Explicamos en este

1. Flujos de Revisión y Aprobación deFlujos de Revisión y Aprobación de
DocumentosDocumentos
Athento –Smart Document Management-Athento –Smart Document Management-

2. “Un workflow es una serie de
pasos que se llevan a cabo
para conseguir hacer un
trabajo”

3. “Nos permiten procedimentar y
automatizar la realización de
dicho trabajo.”

4. ¿Cuándo se necesita un
workflow?
• Cuando hay pérdida de documentos
• Somos incapaces de localizar documentos de forma rápida
• Somos incapaces de saber cómo va la realización de un
trabajo
• Se necesita cumplir con requerimientos de auditoria o
seguridad
• Movimientos de documentos entre distintas localizaciones

5. ¿Por dónde empezar?
1. Selecciona un proceso que quieras implementar como
workflow.
2. Divide el proceso en los pasos que se dan en la actualidad
con la documentación física.
3. Habla con cada persona que interviene en el proceso y
trata de averiguar: acciones que se llevan a cabo,
decisiones que hay que tomar en cada paso, posibles
excepciones.
4. Haz una lista de posibles requerimientos tecnológicos del
flujo
5. Dibuja un diagrama de tu flujo

6. Implementación Tecnológica del
Workflow
• Flujos en Serie
• Flujos en paralelo
• Flujos a medida

7. Ciclo de Vida

8. ¿Qué permite un workflow?
• Aprobar o rechazar un
documento.
• Revisar un documento sin que
haya cambios en su ciclo de vida

9. Flujos Seriales

10. Flujos Seriales: Características
• Puede ser usado para aprobar o sólo para
revisar un documento (simple review y
validation review).
• Es un flujo ordenado.
• Los revisores adquieren permisos de
escritura temporales para modificar los
documentos.

11. Flujos Seriales: Características
• Los participantes pueden reasignar (pierde
derecho sobre el doc) o delegar su tarea (sigue
siendo responsable de la tarea).
• Si todos los participantes aprueban el
documento el estado del documento pasa a
Aprobado.
• El límite para revisar el documento es de 5 días.

12. Flujos Seriales: Proceso
1. Un usuario con derechos de escritura inicia el
workflow e invita a otros a participar en él.
2. El primer participante de la revisión recibe un
email con un enlace al documento.
3. Si el usuario aprueba el documento pasa al
siguiente revisor, si lo rechaza vuelve al anterior.
4. Cuando todos lo hayan aprobado el estado del
documento pasa a Aprobado.

13. Flujos Paralelos

14. Flujos Paralelos: Características
• Se usa para que los participantes puedan dar su
opinión respecto a un documento.
• Es quién inicia el flujo quien decide si el
documento pasa a Aprobado o no.
• Es un flujo sin orden.
• Cuando se cumple la fecha, las tareas se cierran
y se pasa a la revisión de quien inició el flujo.
• Se divide en dos fases: Consulta y validación.

15. Flujos Paralelos: Proceso
1. Un usuario inicia un flujo paralelo
2. Selecciona los usuarios que quiere que opinen sobre el
documento.
3. Selecciona la fecha máxima en la que pueden opinar
sobre el documento.
4. Todos los participantes reciben una notificación.
5. Los participantes revisan el documento
6. Cuando estos terminan, el iniciador recibe un resumen
de lo que los revisores han opinado.
7. Decide si aprueba o no el documento.

16. Flujos a Medida

17. Flujos a Medida: Características
• Dan respuesta a un proceso concreto de
negocio. Ejemplo: revisión de propuestas
comerciales, validación de ordenes de compra,
solicitud de vacaciones, etc.
• Requieren customización por parte del equipo
técnico de Athento.
• Pueden incluir necesidades de automatización,
de tipos documentales específicos, cambio del
ciclo de vida, etc.

18. ¡Gracias!
¿Preguntas?
Athento Sales Team
www.athento.com
USA: +1 954 547 0347
Spain: +34 952 028 873