9. F I N.