2. Introducción
Usos del correo electrónico
Herramienta de trabajo
Comunicación
Intercambio de información
3. ¿Qué es Netiqueta?
Al igual que lo haríamos personalmente, a través de
la red, debemos observar reglas de buenas maneras
y cortesía o Etiqueta en la Red, también llamada
“Netiqueta”.
Es muy importante cuando la comunicación es
masiva.
Estas reglas no han sido impuestas por ninguna
organización, sino han ido surgiendo de los usuarios
de Internet y fueron compiladas en 1995 en un
documento llamado RFC1855.
4. …¿Qué es Netiqueta?
Debemos poner especial cuidado en qué y cómo
escribimos un correo electrónico; no importa si es
personal o de trabajo, nunca escriba nada que no
diría en público, pues al final, nadie sabe en dónde
terminará su mensaje o para qué se utilizará.
Compartamos algunas reglas para hacer uso
eficiente de esta herramienta, nuestro tiempo y el
tiempo de otras personas.
5. Estilo
El campo “Asunto” debe indicar claramente el tema del
mensaje.
Mensaje breve, párrafos pequeños.
Evite usar términos o abreviaturas que sus destinatarios no
conozcan.
Utilice saludo y despedida en su mensaje.
Si conoce la profesión de su destinatario, anteponga su
abreviatura al nombre, si no, solamente Sr. Apellido.
Incluya al final información personal como empresa que
representa y número de teléfono o celular.
Utilice “por favor” y “gracias”, buenos modales cuestan
poco y agradan a todos.
6. Formato
Envíe su mensaje en formato básico. Los formatos HTML o
texto enriquecido, no aportan gran cosa y tardan más en
descargarse. Si el destinatario no maneja ese formato su
mensaje podría llegar mutilado.
No utilice tipos de letra o fondos muy sofisticados, lo
importante es el contenido del mensaje.
Evite enviar archivos adjuntos no solicitados, algunos
servidores tienen límites para descarga. Pregunte al
destinatario si hay algún inconveniente para no desperdiciar
el recurso.
7. Formato
No escriba todo o parte de su mensaje en MAYÚSCULAS,
equivale a gritar!, utilizar la negrilla equivale a insultar y ni
hablar del color rojo. Si desea enfatizar algo use comillas,
asteriscos o subrayado.
Utilice los emoticones o smileys universales, solamente
cuando desee expresar un sentimiento que aclare el sentido
de su texto. Esto evita malas interpretaciones de nuestro
estado de ánimo.
Cuide su ortografía y gramática.
8. Enviar
Revise la dirección del o los destinatarios.
Cuando envíe mensajes personales a un grupo de
destinatarios, coloque las direcciones en el campo de copia
oculta (BCC o CCO). Así evitará dar a conocer las direcciones
de terceras personas. Su dirección de correo electrónico es
tan personal como su número telefónico.
Envíe su mensaje solamente a los interesados en el tema y al
generarse una discusión que desvíe el asunto original, elimine
de la lista a los destinatarios que no tengan que ver con el
nuevo tema, para no obligarlos a recibir información que no
les interesa y cambie el nombre del asunto para no confundir.
9. Responder
Responda lo antes que pueda.
No responda si no es el destinatario principal, a menos que
desee aclarar algún punto.
No responda a todos los destinatarios de la lista de
distribución si no es necesario.
Al responder un mensaje, incluya el suficiente material
original para situar el contexto, borre todo el material
irrelevante.
10. Reenviar
Revise la lista de distribución (si está disponible), antes de
reenviar un mensaje, alguno de los destinatarios podría estar
incluido y estaría duplicándole el mensaje.
No envíe ni reenvíe cadenas y/o correos basura
Muchas veces son utilizados para conocer otras direcciones de
su lista de distribución y para enviar correo comercial o basura
no solicitado. Esto satura los servidores y la red en general.
11. ¿Cuándo no enviar un correo electrónico?
Cuando no tenemos referencia de gestos o tono de voz, es
muy fácil malinterpretar el contenido de un correo. Evitemos
comentar por la red:
Llamadas de atención,
Conflictos entre personas de la compañía,
Opiniones personales sobre terceros de la misma empresa,
Quejas concernientes a la organización,
Nunca conteste si su estado de ánimo está alterado.
Compartir estas recomendaciones con sus amistades y
compañeros de trabajo, ayudará a mantener la cordialidad y a
hacer uso eficiente de esta herramienta.
14. Introducción
La comunicación por medio de teléfonos móviles o celulares,
constituye otra de las herramientas más usadas en negocios y en
la vida personal. Es útil en emergencias y nos facilita estar en
contacto con la familia y amigos.
Al igual que el teléfono convencional, debe ser usado para acortar
distancias y no para alargar conversaciones.
¿Cuántas veces ha estado en medio de una interesante
conversación, reunión de negocios, conferencias, el cine y hasta
en la iglesia, cuando el “ring” de uno o varios teléfonos celulares
interrumpen su atención?
15. Etiqueta en el uso del teléfono celular
Como parte de las buenas maneras, la etiqueta
en el uso de teléfonos móviles es cortesía común.
Algunas encuestas realizadas en Estados Unidos
indican que cada vez más personas consideran
importante refrescar algunas reglas sobre el uso
del teléfono móvil, para que sea un aliado
inteligente y no un molesto y descortés aparato.
16. Ideas para recordar al usar el celular
Reduzca la contaminación auditiva
Revise y regule el volumen del audífono y
micrófono de su celular, podría estar gritando
a su oyente, sin darse cuenta.
Mantenga el sonido de la campana o “ring” en
el volumen más bajo posible; mejor aún si
tiene la opción de vibrar.
17. Ideas para recordar al usar el celular
Apagado quiere decir APAGADO
Respetemos las reglas de cualquier lugar con
respecto al uso de teléfonos portátiles. En algunos
casos puede ser por respeto a las demás personas
y en otros por seguridad, por ejemplo: Transporte
aéreo, centros de estudio, iglesias, restaurantes,
hospitales, instituciones bancarias, etc.
Si está esperando una llamada importante, utilice
el modo silencioso o vibrador y para atender
excúsese y/o salga del lugar.
18. Ideas para recordar al usar el celular
Tome sus llamadas en privado
Las personas a su alrededor, apreciarán no tener
que escuchar su conversación.
Informe que habla a través de un celular
Cuando haga o reciba llamadas, de esta forma si la
conversación se entrecorta, sabrán que es
problema de comunicación y no de falta de
atención suya.
¿Cuándo llamar a un celular?
Aunque tenga el número celular de alguien,
determine el tipo de llamada y su importancia. No
queremos ser inoportunos.
Fuente: www.buenosmodales.cl; www.dtcc.edu
