Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los Archivos

1. PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA Y
PRINCIPIO DE RESPETO AL
ORDEN ORIGINAL
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA

3. ¿Qué significa procedencia?
Según el Diccionario de la Real Academia de la
Lengua Española, procedencia significa origen,
principio de donde nace y se deriva algo.
Desde el punto de vista archivístico, el DTA
(1995) y Carnicer y Generelo (1999) lo definen
como el organismo o persona que ha creado,
reunido, conservado y/o utilizado los
documentos en el desempeño de su actividad
como persona física o jurídica.

4. Principio de procedencia
• En Archivística, el principio es
universalmente aceptado.
• No responde a un único término.
• Tampoco a una única definición.
• Las variaciones responden más a la
aplicación del principio que a su
concepción.

5. Principio de procedencia
Duchein plantea que consiste en mantener
agrupados, sin mezclarlos con otros, los
documentos que provienen de una
administración, de un establecimiento o de
una persona natural o moral determinadas.
La justificación del principio radica en
considerar a los documentos como un
producto natural de la actividad del /
organismo / ente / entidad / agency /
provenietzelle / que los ha formado.

6. Principio de procedencia
• Los franceses lo denominaron “respect de
fonds”.
• Apareció tardíamente, en el siglo XIX.
• Previamente, ni los administradores ni
archivistas en ningún país, tuvieron el menor
escrúpulo en dividir y dispersar documentos
de un mismo origen, ni en mezclar y
reagrupar documentos de diversas
procedencias, por razones de comodidad.

7. Principio de procedencia
• Por ello, todas las clasificaciones de archivos
que nos han llegado de entonces están
concebidas por "materias", por "temas", por
"lugares", etc., lo que significa que para su
realización, se rompió el orden en que los
documentos fueron producidos. Ello es un
error.
Ejemplo:
“Archives Nationales” de la
Revolución Francesa

8. “Archives Nationales”
• Sección "Legislativa": para los documentos
de las asambleas revolucionarias;
• Sección "Administrativa": para los
documentos de los nuevos ministerios;
• Sección "dominio público": para los títulos
de propiedades del Estado;
• Sección "Jurídica": para los documentos de
los tribunales;
• Sección "histórica": documentos de especial
interés histórico.

9. ¿Qué hicieron?
FONDO
Fondo
por
materias
Fondo
por
temática
Fondo
por lugar
FONDO FONDO
Resumen: violaron el principio
de procedencia

10. Origen del Principio
En 1841, el historiador francés Nataly de
Wailly fue el primero en definir que se
debían "... reunir los documentos por
fondos, es decir, reunir todos los títulos
(documentos) que provienen de un cuerpo o
de un establecimiento, de una familia o de
un individuo, y arreglar estos fondos con
sujeción a un orden determinado...“
No obstante, desde antes, ya había algunos
otros ejemplos :

11. Antecedentes del Principio
1. Archivo de la Corona de Aragón (1384): se
encontraba dividido en reinos y dentro de
estos, en asuntos.
2. Archivo General de Simancas (1588):
Diego de Ayala le informa al Rey que no
es posible copiar la organización del
Archivo de la Torre de Tombo de Portugal
“ (…) por ser diferentes los destos reynos
de Castilla en despachos y divisiones de
facultades de papeles y negocios (…)”

12. Antecedentes del Principio
3. Archivo de Indias (1790): hablan de
“colecciones de papeles según las oficinas
que lo remitan”.
4. En Italia, Francesco Bonaini (1875):
plantea que “hay que disponer el material
documental separadamente por
dicasterio, magistratura, administración,
corporación, notario, familia o persona,
según el orden histórico de los asuntos y
de los documentos”.

13. Antecedentes del Principio
5. Prusia (1881): publicaron un Reglamento
para la ordenación de los Archivos
Secretos Estatales que disponía, que las
divisiones principales dentro de los
Archivos Estatales, se formarían
separando los documentos según el
origen de sus unidades administrativas
originales.
6. Países Bajos (1897): el gobierno expidió
un reglamento recogiendo el principio de
procedencia.

14. Antecedentes del Principio
7. Archiveros holandeses (1898): publican su
manual que recoge los dos principios.
8. EE.UU (1909): Leland declaró la necesidad
de adoptar este principio.
9. Inglaterra (1922): Jenkinson impulsó
ambos principios en su Manual, donde
señala la necesidad de un estudio sobre
las funciones de la administración ante
los problemas para relacionar los
documentos con sus oficinas productoras.

15. Razones del principio
1. Los archivos son un resultado natural de las
funciones y/o actividades de la
Administración, de una persona o entidad
privada.
2. El documento de archivo no tiene razón de
ser si no pertenece a un conjunto.
3. El sitio de un documento de archivo, está
dentro del seno de un proceso funcional del
cual es un elemento, por mínimo que sea.
4. Nunca se concibe aislado.

16. Dificultades
del principio
Definición
de fondo y
jerarquía
Cambios de
competencias
Definición
de
procedencia
Fondo
cerrado y
abierto
Clasificación
de un fondo
abierto
Clasificaciones
dadas por el
organismo

17. La definición del "fondo" con
respecto a la jerarquía de los
organismos productores de
archivos
1. No hay dificultad para organismos sencillos.
2. El problema se complica con organismos
complejos estructuralmente, con sus
propias competencias, que forman
conjuntos documentales individuales.
Entonces… ¿cuántos fondos forman?

18. Dos variantes de solución
Variante Maximalista:
todos los documentos
producidos por los
diferentes niveles de
la misma organización
o institución, forman
un mismo fondo
único
Variante Minimalista:
reduce el fondo al
nivel de la más
pequeña célula
funcional posible

19. Variante maximalista
1.1. Oficina del Ministro
1.1.1. Oficina de Asesor
1.1.2. Oficina de Secretaria
1.2. Vice-ministros
1.3. Dir. Recursos Humanos
1.3.1. Dpto. de Personal
1.3.1.1. Área Artistas
INSTITUCIÓN
1.MINISTERIODECULTURA
2.EMPRESA ATENCIÓN ATEATROS
3.DIRECCIONESPROVINCIALES
ÚNICO FONDO
MINISTERIODE
CULTURA ?

20. Variante minimalista
1.1. Oficina del Ministro
1.1.1. Oficina de Asesor
1.1.2. Oficina de Secretaria
1.2. Vice-ministerios
1.3. Dir. Recursos Humanos
1.3.1. Dpto. de Personal
1.3.1.1. Área Artistas
INSTITUCIÓN
1.MINISTERIODECULTURA
2.EMPRESA ATENCIÓN ATEATROS
3.DIRECCIONESPROVINCIALES
FONDO
FONDO
FONDO
FONDO
FONDO
FONDO
FONDO
FONDO
FONDO
?

21. Dos variantes de solución
Variante Maximalista:
todos los documentos
producidos por los
diferentes niveles de
la misma organización
o institución, forman
un mismo fondo
único
Variante Minimalista:
reduce el fondo al
nivel de la más
pequeña célula
funcional posible
Ambas variantes son erróneas

22. Entonces… ¿cuándo se
forma un fondo?
• Cuando el organismo posea nombre y
existencia jurídica propios.
• Con atribuciones precisas estables.
• Con jerarquía administrativa.
• El Jefe sea responsable con poder de
decisión.
• Con organización interna conocida.

23. Repercusiones en los fondos
por cambios en competencias
de los organismos
Formas:
a) Supresión de competencias
b) Creación de competencias
c) Caso mixto
d) Competencias temporales
Todas generan
modificaciones
en la estructura
de la Institución
No generan grandes problemas
archivísticos, salvo la variación en la
cantidad de documentos del fondo

24. Repercusiones en los fondos
por cambios en competencias
de los organismos
Formas:
a)Transferencia de competencias de organismo
vivo a otro vivo.
b)Transferencia de competencias de organismo
cesado a otro vivo.
Además de generar cambios en la
estructura del organismo productor,
también los genera en el fondo

25. Transferencia de
competencias de un
organismo vivo a otro vivo
Transferencia
Competencias
Documentos
Organismo 1
Fondo 1
Organismo 2
Fondo 2Fondo 2Fondo 1

26. Transferencia de
competencias de un
organismo cesado a otro vivo
Transferencia
Competencias
Documentos
Organismo 1
Fondo 1
Organismo 2
Fondo 2
Fondo 2 y
Fondo 1

27. La “procedencia”. Caso 1
Organismo
productor
X
Archivo
Intermedio
o Histórico
La
procedencia
es del propio
productor X
Fondo
X

28. La “procedencia”. Caso 2
Organismo
productor
en activo X
Archivo
Intermedio
o Histórico
La
procedencia
es del
productor Y
Organismo
en activo
Y
Fondo
Y

29. La “procedencia”. Caso 3
Organismo
productor
cesado X
Archivo
Intermedio
o Histórico
La
procedencia
es del
organismo X
Organismo
en activo
Y
Fondos
Y y X

30. Fondos cerrados, abiertos y la
clasificación dada por los
productores
1. La clasificación archivística se ve más
alterada si el fondo está abierto.
2. Si hay cambios frecuentes en la estructura.
3. Se puede respetar la clasificación dada por
los organismos productores, siempre que
sean reflejo de la estructura de la
institución y de sus variaciones en el
tiempo.

31. Clasificación
1. Si el organismo productor ha cambiado
mucho reiteradamente, se puede emplear
una clasificación por periodos cronológicos,
al menos de 10 años de duración.

32. Según Mendo (2004) la aplicación
de principio de procedencia
garantiza…
1. La integridad administrativa de un fondo y
su pleno valor de testimonio.
2. La facilidad física e intelectual al acceso a
los documentos generados y recibidos por
la misma institución o persona mediante su
reunión y descripción completa,
independientemente de su forma, medio o
volumen.

33. Garantiza además…
3. Desde el punto de vista intelectual,
preserva la objetividad de los documentos
en sus funciones, procesos y relaciones con
el productor, reflejados en la propia
organización.
4. Evita toda interpretación errónea y la
subjetividad, puesto que un documento
normalmente no tiene nada más que una
procedencia.

34. Comprobación
1. Diga si es verdadero o falso.
F
F
V
a) El principio de respeto del fondo es
importante para las bibliotecas.
b) La procedencia es el lugar definitivo
donde se guardará el fondo.
c) Si se transfiere el fondo de un
organismo que ya no existe, a otro
que sí existe, habrá 2 fondos con 2
nombres distintos.

35. Conclusión parcial
1. El principio de procedencia es el
fundamental en la Archivística
porque es el que asegura que se
respete al productor del fondo en el
Archivo y por consiguiente, que
permanezcan unidos todos los
documentos que produjo.

36. PRINCIPIO DE RESPETO AL
ORDEN ORIGINAL

37. Antecedentes del principio
de respeto al orden original
1. Prusia (1881): “a cada dependencia debe
designársele un área de acumulación con
el fin exclusivo de guardar los
documentos de esa dependencia”.
2. Manual de archiveros holandeses (1898):
“necesidad de mantener el orden original
no solo para conservar el orden sino
respectar también la estructura orgánica
original”.

38. Principio de respeto al
orden original
1. Principio según el cual, cada documento
debe estar colocado en el fondo de
archivos del que proviene y, en ese
fondo, en su sitio de origen.
2. Este principio significa que se debe
respetar la clasificación dada a los
documentos en su oficina de origen.

39. Principio de respeto al
orden original
1. Es el segundo principio más importante
de la Archivística.
2. Precisa que en la organización
archivística, los documentos mantengan
su orden originario.
3. Ello asegura que los documentos sean
verdadera expresión de la estructura,
relaciones, funciones y/o actividades de
la entidad productora.

40. Principio de respeto al
orden original
1. Este principio tiene más que ver con la
estructura interna del fondo, estructura
que tiene que reflejar la forma en que se
concibieron y produjeron los
documentos originariamente por la
institución.
2. Esto pasa por no alterar la organización
dada al fondo por quien lo produjo, para
que refleje sus actividades.

41. Ejemplo
1. Acta de reunión
2. Acta de reunión
3. Informe de reunión
4. Acta de reunión
5. Acta de reunión
6. Informe de reunión
7. Informe de reunión
1. Acta de reunión
2. Acta de reunión
3. Acta de reunión
4. Acta de reunión
5. Informe de reunión
6. Informe de reunión
7. Informe de reunión
1. Acta de reunión
2. Acta de reunión
3. Informe de reunión
4. Acta de reunión
5. Acta de reunión
6. Informe de reunión
7. Informe de reunión
1. Acta de reunión
2. Acta de reunión
3. Acta de reunión
4. Acta de reunión
5. Informe de reunión
6. Informe de reunión
7. Informe de reunión
Actas de
reunión
Informes de
reunión

42. Comprobación
1. Diga si es verdadero o falso.
V
V
a) El principio de respeto al orden
original es el segundo principio
más importante de la Archivística.
b) Este principio plantea que se debe
respetar el orden dado a los
documentos por quien lo produjo.

43. Conclusiones
1. El principio de procedencia es lo más
importante de la Archivística. Es el que
asegura que no se deben mezclar los
documentos de diferentes productores,
lo cual es la base de todo el trabajo
archivístico.
2. Es importante también respetar el orden
original dado a los documentos por su
productor.