Estructura IGN

INDICE
ALTA DIRECCIÓN
Jefatura 04
Sub Jefatura 07
- Oficina de RRPP 08
DEL ÓRGANO DE CONTROL
Órgano de Control Institucional 22
Oficina de Asuntos Internos 34
DE LOS ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
Oficina General de Planificación y Presupuesto 47
Oficina de Asesoría Jurídica 63
DE LOS ÓRGANOS DE APOYO
Oficina General de Estadística e Informática 70
Oficina General de Administración 83
- Oficina de Economía 85
- Oficina de instrucción y entrenamiento 95
- Oficina de Personal 99
- Oficina de Logística y Control Patrimonial 108
- Oficina de Seguridad 118
- Compañía Comando Serv. y Apoyo Cartográfico 130
- Oficina de Comercialización e informes 137
Oficina General de Registro y Archivo 149
DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
Escuela Cartográfica 167
DE LOS ÓRGANOS DE LINEA
Dirección General de Geografía 178
- Dirección de Demarcación Territorial 180
- Dirección de Nombres Geográficos 197
- Dirección de Límites y Fronteras 207
- Dirección de Sistema de Información Geográfica 214
- Dirección General de Cartografía 225
- Dirección de Cartografía 232
- Dirección de Geodesia 244
- Dirección de Fotogrametría 253
- Dirección de Reproducción 261

INSTITUTO GEOGRÁFICO NACIONAL
INTRODUCCIÓN
El Instituto Geográfico Nacional, ha elaborado el Manual de Procedimientos, que es
un documento descriptivo y de sistematización normativa, que tiene un carácter instructivo e
informativo, a fin de facilitar el funcionamiento de la Institución, así como de asegurar la
rápida orientación del personal, reduciendo al mínimo su periodo de adaptación, obtener
rapidez, uniformidad y precisión en el trabajo.
Este documento, contiene en forma detallada, las acciones que se rigen en la
ejecución de los procesos, en el cual se encontrará la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una Oficina.
La descripción de los procedimientos guarda coherencia con los respectivos
dispositivos legales y/o administrativos, que regulan el funcionamiento del Instituto
Geográfico Nacional.
El Manual de Procedimientos, contiene el conjunto de acciones que no se
encuentran prescritas en los Reglamentos, Manuales y otras Publicaciones vigentes.
2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GENERALIDADES
OBJETIVOS
El objetivo del Manual de Procedimientos, es el de uniformizar y verificar el cumplimiento de
las rutinas de trabajo y evitar su alteración; simplificar la responsabilidad por fallas o errores,
facilitar las labores de auditoria; reducir los costos al aumentar la eficiencia general; que
tanto los empleados como los jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente.
Definir los lineamientos y las actividades que deberán realizar las áreas que integran el IGN,
a afecto de incrementar la eficiencia y eficacia en el proceso a realizar.
Lograr la aplicación sistemática de los procesos necesarios.
ALCANCE
Este Manual es de alcance a todas las dependencias que conforman el Instituto Geográfico
Nacional.
APROBACION Y ACTUALIZACION
• El Manual de Procedimientos del IGN, será aprobado con Resolución Jefatural.
• El Manual de Procedimientos no es una herramienta cerrada ni estática, sino que
incorpora constantemente nuevos procedimientos debido a la modificación y/o
ampliación de funciones que es preciso normalizar, a la vez que corrige y actualiza los
procedimientos conforme van siendo revisados;
• Dichas actualizaciones, deberán ser previamente aprobadas por el Jefe de la Oficina que
generó la modificación y posteriormente por el Jefe del IGN.
FINALIDAD
La finalidad del Manual es recoger los procedimientos tal como se llevan a cabo en la
realidad. En cualquier caso, toda alteración en las normas que rigen la actuación
administrativa deberá tener su plasmación en el contenido del Manual, lo que se conseguirá
mediante su actualización. Así, el Manual se supedita a la normativa en todo caso.
BASE LEGAL
• Directiva No. 002-77/INAP/DNR Normas para la Formulación de los Manuales de
Procedimientos.
• Ley No. 27292 – Ley del Instituto Geográfico Nacional y su Reglamento
• D.S. Nº 005-DE-SG – Reglamento de la Ley del IGN y su modificatoria
3

JEFATURA
1. MISIÓN
El Jefe del IGN es la más alta autoridad del Instituto, depende directamente del Ministro
de Defensa y es el titular del pliego presupuestal, goza de las atribuciones técnico-
administrativas inherentes al cargo y ejerce la representación oficial y legal de la entidad
en todos los actos administrativos, jurídicos, contractuales y de cualquier otra índole de
responsabilidad del Instituto o de relación con terceros.
2. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
a. ORGANIZACIÓN
b. FUNCIONES
(1) Dictar, dirigir, supervisar y evaluar la política del IGN, en concordancia con las
disposiciones emanadas del Ministerio de Defensa;
(2) Aprobar los planes y programas Institucionales;
(3) Aprobar el Presupuesto y los documentos de gestión institucional de su
competencia;
(4) Proponer ante el escalón superior proyectos de decretos supremos y otros que
le confiere la ley;
4
OFIC. GRAL. DE
ESTADISTICA E
INFORMATICA
OFICINA GENERAL
DE REGISTRO Y
ARCHIVO
OFICINA
GENERAL DE
ADMINISTRACION
OFICINA DE RR.PP E
IMAGEN
INSTITUCIONAL
CONSEJO
CONSULTIVO
ÓRGANO DE
CONTROL
INSTITUCIONAL
OFICINA DE ASESORÍA
JURÍDICA
JEFATURA
SUB
JEFATURA
OFICINA DE ASUNTOS
INTERNOS
DIRECCION GENERAL
DE GEOGRAFIA
DIRECCION GENERAL
DE CARTOGRAFIA
ESCUELA
CARTOGRAFICA
DIRECCIONES
REGIONALES
OFICINA GENERAL DE
PLANIFICACION
Y PRESUPUESTO

(5) Expedir Resoluciones Jefaturales, para los actos administrativos;
(6) Resolver los casos de procesos administrativos del personal a su mando;
(7) Designar funcionarios en determinadas tareas específicas;
(8) Coordinar con el escalón superior las acciones para los casos de Emergencia
Nacional;
(9) Aprobar y suscribir convenios y contratos de conformidad con la Ley del IGN, y
las normas legales vigentes;
(10) Presidir la Sección Nacional del Instituto Panamericano de Geografía e
Historia, dependiente de la Organización de los Estados Americanos;
(11) La Jefatura contará con la oficina de Secretaria y la de Relaciones Públicas e
Imagen Institucional.
(12) La Oficina de Secretaria es la encargada de asistir al Jefe del Instituto en la
formulación, tramitación y archivo de la correspondencia personal, facilitar su
labor manteniéndolo informado sobre las visitas y reuniones que debe realizar,
así como las coordinaciones dispuestas por esta autoridad.
(13) La Oficina de Relaciones Públicas e Imagen Institucional es la encargada de
proyectar la Imagen Institucional del IGN y conducir el protocolo de los actos
oficiales de la Institución, desarrollar acciones de difusión interna y externa,
establecer las relaciones públicas y privadas tanto del ámbito nacional como
internacional.
(14) Ejercer las demás funciones y atribuciones inherentes a su cargo.
3. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
DE LAS RELACIONES Y COORDINACIÓN
a. GENERALIDADES
Para el mejor cumplimiento de las tareas de dirección, supervisión y control que
ejerce la Jefatura, se establece las siguientes disposiciones para conocimiento y
aplicación por todas las Oficinas y Direcciones del IGN.
b. RELACIONES
La Jefatura del IGN tiene las siguientes relaciones de trabajo:
JERÁRQUICAS.
El IGN depende del Despacho Ministerial en la cartera de Defensa.
FUNCIONALES.
• Dirección General de Aerofotografía Nacional (DIGAF).
5

• Dirección General de Hidrografía, Navegación de la Marina de Guerra
(HIDRONAV).
• Instituto Panamericano de Geografía e Historia (IPGH).
• Otras entidades del nivel que estén ligadas con la competencia y finalidad
fundamental que cumple el IGN.
c. COORDINACIONES.
El IGN realiza coordinaciones con:
• Instituto Nacional de Recursos Naturales (INRENA)
• Servicio Nacional de Meteorología e Hidrología (SENAMHI)
• Proyecto Especial Titulación de Tierras y Catastro Rural (PETT) del Ministerio de
Agricultura.
• Comisión de Formalización de la Propiedad Informal (COFOPRI) del Ministerio de
Justicia.
• Instituto Geológico Minero y Metalúrgico (INGEMMET)
• Instituto Nacional de Concesiones y Catastro Minero (INACC)
• Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP)
• Dirección General de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Transporte y
Comunicaciones.
• Asamblea de Directores de Institutos Geográficos de Sudamérica, España y
Portugal (DIGSA).
• Otras Entidades del nivel que estén ligados con la competencia y finalidad
fundamental que cumple el IGN.
d. REFERENCIAS.
Para la ejecución de los procedimientos de trabajo en el Instituto Geográfico Nacional
es necesario que el personal conozca las disposiciones contenidas en el presente
Manual de Procedimientos.
6

SUBJEFATURA
1. MISIÓN
Dirigir, coordinar, controlar y supervisar las actividades de las unidades orgánicas de la
Institución, así como velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Jefatura.
a. ORGANIZACIÓN
b. FUNCIONES
(1) Dirigir, coordinar, controlar y supervisar el cumplimiento de los
lineamientos de política del Instituto Geográfico Nacional;
(2) Informar a la Jefatura sobre el desarrollo de las acciones tomadas
para el cumplimiento de objetivos y metas;
(3) Asesorar al Jefe en asuntos de su competencia;
(4) Coordinar con las autoridades homólogas los asuntos
correspondientes a los sistemas administrativos que competen al IGN;
(5) Proponer y desarrollar directivas, normas y manuales de
funcionamiento, en los aspectos de su competencia;
(6) En el caso que la Jefatura sea ejercida por un Oficial General en
situación de retiro, cumplirá las funciones castrenses que le corresponde en su
condición de Oficial más antiguo en situación de actividad; y,
(7) Otras que le asigne la Jefatura.
3. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE TRABAJO
Para el cumplimiento de las tareas de coordinación, supervisión y control que ejerce la
Subjefatura, como parte integrante de la alta dirección del IGN, verifica el cumplimiento
de todas las disposiciones generales y específicas contenidas en el presente Manual.
7
SUB
JEFATURA
DIRECCION GENERAL
DE
GEOGRAFIA
DIRECCION GENERAL
DE
CARTOGRAFIA
RRPP e Imagen
Institucional

OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL
1. MISIÓN
Asesorar a la Jefatura del IGN en todo lo referente al planeamiento, programación y
ejecución de programas de Relaciones Públicas e Imagen Institucional, dirigidas a los
públicos Interno y Externo, a fin de contribuir al normal desarrollo de sus actividades y la
consecución de los objetivos de la Institución.
a. ORGANIZACIÓN
b. FUNCIONES
(1) Asesorar al Jefe del IGN en todos los aspectos
relacionados con Relaciones Publicas e Imagen Institucional.
(2) Planear, coordinar, ejecutar y evaluar las actividades de
RRPP e Imagen Institucional.
(3) Elaborar el Plan Operativo, teniendo en cuenta el
planeamiento y programación de corto y mediano plazo.
(4) Elaborar el material informativo tanto para el público
interno como para el público externo.
(5) Utilizar los medios de comunicación social con la
finalidad de actuar sobre la mente del público interno y externo.
(6) Organizar los eventos protocolares y sociales como
visitas de los diferentes organismos con los que existe relación.
8
JEFATURA
RRPP E IMAGEN
INSTITUCIONAL
MARKETING
Y PUBLICIDADPRENSA Y
DIFUSIÓN
RRPP –
CEREMONIAL Y
PROTOCOLO

(7) Promover y difundir actividades cívicas patrióticas,
deportivas, militares, sociales y de camaradería.
(8) Organizar las conferencias de Prensa.
(9) Distribuir revistas y otras publicaciones del Ejército.
(10) Programar conferencias de extensión cultural y
profesional.
(11) Confeccionar el Periódico Mural del IGN.
(12) Confección de un álbum fotográfico de las actividades
del IGN.
(13) Incrementar el respeto por los símbolos patrios.
(14) Mantener motivado al personal del IGN.
NEGOCIADO DE RRPP, CEREMONIAL Y PROTOCOLO
a. Procedimiento 1: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO
Para la formulación del Plan Operativo de la Oficina de Relaciones Públicas e
Imagen Institucional se tomará en cuenta las prioridades asignadas y plazos
establecidos para el año.
1) Se inicia con la recopilación de información de los diferentes negociados a fin de
establecer prioridades para el año
2) Luego de obtenida la información se analiza y se contrasta con los objetivos, si
había un programa anterior o si no con los que determinan los puntos fuertes y
débiles de la organización con cada uno de los públicos.
3) Fijar los objetivos de imagen según los públicos (Interno, externo) y fijar las
estrategias de comunicación al servicio de la imagen; acciones a ejecutar con
cada público para conseguir el objetivo. Estrategia de mensaje (campañas) y
estrategia de medios (instrumentos o soportes para cada público).
4) Elaboración del calendario con la programación específica para cada acción.
5) Definida las metas, se procede a elaborar el Plan Operativo de la oficina, para
luego derivar al jefe de RRPP para su verificación y aprobación
correspondiente.
6) Si aprueba continua el trámite a la OGPP, sin no aprueba vuelve al negociado
para su modificación.
7) Una vez concluido con la elaboración, es derivada a la OGPP, para la
elaboración del POI del IGN.
9

Flujograma: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO
OGPP JEFE DE RRPP ORRPP DESCRIPCION
1. Se inicia recopilando información de los
diferentes negociados a fin de establecer
prioridades para el año.
2. Definida las metas se procede a elaborar el
PO de la oficina, para luego derivar al Jefe
para su verificación y aprobación
correspondiente.
3. Si aprueba continua con el trámite a la
OGPP, si no aprueba, vuelve al negociado
de RRPP para su modificación.
4. La OGPP consolida el POI y una vez
aprobado comunica a la Oficina para iniciar
con la ejecución de las metas.
si
2
1
INICIO
1
3
no
FIN
4
10

b. Procedimiento 2: DE LAS VISITAS
Las visitas, por su fin, serán calificadas en 4 tipos:
(1) Tipo “A”
Para autoridades Nacionales o Extranjeras de mayor o igual categoría que
el Jefe del IGN, Delegaciones de Oficiales de las FFAA y PNP, que deseen
hacer una visita a todas las áreas del IGN.
2) Comité de Recepción Está conformada por:
Jefe del IGN
Sub Jefe del IGN
Oficiales Superiores y Subalternos con orden.
Jefe de RRPP
3) Dependencias que se visitarán
Área Técnica y Comercialización
4) Itinerario
(a) La comisión de recepción
conducirá a los visitantes al despacho del Jefe del IGN donde recibirán
la bienvenida.
(b) En principio el recorrido y
exposición según detalle de la hoja de visitas que se formulará para
cada caso.
(c) Cada dirección del área técnica
presentará una exposición de la labor que cumplen cuando sean
visitados.
5) Reunión Final
Previa orden del Jefe del IGN, los visitantes serán conducidos al casino de
Oficiales para culminar con un brindis esta actividad.
6) Despedida
El Comité de recepción acompañará a los visitantes hasta la puerta del IGN
donde serán despedidos.
(2) Tipo “B”
Visita de las escuelas de formación de las FFAA y PNP
7) Comité de Recepción
11

Sub Jefe del IGN
Jefe de RRPP
9) Itinerario
El Jefe de RRPP conducirá a los alumnos al auditorio, mientras el oficial a
cargo de la visita será conducido a la oficina del Jefe del IGN para su
presentación.
Luego, el Sr. Gral. Jefe del IGN en compañía del Crl Sub Jefe y del Oficial
que visita, se dirigirán al auditorio para la presentación inicial.
Después de la exposición la visita procederá a recorrer las instalaciones del
IGN, visitando las Direcciones Generales de Cartografía y Geografía, en
donde recibirán una explicación in situ de las actividades que se llevan a
cabo en cada una de ellas, para culminar luego en el área de ventas de la
Oficina de Comercialización donde podrán observar los diferentes productos
que se ofertan.
10) Reunión Final
Previa orden del Jefe del IGN, los visitantes serán conducidos al casino de
Oficiales para culminar con un brindis esta actividad.
11) Despedida
El Comité de recepción acompañará a los visitantes hasta la puerta del IGN
donde serán despedidos.
(3) Tipo “C”
Visita de las Universidades y Centros Superiores de estudio.
Jefe de RRPP
Representante del Área Técnica acorde con la finalidad de la visita.
14) Itinerario
El Jefe de RRPP conducirá a los alumnos al auditorio, mientras el oficial a
cargo de la visita será conducido a la oficina del Jefe del IGN para su
presentación.
12

Luego, el Sr., Gral Jefe del IGN en compañía del Crl Sub Jefe y de la
persona representante de la delegación que visita, se dirigirán al auditorio
para la presentación inicial.
Después de la exposición la visita procederá a recorrer las instalaciones del
IGN, visitando las Direcciones Generales de Cartografía y Geografía, en
donde recibirán una explicación in situ de las actividades que se llevan a
cabo en cada una de ellas, para culminar luego en el área de ventas de la
Oficina de Comercialización donde podrán observar los diferentes productos
que se ofertan.
15) Reunión Final
No se considera
16) Despedida
El Jefe de RRPP procederá a despedir a la delegación visitante.
(4) Tipo “D”
Visita de las Colegios.
Jefe de RRPP
Representante de l Área Técnica acorde con la finalidad de la visita.
Comercialización, y dependiendo del objetivo de la visita al área técnica.
19) Itinerario
El representante del área técnica conducirá a los alumnos al área de ventas
de la Oficina de Comercialización donde se procederá con la explicación
respectiva.
20) Reunión Final
No se considera
21) Despedida
El Jefe de RRPP procederá a despedir a la delegación visitante
13

Flujograma: DE LAS VISITAS
COMITÉ RECEPTOR JEFE DEL IGN
UECO Y ÁREA
TÉCNICA
DESCRIPCION
1. El Comité Receptor según sea el tipo de
visita: “A”, “B”, “C”, “D” recibirá a la
visita.
2. Palabras de Bienvenida por el Jefe de la
entidad.
3. Se conduce a las dependencias que
serán visitadas.
3. Recorrido y exposición según detalle de
la hoja de visitas que se formulará para
cada caso.
4. El Comité Receptor llevará a la visita tipo
“A” y tipo “B” a una reunión final.
5. El Comité Receptor despide a la visita.
3
1
FIN
INICIO
1
1
2
1
4
1
14

NEGOCIADO DE PRENSA Y DIFUSIÓN
a. Procedimiento 3: DEL BOLETÍN INSTITUCIONAL
1) Para elaborar el boletín institucional que informe de las actividades y eventos
que realiza la institución y otras organizaciones afines, se hace la redacción de
las notas que se incluirán.
2) Luego se diseña y diagrama el boletín.
3) Se publica en la página Web del IGN.
Flujograma: DEL BOLETÍN INSTITUCIONAL
JEFATURA
JEFE DE RRPP
Y
SUBJEFATURA
ORRPP OGEINFO DESCRIPCION
1. Para elaborar el
boletín institucional,
se hace la redacción
de las notas y se
diseña y diagrama el
boletín.
2. Es revisado por el
Jefe de RRPP y Jefe
de la OGA.
3. Si se aprueba
continua con el
proceso, si no se
aprueba vuelve a
RRPP para su
modificación.
4. se diseña y diagrama
el boletín.
5. Se publica en la
página Web del IGN
1
2
4
5
FIN
INICIO
3
1
15

b. Procedimiento 4: ELABORACIÓN DE NOTAS DE PRENSA
1) Para elaborar una nota de prensa, primero se solicita informe a la Jefatura sobre
el acontecimiento o hecho que se desea dar a conocer.
2) Jefatura entrega informe asignado para ser publicado.
3) Luego se ordenan los datos y se procede a redactar la nota de prensa.
4) Una vez elaborada la nota, se envía mediante correo electrónico a los diferentes
medios de comunicación.
5) Se concluye con la confirmación de la recepción y difusión de la información
proporcionada a los medios.
Flujograma: ELABORACIÓN DE NOTAS DE PRENSA
JEFATURA ORRPP
MEDIOS DE
COMUNICACI
ÓN
DESCRIPCION
1. Se solicita informe a la
Jefatura sobre el
acontecimiento o hecho
que se desea dar a
conocer.
2. Jefatura entrega
informe asignado para
ser publicado.
3. Se ordenan los datos y
se procede a redactar la
nota de prensa.
4. La nota de prensa es
enviada a los diferentes
medios de comunicación
vía correo electrónico.
5. Se concluye con la
confirmación de la
recepción y difusión de la
información
proporcionada a los
medios.
4
1
3
5
INICIO
FIN
2
1
16

c. Procedimiento 5: DE LAS CONFERENCIAS
1) A solicitud del Instituto o con previo conocimiento del Jefe del IGN, se organiza,
las conferencias de prensa.
2) Se invita a los medios de comunicación de interés para el IGN, con el propósito
de difundir las actividades realizadas por la Institución.
3) Se confirma a los medios de comunicación que asistirán a la conferencia.
4) Se concluye con la debida supervisión de una buena atención a los periodistas
invitados a la conferencia de prensa.
Flujograma: DE LAS CONFERENCIAS
JEFATURA ORRPP
MEDIOS DE
COMUNICACIÓ
N.
DESCRIPCION
1. A solicitud del Instituto o con
previo conocimiento del Jefe
del IGN, se organiza, las
conferencias de prensa.
2. La Oficina de RRPP invita a
los medios de comunicación
de interés para el IGN, con
el propósito de difundir las
actividades realizadas por la
Institución.
3. Se confirma a los medios de
comunicación que asistirán
a la conferencia.
4. Supervisión de una buena
atención a los periodistas
invitados a la conferencia de
prensa.
2
3
4
FIN
INICIO
1
1
17

d. Procedimiento 6: PARTICIPACIÓN EN EVENTOS
1) Determinada institución organiza un evento y emite una invitación al IGN.
2) Jefatura asigna a los expositores.
3) Sub jefatura asigna al personal de RRPP que asistirá al evento.
4) Luego se afianzan vínculos con otras instituciones y la comunidad en general.
5) Se concluye con la demostración de la labor que cumple el IGN, reforzando el
posicionamiento que tiene dentro del mercado.
Flujograma: PARTICIPACIÓN EN EVENTOS
OTRAS
ENTIDADES
JEFATURA
SUB
JEFATURA
PERSON
AL IGN
DESCRIPCION
1. Determinada
institución organiza un
evento y emite una
invitación al IGN.
2. La Jefatura asigna a
un representante para
que participe.
3. Sub jefatura asigna al
personal de RRPP
que asistirá al evento.
4. Personal asignado
participa en los
eventos, donde
exponen la labor que
cumple el IGN.
5. Concluido el evento
dan cuenta a la
jefatura.
1
2
3 4
INICIO
FIN
18

e. Procedimiento 7: DE LOS VÍNCULOS CON INSTITUCIONES PÚBLICAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
1) Presentación con instituciones públicas y privadas interesadas en los productos
y servicios del IGN en el campo de Geodesia, Fotogrametría y Cartografía.
2) Coordinar una cita con las empresas e instituciones públicas interesadas en el
IGN.
3) Evaluación de la Sub jefatura
4) Revisión de la Jefatura.
5) Reunión con la institución estatal o empresa privada.
6) Reconocimiento de las empresas con el rubro similar al IGN para que empleen
los productos y servicios del IGN.
7) Reunión con la institución estatal o empresa privada.
8) Reconocimiento de las empresas con el rubro similar al IGN para que empleen
los productos y servicios del IGN.
Flujograma: De los Vínculos con Instituciones Públicas y Privadas
JEFATURA
SUB
JEFATURA
ORRPP
INSTITUCIONE
S
DESCRIPCION
1. Presentación con
instituciones públicas y
privadas interesadas en los
productos y servicios del
IGN en el campo de
Geodesia, Fotogrametría y
Cartografía.
2. Coordinar una cita con las
empresas e instituciones
públicas interesadas en el
IGN.
3. Evaluación de la Sub
jefatura
4. Revisión de la Jefatura.
5. Reunión con la institución
estatal o empresa privada.
6. Reconocimiento de las
empresas con el rubro
similar al IGN para que
empleen los productos y
servicios del IGN.
4
1
1
2
3
5
6
FINAL
INICIO
5
19

a. Procedimiento 8: DE LOS PRODUCTOS DIGITALES
1) Actualización del material difusor: folletos, volantes o trípticos, donde se indique
que productos digitales tenemos a la venta.
2) Evaluación de la Sub jefatura del material.
3) Revisión de la Jefatura.
4) Impresión del material.
5) Mostrar el material difusor a entidades públicas y privadas que participen en la
promoción de los productos y servicios del IGN.
6) Se concluye, cuando se logra fusionar los objetivos deseados, es decir, vender
y comunicar los productos a los consumidores habituales y potenciales.
20

Flujograma: DE LOS PRODUCTOS DIGITALES
JEFATURA SUB
JEFATURA
ORRPP
REPRODUCCI
ON
ENTIDADES UCEI DESCRIPCION
1. Actualización del material difusor:
folletos, volantes o trípticos, donde
se indique que productos digitales
tenemos a la venta.
2. Evaluación de la Sub jefatura del
material.
3. Revisión de la Jefatura.
4. Impresión del material.
5. Mostrar el material difusor a
entidades públicas y privadas que
participen en la promoción de los
productos y servicios del IGN.
6. Se concluye, cuando se logra
fusionar los objetivos deseados, es
decir, vender y comunicar los
productos a los consumidores
habituales y potenciales.
3
12
4 5
6
FIN
INICIO
21

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
1. MISIÓN
El Órgano de Control Institucional tiene como misión, promover la correcta y
transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y
eficiencia de sus actos y/o operaciones así como el logro de sus resultados, mediante la
ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los
fines y metas institucionales.
a. ORGANIZACIÓN
b. FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA
(1) Ejercer control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad, sobre
la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, a que se
refiere el Artículo 7º de la Ley No. 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Control y de la Contraloría General de la República y el control externo a
que se refiere el Artículo 8º de la misma Ley, por encargo de la Contraloría
General.
(2) Efectuar auditorias a los estados financieros y presupuestarios de la entidad,
así como a la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale
la Contraloría General. Alternativamente, estas auditorias podrán ser
contratadas por la entidad con Sociedades de Auditorias Externas, con sujeción
al Reglamento sobre la materia.
(3) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la
entidad, que disponga la Contraloría General, así como, las que sean
requeridas por el Titular de la Entidad. Cuando estás últimas tengan carácter
de no programadas, su realización será comunicada a la Contraloría General
por el Jefe del OCI. Se considera actividades de control, entre otras, las
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA
REPUBLICA
JEFE OCI
AUDITOR
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
22

evaluaciones, diligencias, estudios e investigaciones, pronunciamientos,
supervisiones y verificaciones.
(4) Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel
de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los
procesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere
prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía el
control posterior.
(5) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría
General, así como al Titular de la entidad y del Sector cuando corresponda,
conforme a las disposiciones sobre la materia.
(6) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan
indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando
al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes.
(7) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidores
públicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole al
trámite que corresponda a su mérito, y documentación sustentatoria respectiva.
(8) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la
Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas
para el efecto.
(9) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad;
como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando su
materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos. Dicha
función comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y
administrativos derivados de las acciones de control.
(10) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución
de las acciones de control en el ámbito de la entidad. Asimismo, el Jefe de OCI
y el personal de dicho Órgano colaborarán, por disposición de la Contraloría
General, en otras acciones de control externo, por razones operativas o de
especialidad.
(11) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna
aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta.
(12) Formular y proponer el presupuesto anual del Órgano de Control Institucional
para su aprobación correspondiente.
(13) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le
formule la Contraloría General.
(14) Otras que establezca la Contraloría General.
23

3. PROCEDIMIENTOS GENERALES
a. Procedimiento 1: EJECUCIÓN DE UNA ACCIÓN DE CONTROL PROGRAMADA
Acciones de Control: Son Auditorias Financieras, Auditorias de Gestión, y
Exámenes Especiales; y que constan en el Plan Anual de Control si estos son
Programados.
(1) El Jefe OCI comunica al Titular de la Entidad inicio de la Acción de
Control.
(2) El Titular de la Entidad acusa recibo de inicio de Acción de Control de
Control.
(3) El Jefe OCI ordena el inicio de la Etapa de Planificación Programada a
Auditor II.
(4) El Auditor II realiza el Memorándum de Planificación y coordina con
Auditor I.
(5) El Auditor I analiza áreas críticas y puntos de atención, coordinando con
el Auditor II.
(6) El Auditor I determina métodos y procedimientos y los entrega al Auditor
II.
(7) El Auditor II define métodos y procedimientos previo planteamiento del
Auditor I.
(8) El Jefe OCI aprueba métodos y procedimientos, y pruebas sustantivas
programadas y define enfoque.
(9) El Jefe OCI solicita información al Titular, OGA y al Jefe del área auditada
continuando las labores inherente.
(10) El Titular de la Entidad ordena de apoyo el Jefe de OGA.
(11) El Jefe OGA ordena se den las facilidades a la Comisión.
(12) El área auditada acopia y remite información al OGA y/o Titular.
(13) El Jefe de OGA acopia, consolida y remite información al Titular.
(14) El Titular de la Entidad ordena la remisión de la información al Jefe OCI.
(15) El Jefe OCI acusa recibo y autoriza trabajo de campo, previas
coordinaciones con entes correspondientes.
(16) El Auditor II inicia labores de campo y se definen estrategias.
(17) El Auditor I efectúa las pruebas sustantivas y obtención de evidencia.
(18) El auditor I acopia y detecta deficiencias y logros de obtención de
evidencia.
24

(19) El Auditor II realiza un informe previo y determina los hallazgos de
evidencia.
(20) El Jefe OCI evalúa hallazgos e involucrados, si no satisface ampliación
de pruebas y evidencia reinándose procedimiento Nº 17.
(21) El Jefe OCI solicita al Titular de la Entidad facilidades a los involucrados.
(22) El Titular de la ordena al OGA se den las facilidades a los involucrados.
(23) El Jefe OGA verifica facilidades y cautela a áreas involucradas.
(24) El Jefe de l área involucrada da y recibe las facilidades.
(25) El Jefe OCI dada las facilidades comunica los hallazgos al personal que
labora en el IGN, si no labora coordina con OGA.
(26) El Jefe OCI comunica los hallazgos al personal del área involucrada, al
lugar donde ha sido designado.
(27) Si personal no labora en el IGN El Jefe de OGA coordina comunicación
de hallazgos y lo publica en el Diario Oficial El Peruano, esperándose el plazo
concedido en el aviso.
(28) El Jefe OCI acusa recibo y ordena su revisión; emite el Memo de Control
Interno, Observaciones y recomendaciones dirigidas al Titular.
(29) Personal del área involucrado responde hallazgo.
(30) El Titular de la Entidad recibe el Memo de Control Interno y ordena al
OGA atender recomendaciones.
(31) El Jefe de OGA coordina con las áreas involucradas atender la
implementación de recomendaciones.
(32) El Jefe OGA implementa las recomendaciones y deriva las concernientes
al área involucrada.
(33) El área involucrada atiende recomendación e informa al OGA sobre la
implementación de la recomendación.
(34) El Jefe OGA consolida implementación e informa al Titular
(35) El Titular remite la consolidación de las recomendaciones al OCI.
(36) El Jefe OCI evalúa la aplicación del Memo de Control Interno.
- El OCI informa al Titular debilidades de aplicación y coordina.
- El Titular recibe recomendaciones de debilidades de MCI reiniciándose
procedimiento Nº 29.
- Si es adecuada la aplicación finaliza proceso de MCI.
25

(37) El Auditor II revisa descargos de hallazgos, investiga, contrasta y
comprueba.
(38) El Auditor I elabora informe incluyendo comentarios y observaciones de
hallazgos no levantados.
(39) El Técnico Administrativo digita, tipea y redacta informe y presenta al
Auditor II.
(40) El Auditor II realiza la revisión previa y la deriva a Jefe OCI.
(41) El Jefe OCI evalúa, revisa y pide aclaración.
(42) El Auditor II hace reformulación, de acuerdo a indicaciones del JOCI.
(43) El Auditor I realiza una investigación adicional e inclusión de
recomendaciones, aclaraciones y criterios.
(44) El Técnico Administrativo realiza correcciones adicionales y la deriva al
Jefe OCI para su evaluación.
(45) El Jefe OCI aprueba el Informe y ordena remisión al Titular de la Entidad,
y a la CGR, así como el ingreso al SAGU
(46) El Titular de la Entidad recibe el Informe y ordena implementación de
recomendaciones y el Seguimiento de Medidas Correctivas
(47) El Jefe OGA recibe Informe para revisión y aplicación de Medidas
Correctivas y ordena al área involucrada aplique las medidas correctivas.
(48) El área involucrada aplica las Medidas Correctivas
(49) El Jefe OGA ordena Acciones Administrativas, Civiles o Penales, las
remite a otras áreas que estén involucradas (como Asesoría Legal),
posteriormente las remite al CONSUCODE para la revisión y sanción
respectiva; y las publica en el Diario Oficial.
- El Jefe OGA informa avance al Titular sobre pendientes.
(50) El Titular de la Entidad es informado sobre la implementación y sus
avances; remite a la Jefatura OCI
(51) El Jefe OCI recibe información y ordena ingresar al SAGU
(52) El Técnico Administrativo hace el seguimiento e ingresa al SAGU.
- Reporta Seguimiento de Medidas Correctivas del SAGU
(53) El Jefe OCI revisa, evalúa y remite a la CGR el seguimiento de Medidas
Correctivas.
(54) La CGR revisa, hace el seguimiento y registra las medidas correctivas.
- La CGR periódicamente solicita evaluación.
26

(55) El Jefe OCI informa que el Informe ha sido concluido, caso contrario
realiza una nueva evaluación de la información y solicita a la CGR la
evaluación del estado.
(56) Si el seguimiento de Medidas Correctivas ha sido concluido termina el
proceso.
27

TEC. ADM AUDITOR I SUP. AUDITOR II JEFE OCI TITULAR ÁREA INVOLUCRADA OGA OTRAS ÁREAS CGR CONSUCODE EL PERUANO
Acusa recibo de inicio
de Acción de Control
No
Si
No labora en en IGN
1
2 3
1
Si labora en el IGN
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE UNA ACCION DE CONTROL PROGRAMADA
Evalúa
consistencia
hallazgos e
involucrados
Analiza áreas
criticas y puntos
de atención
Realiza
Memorándum de
Planificación
Determina
métodos y
procedimientos
Define métodos y
procedimientos
Comunica inicio
de Acc. de
Control
Ordena el inicio
de la Etapa de
Planificación
Programada
Acusa recibo de
inicio de Acción
de Control
Aprueba métodos y
procedimientos y
pruebas sustantivas
Programada
Solicita
información al
Titular, OGA y al
Jefe del área
auditada
Efectúa las
pruebas
sustantivas y
obtención de
evidencia
Acopia y detecta
deficiencias y
logros obtención de
evidencia
Informe previo y
deteminación de
hallazgos de
evidencia
Se incia labores
de campo y se
definen
estrategias
Acusa
recibo/autoriza
trabajo de campo
Solicita
facilidades a
involucrados
Comunica
Hallazgos
Ordena apoyo
Control
Acopia y remite
información
Ordena se de
facilidades a
Comisión
Ordena remisión
de Información
Ordena
facilidades a
involucrados
Se dan y reciben
las facilidades
Comunica
hallazgos a
Funcionarios de
la Entidad
Coordina
comunicación de
hallazgos a los
servidores que no
estan en la
Entidad
Responde
hallazgo
Verifica
facilidades y
cautela
Publicación de la
comunicación de
hallazgos a los Ex -
Funcionarios
involucrados
Acopia, consolida
y remite
información
28

2 3
Si
4
No
Si
No
Redacta
Informe
Elabora Informe
incluyendo
comentarios y OBS
de hallazgos no
levantados
Revisa descargos
de hallazgos,
investiga,
contrasta,
comprueba
Revisión
previa
Acusa recibo
ordena su
revisión, emite
Memo CI,
Observaciones,
recomendaciones
Recibo de M.C.I y
ordena atender
recomendaciones
Atiende
recomendación
Evalua,
revisa y pide
aclaración
Investigación
adicional e
inclusión
Reformulación
Remite consolida
recomendación
Informa
implementación
de
recomendación
Aprueba
Informe
Corrige
adicionales
Ordena remisión
al Titular y la
CGR e inclusión
en el SAGU
Recibe
Informe
Ordena SSMMCC,
recomendaciones
Aplica
MMCC
Recibe Informe
para revisión y
aplicación de
MMCC
Informa
implementación
Remite
información al
OCI
Recibe
información,
ordena ingresar al
SAGU
Hace seguimiento
e ingresa al
SAGU, descarga
Ordena Acciones
Adm., Civi. , Pen. Acciones legales,
civiles
Informa
avance
Sanciona
inhabilitando
Publica
Coordina
implementacion
de Memo CI
Evalua
aplicación de
Memo de CI
Implementa y
remite
recomendaciones
Consolida
implementación e
informa al Titular
Recibe
recomendaciones
Informa debilidad
de aplicación
Fin de MCI
Reevalua
Ingresa al
SAGU
30

4
No
Si
Reporta
SSMMCC del
SAGU
Revisa, hace
seguimiento,
registra medidas
Revisa,evalu
a y remite a
la CGR
Informa
estado
Concluido
Solicita
evaluación de
estado
FIN
32

b. Procedimiento 2: EJECUCIÓN DE UNA ACTIVIDAD DE CONTROL PROGRAMADA
Actividad de Control: Es todo lo que no constituye una Acción de Control y pueden ser
Programadas y No Programadas, dependiendo si están o no en el Plan Anual de
Control.
(1) El Jefe OCI comunica inicio de Actividad de Control Programada y solicita
facilidades.
(2) El Titular de la Entidad acusa recibo de inicio de Actividad de Control
Programada, da y ordena facilidades al Jefe OGA.
(3) El Jefe OGA dispone facilidades e informa al OCI
(4) El Jefe OCI determina lineamientos de Actividad al Auditor y al Técnico
Administrativo.
(5) El Auditor I realiza Memorándum de Planificación de la Actividad de
Control.
(6) El Técnico Administrativo apoya en el recojo de información
complementaria y proceso de trabajo coordinando con el Auditor.
(7) El Auditor I de acuerdo a evaluación y lineamientos del JOCI y la CGR
determina puntos de atención, métodos y procedimientos y presenta al JOCI.
(8) El Jefe OCI aprueba métodos, procedimientos y pruebas sustantivas
definiendo enfoque
(9) El Jefe OCI solicita información al Titular, OGA y/o al Jefe del área
involucrada.
(10) El Titular de la Entidad dispone facilidades que sean verificadas por el
OGA.
(11) El Jefe de OGA verifica las facilidades, coordina con otras áreas y hace
seguimiento.
(12) El área involucrada acopia información y remite al Jefe de OGA y/o
coordina con JOCI sobre lo solicitado.
(13) El Jefe de OGA acopia y remite información del área involucrada al OCI y
otra información pertinente.
(14) La Jefatura OCI recibe la información y contrasta con lo solicitado
procediendo a evaluar; en caso que este conforme la información, la entrega al
Auditor I para su procedimiento pasando al procedimiento Nº 19.
(15) El Jefe OCI, en caso contrario solicita nueva información, aclarando lo
solicitado al Titular.
(16) El Titular de la Entidad dispone y emite información complementaria y
ordena al OGA mayor información adicional.
33

(17) El Jefe de OGA acopia y remite información conjuntamente con el área
involucrada.
(18) El Jefe OCI evalúa la información complementaria y en caso contrario
solicita nueva información, repitiéndose el procedimiento Nº 15. Si la
información es adecuada se entrega al Auditor I.
(19) El Auditor I procesa la información consolidada y coordina apoyo con
Técnico Administrativo.
(20) El Técnico Administrativo ordena, tipea y consolida la información,
emitiendo un borrador para ser evaluado por el Jefe OCI. Si no cumple los
requisitos se envía al Auditor I a que reinicie procesamiento Nº 19.
(21) El Técnico Administrativo acaba. Imprime, fotocopia, anexa para su
aprobación.
21.1 Si el documento cumple los requisitos ordena impresión final,
recomienda acabados, anexos y otros.
(22) El Jefe OCI evalúa, aprueba y firma; y ordena ingreso de información. Al
SAGU.
(23) El Técnico Administrativo ingresa al SAGU y remite al Titular del IGN y a
la CGR y cautela informe en archivo.
(24) El Titular de la Entidad recibe la información y dispone Medidas
Correctivas.
(25) El Jefe de OGA dispone acciones relevantes e informa a la Jefatura OCI
y al Titular de la Entidad.
(26) La CGR recibe información, evalúa y determina.
(27) El Jefe OCI evalúa y determina consistencia, acusa recibo de acciones
correctivas necesarias.
Duración
El tiempo estimado para las Actividades y Acciones de Control Programadas estarán de
acuerdo al Plan Anual de Control de acuerdo a su programación específica.
Formularios
En la ejecución de los procedimientos se utilizarán los formularios, cuestionarios y
esquemas mencionados en el Manual de Auditoria Gubernamental y las Normas de
Auditoria Gubernamental, las Normas Técnicas de Control Interno y la Normativa
referente al Sistema Nacional de Control, con sus Normas Complementaria y
Específicas.
34

TEC. ADM AUDITOR I JEFE OCI IGN TITULAR IGN OGA IGN AREA INVOLUCRADA CGR
No
No
Si
No
1
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE UNA ACTIVIDAD DE CONTROL PROGRAMADA
Si
Apoya en recojo de
información
complementaria y proceso
de trabajo
Realiza Memorándum de
Planificación
Determina puntos de
atención, métodos y
procedimientos
Comunica inicio de
Acitividad de Control
Programada y solicita
facilidades
Determina Lineamientos de
Actividad
Aprueba métodos y
procedimientos y pruebas
sustantivas
Solicita información al
Titular, OGA y/o al Jefe del
área involucrada
Recibe
información y
contrasta con
lo solicitado
Acusa recibo de inicio de
Actividad de Control y
ordena facilidades
Solicita nueva información
y aclara lo solicitado
Dispone facilidades e
informa al OCI
Procesa información
consolidada
Ordena, tipea
consolida
Verifica
facilidades
Acopia y
remite
Acopia y
remite
Acopia y
remite
Acopia y
remite
Evalua
Evalua
información
complementaria
y aclaración
Dispone apoyo y
facilidades
Dispone, emite información
35

TEC. ADM AUDITOR I JEFE OCI IGN TITULAR IGN OGA IGN AREA INVOLUCRADA
1
Si
No
Aprueba y firma, ordena
ingreso de información
Ingresa al
SAGU
Remite al Titular del
IGN y a la CGR
Recibe información,
dispone Medidas
Correctivas
Dispone acciones
relevantes
Informa al Titular y
al OCI
Recibe Informe de
acciones correctivas e
informa al OCI
Acusa recibo de
acciones correctivas
necesarias
FIN
Evalua y
determina
consitencia
Ordena impresión
final
Acaba, imprime,
fotocopia
Realiza acciones
necesarias
Informa al OGA las
acciones realizadas
36

OFICINA DE ASUNTOS INTERNOS DEL IGN
1. MISIÓN
La Oficina de Asuntos Internos es el órgano encargado de verificar el resultado de la
Gestión del Instituto y de ejercer el Control en los aspectos castrenses, administrativos,
funcionales, operativos y disciplinarios, de conformidad con las Normas vigentes del
Instituto Ejército y la Ley Nº 27860 “Ley del Ministerio de Defensa”.
a. ORGANIZACIÓN
b. FUNCIONES
(1) Efectuar el control en los aspectos castrenses, administrativos, funcionales,
operativos y disciplinarios.
(2) Efectuar la supervisión de procesos, inspecciones e investigaciones dentro del
Sistema de Inspectoría.
(3) Proponer recomendaciones derivadas de las acciones de control del MINDEF,
propias y efectuar el cumplimiento de las disposiciones emanadas del IGN.
(4) Proponer las sanciones pertinentes, dentro de las investigaciones realizadas.
A. Procedimiento 1: REALIZACIÓN DE UNA INSPECCIÓN
1) La inspección se realizará en forma minuciosa y profunda, evitando las
constataciones superficiales.
2) La inspección se inicia solicitando la documentación al elemento inspeccionado
para la revisión, evaluación y verificación de las funciones y actividades de cada
elemento.
JEFE
OFICINISTA
SECCIÓN
INSPECCIONES
SECCIÓN
INVESTIGACIONES
37

3) Luego se procede a revisar la documentación con el fin de, verificar si se han
cumplido con todas las normas y disposiciones indicadas en las disposiciones
dadas por el MINDEF, EP y el IGN, así como a las disposiciones legales.
4) Todo el personal y material deberá encontrarse a disposición de los Inspectores,
debiendo continuar en sus actividades solo aquel y aquellos servicios que se
consideren indispensables o de emergencia.
5) Cualquier comisión ó actividad que no afecte a la seguridad, se solicita que sea
postergada.
6) Se coordina para que todo el personal se encuentre disponible para ser
entrevistado a requerimiento de los Inspectores.
7) Los Inspectores conversarán con el personal para tener conocimiento de los
problemas que afecten al trabajo en grupo, al rendimiento o al bienestar del
Personal.
8) Se consultará al personal sobre los que desean solicitar audiencia para exponer
casos específicos.
9) Los Inspectores realizarán las reuniones de coordinación antes, durante y a fin
jornada de cada día de la Inspección.
10) Terminada la Inspección, los Inspectores se reunirán en principio con el mismo
personal que asistió a la Entrevista Inicial dicha reunión será conducida por el
Jefe del equipo de Inspección.
11) Al inicio de cada año se prepara la Directiva de Acciones de Control del IGN, el
cual es remitido a la Inspectoría del MINDEF.
12) Antes de iniciar la Inspección, previamente se le notifica con tres (03) días de
anticipación.
13) Para ello, se prepara el Plan de Inspección de la dependencia que le
corresponde según la Directiva el cual es programado con anticipación; se debe
tener presente que el programa es flexible en cuanto a las fechas, a fin de no
interrumpir las actividades de funcionamiento del IGN.
14) Alertado el elemento inspeccionado, este preparará el Legajo de Exposición y de
Inspección en dos copias.
15) Iniciada la Inspección con la Entrevista Inicial, el elemento inspeccionado
expondrá su situación de acuerdo a lo solicitado en la Directiva.
16) Terminada la Exposición, el Oficial Inspector expondrá, y presentará a los
Oficiales que conforman el Equipo de Inspección. A partir de esos momentos se
inicia la Inspección, de cada elemento inspeccionado.
17) Cada día terminada la Inspección al elemento inspeccionado de acuerdo al
tiempo indicado en el Plan de Inspección, los inspectores se reúnen para
intercambiar información, e informar el avance de la Inspección.
38

18) El último día de la Inspección se realizará la Entrevista Final donde se dará
lectura a las conclusiones generales resultantes de la Inspección y la orientación
general para mejorar el desenvolvimiento de las actividades del elemento
inspeccionado.
19) Después, cada Inspector presentará un Informe que comprenda las conclusiones
por campo de EM y SSLL y que incluye el Pliego de Observaciones y
Recomendaciones y el Pliego de Deficiencias y en el caso de detectar
irregularidades, se presenta el Informe correspondiente, además el pliego de
gestiones no satisfechas debiéndose confeccionar por duplicado incluyendo los
anexos.
20) Posteriormente se difundirá mediante Oficio el Pliego de Deficiencias,
Observaciones, Recomendaciones y Gestiones no satisfechas; el cual implica
que se le debe hacer un seguimiento hasta que se solucionen los aspectos
negativos detectados.
21) La actividad de seguimiento comprende además que se conforme los
documentos correspondientes.
22) Asimismo, cuando se este efectuando la Inspección, un acto de mucha
importancia es el de conceder Audiencias para eliminar las omisiones e
injusticias que hayan sido comprobadas.
23) Se realizará posteriormente la verificación con la finalidad de comprobar si se
están ejecutando ó adoptando la solución a las observaciones, deficiencias y
gestiones no satisfechas, que fueron detectados durante la Inspección.
ACCIONES FINALES
1) Después de realizada la entrevista final, cada miembro del equipo de
inspección deberá formular la documentación de inspección de su
responsabilidad, debiendo presentar en el plazo que se establezca.
2) El Informe personal del Inspector es dirigido al jefe del equipo de
inspección y tendrá el carácter de CONFIDENCIAL debiendo ser
redactado en tres (03) copias (incluyendo sus anexos), de los cuales dos
(02) se remitirán o entregarán, según el caso, al jefe del equipo de
inspección, y una (01) será para el archivo personal del inspector.
3) El Informe de Inspección se formulará en base a los informes personales
de los inspectores.
4) Una vez difundidos los Pliegos de deficiencias, el inspector y el Jefe de la
repartición inspeccionada deben ejercer una permanentemente acción de
control (seguimiento) hasta conseguir se solucionen los aspectos
negativos detectados, en el menor tiempo posible.
5) Las verificaciones se realizarán como parte del seguimiento, comprobando
en el sitio la ejecución de las medidas adoptadas para la solución a las
observaciones, deficiencias y gestiones no satisfechas que fueran
detectadas durante la inspección.
39

PROCEDIMIENTO 1: REALIZACIÓN DE UNA INSPECCIÓN
ACTIVIDADES
MINDEF JEF - IGN OAI
DIRECCIONES,
OFICINAS
1. SE INICIA CON LA
RECEPCION DE LA DIRECTIVA DEL SISTEMA DE
INSPECTORIA DEL MINDEF.
2. LA DIRECTIVA DEL
MINDEF ES BASE PARA LA FORMULACION DE LA
DIRECTIVA DE INSP DEL IGN. UNA VEZ APROBADA
SE REMITE UN EJEMPLAR A LA INSP DEL MINDEF.
3. SE FORMULA EL PLAN
DE INSPECCIONES PARA EL PRESENTE AÑO, SE
EJECUTA DE ACUERDO AL CROGRAMA
ESTABLECIDO Y DE ACUERDO A LAS NORMAS
VIGENTES.
4. AL TERMINO DE LA
INSPECCION SE FORMULA UN INFORME SOBRE LA
BASE DEL INFORME DE LOS ELEMENTOS QUE
CONFORMA EL EQUIPO DE INSPECCION Y SE
PRESENTA AL JEFE DEL IGN.
5. EL INFORME CULMINA
CON UNA SERIE DE RECOMENDACIONES PARA
SOLUCIONAR LAS OBSERVACIONES, DEFICIENCIAS
DETERMINADAS Y QUE DEBEN SER IMPLEMENTADAS
POR EL ELEMENTO INSPECCIONADO.
6. IMPLEMENTADAS LAS
RECOMENDACIONES, SON VERIFICADAS DE
ACUERDO A UN CRONOGRAMA ESTABLECIDO EN
CASO DE ENCONTRAR SATISFECHA LA SOLUCION,
SE ELABORA UN INFORME FINAL QUE ES REMITIDO
AL JEFE DEL IGN Y POSTERIORMENTE A LA INSP DEL
MINDEF. CON EL QUE FINALIZA EL PROCEDIMIENTO.
INICIO
DIR
MINDEF
DIR
MINDEF
DIR
MINDEF
DIR
MINDEF
DIR
IGNDIR IGN
APROBAC
DIR
IGN
PLAN
INSP
INSPEC
CION
INFORME
INSP
INFORME
INSP
RECOMEN
DACIONES
IMPLEMT
RECOMEN
VERIFICACIONINFORME
FINAL
INFORME
FINAL
INFORME
FINAL
FIN
41

B. Procedimiento 2: DE LAS INVESTIGACIONES
1) Las investigaciones se iniciarán cuando sea emitido el Memorándum del Jefe del
IGN para descubrir la verdad con relación a un hecho producido dentro de la
Instalación militar y que se presume irregular.
2) Podrán ser objeto de investigaciones de Inspectoría, los siguientes hechos:
• Denuncias importantes recibidas. Se excluye el anónimo como procedimiento
de denuncia.}
• Esclarecimiento de los presuntos hechos irregulares o faltas graves.
• Muertes o lesiones que afectan al personal del Ejército y daños de
consideración en el material del Estado.
• Asuntos conexos alrededor de otros hechos que no corresponda investigar al
sistema de inspectoría pero que afectan a la institución.
3) No se realiza investigación de Inspectoría cuando el problema:
• Ha sido denunciado o está en trámite de denuncia ante el fuero militar o
común, excepto cuando se hayan producido muertos y/o heridos en el
personal del Ejército, cuyo caso se investigará los asuntos conexos.
• Es de competencia del Prebostazgo, es decir que se haya producido fuera de
las Instalaciones militares.
4) Las investigaciones tienen carácter CONFIDENCIAL
5) Los Procesos de Investigación deberán tener obligatoriamente; las pruebas
instrumentales, pruebas testimoniales, pruebas materiales y pruebas periciales
6) Las Investigaciones deberán hacerse en fases siguiendo la secuencia de; fase
inicial, fase de preparación, fase de ejecución y la fase final, en esta fase se
procede a formular el Inf/Inv, y a elevarlo, si es que necesita la aprobación del
escalón superior, adjuntando los documentos de acción final correspondientes a
las decisiones adoptadas en su nivel.
7) Los Ejemplares del Inf/Inv que deberá formularse serán en (01) original que
formará parte del archivo y dos copias serán remitidas (01) al MINDEF, y (01) al
IGE, con el respectivo oficio de atención, para el trámite correspondiente.
FINALIDAD
La investigación tiene por finalidad proporcionar al jefe que la ordenó, criterios veraces
y apropiados para adoptar una decisión correcta, con respecto a los actos o hechos
que afecten a personas o que vayan en deterioro de la disciplina, prestigio, seguridad,
entrenamiento y administración del Sector Defensa (Ejército).
43

A. ASPECTOS QUE ABARCA
1) Esclarecimiento de la verdad de los hechos y determinación de su real
magnitud.
2) Determinación de las causas que originaron los hechos que se investiga.
3) Esclarecimiento de responsabilidades.
4) Determinación de acciones correctivas o disposiciones que eviten la
repetición de hechos negativos similares.
5) Determinación de aspectos conexos, de interés para el Instituto.
B. HECHOS QUE PUEDEN SER OBJETO DE INVESTIGACIÓN POR LA OFICINA
DE ASUNTOS INTERNOS.
1) Denuncias importantes recibidas, se excluye el anónimo como procedimiento
de denuncia.
2) Esclarecimiento de los presuntos hechos irregulares o faltas graves
siguientes:
- Sustracción de documentos clasificados.
- Divulgación de información clasificada
- Abuso de autoridad.
- Insulto al superior.
- Pérdida de armamento, material, equipo, vehículos y/o artículos de
prioridad del Estado.
- Irregularidades detectadas en las Inspecciones.
- Irregularidades detectadas en las Inspecciones y Auditorias.
- Contra el honor, decoro y deberes militares.
- Falsedad.
- Malversación, fraude, robo, hurto, apropiación ilícita, etc.
- Abandono de destino.
3) Muerte o lesiones que afecten al personal del Ejército y daños de
consideración en el material del Estado.
4) Asuntos conexos alrededor de otros hechos que no corresponda investigar al
sistema de inspectoría, pero que afectan a la Institución.
44

C. NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LAS INVESTIGACIONES
Las investigaciones tienen carácter confidencial para salvaguardar:
1) Al Oficial investigador, de posibles represalias, dándole la libertad y seguridad
para que proceda con entereza y objetividad.
2) A los testigos. Dándoles la seguridad requerida, que les permita su
declaración de buena fe, en un ambiente de confianza, facilitando así el
cumplimiento de la misión de investigación.
3) Estas declaraciones no podrán ser divulgadas.
4) El prestigio del Ejército, evitando comentarios que puedan resultar
desfavorables a la institución.
5) El principio de disciplina evitando afectar las reglas de subordinación y
respeto, así como la majestad de la autoridad en situaciones en que esté
comprendido personal de diferente graduación o jerarquía.
D. RESPONSABILIDAD EN LAS INVESTIGACIONES DE LA OFICINA DE
ASUNTOS INTERNOS
1) Autoridad que dispone las investigaciones:
El Ministro de Defensa, el Comandante General del Ejército y el Jefe del IGN.
2) Responsabilidades del Jefe de repartición:
a) Ordenar la investigación de inspectoría al tomar conocimiento de un
problema. Si el caso lo amerita mediante cualquier documento sea parte,
informe, queja, reclamo, observación, publicación, denuncia, etc.
b) Controla que el proceso de investigación e inspectoría se desarrolle
dentro de la más estricta imparcialidad y justicia.
c) Estudiar las recomendaciones formuladas al término de las
investigaciones y decidir sobre su aprobación, modificación o aplicación.
d) Aprobadas las recomendaciones, ordenar las acciones finales
correspondientes a su nivel, para:
• Sancionar a los que resulten responsables.
• Denunciar ante la justicia militar ó común al o a los presuntos
responsables si se presumiera la existencia de delito.
• Disponer las medidas convenientes para evitar la repartición de
hechos similares.
e) Elevar el original del Informe de Investigación si el caso lo requiere, para
aprobación de nivel superior; Si el asunto hubiera quedado concluido en
45

el nivel respectivo, remitir las copias del informe al nivel superior para su
conocimiento, control y trámite respectivo.
3) Responsabilidad de los investigadores.
1) Todo oficial investigador debe tener conciencia de la responsabilidad que
asume; ya que un proceso investigatorio deficientemente planeado o mal
conducido no permita mostrar la verdad de los hechos, llegando
consecuentemente a conclusiones erróneas que afectarán seriamente los
derechos del personal, así como los intereses de la Institución.
2) Los Oficiales investigadores durante la ejecución de un proceso investiga
torio carecen de poder legal para recuperar especies perdidas o
extraviadas, tampoco podrán imponer castigos a título personal ni disponer
descuentos de sueldos ó propinas como consecuencia de la investigación.
Además no ejercer, en ningún sentido acciones de carácter judicial.
3) Pondrán todo esfuerzo necesario para asegurar que no se cometa
injusticias o se distorsione interesadamente la conducción de la
investigación; que el informe este ajustado estrictamente a la verdad,
evitando inclinaciones arbitrarias o ayudas por razones de afinidad,
amistad o condescendencia; los investigadores así como el personal que
por su función este al tanto de las investigaciones, evitarán bajo
responsabilidad toda clase de comentarios sobre dichas investigaciones.
4) El Oficial investigador deberá solicitar ser eximido de conducir
investigaciones en las que se encuentren involucradas personas como las
cuales estén ligadas por razones de parentesco, hasta el 4to grado de
consanguinidad, 2do de afinidad y vínculo espiritual, así como cuando haya
intervenido en dicho caso como perito ó testigo.
5) Todo Oficial investigador debe proceder con:
• Imparcialidad, a fin de no tener perjuicios a favor ni en contra de las
personas que resulten sospechosas ó involucradas.
• Libertad de espíritu para no dejarse influenciar por personas
interesadas en los resultados de la investigación que podrán forzar
las conclusiones.
• Confianza en sí mismo, para tener pleno convencimiento y
seguridad de que los procedimientos que aplica son los correctos,
tanto desde el punto de vista moral como intelectual.
6) Aplicar el criterio y la experiencia necesarios para discernir precisando, en
su exacta magnitud, “la verdad de los hechos”.
7) Actuar con toda discreción y tino; discreción para guardar en todo
momento, la debida reserva que preserve el prestigio del ejército y tino
para proceder con juicio y cordura durante la conducción de las
investigaciones especialmente cuando se trate de personas sospechosas
cuya culpabilidad no está aún comprobada.
46

E. PROCESO DE INVESTIGACIÓN
1) FASE INICIAL
El Oficial investigador, al tomar conocimiento del problema, de inmediato
realiza un breve análisis (investigación preliminar) para determinar si merece
practicarse una investigación, teniendo en cuenta su trascendencia o
gravedad y las limitaciones para las investigaciones.
Como resultado de este análisis formulará la recomendación apropiada al
Comando interesado.
2) ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN Y ANTECEDENTES
Esta actividad se desarrolla antes y después de formular la Directiva siendo
recomendables mayores elementos de juicio.
3) FORMULACIÓN DE LA DIRECTIVA
(a) Realizar el estudio de los
documentos de origen y antecedentes para definir criterios
fundamentales.
(b) Precisar las fuentes disponibles de obtención de pruebas, para orientar
las diligencias, movimientos y viajes por realizar, así como para facilitar
la búsqueda de las pruebas respectivas.
(c) Determinar las necesidades, administrativas (personal y médicos) así
como has coordinaciones que se requiere realizar.
(d) El documento debe orientar la acción del Oficial Investigador, en forma
clara y concreta, para resolver el problema real existente.
(e) La Directiva como anexos los documentos de origen y antecedentes.
4) FASE DE PREPARACIÓN
Es la fase en la que se adopta las previsiones que propiciarán, facilitarán la
ejecución de la investigación propiamente dicha.
5) FASE DE EJECUCIÓN
Es el conjunto de actividades que realiza el Oficial Investigador desde el
momento en que comienza a obtener o recibir las pruebas, que le permitirán
establecer las conclusiones y formular las recomendaciones hasta que se
encuentre listo para confeccionar el informe correspondiente.
6) FASE FINAL
En esta fase se formula el informe de investigación y la elevación (si es
necesario) adjuntando las acciones finales.
47

F. DESARROLLO DEL INFORME DE INVESTIGACIÓN
1) ANTECEDENTES
En este párrafo debe hacerse un resumen de los acontecimientos que dieron
lugar a la investigación tales como:
1. Parte
2. Denuncia
3. Informes, etc
Esto obliga al investigador a ser muy celoso y exigente en la formulación de
los documentos antes indicados para que sean los más veraces y precisos,
posibles a fin de tener un real conocimiento inicial del hecho por investigar, de
no permitirle esto debe devolverlos para su reformulación o solicitar un
informe adicional que complete la información solicitada.
2) PRUEBAS
En este párrafo debe considerarse los tipos de pruebas que se han obtenido
durante el proceso investiga torio.
La investigación de Inspectoría se basa fundamentalmente en las pruebas
puesto que ellas sostienen la verdad de los hechos en consecuencia su
búsqueda es muy importante para el investigador.
No existen reglas fijas para la determinación de las fuentes de obtención de
pruebas dependiendo de la habilidad y experiencia del Oficial Investigador.
PRUEBAS Y SU CLASIFICACIÓN
a) PRUEBAS INSTRUMENTALES
Son todos los documentos que pueden dar fe de la verdad o falsedad de
una situación.
Se utiliza generalmente las copias sacadas de los archivos oficiales de
otros documentos públicos o privados copias que deben ser debidamente
certificadas o autenticadas. También se puede recabar los documentos
originales, previa constancia de recepción, otorgada a quien lo
proporciona.
b) PRUEBAS TESTIMONIALES
Constituidas por las declaraciones de las personas conocedoras de los
hechos, cuyas manifestaciones son indispensables para el
esclarecimiento del caso. Las instrucciones para la realización de los
interrogatorios y el formato de pliego de declaración se encuentran en los
anexos 7 y 8 respectivamente.
48

c) PRUEBAS MATERIALES
Son los medios materiales ó vestigios de ellos, que hallan sido empleados
en la perpetración del hecho investigado (VR GR; un cheque con la firma
falsificada), que permitan aclararlo, ya sea por sí mismo corroborando
otras pruebas.
d) PRUEBAS PERICIALES
Constituidas por las opiniones o peritajes confeccionados por expertos en
aspectos especiales que coadyuvan en la solución del problema que se
investiga (VR GR, peritaje balístico, huellas digitales) el Oficial
Investigador siempre que sea posible deberá presenciar el desarrollo de
dicho peritajes para dar mayor credibilidad al informe.
3) DISCUSIÓN
Este párrafo es más importante en una investigación de Inspectoría porque en
el prácticamente se va ha poder determinar la verdad sobre el hecho
investigado.
Para realizar una buena se debe realizar el análisis de las pruebas que
consisten en el estudio minucioso y exhaustivo de ellas, en relación con los
documentos normativos vigentes a fin de hacer las anotaciones de las
incidencias más saltantes que se desprenden de dicho estudio analítico y que
posteriormente se van a convertir en conclusiones.
4) CONCLUSIONES
Se redacta en oraciones breves basándose en los hechos evaluados en la
discusión, teniendo en cuenta que lo que se aprueba debe basarse en
documentos y/o manifestaciones.
Ejemplo: En una investigación sobre el fallecimiento de un individuo de Tropa,
concluye que “Esta probado que el individuo de Tropa salió del Cuartel junto
con el Suboficial XX”, sin embargo no existen pruebas que permiten llegar a
esta conclusión, tales como las declaraciones del Oficial de Guardia, Sgto. de
Guardia, etc.
Como se puede apreciar, esta conclusión carece de sustento, sin embargo;
ha servido para fundamentar la denuncia ante la Justicia Militar del Suboficial
XX, por la presunta comisión de un delito que administrativamente no esta
probado.
5) RECOMENDACIONES
a) La formulación de recomendaciones, es el paso final del proceso y
consiste en establecerlas de acuerdo con las conclusiones obtenidas, las
medidas correctivas y preventivas que el Comando debe aplicar como
acción final, en relación con el asunto investigado.
b) Cuando la recomendación implique una medida correctiva el Oficial
Investigador precisará la naturaleza y magnitud de ella. Así como el
49

motivo claro y preciso, evitando recomendar doble sanción administrativa
para el infractor arresto de rigor y además sometimiento a Consejo de
Investigación para evitar esto, los Investigadores deben tener en cuenta lo
siguiente:
1. Cuando un Inspector del primer nivel del Sistema de Inspectoría
(GUC) considera que la falta merece una sanción que se encuentra
dentro de las atribuciones de su Comando o del Comando de la
Región solo debe recomendar la aplicación de dicha sanción, más no
al sometimiento a consejo de investigación.
2. Si el Inspector considera que la falta por su gravedad merece una
sanción mayor, que excede a las atribuciones de lo s citados
Comandos debe recomendar el sometimiento absteniéndose de
recomendar sanción alguna.
3. Si el Comando de región estima que la sanción recomendada por la
Inspectoría del primer nivel no es suficiente puede aumentarle o si
escapa a sus atribuciones, elevar el informa a la IGE (Tercer nivel)
recomendando el sometimiento al consejo respectivo dejando sin
efecto automáticamente la sanción impuesta por el primer nivel.
c) Cuando las acciones finales corresponden al Comandante General del
Ejército, el informe se elevará al Inspector General del Ejército.
d) En principio todo informe de investigación debe ser elevado con el
dictamen legal correspondiente.
e) Las acciones finales son aquellas que se realizarán.
50

PROCEDIMIENTO 2: DE LAS INVESTIGACIONES
ACTIVIDADES
MINDEF, IGE JEF - IGN OAI
DIRECCIONES,
OFICINAS
1. SE INICIA CON LA RECEPCION DE LA
DENUNCIA; UN ANONIMO NO SE
CONSIDERA COMO DENUNCIA.
2. EL JEFE DEL IGN, IGE O INSPECTORIA
DEL MIN DEF EMITE UN MEMORANDUM
DE INVESTIGACION.
3. SE REALIZA UNA INVESTIGACION
PRELIMINAR PARA DETERMINAR SI EL
CASO AMERITA O NO UN PROCESO
INVESTIGATORIO.
4. EN CASO DE QUE SE REQUIERA LA
INVESTIGACION SE RECOMIENDA A LA
JEFATURA DEL IGN.
5. SE PROCEDE A LA INVESTIGACION
TENIENDO EN CUENTA LA DIRECTIVA
DE INVESTIGACION Y NORMAS
VIGENTES, SIGUIENDO LAS TRES
FASES,: PREPARACION, EJECUCION E
INFORME FINAL.
6. EL INFORME FINAL ES PRESENTADO
AL JEFE DEL IGN PARA SU REVISION Y
APROBACION, EN CASO DE SER
APROBADO ESTA ES REMITIDA A LA
INSPECTORIA DEL MINDEF Y SE
PROCEDE A LA EJECUCION DE LAS
RECOMENDACIONES ESTABLECIDAS.
SI
INFORME
FINAL
FIN
INICIO INICIO
RECOMEN
DACIONES
INFORME
FINAL
DENUNCIA
INICIO
MEMO
INVESTIG.
3
ARCHIVO
NO
RECOMEN.
INVESTIG
PREPARAC
EJECUCION
INF FINAL
RECOMEN.
INVESTIG
INVESTIG.
PRELIMINAR
MEMO
INVESTIG.
INFORME
FINAL
51

OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
1. MISIÓN
La Oficina General de Planificación y Presupuesto es el órgano encargado de la
formulación, programación, conducción y evaluación de los planes, programas y
actividades presupuestarias, así como de los planes y programas de desarrollo y de
gestión institucional, de conformidad con las políticas, los lineamientos establecidos y la
normatividad vigente.
a. ORGANIZACIÓN
b. FUNCIONES
(1) Proponer al Jefe del IGN los objetivos y políticas institucionales.
(2) Formular y proponer a la Jefatura del IGN el planeamiento estratégico
institucional a corto, mediano y largo plazo.
(3) Promover, diagnosticar y priorizar las necesidades del IGN en materia de
cooperación técnica nacional e internacional.
(4) Conducir la formulación, programación y evaluación del presupuesto del IGN,
asegurando que los presupuestos expresen los objetivos, metas y políticas de
los respectivos planes, e informar periódicamente de su cumplimiento al Jefe
del IGN proponiendo las medidas del caso.
(5) Informar y asesorar a la Alta Dirección del IGN de los trabajos de su
competencia.
(6) Ejercer la Secretaría de la Sección Nacional del IPGH y del Consejo Consultivo.
(7) Desarrollar y proponer directivas y normas en los aspectos de su competencia.
(8) Asumir las funciones de Racionalización, como la Formulación de los
documentos de Gestión Institucional: ROF, CAP, MOF, TUPA y otros
JEFE DE LA
OGPP
PLANIFICACIÓN RACIONALIZACIÓNPRESUPUESTO
52

documentos, en coordinación directa y permanente con los distintos órganos
del Instituto.
(9) Conducir estudios orientados a racionalizar los procedimientos administrativos,
realizando acciones de simplificación administrativa, estableciendo estrategias
para elevar el nivel de producción del IGN.
(10) Formular la Memoria Anual, con los informes que presenten los órganos del
IGN.
a. Procedimiento 1: FORMULACION DE LA DIRECTIVA DE RACIONALIZACIÓN
La Directiva de Racionalización, es un documento que tiene por finalidad, coadyuvar
al uso eficiente y eficaz de los fondos públicos a efecto de asegurar el cumplimiento
de los objetivos y metas para el año fiscal; se realiza de acuerdo a la Ley de
Presupuesto del Sector Público, en concordancia a la Ley de Racionalización de los
Gastos Públicos.
1) La directiva es formulada por el negociado de Racionalización, en coordinación
con la Oficina General de Administración, donde se establecen disposiciones de
disciplina, racionalización y austeridad.
2) Se remite a la OAJ, a fin de elaborar la Resolución Jefatural que validará dicho
documento. Si no es aprobada por la OAJ, regresará a la OGPP para su
evaluación y corrección; Si es aprobada la OAJ elabora la RJ y pasa a la Jefatura
del IGN, para la firma correspondiente.
3) Una vez aprobada, la Directiva de Racionalización, es distribuida a todas las
Unidades Orgánicas del IGN, para su cumplimiento.
4) La OGA es la Oficina responsable de hacer el seguimiento.
53

Procedimiento 1: FORMULACION DE LA DIRECTIVA DE RACIONALIZACION
JEFE DEL
IGN
OAJ OGPP OGA
DEPENDENCI
AS
ACTIVIDAD
1. LA OGPP EN COORDINACIONES
CON LA OGA, FORMULA LA
DIRECTIVA DE RACIONALIZACION.
2 y 3, LA OAJ RECIBE Y
EVALUA LA DIRECTIVA DE
RACIONALIZACION; SI NO ESTA
CONFORME LA DEVUELVE A LA
OGPP PARA SU REFORMULACION;
SI ESTA CONFORME A LA
JEFATURA PARA LA FIRMA DE LA
RJ.
4. UNA VEZ APROBADA, LA OGPP
DIFUNDE A LAS DEPENDENCIAS
DEL IGN.
5. LA OGA ES LA OFICINA
ENCARGADA DE HACER
SEGUIMIENTO A LO DISPUESTO
EN LA DIRECTIVA.
4
FIN
5
Hace
seguimiento
COORDINACIONES
2
1
INICIO
NO
SI
3
1
54

b. Procedimiento 2: DE LOS INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Informe Anual y Final de Rendición de Cuentas
El Informe de Rendición de Cuentas, es un documento en el que el titular de la
entidad, rinde cuentas de manera homogénea y oportuna, a fin de asegurar la
transparencia que guía la gestión pública, con relación a la utilización de los bienes y
recursos públicos.
(1) Dando cumplimiento a la Directiva Nº 04-2007-CG/GDES de la CGR, la OGPP
del IGN, preparará el Informe de Rendición de Cuentas Anual o Final, cuyo
modelo se encuentra disponible en el portal WEB de la CGR.
(2) Para la elaboración de este Informe, la OGPP solicitará la colaboración de las
Unidades orgánicas de la entidad, involucradas en el proceso de rendición de
cuentas, para que proporcionen la información requerida a la OGPP.
(3) Las Unidades orgánicas remiten la información solicitada a la OGPP, y esta la
consolida y procede a desarrollar el Informe de Rendición Anual de Cuentas.
(4) El informe es presentado al jefe de la entidad para su evaluación y aprobación
respectiva, si no es aprobado regresa a la OGPP para su revisión y
reestructuración; si es aprobado se firma el informe correspondiente y se remite
a la CGR en los plazos establecidos; es decir: el Informe Anual hasta el 31 de
mayo del año siguiente; el Informe Final a los treinta (30) días de cumplida la
gestión).
55

Procedimiento 2: INFORME DE RENDICION DE CUENTAS
UNIDADES
ORGANICAS
OGPP JEFATURA CGR ACTIVIDAD
1. LA OGPP PREPARA EL INFORME DE
RENDICION DE CUENTAS EN BASE
AL MODELO DEL PORTAL WEB DE
LA CGR.
2. LA OGPP SOLICITA INFORMACION A
LAS UU ORGANICAS DEL IGN
INVOLUCRADAS EN EL PROCESO
DE RENDICION DE CUENTAS.
3. LAS UU ORGANICAS DEL IGN,
REMITEN A LA OGPP LA
INFORMACION SOLICITADA,
PROCEDIENDOSE A ELABORAR EL
INFORME DE RENDICIÓN DE
CUENTAS.
4. EL INFORME ES PRESENTADO A LA
JEFATURA DEL IGN PARA SU
REVISION Y APROBACION, SI NO ES
APROBADO, REGRESA A LA OGPP
PARA SU REESTRUCTURACION; SI
SE APRUEBA, ES FIRMADO POR EL
JEFE DE LA ENTIDAD Y REMITIDO A
LA CGR.
INICIO
12
3 4 5
FIN
NO
SI
56

c. Procedimiento 3: PORTAL DE TRANSPARENCIA
1) El Instituto Geográfico Nacional, en cumplimiento con el Texto Único Ordenado
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, crea el portal de
transparencia, que contiene información relacionada con el desarrollo de la
gestión.
2) Corresponde a la OGPP, remitir información presupuestal que incluye datos
sobre los presupuestos ejecutados, proyectos de inversión, y remuneraciones
del personal. Asimismo corresponde remitir información relacionada a
documentación relacionada con acceso a la información pública.
3) Esta información es remitida al funcionario responsable (OGEINFO) en forma
trimestral, con el fin de actualizar el portal del IGN.
Procedimiento 3: PORTAL DE TRANSPARENCIA
DIFUSION POR
INTERNET
OGEINFO OGPP ACTIVIDAD
1. DANDO CUMPLIMIENTO AL TUO
DE LA LEY DE TRANSPARENCIA
Y ACCESO A LA INFORMACION
PÚBLICA, LA OGPP PREPARA LA
INFORMACION QUE SERA
PUBLICADA EN EL PORTAL DE
TRANSPARENCIA DEL IGN.
2. LA OGPP REMITE A LA OGEINFO
LA INFORMACION.
3. LA OGEINFO RECIBE LA
INFORMACION Y SE ENCARGA
DE PUBLICARLA EN LA PAGINA
WEB DEL PORTAL DE
TRANSPARENCIA DEL IGN EN
FORMA TRIMESTRAL.
1
INICIO
23
FIN
57

d. Procedimiento 4: DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION
(1) Reglamento de Organización y Funciones – ROF
El ROF, es un documento normativo de gestión institucional, que establece
campos funcionales, precisa responsabilidades y efectúa el proceso de
dirección y control; es elaborado de acuerdo a las normas legales vigentes y
tiene un fundamento técnico sobre las funciones y estructura orgánica del IGN.
(a) El Reglamento de Organización y Funciones, es elaborado por el
Negociado de Racionalización, tomando como base la Ley del IGN.
(b) La Jefatura de la OGPP, se encarga de revisar y hacer ajustes
necesarios y definitivos, para posteriormente ser elevado al MINDEF para
su aprobación mediante Decreto Supremo.
(2) Cuadro de Asignación de Personal – CAP
El CAP, es un documento técnico – normativo de gestión institucional, que
contiene los cargos que la Alta Dirección de la entidad prevé necesarios para el
normal funcionamiento de la misma, basándose para ello en la respectiva
estructura vigente.
(a) El CAP se elabora tomando como base el ROF y de acuerdo al escalón o
nivel que ocupa una determinada Unidad Orgánica dentro de la entidad,
asimismo se utiliza la nomenclatura aprobada en los Cuadros de Cargos
Clasificados del IGN.
(b) El CAP es elaborado por el Negociado de Racionalización, en
coordinación con la Oficina de Personal y Jefes de cada Unidad Orgánica
del IGN, revisado por la Jefatura de la OGPP, quien realiza los ajustes
necesarios y definitivos.
(c) Una vez revisado por la Jefatura de la OGPP, el CAP es remitido a la
Oficina de Racionalización del MINDEF, quien se encargará de revisar y
emitir opinión favorable para su posterior aprobación por Resolución
Suprema.
(d) El CAP, es distribuido a todas las Unidades Orgánicas del IGN.
(3) Manual de Organización y Funciones – MOF
El MOF, es un instrumento normativo, que describe las funciones específicas y
ayuda a la inducción, al adiestramiento y orientación del personal,
permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del
cargo al que han sido asignados.
(a) El MOF es elaborado independientemente por cada Unidad Orgánica, en
base a las normas y orientaciones técnicas que emita la OGPP.
(b) Formulado el proyecto del MOF, las unidades orgánicas remiten a la
OGPP – Negociado de Racionalización, quien se encargará de efectuar
el análisis técnico y el consolidado correspondiente.
58

(c) Con el visto Bueno de la Jefatura de la OGPP, el MOF es remitido a la
Oficina de Racionalización del MINDEF, quien emitirá opinión favorable
para su posterior aprobación.
(d) Una vez revisado y aprobado por el MINDEF, es derivado a la Oficina de
Asesoría Legal para la elaboración de la Resolución Jefatural que
validará dicho documento.
(e) El MOF, es distribuido a todas las Unidades Orgánicas del IGN.
(f) La distribución de la Memoria Anual, se realiza: Ministerio de Defensa,
para conocimiento; IGN: se distribuye a la Jefatura, Sub Jefatura, Oficina
de Asuntos Internos y Biblioteca.
(4) Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA
El TUPA, es un instrumento que cuenta con sustento legal, en ello se establece
los procedimientos administrativos que garantizan una orientación y servicio al
público usuario.
(a) El proyecto del TUPA, es realizado por la Oficina de Comercialización, en
coordinación con la Oficina General de Administración y la Oficina
General de Planificación y Presupuesto.
(b) Una vez elaborado el TUPA, es derivado a la Oficina de Asesoría Jurídica
con la finalidad de emitir opinión legal y elabore el proyecto de Decreto
Supremo para ser remitido al MINDEF para la aprobación
correspondiente.
(c) Concluido con el procedimiento, es derivado a la oficina correspondiente
del MINDEF, a fin de verificar y emitir opinión favorable.
(5) Plan Estratégico Institucional – PEI
El Plan Estratégico Institucional, es un documento de Gestión Institucional, que
considera: la visión, misión, valores y principios del IGN.
(a) En el PEI, se señalan los lineamientos de políticas, objetivos estratégicos,
las estrategias, las actividades, el presupuesto de los proyectos y los
indicadores de gestión del IGN.
(b) El PEI, se realiza de acuerdo al Plan Estratégico Sectorial Multianual que
remite el Ministerio de Defensa.
(c) Es revisado anualmente, con la finalidad de realizar modificaciones si
fuese necesario.
(6) Plan Operativo Institucional – POI
Es un documento de gestión institucional, que sirve de guía para el desarrollo de
actividades y proyectos previstos y el logro de los objetivos y metas a corto plazo.
(a) El POI es elaborado por el negociado de
Racionalización, previo informe de cada Unidad Orgánica, en base a las
metas y objetivos fijados para el año.
59

(b) Una vez revisado por la Jefatura de la OGPP, es derivado a la Oficina de
Asesoría Legal para la elaboración de la Resolución Jefatural que
validará dicho documento.
(c) La distribución se realiza a las Jefaturas, Direcciones y biblioteca del IGN.
(d) La evaluación del POI, se realiza tomando en consideración los
resultados alcanzados en función al conjunto de actividades de gestión,
donde se mide el cumplimiento de los objetivos institucionales del año, el
mismo que se realiza una vez terminado el año fiscal.
60

Procedimiento 4: DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN (ROF, CAP, MOF, TUPA, PEI Y POI)
PRESIDENCIA PCM MINDEF JEFATURA
IGN
OGPP
TODAS LAS
DEPENDENCIAS
DEL IGN
ASESORIA
JURIDICA
DESCRIPCION
1. LA OGPP SOLICITA INFORMACION A TODAS LAS
UU Y DIRECCIONES.
2. LAS UU Y DEPENDENCIAS PREPARAN Y
REMITEN LA INFORMACION SOLICITADA A LA
OGPP.
3. LA OGPP RECIBE, CONSOLIDA Y FORMULA EL
DOCUMENTO DE GESTION.
4. LA OGPP REMITE EL DOCUMENTO DE GESTION A
LA OAJ PARA OBTENER CONFORMIDAD LEGAL.
5. SI NO ES CONFORME RETORNA A LA OGPP
PARA SU REVISION Y REFORMULACION.
SI ES CONFORME SE PRESENTA A LA JEFATURA
PARA SU APROBACION CON RESOLUCION
JEFATURAL.
6. SI EL DOCUMENTO REQUIERE SER VALIDADO
CON RESOLUCION SUPREMA, SE REMITE AL
MINDEF.
7. EL MINDEF APRUEBA Y GESTIONA HASTA LA
PCM.
8. LA PCM UNA VEZ APROBADO REMITE A LA
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA PARA LA
RUBRICA DEL PRESIDENTE.
9. EL DOCUMENTO APROBADO REGRESA AL IGN
(OGPP).
10. LA OGPP DIFUNDE EL DOCUMENTO A TODAS
LAS DEPENDENCIAS.
INICIO
1 2
3
4
5678
10
FIN
NO
SI
9
61

e. Procedimiento 5: DEL REGISTRO DE COMPROMISOS EN EL SIAF
Para realizar el registro de compromisos, se realizan los siguientes pasos:
(1) La Oficina de Logística remite a la OGPP las órdenes de Compra y Servicio,
Ordenes de Operaciones, Resoluciones, Planillas de Movilidad, Contratos, etc,
que son los documentos que sustentan el gasto para ser comprometidos en el
SIAF.
(2) La OGPP recibe la documentación de Logística y procede a verificar la
disponibilidad presupuestaria.
(3) Si no existe disponibilidad presupuestaria se devuelve el expediente a Logística
(4) Una vez verificado que existe saldo en las partidas asignadas, se procede a
comprometer el gasto de la siguiente manera:
a) Ingresar al SIAF (Nombre de Usuario más Password).
b) Una vez ingresado al sistema, se procede a llenar los datos que
correspondan de acuerdo al gasto: Mes de ejecución, Tipo de Operación,
Tipo de documento (número y fecha), Fuente de Financiamiento: RO ó
RDR, clasificador de gasto, meta y monto.
c) Luego de llenar todos los datos que solicita el sistema, se graba y luego se
habilita para el envío del registro por medio del correo electrónico.
d) Seguidamente se coloca el No. De SIAF en el documento que se ha
comprometido, la meta, el monto, fecha del compromiso y la firma del Jefe
de la OGPP.
e) Concluido el procedimiento, el expediente es devuelto a la Oficina de
Logística para el trámite correspondiente.
62

OFICINA
LOGISTICA
PROCEDIMIENTO 5: REGISTRO DE COMPROMISOS EN EL SIAF ACTIVIDAD
OGPP
1. OFICINA DE LOGÍSTICA REMITE A LA
OGPP LAS ÓRDENES DE COMPRA Y
SERVICIO, ORDENES DE OPERACIONES,
RESOLUCIONES, PLANILLAS DE
MOVILIDAD, CONTRATOS, ETC, QUE SON
LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN EL
GASTO PARA SER COMPROMETIDOS EN
EL SIAF.
2. LA OGPP RECIBE LA DOCUMENTACIÓN.
3. LA OGPP VERIFICA SI HAY
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA.
4. SI NO EXISTE DISPONIBILIDAD SE
DEVUELVE EL EXPEDIENTE A LOGÍSTICA.
5. DE LO CONTRARIO, SE PROCEDE A
INGRESAR LA INFORMACIÓN PARA EL
COMPROMISO RESPECTIVO.
6. SEGUIDAMENTE SE COLOCA EL Nº DE
SIAF EN EL DOCUMENTO QUE SE HA
COMPROMETIDO, LA META, EL MONTO,
FECHA DEL COMPROMISO Y LA FIRMA
DEL JEFE DE LA OGPP.
7. CONCLUIDO EL PROCEDIMIENTO, EL
EXPEDIENTE ES DEVUELTO A LA
OFICINA DE LOGÍSTICA PARA EL
TRÁMITE CORRESPONDIENTE.
1
5
4
7
TESORERI
A 3 6
INICIO
FIN
SI
NO
63

f. Procedimiento 6: DEL PROCESO PRESUPUESTARIO
La Oficina General de Planificación y Presupuesto, es la responsable de conducir el
Proceso Presupuestario, para lo cual a través del negociado de presupuesto,
presenta información en los plazos establecidos, controlando además la ejecución de
ingresos y gastos aprobados en el Presupuesto del Instituto Geográfico Nacional.
(1) PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA
(a) En cuanto a los gastos a prever, se asignarán a través de créditos
presupuestarios, de conformidad con la escala de prioridades y las políticas
de gasto priorizadas por el Titular del Pliego.
(b) La previsión de gastos debe considerar, primero, los gastos de
funcionamiento de carácter permanente, como es el caso de las planillas del
personal; segundo, los bienes y servicios necesarios para la operatividad
institucional; tercero, el mantenimiento de la infraestructura de los proyectos
de inversión; cuarto, las contrapartidas que por efecto de contratos o
convenios deban preverse; quinto, los proyectos en ejecución; y finalmente,
la ejecución de nuevos proyectos.
(2) FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA
Se determina la Estructura Funcional-Programática del Pliego, la cual debe
reflejar los objetivos institucionales, debiendo estar diseñada a partir de las
categorías presupuestarias consideradas en el Clasificador presupuestario
respectivo.
La propuesta y demás documentación vinculada a la formulación del presupuesto
del Pliego se tramitará sirviéndose de los medios informáticos que para tal efecto
el Ministerio de Economía y Finanzas pondrá a disposición de las Entidades,
fijando la Dirección Nacional del Presupuesto Público los procedimientos y plazos
para su presentación y sustentación.
(3) APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO
El Presupuesto Institucional de Apertura correspondiente al Pliego 332: IGN se
aprueba a más tardar el 31 de diciembre de cada año fiscal.
El Ministerio de Economía y Finanzas a través de la Dirección Nacional del
Presupuesto Público, remite al pliego el reporte oficial que contiene el
desagregado del Presupuesto de Ingresos al nivel de pliego y específica del
ingreso, y de Egresos por Unidad Ejecutora, de ser el caso, Función, Programa,
Subprograma, Actividad, Proyecto, Categoría de Gasto, Grupo Genérico de
Gasto y Fuente de Financiamiento, para los fines de la aprobación del
Presupuesto Institucional de Apertura.
El Pliego 332: IGN presenta copia de su Presupuesto Institucional de Apertura,
dentro de los cinco (5) días calendario siguientes de aprobados, a la Comisión de
Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República, a
la Contraloría General de la República y a la Dirección Nacional del Presupuesto
Público.
64

(4) EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
- El IGN, debe remitir la información relativa a la Programación Trimestral de
Gastos, a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del
Sector Público – SIAF-SP, a partir del segundo trimestre del año fiscal y en
los plazos señalados en la Directiva de Ejecución, sujetándose a los montos
topes establecidos en la Asignación Trimestral de Gastos comunicada, a la
previsión de ingresos, así como a la disponibilidad que se estima captar u
obtener de los recursos distintos a la Fuente de Financiamiento “Recursos
Ordinarios”.
- La Oficina General de Planificación y Presupuesto es la única dependencia
responsable de canalizar los requerimientos de gasto, Calendarios de
Compromiso, y otros temas relacionados a la materia presupuestaria.
- Los Calendarios de Compromisos sólo se modifican mediante Ampliación, por
motivos sustentados por el Pliego con la documentación correspondiente.
- Las solicitudes de Ampliación de los Calendarios de Compromisos, se
presentan a la Dirección Nacional del Presupuesto Público.
El Compromiso
El compromiso constituye una etapa de la ejecución del gasto.
Para realizar el compromiso se tiene en cuenta lo siguiente:
(a) Implica la realización presupuestaria de gastos previamente
aprobados, por un importe determinado o determinable, afectando total o
parcialmente los créditos presupuestarios.
(b) Debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de
gasto.
(c) No puede exceder los montos de los Créditos Presupuestarios
aprobados a los Pliegos en las Asignaciones Trimestrales ni los
autorizados en los respectivos Calendarios de Compromisos.
(d) Debe adjuntar la documentación necesaria que sustente la
operación.
Es responsabilidad de la OGPP del Pliego Presupuestario, verificar las
afectaciones presupuestarias de cada compromiso.
Documentos de Compromiso
1. Contrato (de acuerdo a los pagos estipulados, incluidos los adelantos)
2. Orden de Compra y Servicio (para adquisiciones de menor cuantía),
3. Convenio (artículo 59º literal b) de la Ley General),
4. Planilla Única de Pagos de Remuneraciones y Pensiones,
65

5. Planilla de viáticos, u documento similar que sustente una relación de
gasto por persona o la que corresponda para el pago de servicios públicos.
(a) Cuando no existe contraprestación, se
realizan a través de transferencias financieras debidamente aprobadas y
las sentencias en calidad de cosa juzgada, a través de los siguientes
documentos:
1. Convenio (donación, subvenciones, ayudas en general)
2. Resolución u acto administrativo
3. Norma Legal que autoriza la entrega gratuita de fondos públicos
4. Sentencia en calidad de cosa juzgada
(5) EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA
El IGN debe determinar los resultados de la gestión presupuestaria, sobre la
base del análisis y medición de la ejecución de ingresos, gastos y metas así
como de las variaciones observadas señalando sus causas, en relación con los
programas, proyectos y actividades aprobados en el Presupuesto.
La Evaluación se realiza en periodos semestrales, sobre los siguientes
aspectos:
(a) El logro de los Objetivos Institucionales a
través del cumplimiento de las Metas Presupuestarias previstas.
(b) La ejecución de los Ingresos, Gastos y
Metas Presupuestarias.
(c) Avances financieros y de metas físicas.
La Evaluación del primer semestre se efectúa dentro de los cuarenta y cinco
(45) días calendarios siguientes al vencimiento del mismo. La Evaluación de los
dos semestres se realiza dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes de
culminado el período de regularización.
Remisión y Publicación
Las evaluaciones antes indicadas se presentan, dentro de los cinco (5) días
calendario siguientes de vencido el plazo para su elaboración, a la Comisión de
Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República y
a la Contraloría General de la República.
66

ESTABLECER OOII PARA AF (PEI).
PROPONER METAS A CONSIDERAR
EN FORMULACIÓN.
DETERMINAR DEMANDA GLOBAL
GASTOS-AF.
INICIAR ACCIONES PARA
ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL.
DEFINE ESTRUCTURA FUNCIONAL
PROGRAMÁTICA DEL PLIEGO.
DEFINE METAS PRESUPUES-TALES
DEL AÑO FISCAL.
DEFINE CIFRA PRESUPUESTAL.
EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
APRUEBA EL PRESUPUESTO
GENERAL DE LA REPÚBLICA.
LA OGPP RECIBE DE LA LA DNPP DEL
MEF EL PRESUPUESTO INICIAL DE
APERTURA DEL PLIEGO.
EL TITULAR DEL PLIEGO APRUEBA EL
PIA HASTA EL 31 DIC.
LA OGPP RECIBE DE LA DNPP LA
ASIGNACIÓN TRIMESTRAL DE
GASTOS.
CON LA ASIGNACIÓN TRIMESTRAL SE
PROCEDE A REALIZAR LA
PROGRAMACIÓN TRIMESTRAL
DEL GASTO.
SE PROCEDE A REALIZAR LOS
COMPROMISOS
CORRESPONDIENTES DEL MES.
SE REALIZAN LAS AMPLIACIONES Y/O
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS SI FUERA
NECESARIO.
LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA
SE REALIZA EN PERIODOS
SEMESTRALES DE ACUERDO A
DIRECTIVA.
1
3
4
A
I N I C I O
5
6
7
C
B
8
9
10
D
E
11
12
13
F
G
15
H
14
F I N
PROGRAMACIÓN FORMULACION APROBACIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN
ACTIVIDADOGPP
Procedimiento 6: DELPROCESO PRESUPUESTARIO
67

OFICINA DE ASESORÍA JURIDICA
1. MISIÓN
La oficina de Asesoría Jurídica del IGN, es el órgano encargado de asesorar a la
Jefatura y a las diversas unidades orgánicas del IGN, en asuntos de carácter jurídico-
administrativo.
a. ORGANIZACIÓN
b. FUNCIONES
(1) Asesorar a la Jefatura y a los órganos de línea del IGN, en los asuntos de
carácter jurídico-legal y administrativo.
(2) Proponer proyectos legales y administrativos relativos al ámbito de
competencia del IGN, así como revisar y formular los proyectos de contratos o
convenios que tenga que suscribir el jefe del IGN.
(3) Emitir informes legales sobre los proyectos de Ley, decretos supremos y
otras resoluciones sometidas a su consideración.
(4) Sistematizar, analizar y difundir las disposiciones legales relacionadas con
el funcionamiento del IGN.
(5) Otras funciones que le encomienda la Alta Dirección del IGN en el ámbito
de su competencia.
68
JEFE
ASISTENTE LEGAL

a. Procedimiento Nº 01: ELABORACIÓN DE CONTRATOS
(1) La Unidad de Logística una vez recibido los requerimientos de la diferentes
Unidades Orgánicas del IGN, dispondrá que el Comité Especial Permanente
y/o Comité Especial elabore la documentación respectiva a fin de adquirir los
bienes solicitados.
(2) Una vez otorgada la buena pro a favor de determinada persona natural o jurídica,
por cumplir con los requisitos señalados por la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado en concordancia con lo requerido por la Institución; la
Unidad de Logística mediante documento solicitará la elaboración del contrato
respectivo a estas Oficina, para lo cual anexará los antecedentes respectivos.
(3) La Oficina de Asesoría Jurídica, elaborará los contratos de conformidad a las
normas señaladas por CONSUCODE y supletoriamente a lo estipulado por el
Código Civil Peruano.
(4) Se remitirá a la Oficina General de Administración el contrato elaborado para la
firma del Sr. Gral. Jefe del Instituto Geográfico Nacional.
ULOG OAJ OGA JEFE IGN DESCRIPCIÓN
1. La Unidad de Logística
recibe los requerimientos
de las Unidades del IGN.
2. Otorgada la buena pro, la
Unidad de Logística
solicita a la OAJ la
elaboración del contrato
respectivo.
3. La OAJ remite a la
Oficina General de
Administración para la
verificación y posterior
firma del Gral. Jefe del
IGN.
4. Se entrega a ULOG para
su trámite respectivo.
69
1 2
INICIO
Firma
Vo Bo.
FIN
4
5

b. Procedimiento Nº 02: DE LOS CONVENIOS
(1) Sólo por disposición verbal o escrita de la Alta Dirección, se confeccionará el
proyecto de convenio, de acuerdo a su naturaleza, para lo cual, las distintas
unidades orgánicas involucradas en el asunto, brindarán las facilidades y el
apoyo que requiera la OAJ.
(2) El proyecto, luego de ser revisado por la unidad orgánica responsable se
remitirá vía mail (correo electrónico) o con oficio, a la otra institución pública y/o
privada, para su análisis correspondiente, en un tiempo razonable, este último
deberá devolverlo con su aprobación o alcances si fuesen necesarios.
(3) Si las partes firmantes están conformes con el contendido del convenio la
suscribirán y deberá tener la visación de las unidades orgánicas que tengan
implicancia en la ejecución del convenio.
UNIDADES
ORGÁN.
OAJ Otra
Entidad
JEFE IGN DESCRIPCIÓN
1. Las Unidades orgán.
Solicitan a la OAJ.
2. la OAJ, realiza el
proyecto, luego es
revisado por la unidad
orgánica responsable
remitiendo vía mail y/o
oficio, a la otra
institución para su
análisis
correspondiente.
3. La entidad revisa y
retorna para continuar
su trámite.
4. Luego es visada por
las unidades orgánicas
que tengan
implicancia.
5. Pasa para la firma por
el interesado y el Jefe
de la entidad.
6. Se Archiva en la OAJ y
copia a los
interesados.
70
1 2
INICIO
5
firma
FIN
3
4
6
copiacopia

c. Procedimiento Nº 03 – LICENCIAS DE USO
(1) La Oficina de Comercialización e Informes del IGN, solicitará a la OAJ la
confección de la Licencia de Uso, debiendo remitir de ser el caso, los
antecedentes al respecto.
(2) Una vez elaborada la Licencia respectiva, la Oficina de Comercialización,
tramitará su aprobación ante la entidad pública o privada así como ante el Jefe
del IGN.
UCEI OAJ ENTIDADES JEFE IGN DESCRIPCIÓN
1. La Oficina de
Comercialización e
Informes del IGN,
solicitará a la OAJ la
confección de la
Licencia de Uso,
debiendo remitir de
ser el caso, los
antecedentes al
respecto.
2. La OAJ, elabora y
devuelve a la UCEI.
3. La UCEI, tramita su
aprobación ante la
entidad pública o
privada y ante el
Jefe del IGN.
d. Procedimiento Nº 04: ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES
A. RESOLUCIONES JEFATURALES
Las Resoluciones Jefaturales son los actos administrativos emitidos por el Jefe
del IGN y tienen relación sobre el funcionamiento del pliego entre las más
comunes tenemos:
1) Delegación de ciertas responsabilidades funcionales a funcionarios del IGN,
de acuerdo a las facultades que le brinda la ley.
2) Designa a los responsables de las cuentas bancarias
3) Designación del Comité Especial y/o Permanente del IGN
4) Aprobación de Directivas
71
1 2
INICIO
firma
FIN
3
firma

5) Aprobación de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del IGN
6) Aprobación de Bases
7) Aprobación del Plan Anual de Trabajo
8) Otras que son necesarias para la dirigencia, coordinación, control y
supervisión de las actividades del pliego.
Dependiendo del asunto de la Resolución llevarán la visación de la UUOO
respectiva.
Son requeridas mediante documento escrito u orden verbal de la Unidad
Orgánica que lo solicita.
B. RESOLUCIONES
DIRECTORALES:
Las Resoluciones Directorales son aprobadas por el Jefe de la Oficina General
de Administración y se refieren a asuntos de carácter administrativo y dentro de
sus facultades como son:
1) Aprobación del Rancho del personal militar y civil
Requisito: Pedido firmado por el Jefe de Rancho y visado por el Jefe de la
OGPP
2) Aprobación de Orden de Operaciones
Requisito: O/O firmada por el Sub Jefe del IGN y visado por el Jefe de la
OGPP
3) Aprobación de Expediente de Contrataciones
Requisito: Documento de la ULOG solicitando su elaboración, con los
antecedentes (Características Técnicas, el Valor Referencial y la Disponibilidad
Presupuestal)
C. RESOLUCIONES SUPREMAS Y
MINISTERIALES:
(1) La Oficina General de Planificación y Presupuesto elaborará la Hoja de
Recomendación para la firma del Sr. Gral Jefe del IGN, señalando la
necesidad de que personal militar o civil realice el viaje por comisión de
servicio o estudio.
(2) La Hoja de Recomendación deberá ser remitida con sus antecedentes (de ser
el caso) a la OAJ, la que encargará de elaborar el proyecto de Resolución
Suprema y/o Ministerial, y será devuelta a la OGPP para su trámite con oficio
al Ministerio de Defensa para su aprobación.
(3) Si el viaje ocasiona gasto al tesoro Público será autorizado mediante
Resolución Suprema, si no ocasionase gasto alguno, será autorizado el viaje
mediante Resolución Ministerial
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