Estudiamos algunos de los beneficios de tener una herramienta de gestión documental frente a tener una aplicación del file-sharing o file-sync para trabajar con los documentos de una compañía. Algunos de los temas que exploraremos serán: - Seguridad - Potencia de búsqueda - Control sobre la estructuración del contenido - Facilidad de uso - Sincronización de documentos

1. ¿Por qué un gestor documental en la nube y no una herramienta de File- Sharing para los documentos de mi empresa?
Athento –Smart Document Management-

2. A quienes está dirigido este webinar
Empresas que se están debatiendo entre una aplicación de Gestión Documental en la nube o aplicaciones de FileSharing o File-Sync.

3. File-Sharing/File Sync: El Origen
1.BYOD: Bring Your Own Device. Auge y desarrollo de los dispositivos móviles. (Roughly 61% of information workers today are using some type of mobile device -laptop, tablet, or smartphone- for work).
2.Colaboración: Hacer más fácil el compartir documentación con usuarios internos y externos. (Today, 97% of information workers regularly communicate or collaborate with others in their company as a part of their day-to-day job)
3.Demanda de la fuerza de trabajo: Ubiquidad, fuerza de trabajo en movimiento, consultando desde diversos dispositivos, y con una fuerte exigencia de libertad, flexibilidad y rapidez a la hora de trabajar con documentos.
Fuente estadísticas: Market trends: Secure File Sharing and collaboration in the enterprise, Q1 2014. Forrester

4. File-Sharing/File Sync: El Auge
2013: 25% de los trabajadores de la información usan aplicaciones de File-Sharing y File-Sync.
Fuente estadísticas: What File-Sync and Share customers Have Learned 2013. Forrester

5. File-Sharing/File Sync: El Auge
2014: 55% de los trabajadores de la información en Norte América y Europa que usan una tablet para trabajar, usan aplicaciones de file sync y file sharing; 5% de esos trabajadores usan estas aplicaciones continuamente durante todo el día.
Fuente estadísticas: Market trends: Secure File Sharing and collaboration in the enterprise, Q1 2014. Forrester

6. Los Factores Clave a la hora de decidir

7. Seguridad
•Para un 60% de las empresas grandes, una filtración de información tendría un impacto alto. Para un 13% sería desastroso.
•Algunos nuevos hábitos de colaboración están aumentando el riesgo de brechas de datos, según Forrester.
•Cuentas personales y cuentas de trabajo terminan por mezclarse.
•Riesgo de pérdida de documentos.
AIIM, a través de KM Word. Is Unauthorized Use of File Sharing Solutions Putting Organizations on a Slippery Slope?

8. Seguridad: ECM Vs FileSharing
•Granularidad de la gestión de permisos: Operaciones y tracking tienen muchos más niveles de profundidad en un gestor documental que en las aplicaciones FileSync.
•Papeleras en ECM
•Clara la línea entre lo personal y lo de la empresa (Espacios de trabajo personales y corporativos).

9. Búsquedas
48,72% de los usuarios Enterprise de aplicaciones de FileSync creen que lo peor de trabajar con estas aplicaciones está relacionado con las búsquedas.
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10. Búsquedas: ECM Vs FileSharing
La potencia del ECM:
•Esquemas de metadatos
•Diversas taxonomías
•Búsquedas simples y complejas
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11. Control sobre la estructura del los contenidos
79,49% de los usuarios Enterprise de aplicaciones de FileSync creen que lo peor de trabajar con estas aplicaciones está relacionado con la organización.
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12. Estructura del contenido: ECM Vs FileSharing
La potencia del ECM:
•La organización del contenido es algo controlado por la propia organización, a través del sistema de permisos.
•Podemos limitar los tipos documentales que se crean por espacio de trabajo.

13. Facilidad de Uso
Al 25% de los usuarios Enterprise de aplicaciones de FileSync estas aplicaciones les gustan porque son más fáciles de usar que otros sistemas.
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14. Estructura del contenido: ECM Vs FileSharing
La potencia del File-Sharing: Estas aplicaciones han sido diseñadas y desarrolladas para satisfacer al usuario final, poniendo esto como prioridad frente a las preocupaciones empresariales.

15. Sincronización de documentos
Al 69% de los usuarios Enterprise de aplicaciones de FileSync estas aplicaciones les gustan porque les permiten compartir archivos, al 87% porque les permite acceder desde cualquier dispositivo y al 61% porque les permite tener una copia de seguridad de sus documentos.
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16. Sincronización: ECM Vs FileSharing
Es aquí en dónde los proveedores ECM han tenido que trabajar más fuerte para ponerse al día con los requerimientos del usuario final. Hoy en día, podemos ver grandes avances…

17. Sincronización: ECM Vs FileSharing
•Sincronización local
•Clientes móviles
•Funcionalidades DAM
•Comentarios, likes, favoritos.

18. ¡Gracias! ¿Preguntas?
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