teneduria de liros contables

1. Teneduría de Libros
Es la parte de la contabilidad encargada de recopilar, clasificar y registrar en orden
cronológico las operaciones comerciales realizadas por la empresa, utilizando los libros
estipulados en la normativa vigente.
El Tenedor de Libros o Auxiliar de Contabilidad
Es la persona que registra las operaciones comerciales de una empresa de acuerdo al
sistema instalado en el departamento, de manera clara, exacta y ordenada según las ins
trucciones del contador.
Diferencias entre el tenedor y el contador
El trabajo del contador público va más allá del trabajo del tenedor de libros.
El contador público debe analizar el tipo de entidad y las operaciones que realiza para:
 Diseñar (planear) e implementar los procedimientos a seguir en todo el sistema de
información financiera.
 Supervisar (controlar) el trabajo de los tenedores de libros.
 Verificar la veracidad de los registros, efectuando pruebas de validación y exactitud.
 Organizar esta información en reportes que proporcionen el máximo beneficio posible
a los usuarios de la información financiera, incluyendo la proyección de las
operaciones.
 Valorar los resultados económicos de la entidad y hacer recomendaciones en asuntos
contables, fiscales y financieros.
 Aunque el tenedor de libros se dedica principalmente al registro de operaciones y el
contador rara vez registra una operación, es difícil establecer un punto definido donde
termina el trabajo del tenedor de libros y donde empieza el del contador público,
puesto que el tenedor de libros debe tener:
 El juicio profesional suficiente para registrar las operaciones.
 El entendimiento de todo el sistema de información financiera bajo el cual opera.
 La habilidad para organizar y presentar en reportes la información que contienen los
registros contables.
DiferenciaentreTeneduríadeLibrosyContabilidad
Algunos piensan que la teneduría de libros es lo mismo que contabilidad, pero la realidad es
que es tan solo una parte de la contabilidad.
La teneduría de libros consiste en el registro de las operaciones en los libros de contabilidad.
Es el proceso de tomar los valores consignados en los soportes contables (comprobantes) que
sustentan la realización de los hechos económicos y consignarlos en los diferentes libros de
contabilidad, el diario, el mayor y los libros auxiliares.
La contabilidad es un concepto mucho más amplio el cual se apoya en la teneduría de libros, el
análisis y la interpretación de la información registrada en los libros de contabilidad y los

2. estados financieros, información que ha sido posible generar gracias al arte de la teneduría de
libros, pues a ella es que se debe el registrar los hechos económicos.
Con la aparición del software de contabilidad, la teneduría de libros se ha reducido en cuanto
a su importancia, toda vez que la automatización es la encargada de hacer el registro en los
libros para ser interpretada y analizada.
En resumen la teneduría de libros consiste en el registro de las operaciones que realiza una
empresa, función que en la actualidad viene a ser una de las labores de un asistente contable o
auxiliar de contabilidad.
La contabilidad se encarga de:
 Analizar y valorar los resultados económicos.
 Agrupar y comparar resultados.
 Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.
 Controlar el cumplimiento de lo programado.
 En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de:
 Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa.
 Narrar en forma escrita los hechos contables.
 Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.
 Este bajo control y supervisión del contador.
Medios que utiliza la Teneduría de Libros
 Documentos originales de las operaciones comerciales. Facturas, recibos,
comprobantes de caja, cheques, letras de cambio o giros, contratos, pólizas
de seguros, etc.
 Las cuentas, donde se resumen y clasifican dichas operaciones comerciales.
 Libros principales u obligatorios: inventarios, diario y mayor.
 Libros auxiliares. Utilizados por los comerciantes de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Principales libros que se utilizan
La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa los cuales son:
Diario: es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una
empresa. La anotación de un hecho económico en el libro diario se llama asiento; es decir en él
se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.
Mayor: es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas
que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean
válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
Ecuación Patrimonial Simple y Ampliada
Ecuación Simple: Es la igualdad matemática representada por el valor del activo por un lado y el
valor del pasivo y del capital por el otro. Esta igualdad debe conservarse siempre aunque se
efectúen otras operaciones. Matemáticamente, se puede expresar este concepto de la siguiente
manera:

3. Activo = Pasivo + Capital
Pasivo = Activo – Capital
Capital = Activo – Pasivo
Activo – Pasivo – Capital = 0
Ecuación Ampliada: Es un principio que se mantiene a lo largo la vida activa de la empresa.
Al transcurrir un tiempo específico, el elemento del Balance General o Estado de Situación de una
empresa pueden variar como consecuencia de las operaciones realizadas, estas variaciones se
producen en aumento de capital si los resultados obtenidos arrojan beneficios o utilidad; o se
traducirán en disminución de capital, si por el contrario arrojan perdidas.
La variación del aumento o disminución del capital se representa en la ecuación patrimonial
ampliada en la siguiente forma:
Activo = Pasivo + Capital + Ingreso – Egreso
La igualdad matemática del Ecuación, se mantiene aun cuando se le incorporen los nuevos
elementos I (Ingreso) o E (Egreso), debido a la ley del Equilibrio Patrimonial que dice:
“Todo hecho contable afecta siempre a dos o más reglones del patrimonio, de forma tal que
la igualdad patrimonial se mantiene”.
Este principio se pude observar en el despeje de la fórmula:
Activo = Pasivo + Capital + Ingreso – Egreso
Pasivo = Activo – Capital – Ingreso + Egreso
Capital = Activo – Pasivo – Ingreso + Egreso
Ingreso = Activo – Pasivo – Capital + Egreso
Egreso = Pasivo + Capital + Ingreso – Activo
Activo – Pasivo – Capital – Ingreso + Egreso = 0
Teoría del Cargo y el Abono
Esta teoría habla de cuales cuentas se les carga y a cuales se les abona. Cuando se dice que le
cargamos a una cuenta es hacer el registro contable por el debe, cuando decimos que abonamos
es hacer el registro contable por el haber, independientemente de que aumente o disminuya el
saldo de la cuenta, es decir va a depender directamente de la naturaleza de la cuenta.
CARGO
- Las cuentas REALES de ACTIVO aumentan cuando se cargan
- Las cuentas REALES de PASIVO y PATRIMONIO disminuyen cuando se cargan
- Las cuentas NOMINALES de EGRESOS (Gastos) aumentan cuando se cargan
- Las cuentas NOMINALES de INGRESOS (Gastos) disminuyen cuando se cargan

4. ABONO
- Las cuentas REALES de ACTIVO disminuyen cuando se abonan
- Las cuentas REALES de PASIVO y PATRIMONIO aumentan cuando se abonan
- Las cuentas NOMINALES de INGRESOS aumentan cuando se abonan
- Las cuentas NOMINALES de EGRESOS disminuyen cuando se abonan
MECÁNICA DE LA CUENTA T
El sistema de información financiera para su proceso, utiliza siempre números positivos para lo cual se vale
de la siguiente mecánica de acuerdo a la naturaleza de la cuenta:
Cuentas de Naturaleza Débito: En razón a que el saldo de la cuenta está siempre en la columna DEBE, si
se registra un cantidad en esta columna, el valor de la cuenta aumenta, pero si el registro es realizado en la
columna HABER su valor disminuye. En el grafo contable, se consideran los recursos que llegan al vértice
como registros en la columna del DEBE y los recursos que salen del vértice como afectaciones en la columna
del HABER.
Cuentas de Naturaleza Crédito: En razón a que el saldo de la cuenta está siempre en la columna HABER,
al registrarse una cantidad en esta columna, el valor de la cuenta aumenta, asimismo si el registro es
realizado en la columna DEBE su valor disminuye. En el grafo contable, se consideran los recursos que llegan
al vértice con registros en la columna del HABER y los recursos que salen del vértice como afectaciones en la
columna del DEBE.
A medida que la empresa desarrolla su objeto social, producirá hechos económicos que afectan la estructura
financiera de la misma pues se registrará tanto el efecto como la causa de la transacción y de acuerdo al
paradigma de la partida doble se deben afectar como mínimo dos cuentas, las que tendrán un aumento o
una disminución de su saldo, pues el registro involucra por lo menos un valor en la columna DEBE y un-valor
igual en la columna HABER para mantener el equilibrio.
Los aumentos y disminuciones producto de una operación pueden representar simplemente el cambio de un
recurso por otro sin que se produzca aumento de los mismos, pero también puede producirse un aumento de
un recurso y a la vez un aumento en una obligación. Para entender el anterior aserto se presentan los
siguientes ejemplos comunes:
Aporte de Capital: La estructura financiera de la empresa registra un cambio representado por un aumento
de los recursos de propiedad de la misma, pero también consecuentemente se produce un aumento en las
obligaciones internas de la empresa, el recurso o recursos aportados pasan al dominio del ente económico y
el origen de los mismos queda registrado en el patrimonio. Esta es una fuente interna de recursos. Aumenta
el Activo y Aumenta el Patrimonio.
Adquisición de recursos al contado: En este caso no existe aumento de recursos en la estructura financiera,
pues simplemente se produce un aumento de un activo y la disminución de otro (efectivo), simplemente se
cambia un activo por otro, el total de recursos de propiedad del ente permanece inalterado.

5. Adquisición de recursos a crédito: Al adquirir un recurso a crédito la estructura financiera del ente registra
un incremento en sus recursos pues estos pasan a su dominio, pero en contrapartida se re gistra también un
incremento en las obligaciones externas por el valor del crédito. En este caso se adquiere un activo para la
empresa pero se contrae una obligación a cargo de la misma por el valor financiado. Esta es una fuente
externa de recursos.
Pago de obligaciones: En la estructura financiera se registra una disminución de un recurso (efectivo) pero
también se disminuye una obligación. Disminuye el total de activos pero también decrece el total de las
obligaciones.
Pago de egresos al contado: La estructura financiera registra una disminución de un recurso (efectivo) y el
aumento de una cuenta de resultado (gastos) que implica una disminución bruta de las obligaciones internas
o patrimonio. Disminuye el total de activos y aumenta el total de los egreso s (reducción bruta del
patrimonio).
Pago de egresos a crédito: En esta situación se aumenta una cuenta de resultados (disminuyendo en forma
bruta el patrimonio) y se incrementan las obligaciones externas lo que equivale a la disminución futura de un
recurso.
Recepción de Ingresos al contado: La estructura financiera se afecta registrándose un aumento en los
recursos (efectivo) y aumentándose una cuenta de resultados (ingresos) que implica un aumento en las
obligaciones internas. Aumenta el total de activos y aumenta el total de los ingresos (aumento bruto del
patrimonio). Esta es una fuente de recursos interna.
Recepción de Ingresos a crédito: En este caso se registra un aumento de los recursos (cuentas por cobrar) y
se aumenta una cuenta de resultados que incrementa las obligaciones internas. Aumenta el total de activos
y se aumentan el total de ingresos (aumento patrimonial bruto)
A modo de resumen se puede concluir lo siguiente:
 En el registro de todo hecho financiero atinente a la empresa siempre se involucran por lo menos. dos
cuentas, las cuales se modificarán aumentando o disminuyendo su saldo.
 En las cuentas involucradas en el registro no necesariamente se presenta siempre un aumento y una
correspondiente disminución de otra cuenta, sino que se puede producir un aumento de la cuenta.
 Las cuentas se pueden emplear para registrar los recursos que pasan a propiedad del ente económico
(activos), las fuentes de estos recursos, bien sean externas (pasivos) o internas (patrimonio), los aumentos
o disminuciones brutas del patrimonio (ingresos, egresos)
EJEMPLO:
A. Utilizando la mecánica del esquema de mayor, registraremos en cuenta T las operaciones de la empresa
"La Gráfica" desde su creación y después de adquirir un computador por $5'000.000. y muebles por
$2'000.000 al contado así:

6. Comparando la posición financiera inicial con la posición financiera después de las adquisiciones de los
recursos antes anotados, encontramos que no hubo aumento en el total de los recursos de "La Gráfica" pues
estos siguen siendo $50'000.000. y las obligaciones se mantienen en $50'000.000. pues solamente existen
las internas, lo que nos indica que esta empresa no ha tenido fuentes externas de recursos (pasivos).
B. Pero cambiemos el supuesto de que las adquisiciones fueron hechas en efectivo por el de habe rlas
realizado a crédito y observemos la nueva estructura financiera resultante:

7. La mecánica utilizada se puede mostrar con el diagrama de Von Neumann así: