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1. CAPITULO 1
Conceptos relativos a la
Administración de Proyectos

2. Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo por lograr
un objetivo específico mediante una serie
especial de actividades interrelacionadas
y la utilización eficiente de los recursos.

3. Atributos de un proyecto
• El proyecto tiene un objetivo bien definido: el resultado o
producto que se espera de él.
• Por ejemplo, el objetivo de un proyecto podría ser
implantar un sistema de gestión que cumpla ciertas
especificaciones de desempeño previamente establecidas,
previendo que cumpla con la calidad deseada y con plena
satisfacción del cliente.

4. Atributos de un proyecto
• Un proyecto se lleva a cabo en una serie de actividades
interdependientes, esto es, actividades no repetitivas que
han de cumplirse en determinada secuencia a fin de
alcanzar el objetivo del proyecto.
• En un proyecto se utilizan varios recursos para realizar las
actividades, entre ellos personas, empresas, equipos,
materiales e instalaciones.

5. Atributos de un proyecto
• Un proyecto tiene un marco temporal específico,
conocido también como vida útil finita. Tiene un
tiempo y una fecha en que debe concluirse.
• Un proyecto puede ser un esfuerzo único o de una
sola vez. Algunos, como el diseño y la
implantación de un software para una misión
espacial, son únicos. Otros, como el desarrollo de
un nuevo sistema contable, o de facturación lo son
por las adaptaciones que exigen.

6. Atributos de un proyecto
• Un proyecto tiene un cliente. El cliente es aquel que aporta
o aprueba los fondos necesarios para su realización. Puede
ser una persona, una empresa o un grupo de dos o más
personas o empresas.
• Por último, un proyecto supone un porcentaje de
incertidumbre. Antes de iniciar uno, se prepara un plan a
partir de ciertas suposiciones y estimaciones.

7. Ejemplos de proyectos
Desarrollo e implementación de un sistema de información
Diseño de una red de área local
Implementación de un paquete de software
Reingeniería de sistemas
Migración e integración de sistemas
I+D de nuevos productos
Diseño e implementación de un plan de contingencias
Sistemas basados en Internet

8. Factores
La consecución exitosa del objetivo del proyecto está limitada por
cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente
Alcance
Costo Programa
Satisfacción
del cliente

9. Factores• El alcance de un proyecto o alcance del trabajo es el
trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de
que las entregas, es decir el producto cumpla con los
requerimientos o criterios de aceptación acordados al
comenzar el proyecto.
• El costo se basa en un presupuesto que abarca una
estimación de los costos relacionados con los recursos que
servirán para llevar a cabo el proyecto

10. Factores
• El programa de un proyecto es el cronograma que
especifica cuándo empezarán y terminarán las
actividades. El objetivo de un proyecto establece
el tiempo en que su alcance debe terminarse en
una fecha convenida por el cliente y la persona o
empresa que se encargarán de realizarlo.
• El objetivo de un proyecto es terminar el alcance
sin rebasar el presupuesto, en determinada fecha y
con entera satisfacción del cliente.

11. Ciclo de vida del proyectoIdentificar
una necesidad
Desarrollar una
propuesta de
solución
Realizar el
proyecto
Terminar el
proyecto

12. Ciclo de vida del proyecto
• Los proyectos "nacen" cuando existe una necesidad por
parte del cliente, es decir, las personas o empresas
dispuestas a aportar los recursos para que esta sea
atendida.
• La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste
en identificar una necesidad, un problema o una
oportunidad, pudiendo el cliente solicitar propuestas a un
equipo de proyecto o a empresas contratistas para que
atiendan la necesidad o resuelvan el problema

13. Ciclo de vida del proyecto
• La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste en
encontrar una solución a la necesidad o al problema.
• La tercera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en
implementar la solución propuesta.
• La fase final en el ciclo de vida de un proyecto consiste en
confirmar que se haya realizado todo lo solicitado y que el
cliente lo haya aceptado

14. GESTION DE PROYECTOS
• El Analista de Sistemas asume con
frecuencia el papel de director de un
proyecto, el cual debe planificar, proveer de
personal y controlar muchas de las tareas
propias de los proyectos, para garantizar
que el proyecto cumple con los objetivos y
se desarrolla dentro de un presupuesto
aceptable.

15. GESTION DE PROYECTOS
• Concepto: es el proceso por el cual se
planifica, dirige y controla el desarrollo de
un sistema aceptable con un coste mínimo y
dentro de un período de tiempo específico.

16. GESTION DE PROYECTOS
Dirección del Proyecto
• Una mala Gestión de Proyectos puede llevar al fracaso
aún a sistemas que han sido desarrollados con los
mejores métodos de análisis y diseño o hacerlos
ineficaces. Las deficiencias mas comunes derivadas de
esta son:
– Necesidades no satisfechas o no identificadas
– Cambio incontrolado en el ámbito del proyecto
– Exceso de Coste
– Retrasos en la entrega

17. GESTION DE PROYECTOS
Dirección de Proyectos
Para realizar una buena gestión de proyectos debemos
pues considerar los siguientes aspectos:
– Seguimiento del ciclo de vida de desarrollo de
los sistemas.
– Definición apropiada de las expectativas de
los usuarios y directivos.(síndrome de las
necesidades que crecen)
– Realizar un estudio de estimación de costos de
acuerdo al alcance del proyecto.
– Respetar el calendario establecido.

18. GESTION DE PROYECTOS
Funciones Basicas
Un director de proyectos debe aplicar un
conjunto de técnicas y conocimientos para
realizar una buena gestión.
Las funciones básicas de toda gestión son:
- Planificación de tareas del proyecto
- Selección del equipo del proyecto
- Organización del proyecto
- Definición de calendarios del proyecto
- Dirección y control del proyecto.

19. GESTION DE PROYECTOS
Funciones Básicas
Planificación de las Tareas del Proyecto
- Evaluar las necesidades de recursos y formular
un plan para llegar al sistema objeto.
- Tiempo requerido
- Personal necesario para cada tarea
- Costos de cada tarea
- Dependencia de las tareas entre sí.

20. GESTION DE PROYECTOS
Funciones Básicas
Selección del Equipo del Proyecto
Se deben tomar en cuenta algunos de estos aspectos:
- Experiencia y conocimientos
técnicos
- Conocimientos de la empresa
- Disponibilidad y predisposición

21. PLANIFICACION DEL PROYECTO
Festival
Sara
Publicidad
Marcelo
Espectáculos
Matías
Alimentos
Bianca
Servicios
Camila
Carteles
Marcelo
Entradas
Fabricio
Artistas
Matías
Asientos
Gonzalo
Puestos
Bianca
Areas p/
comer
Alejandra
Estacio-
namiento
Camila
Sanita-
rios
Ezequiel
1 2 3 4
1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2

22. GESTION DE PROYECTOS
Funciones Básicas
Organización del Proyecto
Una vez definido el plan y el equipo del proyecto,
se debe organizar tomando en cuenta algunos
aspectos:
- Asignación de tareas
- Asignación de responsabilidades
- Asignación de Jerarquía

23. ORGANIZACION DEL PROYECTO
1 Susana
Identificar consu-
midores objetivo
2 Susana
Terminar el
cuestionario
3 Carlos
Preparar envío
por correo
4 Raul
Desarrollar pro-
gramas para
comprobar datos
5 Carlos
Enviar por correo
el cuestionario
6 Roberto
Registrar
respuestas
7 Roberto
Preparar
Informes

24. GESTION DE PROYECTOS
Funciones Básicas
Definición del calendario del Proyecto
Es necesario tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
Conocimiento preciso de los
requisitos de tiempo de cada tarea.
Las asignaciones al personal
Dependencia de las tareas.

25. Durac.
Estim. Fecha mas temprana Fecha mas tardía Holgura
Actividad Respon. de inicio de termin de inicio de termin
1 Identificar a los consumidores objetivo Susana 3 0 3 -8 -5 -8
2 Desarrollar el borrador del cuestionario Susana 10 3 13 -5 5 -8
3 Hacer pruebas piloto del cuestionario Carlos 20 13 33 5 25 -8
4
Revisar los comentarios y terminar el
cuestionario Raul 5 33 38 25 30 -8
5 Preparar las etiquetas para el envío por correo Carlos 2 38 40 38 40 0
6 Imprimir el cuestionario Raul 10 38 48 30 40 -8
7 Desarrollar programas para análisis de datos Raul 12 38 50 88 100 50
8 Desarrollar programas para comprobar datos Raul 2 38 40 98 100 60
9
Envíar por correo el cuestionario y obtener
respuestas Carlos 65 48 113 40 105 -8
10 Comprobar los programas Raul 5 50 55 100 105 50
11 Registrar información de las respuestas Roberto 7 113 120 105 112 -8
12 Analizar los resultados Roberto 8 120 128 112 120 -8
13 Preparar informes Roberto 10 128 138 120 130 -8
DEFINICION DEL CALENDARIO
DEL PROYECTO

26. GESTION DE PROYECTOS
Funciones Básicas
Dirección y Control del Proyecto
Una vez iniciado el proyecto, el director se convierte
en su máximo responsable, por tanto debe cerciorarse
de:
Evaluar el avance del proyecto.
Coordinar el trabajo del equipo; motivando,
asesorando, delegando funciones.
Informar frecuentemente del avance del proyecto a los
directores.
Controlar las tareas, los plazos, los costes y las
expectativas.

27. GESTION DE PROYECTOS
Herramientas y Técnicas
Existen muchas herramientas y técnicas para
la evaluación del proyecto, citaremos a
continuación dos de las más populares a
saber:
GRAFICOS PERT: es una técnica de modelos
gráficos interrelacionados; desarrollado para evidenciar
las interdependencia de las tareas.
DIAGRAMA DE GANTT: sencilla herramientas de
gráficos de tiempos, eficaces para la planificación y la
evaluación del avance de los proyectos.

28. GRAFICOS PERT
• Un gráfico PERT describe
acontecimientos y tareas. Los
nodos representan acontecimientos.
Las flechas representan tareas.
Cada nodo de acontecimiento
incluye un número de
identificación, el tiempo máximo y
mínimo de finalización. Cada
flecha de tarea incluye una letra de
identificación y una estimación del
tiempo de duración esperado. Una
flecha con trazo discontinuo es una
tarea vacía que muestra la
dependencia entre tareas aunque no
requiera tiempo para su
cumplimentación.
1
0
0
2
4
3
3
7
7
4
17
6
5
13
19
6
19
19
A
4
B
3
C
2
D
6
E
5
F
2
G
Nro.Identificación
acontecimiento
TmF
TMF
DE
Letra Identificación
de Tarea
Flecha de
Tarea
Tarea
Vacía

29. DIAGRAMA DE GANTT
• Es un sencillo gráfico de barras , donde cada barra
simboliza una tarea del proyecto. El eje horizontal
representa al tiempo y debería incluir fechas. Verticalmente
y en la columna de la izquierda, se ofrece una relación de
tareas.
• Ilustran claramente el solapamiento entre tareas
planificadas.
• No reflejan en forma muy visible la dependencia entre
tareas.

30. DIAGRAMA DE GANTT
• Para dibujar un diagrama de Gantt, es necesario realizar
previamente los siguientes pasos:
– Preparar la tabla de Planificación, identificando las tareas y la
duración esperada (DE) de cada tarea; como así también las
dependencias entre las distintas tareas.
– Escribir la lista de tareas en la columna de la izquierda
Tarea
• Estudio
• Analisis
• Diseño
• Implement
» 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

31. DIAGRAMA DE GANTT
• Marcar con una barra el inicio y fin de cada tarea de
acuerdo a su DE.
Tarea
• Estudio
• Analisis
• Diseño
• Implement
» 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

32. DIAGRAMA DE GANTT
• Las tareas que se van sombreando a medida que se van
completando y así se trazara una flecha perpendicular al
eje horizontal para evaluar el proyecto a una fecha dada.
• Al mirar las barras con respecto al tiempo podremos ver la
situación real del proyecto.
Tarea
• Estudio
• Analisis
• Diseño
• Implement
» 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

33. SOFTWARE DE GESTION
• Son tipos de herramientas CASE, que simplifican
enormemente la preparación de gráficos PERT y GANTT,
permitiendo la transformación automática entre ambos
gráficos.
• Permiten la asignación de recursos humanos y económicos
para cada tarea .
• Informar sobre la evolución del proyecto.
• Posibilidad de realizar ensayos y pruebas sobre la
modificación de los calendarios, en el caso de ocurrir algún
tipo de retraso.
• Interfaces entre paquetes.
• Proyect (Microsoft); Manager Workbench (Apple);
Exelerator (Intersolv)

34. GESTION DE EXPECTATIVA
• La mayoría de los directores de proyectos con experiencia
afirman que gestionar las expectativas de los proyectos es
mas difícil que gestionar el coste, los plazos, los equipos o
la calidad.
• La dirección de las empresas tiene a menudo una serie de
expectativas; sin embargo la realidad sugiere que no suele
ser posible optimizar todos los parámetros y que es preciso
enfrentarse a lo que es factible y lo que es aceptable dentro
de la gestión.
• Para conseguir un éxito verdadero en los proyectos, es
extremadamente importante que el director del proyecto y
el propietario del sistema, lleguen a un acuerdo sobre los
supuestos y las expectativas de los proyectos.

35. GESTION DE EXPECTATIVA
MATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS
Es una herramienta basada en un conjunto de reglas cuya misión es ayudar
a los directores de proyectos a valorar los posibles cambios en los
parámetros de un proyecto. Entre estos parámetros se incluyen el coste,
el calendario, el campo de aplicación y la calidad; donde las filas son
las medidas de éxito y las columnas las prioridades.

36. GESTION DE EXPECTATIVA
MATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS
Ayuda(obliga) a la dirección a conocer las tres sencillas reglas:
Deben ponerse tres signos X repartidos en las nueve celdas
disponibles.
Ninguna fila debe contener mas de una X
Ninguna columna debe tener mas de una X.

37. GESTION DE EXPECTATIVA
MATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS
Durante el transcurso del proyecto las prioridades no son
estables. Las acciones a tomar serían:
- Reasignación de recursos(costes y/o calendario)
- Aumentarse el presupuesto, permitiendo desviaciones
en los plazos
- Reducir las necesidades de los usuarios (calidad)
- Migración de prioridades.

38. Beneficios de la administración de
proyectos
El beneficio definitivo de poner en práctica técnicas de
administración de proyectos es tener un cliente satisfecho,
tanto si usted es el cliente de su propio proyecto, como si lo
es una empresa (contratista), a quien un cliente le paga para
realizar un proyecto.
El completar el alcance total del proyecto con calidad, a
tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran
sensación de satisfacción.

39. Beneficios de la administración de
proyectos
Cuando los proyectos son exitosos, todos ganan!!!