En esta presentación veremos: * La importancia de la gestión de documentación de proyectos * Problemas a los que se enfrentan las empresas que trabajan con proyectos * Casos de uso de empresas que hacen gestión documental con sus proyectos * Buenas prácticas en Gestión Documental de Proyectos

1. Gestión de Documentación de
Proyectos en SaaS
Smart Document Management

2. A quienes está dirigido este
webinar
Empresas cuyo negocio se estructura en torno a PROYECTOS. Algunos ejemplos:
1. Constructoras
2. UTEs (Uniones Temporales de Empresas)
3. Compañías de certificación
4. Empresas de Ingeniería en general
5. Integradores de software
6. Despachos de arquitectos, diseñadores, etc.

3. «La documentación del
proyecto juega un papel
fundamental en el desarrollo
estratégico de la planificación
y en la comunicación efectiva
del avance del proyecto»

4. ¿Qué problemas tienen en la
actualidad?
• Se necesita minimizar el trabajo administrativo
• Se generan múltiples versiones de los
documentos cuyo mantenimiento es complejo
• Se requiere acceso a los documentos desde
distintos puntos geográficos
• Se requiere compartir información con los
stakeholders

5. ¿Qué problemas tienen en la
actualidad?
• La mala gestión de la documentación genera una
«foto borrosa» del estado del proyecto
• Redundancia de la información
• Amenazas de seguridad (falta de flujos definidos,
medidas de acceso, etc.)
• Información dispersa (silos, riesgo de perdida,
falta de integridad de datos, dificultad de
accesos, etc.)

6. ¿Qué problemas tienen en la
actualidad?
• Limitación en la colaboración (uso de
emails, papel, dispositivos físicos)
• Trabajan con formatos específicos
(planos, gantts, etc)

7. ¿Qué puede hacer la Gestión
Documental por mis proyectos?
• Crear templates para
reducir el trabajo manual
• Generar una estructura
consistente para la
documentación de
nuestros proyectos
• Controlar el debido acceso
a la documentación
• Eliminar la redundancia de
la información

8. ¿Qué puede hacer la Gestión
Documental por mis proyectos?
• Facilitar el control de
versiones
• Facilitar el compartir
documentación
• Facilitar la consulta desde
sitios remotos
• Permitir la centralización
de la documentación
• Facilitar la aprobación y
revisión de documentos

9. ¿Y por qué SaaS?
• Instalación y
mantenimiento
del software
• Limitaciones a
la hora de
escalar

10. ¿Y por qué SaaS?
Pago del software
asociado a la
duración del
proyecto

11. 40% más barato
Para un proyecto mediano (entre 30 y 100 usuarios) en un periodo de un año.

12. Casos de Uso
• 700 revisiones
diarias de planos
• 1600 trabajadores
• 5 centros de
trabajo

13. «Tener siempre disponibles
nuestros planos en las últimas
revisiones y de forma accesible para
los distintos usuarios es de suma
importancia para el perfecto
desarrollo y organización de la
obra. Athento nos lo ha permitido»
José María Lara
Responsable de Planificación Técnica
Metro de Málaga

14. Buenas Prácticas
• Definir una estrategia documental
• Dividir la documentación de acuerdo al
ciclo de vida del proyecto (Definición,
Planificación, Ejecución, Cierre)
• Buscar estrategias que minimicen el
trabajo manual (templates de
documentación)

15. Algunas formas de estructurar la
documentación de nuestros
clientes
• Construcción: fases reales del proyecto,
por ejemplo, tramos de una obra.
• Formación, fomento:

16. Algunas formas de estructurar la
documentación de nuestros
clientes
• Despachos arquitectos:
Proyecto
|- Actas
|- Cad
|- Fotos
|- Presupuestos

17. Algunas formas de estructurar la
documentación de nuestros
clientes
• Certificaciones:
|-Tipo de Proyecto
|-Proyecto
|- Contratación
|- Informes
|- Comunicaciones
|- Documentación

18. ¿Qué vamos a ver en la demo?
• Organización de documentación de proyectos
• Reducción del trabajo administrativo y control sobre
la estructura de la documentación.
• Control de versiones de documentos & check-in
check-out
• Acceso móvil y desde cualquier ubicación geográfica.
• Opciones para compartir información
• Flujos de trabajo y control de acceso
• Centralización de la información
• Trabajo con CAD, vídeos e imagenes

19. Gracias,
¿Preguntas?
Athento Sales Team
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Spain: +34 952 028 873