Manual tecnico

1. SUPERFARMA
Manual Técnico del Software
SOFTWARE COMPUTACIONAL PARA EL INVENTARIO EN FARMACIAS,
ADOPTANDOSE A LAS NECESIDADES DE SU NEGOCIO.
Autores:
Daniel González del Rio
Diana Rivera
Mario Navarro
Daniela Marín
SuperFarma®
Software para la Salud
E-mail: soporte@superfarma.com
www.manualinstalacionsuperfarma.com
MANUAL PRELIMINAR, PRIMERA VERSION

2. SUPERFARMA
INTRODUCCIÓN
El área Farmacéutica debe realizar anualmente cientos de despachos a diversos
clientes y entidades, razón que motiva a este software que actualmente está
siendo utilizado para evaluar y dar solución a dichos problemas.
Antiguamente los cálculos se realizaban de manera manual, generando fallas en
el seguimiento de la mercancía y procesos de despacho que son fundamentales
para el desarrollo del negocio farmacéutico, pero esta herramienta permitirá
manejar de manera sistematizada todo su negocio ya que tienes a la mano una
herramienta integra que administre fácilmente las cantidades de stock, la
facturación, almacene sus clientes, todo en un mismo programa de inventario.
Software superfarma (SFAM), surge con la finalidad de dar solución a los
problemas de facturación e inventario que presenta la farmacia bello horizonte;
generando un ahorro de tiempo y costo en los procesos implementados.
Como antecedente a este aplicativo, en la farmacia bello horizonte se llevaba un
control de forma manual de cada una de las actividades allí realizadas. Así que el
control sobre la facturación de compra y venta de productos no era el más
adecuado, por lo que generaba perdida en la documentación o error al momento
de ingresar algún dato; y por parte del inventario el manejo sobre los stocks de
cada producto era algo intuitivo de acuerdo a lo que el administrador creía
conveniente comprar, provocando el desabastecimiento de algunos productos por
desconocer su existencia real y por no saber su fecha de vencimiento.
SFAM contara con varios módulos de manera independiente proporcionando
facilidad al momento de su uso. Después de introducir sus datos para acceder al
sistema, el usuario tendrá a su disposición la pantalla inicial en la cual podrá
seleccionar el modulo a utilizar; dentro de los cuales tiene la parte de facturación,
inventario y registro de clientes.
Con este manual técnico se pretende orientar sobre los procesos que se llevan a
cabo en el aplicativo; desglosando cada uno de los procedimientos allí presentes
para la consecución de estos mismos.
Descargar SuperFarma para Windows
SuperFarma está diseñado para ser lo más intuitivo posible, por lo que después de una instalación rápida,
podrá optimizar sus procesos de inventario en solo minutos.

3. SUPERFARMA
Objetivo General
Mejorar la calidad de los procesos de la farmacia bello horizonte para que se
realice un control más eficiente de los productos farmacéuticos.
Identificación e interpretación de procesos
Estado inicial de Estado final de proceso Nombre del
proceso (Resultado de valor) proceso
Usuario interno Usuario externo
Captura de factura Registro del producto Facturación
para el despacho del y precio
producto
Registro de factura: Permite la captación del número de despacho, el producto y
el valor del mismo, para generar el documento legal

4. SUPERFARMA
En la casilla cliente, se ingresa el nombre de la persona que compra el
medicamento y queda registrado para futuras compras o eventos.
En la casilla vendido por, se ingresa el nombre de la persona a cargo de la venta,
asesor quien vende el producto.
En la casilla valor, se ingresa el costo del medicamento a adquirir por parte del
cliente.
En la casilla efectivo, se registra el dinero con el cual el cliente compra el
medicamento.
Con el botón calcular se establecerá el cambio entre el valor del medicamento y el
efectivo entregado por el cliente; el cual aparecerá en la casilla cambio. A su vez
generara un código de factura y fecha de la respectiva venta.
Botón guardar factura me permitirá almacena en la base de datos la factura.
En la tabla inferior se podrá corroborar que todos los datos sean correctos.
Relación de procesos y procedimientos
INSUMOS TRANSFORMACION RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
-Ingreso del código de
factura
Solicitud de elaboración
de facturas
-Ingreso fecha de venta
-Ingreso nombre del
cliente
-Ingreso nombre del
asesor
-valor efectivo
RESULTADO DE VALOR Facturación

5. SUPERFARMA
Nombre del Procedimiento
Expedición de facturas al cliente
Objetivo
Disminuir el tiempo e los procesos manuales y almacenar la información necesaria
para el seguimiento de los ingresos brutos, además de controlar los registros de
cada cliente
Alcance
Este módulo permite controlar mediante un código de facturación el valor vendido
por el asesor además de la fecha y la identificación del cliente que compro
Responsabilidades
La responsabilidad latente de este módulo es controlar con el tiempo mínimo
dichas operaciones, además de ello guardar un respaldo claro de los movimientos
de la empresa para contribuir al desarrollo de la organización
Definiciones
Procedimiento: Es una sucesión cronológica de eventos que requieren de
campos específicos para continuar con las tareas posteriores
llegando al fin.
Facturación: Documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa. La información fundamental que
aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la
provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de
indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes
poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la
explotación, o bien para su transformación o incorporación al
proceso productivo.
Resultados
Facturación: El resultado concreto es crear un documento que refleja, la
constancia, la adquisición y entrega de un bien o servicio

6. SUPERFARMA
Estado inicial de Estado final de proceso Nombre del
proceso (Resultado de valor) proceso
Usuario interno Usuario externo
Captura de Registro del producto Inventario
inventario, control de y cantidad
productos
Registro de Inventario: Permite ingresar los productos que se encuentran en la farmacia
de esta manera llevar un control total de las entradas y salidas.

7. SUPERFARMA
IDProducto, en este campo se ingresa el código del producto; y al presionar la
tecla “enter” se podrá consultar la descripción del producto, el tipo del
medicamento, la cantidad de este mismo y su precio; cada uno en sus respectivas
casillas.
Descripción, en este campo se ingresa el nombre del producto.
Tipo producto, se establece si es píldoras, jarabe o inyecciones.
Cantidad, se ingresa el número de medicamento a comprar por parte de la
administración.
Precio, se ingresa el valor unitario por cada producto.
Botón guardar, al presionar este botón se guardan los datos previamente
almacenados, los cuales irán a la base de datos del sistema para llevar un
correcto control del inventario.
Botón eliminar; después de realizar una consulta en el inventario se desea borrar
los datos actuales, ya sea para hacer una nueva consulta, ingresar datos de forma
manual o solo por tener las casillas en blanco; se presiona este botón.

8. SUPERFARMA
Relación de procesos y procedimientos
INSUMOS TRANSFORMACION RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
-Ingreso del código del
producto
Registro de Inventario
-Descripción del producto
-Ingreso tipo de producto
-Ingreso cantidad de
producto
-Precio
RESULTADO DE VALOR Agregar Producto
Nombre del Procedimiento
Agregar Productos al Inventario
Objetivo
Controlar los productos que entran y salen de la farmacia, con el fin de ahorrar
tiempo y tener información precisa.
Alcance
Almacenar los productos de la farmacia ingresando el código, descripción,
cantidad, tipo y precio del producto, con esta información en cualquier momento y
de forma ágil se tiene conocimiento de las existencias.

9. SUPERFARMA
Responsabilidades
La responsabilidad de este módulo es mantener actualizado el inventario,
garantizando que las entradas y salidas sean correctas y no se pierda información.
Definiciones
Inventario: Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o
comunidad, hecho con orden y precisión.
Producto: Un producto es cualquier cosa que se puede ofrecer a
un mercado para satisfacer un deseo o una necesidad
Entradas: Producto que entra al almacén, actualiza el inventario aumentando las
existencias.
Salidas: Producto que sale del almacén, el inventario se actualiza disminuyendo
las cantidades existentes.
Resultados
Inventario: El resultado se refleja en el control de las existencias de los productos,
al tener actualizado las cantidades se toman decisiones ya sea para vender o para
comprar, dependiendo del registro que haya en el sistema.

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Estado inicial de Estado final de proceso Nombre del
proceso (Resultado de valor) proceso
Usuario interno Usuario externo
Captura de datos del Registro de los datos Recepción datos Registro del cliente
cliente del cliente
Registro de cliente: Permite la captación de los datos básicos del cliente tales
como la cedula, nombre, apellido, teléfono y dirección, agregándolos a la base de
datos para posibles domicilios y regularidad de compra
Cedula: en este campo se ingresa la cedula del cliente; con la cual se podrá
consultar los datos de él. Al presionar el botón “consultar” automáticamente se
llenara los otros campos tales como nombre, apellidos, teléfono y dirección; dichos
datos extraídos de la base de datos. Si es un cliente nuevo se procede a llenar los
otros campos.
Nombre: se ingresa los nombres del cliente.
Apellido: se ingresa los apellidos del cliente.
Teléfono: se ingresa el teléfono el cliente.

11. SUPERFARMA
Dirección: se ingresa la dirección del cliente.
Botón guardar: al presionar este botón se guardaran los datos del cliente en la
base de datos.
Ver Clientes: a partir de este botón se genera un reporte de los clientes
almacenados en orden alfabético.
Relación de procesos y procedimientos
Una vez identificados los procesos se deberán precisar los procedimientos que
Se derivan de cada uno de ellos, los cuales serán documentados en el manual
De procedimientos.
INSUMOS TRANSFORMACION RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
-Ingreso cedula del
cliente
Solicitud ingreso cliente
-Ingreso nombre del
cliente
-Ingreso apellido del
cliente
-Ingreso teléfono cliente
-valor ingreso dirección
cliente
RESULTADO DE VALOR Registro del cliente

12. SUPERFARMA
Nombre del Procedimiento
Registro de cliente
Objetivo
Disminuir el tiempo e los procesos manuales y almacenar la información necesaria
para el seguimiento del consumo del cliente y datos relevantes para posibles
pedidos
Alcance
Este módulo permite llevar un control de los datos básicos del cliente (cedula,
nombre, apellido, teléfono, dirección) el cual se almacena en la base de datos para
posibles controles
Responsabilidades
La responsabilidad latente de este módulo es controlar los clientes, para llevar un
rastreo de sus compras mensuales y además poseer datos personales para el
envió de promociones a sus hogares contribuyendo así al desarrollo de la
organización
Definiciones
Cliente: Es quien accede a un producto o servicio.
Resultados
Facturación: El resultado concreto es crear un documento que refleja, la
constancia, la adquisición y entrega de un bien o servicio

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Referencias
 ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS
ACTIVOS MOVIBLES ENAJENADOS. <Fuente original compilada:
D.2053/74 Art. 21> El costo de la enajenación de los activos movibles debe
establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas:
El juego de inventarios.
El de inventarios permanentes o continuos.
Cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas
contables, autorizado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
El inventario de fin de año o período gravable es el inventario inicial del año
o período gravable siguiente.
PARAGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 de la Ley 174 de 1994. El
nuevo texto es el siguiente Para los efectos de la determinación del
impuesto sobre la renta, los contribuyentes que de acuerdo con el
artículo 596 de este Estatuto están obligados a presentar su declaración
tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Público, deberán establecer
el costo de la enajenación de los activos movibles por el sistema de
inventarios permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de
reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
 Los productos deben cumplir con las condiciones físicas y de conservación
adecuada, según su naturaleza y lo escrito en la etiqueta, no se deben
recibir productos deteriorados, y que no contengan la información de las
leyes sanitarias
 Almacenar los productos de acuerdo a la legislación sanitaria vigente y
organización del establecimiento
 LEY 1231 DE 2008 (julio 17) Diario Oficial No. 47.053 de 17 de julio de
2008 CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Por la cual se unifica la factura
como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y
mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.