Información de correspondencia

1. Universidad Del Golfo De México
Alumna: Sampedro Dominguez Celene
Profesor: Campos Enríquez Israel
Materia: Herramientas Tecnológicas
Trabajo: Combinar Correspondencia
Carrera: Ciencias De La Comunicación

2. Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel
Al combinar correspondencia, Word extrae los nombres, las direcciones y otros
datos de la hoja de cálculo de Excel directamente en los mensajes de correo
electrónico, etiquetas, sobres o documentos que esté creando. La combinación es
más rápida si toda la información que desea incluir está preparada, de modo que
primero hay que asegurarse de lo siguiente:
 Las columnas de la hoja de cálculo coinciden con los campos que desea usar
en la combinación.
Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre, compruebe que los
nombres y los apellidos estén en columnas diferentes. Si desea ordenar por
ciudad, asegúrese de incluir la columna Ciudad.
 Todos los datos que desea combinar están en la hoja de cálculo.
Si quiere agregar más nombres u otros datos, es preferible hacer estos
cambios ahora, antes de iniciar la combinación.
 El formato de los números no cambiará.
Si la hoja de cálculo incluye fechas, horas, valores de monedas o códigos
postales que empiezan por 0, vea Dar formato a números, fechas y otros
valores de la combinación de correspondencia.
Cambie o agregue lo que necesite en la hoja de cálculo antes de conectarla al
documento de combinación de correspondencia en Word.
Sugerencia Si desea configurar la hoja de cálculo de Excel importando información
de un archivo .csv o .txt, use el Asistente para importar texto. Para más información,
vea Dar formato a números, fechas y otros valores de la combinación de
correspondencia.
Cuando los datos están listos, se puede iniciar la combinación de correspondencia
1. En Word, abra un documento nuevo.
2. Haga clic en Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia y
luego haga clic en el tipo de combinación de correspondencia que desee
usar.

3. 3. Haga clic en Seleccionar destinatarios > utilizar una lista existente.
4. Busque la hoja de cálculo de Excel y haga clic en Abrir.
Si Word lo solicita, seleccione Hoja1$ y haga clic en Aceptar.
De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de
combinación de correspondencia que esté creando en Word.
Para incluir únicamente a algunas personas o elementos de la hoja de cálculo, haga
clic en Envíos > Editar lista de destinatarios.

4. Se abre el cuadro Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde
puede seleccionar solamente las filas que quiera incluir. Para que sea más fácil dar
con ellas, puede ordenar y filtrar la información. Para más información sobre cómo
ordenar y filtrar elementos, consulte Ordenar y filtrar los datos para una combinación
de correspondencia.
1. A continuación, puede insertar campos de combinación de correspondencia
que extraen la información de la hoja de cálculo y la colocan en el documento.
Por ejemplo, para agregar una línea de saludo a un mensaje de correo
electrónico o a una carta, haga clic en Envíos > Línea de saludo.
También puede agregar direcciones de la lista si hace clic en Envíos > Bloque
de direcciones. Para más información sobre cómo agregar campos desde la
hoja de cálculo, consulte Insertar campos de combinación de
correspondencia.
2. Cuando el documento esté listo, haga clic en Vista previa de resultados y en
las flechas para ver cada una de las copias del documento.
3. Para finalizar la combinación, haga clic en Finalizar y combinar, y después
en Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.

5. Para obtener más información sobre cómo configurar las opciones de mensaje de
correo electrónico, consulte el tema sobre cómo combinar correo electrónico en
Word.
Guardar el archivo de combinación de correspondencia para la próxima vez
Al guardar el documento de combinación de correspondencia, este queda
conectado a su lista de distribución de correo. Para volver a usar el documento de
combinación de correspondencia, ábralo y haga clic en Sí cuando Word le pregunte
si desea mantener esa conexión. Luego, si desea cambiar las personas o los
elementos incluidos en la combinación, haga clic en Editar lista de destinatarios para
ordenarlos, filtrarlos y seleccionarlos. Para más información sobre cómo ordenar y
filtrar una lista de distribución de correo, vea Ordenar y filtrar los datos de una
combinación de correspondencia.