Diferentes tipos de archivos de organizaciones públicas y empresas privadas

1. Profesores: Richard Suarez
Ana Irrazabal

2. CONCEPTO DE ARCHIVO
ARCHIVO: Conjunto de documentos o
documentación de una empresa
ARCHIVO: Lugar donde se almacenan los
documentos
La finalidad es asegurar y garantizar su custodia y
localizar cualquier documento rápidamente.

3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS
 Las empresas públicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas.
 Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada,
sistemática, de forma tal que cuando haya
necesidad de referirse a ellos por cualquier
circunstancia, puedan ser localizados fácil y
prontamente

4. Utilidad y funciones
 El archivo en la empresa es uno de los
instrumentos más importantes, ya que en él
se recopila en forma organizada los
registros, documentos de interés para la
empresa.
 El procedimiento de clasificar, organizar y
conservar los registros de una empresa en
forma sistemática se le conoce como
archivar, actividad que se realiza con la
finalidad de lograr rapidez y eficacia en la
localización de los documentos

5. CLASES DE ARCHIVO
PÚBLICOS
ARCHIVOS
PRIVADOS

6. ARCHIVOS PÚBLICOS
 En todos los países junto con los archivos
nacionales, existen los archivos de la
administración pública, donde cada
organismo utiliza su propio sistema basado
en la normativa interna emanada del mismo
y adoptan los procedimientos que consideren
más convenientes, de acuerdo a las
necesidades de la organización y a la
naturaleza de los documentos.

7. ARCHIVOS PRIVADOS
 Debido a la diversidad de los organismos de los
cuales dependen los archivos privados, éstos
pueden clasificarse en:
 Sociales,
 Gremiales,
 Deportivos,
 Políticos,
 Eclesiásticos,
 Notariales,
 Educacionales,
 Particulares.

8. FUNCIONES DE LOS
ARCHIVOS
a.- Reunir ordenadamente todos los
documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservación de
los documentos.
c.- Asegurar la máxima rapidez en la
localización y envío de los documentos
requeridos por las diversas
dependencias de la empresa

9. Tipos de Archivos
 Para la adecuada conservación del
material, documentación que se debe
archivar, es necesario contar con equipos
funcionales que permitan cumplir con los
fines esenciales del archivo

10.  , Distinguimos diversa índole de
archivadores como ser:
 vertical,
 lateral,
 horizontal,
 las bandejas de escritorio,
 archivos rotativos,
 multiusos,
 automatizados,
 el microfilm

11.  En la medida en que el equipo y el
método de archivo, cumplan el propósito
para el cual han sido creados, serán más
cualificados como sistemas de
almacenamiento de información.
 Además la eficiencia del archivo
dependerá también de la vigencia de los
registros que se conserven.

12. ARCHIVO VERTICAL
 Los documentos son almacenados en
carpetas individuales, colgando de una
guía dentro de las gavetas.
 Las carpetas se colocan una detrás de
otra con el borde que presenta la
pestaña hacia arriba, donde se escribe
la identificación de lo que allí se
conserva

13. ARCHIVO LATERAL
 Los documentos se archivan uno al
lado del otro como los libros de
estantería en una biblioteca.
 Normalmente se archivan a su vez en
carpetas o cajas que se colocan
paralelamente

14. ARCHIVO HORIZONTAL
 Los documentos son almacenados en
plano, uno encima del otro en carpetas,
cajas, archivadores o cajones.
 Este archivo es válido en el caso de
tener que archivar pocos documentos o
cuando se trate de planos o mapas

15. ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
El archivo se puede organizar en base a:
 Grado de utilización
 Grado de autonomía

16. GRADO DE UTILIZACIÓN
 Por la frecuencia de consulta se
pueden clasificar en:
ACTIVOS
SEMI-ACTIVOS:
INACTIVOS:

17. ARCHIVOS ACTIVOS
 Aquel donde los documentos son
consultados frecuentemente o que la
documentación por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal
no pierde vigencia.
 Por lo general la fecha de emisión de
los registros no es superior a los cinco
años y es consultada más de una vez al
mes.

18. ARCHIVO SEMIACTIVO
 Se conservan los documentos que han
sido retirados del archivo activo
finalizado el año fiscal.
 Su finalidad es suministrar información
para comprobar operaciones realizadas.

19. ARCHIVO INACTIVO
 Se conservan los documentos de
consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor.
 Se almacenan allí hasta la destrucción
de los mismos una vez que ya han
cumplido su función

20. GRADO DE AUTONOMIA
CENTRALIZADO: Todo un archivo para todos
los documentos de la empresa.
DESCENTRALIZADO: Por ejemplo, archivo
independiente para cada departamento.

21. Materiales
 Un sistema de Archivo está conformado
por todos los elementos y materiales
necesarios para conservar, retirar y usar
la información que se necesite, a saber:
o Carpetas: individuales y misceláneas
o Guías
o Rótulos

22. CARPETAS INDIVIDUALES
 Son las que se asignan a corresponsales
activos o personas con las cuales se
mantiene comunicación constante y a la
cual se hace necesario referirse
frecuentemente.
 Se ordena alfabéticamente detrás de cada
guía primaria.
 Dentro de la carpeta los papeles se
ordenan cronológicamente hacia arriba, por
orden de fecha, la más reciente al frente.

23. CARPETAS MISCELÁNEAS
 Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicación.
 Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca
la correspondencia inactiva, hasta considerarla
de importancia para abrirle carpeta individual.
 Es el hogar “temporal“ de toda correspondencia.

24. GUÍAS
 Tarjetas indicadoras hechas de cartón
fuerte y resistente, provistas de una
pestaña en la parte superior donde
aparece el título, nombre o asunto.
 Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar donde deben
archivarse o localizarse los documentos.

25. RÓTULO
 Título que parece impreso en la pestaña
superior de la guía.
 Identifica cada guía, describiendo lo que
aparece o debe archivarse detrás de
ella

26. Clasificación
 Es el arte de ordenar objetos,
documentos... designando a cada uno
su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas,
1980).
 Para lograr una mayor eficiencia, cada
empresa debe seleccionar aquel
sistema que mejor se adapte a su
actividad específica siguiendo una
coordinación sistemática que permita
mayor fluidez y garantía de información
y control

27. Manual o Código de
Clasificación
 Se debe decir las series y subdivisiones, y
e redactar un manual, para que sirva de
consulta permanente y difundirlo entre
todos los empleados de archivo y de algún
servicio general.
 La posibilidad de que existan archivos
inmediatos y/o parciales hace necesaria la
existencia de normas y procedimientos
para los que realizan la labor de clasificado
en todos los archivos

28. Sistemas de clasificación
 “La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido
indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un
problema que debía ser resuelto por los propios empleados. Por
esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de
clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos
inútiles" (Landa Y Farner).
 Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la
mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los
archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia
para la empresa, como convocatorias, copias de boletines...
 Lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de
clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa, que dé
seguridad a la información conservada y que esté disponible para
un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los
documentos innecesarios

29. Principios Fundamentales de
ClasificaciónLos principios fundamentales en el proceso de archivar
son:
Clasificar, ordenar y archivar.
 Clasificar: Se trata de decidir el nombre bajo el cual
se archivará un documento. Es establecer un orden
riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.
 Ordenar: Separar los documentos en aquellos
grupos que la clasificación ha señalado.
 Archivar: Colocar los documentos en un lugar
determinado.

30. Sistemas fundamentales de
clasificación
 Los sistemas fundamentales de clasificación
se resumen básicamente:
 Alfabético
 Numérico
 Cronológico
 Geográfico
 Analítico
 Separados o unidos, estos sistemas forman la
base de toda ordenación. En algunos casos
sus variantes se denominan sistemas, pero
son sólo combinaciones realizadas con ellos.

31. Sistema Alfabético
 Se basa fundamentalmente en el uso
del abecedario, tomando en
consideración el nombre de las
personas u organizaciones, razón por la
cual es uno de los más conocidos.
 Se puede archivar alfabéticamente por:
 Nombres de individuos u
organizaciones,
 Localidades (geográfico),
 Categoría o tema (asunto).Etc.

32. Sistema Numérico
 En este sistema se utiliza la serie natural de
los números como elemento principal,
asignándolos progresivamente.
 Cada documento se ordena conforme a un
número sin considerar ningún otro elemento.
 Dentro de este sistema se encuentran:
Sistema numérico consecutivo,
Numérico simple.
Dígitos terminales,
Dígitos centrales.

33. Sistema Cronológico
 Los documentos se agrupan y ordenan
por fecha de expedición, recepción…
 Ordenación:
 Año, Mes, Día
* Puede ser:
 Ascendente
 Descendente
 Recomendación: uso de información
financiera, documentos con
vencimiento

34. Sistema Geográfico
 Clasificación de la documentación por
zona geográfica y dentro de ellos se
ordenan alfabéticamente.
 Reglas:
 País Región Departamento Localidad o
Zona Organización.

35. Sistema Analítico
 Se clasifica por asunto
 Los documentos se agrupan por asunto o
materia
○ Ejemplos: Personal, Impuestos
 Dentro de cada asunto por otro sistema:
○ Alfabético, numérico, geográfico.

36. Factores que influyen en la
selección del sistema de archivo
 Clase de documentos que se archivarán,
 Frecuencia de consulta,
 Cantidad de usuarios del archivo,
 Cantidad de documentos recibidos y
procesados en un período,
 Forma en que son solicitados los
documentos (alfabético, numérico,
cronológico, geográfico, analítico o
combinación de ellos),

38.  El método esta relacionado con los
medios materiales necesarios para el
archivo.
 Básicamente se distinguen tres:
 Manual
 Microfilm
 Informático

39. Manual
 Permite almacenar todo tipo de
documentos
 Es importante el espacio físico
destinado al albergue de los
documentos.

40. Microfilm
 Es una película que contiene una
pagina de documento en cada
fotograma. Un cartucho contiene 5000
paginas.
 Es necesario un lector especial

41. Informático
 Consiste en almacenar información en
algún tipo de soporte informático ( DVD,
CD, Disco Duro, Pen Drive)
 Se distinguen dos tipos de
documentación:
 Generada en la organización.
 Proveniente del exterior.


42. Orden alfabético.
 Clasificados los nombres por unidades,
corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal
sentido se comparan las unidades semejantes de
cada nombre; la primera unidad al ser distinta
decidirá el orden alfabético, si las primeras
unidades son iguales, la próxima al ser distinta
decidirá el orden alfabético; las unidades cortas
anteceden las largas si tienen idéntica raíz.

43. Ejemplo
Clasificación:
oSánchez, Ema
oSoto, Ema
oSánchez Suárez, Ema
oGarcía, Ema
oSalaberry, Ema
Orden Lógico:
oGarcía, Ema
oSalaberry, Ema
oSánchez, Ema
oSánchez Suárez, Ema
oSoto, Ema
 Ema Sánchez, Ema Soto, Ema Sánchez Suárez, Eda
García, Ema Salaberry

44. Un apellido sólo o una inicial
Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un
apellido con nombre completo que comience con la misma letra.
Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E. Guzmán, Juan Ernesto Guzmán
 Clasificación
o Guzmán Páez, Juan
o Guzmán, J.
o Guzmán, J. E.
o Guzmán, Juan Ernesto
 Orden Lógico
o Guzmán, J.
o Guzmán, J. E.
o Guzmán, Juan
o Guzmán Páez, Juan

45. Casas comerciales que
contienen el nombre de
individuos Cuando el nombre completo de un individuo se
incluye en el nombre de una firma comercial, se
invierte el orden de las unidades de la misma
manera que se hace con el nombre de un
individuo.
 El resto del nombre comercial se coloca al final
en el orden como aparece.
 Ejemplo: Farmacia Luis Marín, quedaría así:
Marín, Luis Farmacia

46. Artículos, preposiciones,
conjunciones y
contracciones
 Cuando en el nombre de una firma comercial se
incluyen artículos, preposiciones contracciones...
éstos no constituyen unidad de archivo.
 Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al
final entre paréntesis;
 Si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar,
pero entre paréntesis.
○ Ejemplo.
○ La tienda de las flores, quedaría:
 Tienda (de las) Flores (La) ( 2 unidades de archivo).
○ Marín y González, asociados, quedaría:
 Marín (y) González, Asociados (3 unidades de archivo

47. Firmas comerciales
 Los nombres de casas comerciales,
corporaciones e instituciones se
clasifican y archivan tal como aparecen,
siempre y cuando no contengan el
nombre completo de un individuo.
 Ejemplo: Farmacia Artigas
○ Farmacia Artigas

48. Números
 Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen
números, éstos constituyen unidad de archivo, se escriben tal
como aparecen, pero se consideran para efectos de archivo,
como si estuvieran escritos en letras.
 Ejemplo:
 Ferretería las 5 letras,
 Almacén las 3 A,
 II Tienda del Cristal,
 Los 5 hermanos
 Quedaría:
 Ferretería 5 letras
 Almacén (las) 3 A
 5 Hermanos (Los)

49. Títulos y tratamientos en el
nombre de una firma comercial
 Los títulos como Doctor, Profesor, licenciado..., así como
los tratamientos, señor, señora, señorita, se consideran
unidad de archivo y permanecen en el mismo lugar,
cuando aparecen en el nombre de una firma comercial.
 Ejemplo:
 Clínica de la Dra. Sonia Losada,
 Sucesión del Sr. Franco Roca,
 Sr. Ruben León y Sucesores.
 Quedaría:
 Clínica (de la) Dra. Sonia Losada
 Sucesión (del) Sr. Franco Roca
 Sr. Rubén León (y) Sucesores

50. Nombres Geográficos y
abreviaturas
 Cuando en el nombre de una sociedad, corporación
o institución se incluye un nombre geográfico
conformado por dos o más palabras; cada palabra
se considera como una unidad de archivo, excepto
los artículos que pasan a formar parte de la unidad.
 Ejemplo:
 Santa Clara de Olimar, Abasto ,
 Quedaría:
 Santa Clara (de) Olimar , Abasto (4 unidades)

51. Bancos
 Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en
primer lugar bajo el nombre del banco y en segundo
bajo el nombre de la agencia.
 Ejemplo:
 Banco Bandes Agencia Malvín, Banco Bandes Agencia
Pocitos; Banco Bandes Agencia Aguada.
 Quedarían:
 Banco Bandes Aguada
 Banco Bandes Malvín
 Banco Bandes Pocitos