Clase 4 cominacion de correspondencia

1. Lic. Andrés Domínguez Sánchez Microsoft Office Word 2007
SEMANA 3
PROPOSITO EXPRESIVO: Que yo comprehenda la utilidad de las herramientas
avanzadas del programa Microsoft Word para aplicarlas en la elaboración de cartas
comerciales combinando correspondencia.
COMBINACION CORRESPONDENCIA – INTRODUCCION
Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la
herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las
siguientes lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en
una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook.
Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el
correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre
otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es
elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una
lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo,
creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de
direcciones tomada como base.
Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos:
Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la
información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que
posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.
El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de
Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este
documento se le colocarán los campos de combinación, que son los marcadores donde
se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios.

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En el ejemplo anterior podemos observar como los datos de la lista de direcciones o
contactos a los que deseamos enviar la carta son insertados en nuestra carta maestra
para obtener un documento combinado, para todos los registros del origen de datos. Se
puede observar también como estos datos sustituyen los nombres de los campos de
combinación colocados en la carta modelo, y como estos son sustituidos en el mismo
orden y con el mismo formato con el cual nosotros colocamos los campos de
combinación en la carta modelo.

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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA – PARTE 1

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A EJERCITAR…
Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de una
secretaria, es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una
reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás
que realizar cuatro pasos:
1. Crear el cuerpo de la carta.
2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de
datos.
3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos.
4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para
usarlos cuantas veces necesites en el futuro.

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Ahora identificaras lo que hay que hacer para crear la base de datos de los destinatarios
en el siguiente flujograma:

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A partir de los pasos anteriores lo que tenemos que hacer es insertar los campos de
combinación de la base de datos en los lugares del texto donde queremos que
aparezcan los datos de los destinatarios. Para ello accedemos a la ficha Escribir e
insertar campos y pulsamos sobre Insertar campo combinado.
A PRACTICAR…
1. Sigue estos pasos para crear una carta de recomendación.
SR. Don------ (Destinatario)
 Paso 1 – Me complace presentarles a (nombre y dos apellidos de la persona a
recomendar).
 Paso 2 -- Indicar la fecha en la que se inicia el trato con la persona a recomendar
y la opinión que se tiene.
 Paso 3 – Explicar el porqué de dicha opinión.
 Paso 4 – Puntos fuertes a destacar en su labor como trabajador.
 Paso 5 – Desear las mismas prestaciones en la nueva empresa a la que se dirige
el empleado.
 Paso 6 -- Expresar que quejas a su disposición para aclarar o añadir más
información.
 Paso 7 -- Un cordial saludo.
 Paso 8 -- Firma.

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Realizaras 10 cartas de recomendación dirigidas a diferentes profesores de tu institución
donde recomiendas a 10 de tus compañeros.
Las partes en negrilla y cursiva son las que llevaran la combinación de correspondencia.