1. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha:
REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE
CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011
PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0
Sistema de Gestión
de la Calidad
Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 1 de 8
“La responsabilidad es un compromiso individual y genera respeto por lo que se hace”
1. GUIA DE APRENDIZAJE Nº.0 3
PROYECTO DE FORMACION TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Código del
programa:122121
Nombre del Proyecto: Calidad administrativa para I.E.D
BACHILLERATO TECNICO COMERCIALDE
TOCANCIPA
Fase del Proyecto: ANALISIS Número de horas: 20
HORAS
Código de la Guía 122121-03
Competencia:. 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de
la organización
Equipo Ejecutor:
Diana Milena Tierradentro instructor sena
Docente técnica
Resultados de Aprendizaje
COD. 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la
legislación vigente.

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2.INTRODUCCION AL TEMA
Apreciado aprendiz:
Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como técnico y como
persona, le permitirá dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades
diarias mejorar su conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la
memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su
supervivencia y su buen funcionamiento de la misma.
Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestión
ordenada y .
.Seguramente, si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta guía, al
alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las
evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestión de su propio
proceso de aprendizaje), impactará positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el
del resto de su grupo como Técnicos Profesionales en LA TECNICA ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA.
“.
.

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3. CONOCIMIENTOS PREVIOS
Contextualice el resultado de aprendizaje por alcanzar dando respuesta a los siguientes
interrogantes. A través de ellos se identificaran conocimientos que usted ha adquirido
anteriormente, de manera que logremos complementar y actualizar la información para
transformarla en conocimientos prácticos.
Qué importancia Que aspectos quisiera Qué Como puedo utilizar las
tiene el manejo aprender y mejorar en importancia técnicas y herramientas
de documentos cuanto al proceso de tiene el manejo de manejo de archivos
de forma recibo y despachos de de las técnicas para mejorar la calidad
ordenada para documentos? de archivo en mi en los procesos
mí? aprendizaje? administrativos de la
institución?

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4. MATERIAL DE CONSULTA
http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/sistemas-clasificacion-archivos
http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-
archivos2.shtml
http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf
5.. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1:
Descripción: Presentación tema
Duración de esta actividad: 40 minutos
Presentación por parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar la guía y los
conceptos básicos que el aprendiz debe conocer sobre el tema.
Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.
Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la organización.
1. 2. Investigación y búsqueda de información y aprendizaje autónomo .
Temas:
Necesidad de conservar la documentación
Concepto de archivo y tipos de archivos según el ciclo vital del documento y procesos
que se desarrollan del programa de gestión documental
Archivo de documentos: captación, elaboración y custodia
Organización del archivo.
Sistemas de ordenación del archivo: Convencionales, microfilme, informáticos,
digitalización
Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del
archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y
purga de los archivos
Tablas de retención concepto, importancia y ejemplos

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Manual de archivo
Normatividad legal vigente para el manejo de documentacion
Duración 3 a 4 horas
El estudiante de manera individual y grupal busca la información en libros de la biblioteca y por
internet, recopilando la mayor cantidad posible sobre el tema ya sea en físico (fotocopias), o en
una memoria
Ambiente(s) requerido:Aula de clase , biblioteca,cartulina, marcadores guias,video ben
Material (es) requerido: documentación sobre el tema( artículos , material didáctico( carteleras,
fotografías) videos relacionados con el tema.
Instructor (es):
Instructor SENA y docente de técnica.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2:
Descripción: Taller Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la
legislación vigente.
Duración de esta actividad: 60 minutos
a. Presentación del video parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es
presentar este material audiovisual para que el aprendiz conozca y contextualice su
conocimiento a partir de este tema y pueda generar aportes y reflexiones sobre el mismo
a través de un debate, grupal y comentarios en foro subido al LMS de la plataforma sofia.
b. Actividad Nº 2 TALLER
Resuelve las siguientes preguntas
1. Explica la necesidad de los archivos en las empresas

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2. Define que se entiende por archivo a través de un cuadro sinoptico
3. ¿Cuáles son los tipos de archivos según el ciclo vital del documento y qué procesos se
desarrollan al interior de cada uno de ellos, .
4.Explica el proceso de archivo de documentos. Mediante un diagrama
5.Describe el proceso de organización del archivo
6.Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del
archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los
archivos.mediante un mapa conceptual.
7.Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retención documental y el manual de
archivo en una empresa.
8. Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan
para su funcionamiento.
Ambiente(s) requerido: salón de clase, aula audiovisual, guías .internet
Instructor y Docente de Técnica
. 6. EVIDENCIAS Y EVALUACION
EVIDENCIA:
Tipo de Evidencia: Desempeño Conocimiento Producto
Explica
Funcionamiento Elabora un Mapa
habitual del archivo conceptual sobre la
. Un ejercicio sobre y normas prácticas normatividad básica
de utilización, que regulan los
los sistemas de
control del archivo, archivos en el país.
ordenación en el
confidencialidad de
archivo
la información y Elabora un diagrama
documentación, de flujo donde se
Presenta un ejercicio
ficheros, destrucción refleje el proceso de
de foliación.
y purga de los recibo de
archivos. documentos en una
E Presenta una tabla
organización.
de retención
documental y la
Define, explica y Presenta un boceto
explica
establece la virtual de oficina de
importancia de: archivo con sus
Tablas de retención muebles, materiales y
documental y el equipos que se
manual de archivo necesitan para su
funcionamiento

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Lee y explica la
normatividad legal
vigente para el
archivo.
Explica el proceso
de organización
archivística
denominado
foliación,
.
Tipo Código
Cuestionario x
Instrumento de Lista Chequeo x
Evaluación: Taller x
Blog x
7. GLOSARIO
Archivística: .
Archivo:
Catálogo:
Certificación de documentos:
.
Ciclo vital del documento: .
Clasificación documental:
Foliar
Gestión documental
Recepción de documentos
Tabla de retención documental:
Unidad administrativa
8. CIBERGRAFIA
http://sturizo.blogspot.es/
http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_1638_reglamento-archivo.pdf
. http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/radicacion-repartoT-734.page

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