Presentación utilizada en el hangout realizado en conjunto con la Fundación Ciencias de la Documentación. En ella se recogen algunos de los problemas a los que se enfrentan las empresas cuando emprenden un proyecto de gestión documental debido a algunos retos pendientes que aún tiene el software de gestión de documentos.

1. Problemas por resolver del
software de gestión documental
¿Por qué hacerlo más inteligente?

2. Problemas por resolver del
software de gestión documental
Cerca de la mitad de las organizaciones han
avanzado sólo un 5% en liberar del papel
procesos que podrían ser “paper-free” y casi
un 20% de ellas ni siquiera ha empezado aún
este cambio.
“Winning the Paper Wars 2013” - AIIM

3. ¿Está el software de gestión
documental ofreciendo a los usuarios
todo lo que necesitan para ganar su
guerra contra el papel?

4. PROBLEMA Nº 1:
Dificultades para cubrir el ciclo de
vida de los contenidos

5. El Ciclo de Vida de los Documentos

6. “La gestión adecuada del contenido a
través de todas sus fases garantiza la
preservación de la información del
negocio así como la capacidad de la
empresa de explotarla”

7. Dificultades para cubrir el ciclo de
vida de los documentos

8. Dificultades para cubrir el ciclo de
vida de los documentos
• Las empresas necesitan al menos 4
aplicaciones distintas.
• Altos costes en licencias.
• Problemas de Integración.
• Problemas de compatibilidad con el entorno
tecnológico.

9. PROBLEMA Nº 2:
Dificultades para llevar a la práctica
los modelos conceptuales

11. Fase 1
• Consultoría
• Análisis conceptual de la solución
Fase 2
• Propuesta de una solución tecnológica
• Diseño tecnológico de la solución
Fase 3
• Desarrollo desde 0 de la solución
• Manipulación de una solución existente

12. Resultado: Un proceso doloroso de
desarrollo e implantación de la solución

13. PROBLEMA Nº 3:
Escasa interoperabilidad de las
herramientas actuales

14. Escasa interoperabilidad de las
herramientas actuales
• Problemas de compatibilidad con el
entorno.
• Problemas de comunicación con las
aplicaciones de negocio.

15. PROBLEMA Nº 4:
Los eternos problemas de licencias y
soportes

16. Los eternos problemas de licencias
y soportes
• Licencias tipo “seat” (usuarios nominales)
• Dependencia de soporte.
• Dependencia del software.

17. ¿Qué aprendimos?
“There is a smarter way to
do document management”

18. Gracias
Preguntas?