Sistematización contable real

Universidad Técnica de Manabí
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Escuela de Contabilidad y Auditoría
Cátedra:
Sistematización Contable y Financiera
Catedrático:
Ing. Rosa Maricela Cedeño Zambrano Mg.
Estudiantes:
Álava Alcívar Andrea Nichol
Arteaga Cobeña Gema Annabelle
Cedeño Mera Lissette Carlina
Loor Santana Carmen Areana
Manrique Demera María José
Moreira Pico María Luisa
Rivadeneira Solórzano Carla Maholy
Grupo # 6
Nivel:
Séptimo “B”
Período:
Octubre 2014 – Febrero 2014
http://www.slideshare.net/AreanaLoorSantana/sistematizacin-contable-
41725130

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA
CONTABLE
La información contable, es la base para tomar decisiones en distintas áreas. Por
ejemplo, cuando una empresa participa en una licitación pública para prestar sus
servicios, normalmente la empresa que llama a la licitación requiere que le sea
presentada información de tipo financiero acerca del negocio.
Un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y
no algunos de ellos aisladamente:
 Hardware donde se procesa la información
 Software propiamente dicho
 Recursos humanos
 Políticas y normas contables adoptadas por la entidad
BIBLIOGRAFÍA) INFORMACION OBTENIDA DEL CAPITULO 8: PRINCIPALES
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE, DEL FOLLETO
FACILITADO POR NUESTRA DOCENTE.
ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE
Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones
financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una
empresa a una fecha o por un periodo determinado.
En los últimos años, muchas empresas han crecido en tamaño y complejidad debido a
las operaciones por ellas realizadas, por lo cual los sistemas necesarios para manejar esa
gran cantidad de información han evolucionado en términos de especialización y en
aumento de la capacidad de cómputo. Actualmente no se puede concebir una empresa
sin ayuda de sofisticados sistemas de procesamiento de datos.
Desde el punto de vista conceptual, el esquema de funcionamiento de un sistema
contable no es nada complejo.
Las principales tareas que lleva acabo el sistema son:
 Ingreso de los datos.
 Validación de datos.
 Actualización de registro.
 Emisión de reportes.
Un sistema de información contable consta del personal, los procedimientos, los
mecanismos y los registros utilizados, para una organización, primero para desarrollar la
información contable y segundo para transmitir esta información a quienes toman
decisiones. Y por lo consiguiente el propósito básico del sistema contable se mantiene
en "satisfacer en la forma más eficiente posible las necesidades de información contable
de la organización”.
RIVADENEIRA SOLÓRZANO CARLA MAHOLY

augusta.uao.edu.com, Delgadillo, Diego; El Sistema de Información Contable.(s.f.).
Obtenido
dehttp://augusta.uao.edu.co/moodle/file.php/3766/EL_SISTEMA_DE_INFORM ACIO
N_CONTABLE.pdf
Un sistema es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se
hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace referencia a aquello
vinculado a la contabilidad (el método que permite llevar las cuentas de una
organización)
http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable/sistema-informacion-
contable2.shtml#sistemadea#ixzz3JX6rteLk
ANÁLISIS PERSONAL
En la actualidad, los sistema contable es de gran importancia ya que suele asociarse
al programa informático que permite registrar la información. El software
contable cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y
balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos.
Los procesos sistémicos Interrelacionados por medio del cual se desarrollan actividades
especiales que requiere la concurrencia de personas, recursos y conocimientos con la
función de manejar la información que generan.
INGRESO DE LOS DATOS
Con el grupo de desarrollo tecnológico actual el procedimiento de las transacciones
contable, no se concibe sin la utilización de un computador. El ingreso de los datos en
un sistema que se realiza a través de un comprobante diario.
Cada comprobante de diario contiene 2 o más registros sea débitos o créditos que se
denominan asientos diarios, de esta forma un comprobante diario está formado por 2 o
más asientos que pueden ser de dos tipos:
 Manuales y
 Mecánicos
Manuales: un comprobante implica necesariamente que los registros en el realizado
sean conformados validos o través del ingreso de los datos en un terminal de captura de
los datos.
Ejemplo:
RIVADENEIRA SOLÓRZANO CARLA MAHOLY

RAPIDOS DEL SUR.C.A.
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE CONTABILIDAD
COMPROBANTE DE DIARIO
CONCEPTO:
CÓDIGO
CONTABLE
CÓDIGO
AUXILIAR
CENTRO
COSTO
Fecha numero
CONCEPTO DEBE HABER
TOTAL/VAN
PREPARADO REVISADO APROBADO PROC. DE DATOS CONTRALORÍA FECHA ARCHIVO FECHA
Los campos que identifican un comprobante y que al mismo tiempo lo diferencian de
otros son:
Fecha de operación: Debe indicarse la fecha en que realmente se efectuaron o
realizaron las transacciones o registros.
Número: Debe asignarse un numero al documento, el cual deberá ser consecutivo `para
aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operación
contable.
Un campo de información adicional al momento de ingresar los datos es el concepto o
descripción, el cual deberá expresar en forma concisa a que se refieren los registros que
se detallan en el cuerpo del comprobante de diario
Uno de los asientos de control que debe tener un sistema contable, es de no permitir
gravar la información con fechas de operación y números de comprobante iguales, ya
que ello genera inconsistencia de la información a nivel del almacenamiento físico. La
captura de la información hará que el sistema transfiera los registros débitos y créditos
individuales a las respectivas cuentas de mayor, tomando en cuenta los códigos de
auxiliar y centro de costos en aquellos sistemas que posean la capacidad para manejar
tales conceptos.
Mecanizados: Otra modalidad del ingreso de datos a un sistema contable es en forma
mecanizada, esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético
para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía
diskette o cinta magnética. Un ejemplo que ilustra esta forma de ingreso de datos, es el

procesamiento de una nómina de empleados. El documento de fuente que genera la
información contable, es la nómina de pago.
Ejemplo:
NÓMINA DE PAGO A OBREROS
Semana N. año Lugar de trabajo CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL _________al_______
Salari
o neto
devengado
Salr
ord
total
ord noc
deducciones
total
N
.
OCUPACION NOMBRE DEL
TRABAJADOR
TIEMPO SALARIO
BASE
HORA EXTRA SALAR
EXTRA
DIA HOR
Totales
HECHA POR: REVISADA POR : APROVADA
POR.
BALANCE DE ACOMULADOR
CONCEPTO
%
TOTAL
CONCEPTO
%
TOTAL
TOTAL ACUMULADO
La información allí contenida puede ser almacenada en un sistema auxiliar de nómina,
el cual se encargue de generar el registro mecanizado de diario que será almacenado
en medios magnéticos. Esta forma der procesamiento, se utiliza sobre todo cuando las
localidades físicas de una empresa, requieren que se centralice la información y
cuando existe un sistema integrado de información.
Es común bajo esta modalidad de captura de información, encontrarse con `problemas
de integridad en los datos, es decir, que no todos los datos Cedeño son Mera transferidos Lissette Carlina
a la base de
datos central, por esta razón dado que los comprobantes de diario ingresaran al
sistema en forma electrónica, se deben establecer controles de PED que verifiquen a
nivel de software que la información transferida cumpla con la integridad requerida. Un
ejemplo de control, sería que el programa de transferencia verificara que todos los
comprobantes validos entraran al sistema y la existencia de todos los comprobantes
fijos previamente definidos
Para que la transmisión de datos sea de forma mecanizada, necesariamente debe existir
algún tipo de conexión entre el computador central y las computadoras ubicadas en
diferentes localidades físicas. En este caso, también pueden presentarse problemas de
integridad en los datos diferentes.
Capitulo 8 Libro de sistemas contables facilitado por la docente
Características funcionales de un sistema de contabilidad general

1) Ingreso de los datos: Se realiza a través de un comprobante de diario. Cada
comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es
decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipo:
Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o
validados a través del ingreso de datos en un formulario de captura de datos
2) Validación de datos: verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos
parámetros previamente establecidos para su respectivo control. También aquí
se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas las transacciones.
Se podría decir en término de riesgo que hay poca confianza en que las cifras
reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas.
http://contadoresdelsigloxxi.blogspot.com/
3. Procesos
1. El ingreso de información que alimenta al Sistema de Facturación y Caja es digitado
por el receptor de la transacción por tanto constituye el procesamiento manual que
interactúa con el Módulo de Cartera.
2. Manuales
2. Automatizados
Los procesos del sistema son automatizados pues toma la información de otros módulos
y realiza los respectivos cálculos y distribución de información a las demás bases del
Sistema.
2.2.3.3 Centralizados
La generación del proceso que alimenta las otras bases del sistema, al cierre del día, es
canalizada por un sólo usuario de manera que la operación se centraliza a un sólo
computador, ubicado en el Centro de Cómputo.
2.3 Diagrama del Proceso
1. Ingreso de Información (Facturación-Caja)
Al módulo de Facturación y Caja ingresan las facturas de las compañías relacionadas:
Agrícolas, industriales, ganaderas; de los distribuidores y otros clientes. Así mismo se
recibe información de los comprobantes de pago, notas de débito y notas de crédito.
2. Procesos on Line y Batch
Los principales procesos existentes en la aplicación son:
a) Procesos de Solicitudes de Crédito
 Ingresos
 Modificación
 Eliminación
b)Proceso de Aprobaciones de Solicitudes de Crédito
c) Proceso de Documentos por Cobrar
 Ingreso

 Modificación
 Eliminación
d) Proceso de Intereses por Cobrar
 Antigüedad de saldos
 Resumen/Detalle de saldos
e) Proceso de Documentos de Pago
 Ingreso
 Eliminación
4. Salidas a archivos (Cuentas por Cobrar y Temporales)
Luego del procesamiento se genera un archivo temporal de facturación por
distribuidores. Así mismo se actualiza el archivo de Facturación y se generan los
registros correspondientes en el Archivo de Cuentas por Cobrar donde se guarda la
información que permite luego tomar decisiones, respecto a la Cartera Vencida.
2.3.5 Salidas Impresas (Listados Varios)
Entre los principales listados que se generan en este sistema son:
 Tabla de amortización
 Estados de Cuenta
 Documentos de pago pendientes
 Documentos registrados fecha
2.4 Flujo de Información
El flujo de información, observado en el anexo RC1, muestra la interacción de los datos
así como de los sistemas que interactúan con el Sistema de cartera.
Ver Anexo RC1
Entre las principales entradas al sistema tenemos:
 Archivos de Facturación
 Archivos de Caja
 Facturas
 N/D
 N/C
Entre las principales salidas del Sistema tenemos:
1.- Almacenamiento de información en los siguientes archivos:
 Facturación
 Cuentas por Cobrar
 Temporal de Facturación de Productos
2.- Consultas por pantalla de:
 Emisión de solicitudes Tabla de amortización
 Estados de cuenta (Ver Anexo RC2)
 Documentos de pago pendientes.
3.- Listados de:
 Emisión de solicitudes
 Tabla de amortizaciones
 Listados Varios

 Documentos de pago pendientes
Libros de sistemas informáticos gerencial Irving- Graw hill
CONCLUSIONES
• En conclusión el sistema de información contable es un sistema en la cual nos facilita la realización de los
registros contables que en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte también nos da la facilidad de
realizar dichas operaciones de una manera fácil y repito. Para que la misma empresa ponga a disposición de
sus trabajadores la información interna así como externa para poder verificar el funcionamiento de la
administración y de la calidad de la empresa y llegar a tomar mejores decisiones para que así la misma
empresa tenga competitividad ante las demás y el ingreso de los datos se podrá realizar de forma manual y
de manera mecánica Manuales
•
• Un comprobante implica necesariamente que los registros en el realizado sean conformados validos o
través del ingreso de los datos en un terminal de captura de los datos.
Mecánicos
Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros
contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta magnética. Un ejemplo que ilustra esta
forma de ingreso de datos, es el procesamiento de una nómina de empleados. El documento de fuente que
genera la información contable, es la nómina de pago.
Validación de Datos
La validación de datos es aquella que permite verificar que los datos que se ingresen en
el sistema cumplen con parámetros establecidos para el control de los mismos desde el
punto de vista de su consistencia. Dado que uno de los problemas que puede presentar
un sistema contable es el de que no se capturen todas las transacciones, por ellos se
puede decir en términos de riesgo que existe muy poca confianza en que las cifras
reveladas por los estados financieros sean correctas, lo cual ocurre si las transferencia de
datos son muy frecuentes y estas no se corrigen antes de preparar los estados financieros
El control de los datos debe realizarse en todas las etapas que guarden relación con el
tratamiento de los datos las cuales son: captura, actualización, y emisión de reportes;
con ellos los errores que puedan presentarse en la información deberán ser detectados al
momento de la validación
Ejemplo: Un sistema contable que tenga la capacidad de manejar varias monedas, no
debe procesar los movimientos de aquellas cuentas, para las cuales se haya definido tal
característica y no registren los valores equivalentes en moneda extranjera. (En la figura
8-4 se muestra un listado parcial de un código contable ejemplo, para el cual se ha
definido varios tipos de moneda según los siguientes códigos
DL= DOLARES AMERICANOS
FR= FRANCOS SUIZOS
PS= PESOS COLOMBIANOS
Un programa de validación en el momento de la captura de movimiento de detalle no
debería permitir ingresar registros para cuentas de totales, sino únicamente para aquellas
en las que se haya definido una (D), solo aquellas cuentas definidas como de detalle

pueden recibir registros correspondientes a detalles de operaciones, bien sea de débitos
o créditos.
Volviendo al ejemplo citado; nuestro catálogo de cuentas tiene en la columna de tipo de
moneda, el código de la moneda extranjera que manejara la cuenta de detalle respectiva.
Por ello en nuestro comprobante de diario deberá haber un campo adicional, según se
muestra en la figura 8-5: De esta manera el sistema tendrá la capacidad de separar
aquellos movimientos en diferentes monedas.
Una aplicación de esta facilidad se apreciara en el siguiente ejemplo: si un cliente en el
exterior solicita su estado de cuenta, es de suponer que a nuestro cliente, no le interesará
en ningún caso saber el monto de su cuenta en moneda nacional, sino en Dólares
americanos que es la moneda de uso común, para transar bienes a nivel internacional,
por esta razón el sistema deberá estar en la capacidad de emitir dicho estado de cuenta
de acuerdo a la forma en la que el cliente requiera la información.
María José Manrique Demera

Al hablar de validación no solo se debe poner énfasis en el tipo de control, sino en la
calidad de los procedimientos manuales que se establezcan para realizarlos
Un Ejemplo de control manual sobre la validación de los datos seria la verificación de la
secuencia numérica.
Un programa de validación debe estar en la capacidad de determinar si un comprobante
no ha sido grabado en el sistema, para esto el programa debe verificar la secuencia
numérica de estos documentos.
En muchos sistemas en la fase de validación de datos se producen listados de
excepciones que son reportes en donde se les detalla al usuario todos los datos para los
cuales se tiene algún tipo de discrepancia o observancia.
Tipo de Excepción Causa Solución
Error en la secuencia de
comprobantes
No se grabó algún comprobante
de diario entre dos o más
números.
Verificar si realmente falta algún
comprobante en la secuencia
numérica o si los comprobantes
fueron anulados.
Fecha de documento no válida Algunos sistemas procesan los
movimientos por períodos, por lo
que si ingresa una fecha no
correspondiente al período a
procesar, el sistema emitirá un
mensaje de error.
Verificar la exactitud de la fecha
del comprobante de diario,
modificarlo o cambiar el período
que se está procesando.

Cuenta de mayor no existe El código contable no coincide
con el número de cuenta que se
acaba de introducir.
Verificar el código de la
transacción e incluir el código si
fuese necesario.
Movimiento sin referencia Se da cuando algún asiento no
tiene la referencia del documento
que se graba como, por ejemplo,
el número de un cheque.
Verificar la referencia y grabarla
en el documento y en el asiento
del comprobante. El no grabar
referencias, puede ocasionar que
en muchos casos, movimientos
débitos y créditos no se concilien
automáticamente con el
consiguiente aumento de partidas
pendientes en cuentas del mayor.
Bibliografía:
Información obtenida del capítulo 8: PRINCIPALES CARATERÍSTICAS DE UN SISTEMA
CONTABLE, del folleto facilitado por nuestra docente.
VALIDACION DE DATOS
Los datos son un recurso organizacional que requieren manejarse como cualquier otro
activo empresarial importante. Por ello la mayoría de las empresas no podrían
sobrevivir si no cuentan con datos de calidad sobre sus operaciones internas y externas.
Las organizaciones se encuentran bajo enorme presión para proporcionar información
de mejor calidad para la toma de decisiones, en formatos que sean fáciles de accesar y
manipular. Los usuarios empresariales están reaccionando a sus propias necesidades
críticas de la misión de obtener mejor información, debido a los mercados competitivos
de rápidos cambios y cada vez más volátiles. Por esto las organizaciones y sus gerentes
necesitan practicar el control y administración de recursos de datos, una actividad
gerencial que aplica tecnologías de sistemas de información como administración de
base de datos y otras herramientas de administración a la tarea de manejar los recursos
de datos de una organización con el fin de satisfacer los requerimientos de información
de una empresa.
Los datos que almacena una base de datos son independientes de los programas de
aplicación que los utilizan y del tipo de dispositivos de almacenamientos secundarios
en los cuales se guardaron.
Por Ejemplo: Una base de datos del personal consolida datos anteriormente segregados
en archivos separados como archivos de nóminas, archivos de selección del personal y
archivos de las habilidades de los empleados.
De esta manera la administración de base de datos se la realiza con el fin de controlar la
creación, consulta y el mantenimiento de la base de datos para proporcionar la
información que necesitan conocer los usuarios finales y sus organizaciones.
Las empresas utilizan sus bases de datos para llevar le registro de las transacciones
como pagar a los proveedores, procesar pedidos, llevar el registro de los clientes y
pagar a los empleado pero también necesitan la base de datos para proveer.

Bibliografía:
Libro SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL cuarta edición, James A.
O’Brien, Irwin McGraw-Hill
VALIDACION DE DATOS
En seguridad informática, la validación de datos es una de las áreas más importantes a
tener en cuenta, especialmente en el desarrollo de sistemas conectados a redes como
internet. Validar datos hace referencia a verificar, controlar o filtrar cada una de las
entradas de datos que provienen desde el exterior del sistema.
Fase de Validación de Datos
Esta fase es el filtro intermedio entre las entradas y las salidas del Sistema de
Información Contable, de allí su importancia para la confiabilidad y consistencia de los
datos que fueron previamente ingresados y que serán posteriormente sometidos a un
proceso de transformación en referentes económicos, es decir; en unidades monetarias
que puedan ser leídas e interpretadas como información financiera. En la validación de
datos se verifica que los datos ingresados cumplan con los parámetros establecidos para
el control de los datos.
Dicha validación de datos se ilustra en el siguiente gráfico.
Gráfico II.4 Validación de Datos
La
validación de datos es muy importante en Excel y Contabilidad, pues validar datos es
especificar qué tipo de datos se aceptara en el campo del formulario, de esta manera
disminuimos un alto porcentaje de cometer errores al ingresar datos.
Con el fin de certificar que la información contable sea comprensible y útil, debe estar
auditada por el profesional en contaduría pública, lo que garantiza que las conclusiones
sean pertinentes y confiables y que verdaderamente, expliquen las situaciones y
circunstancias internas.
BIBLIOGRAFIA
 http://www.alegsa.com.ar/Dic/validacion%20de%20datos.php

 http://armandourdaneta1.bligoo.es/media/users/20/1049492/files/264098/UNID
AD_II_VERSION_TEXTO_ACROBAT_pdf.pdf
Análisis
En base a lo anterior dicho se puede concluir con que la validación de datos consiste en
asegurar la veracidad, integridad, y autenticidad de los datos que ingresan a un archivo.
Un sistema contable es el punto principal por el cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras por ello esta ayuda a revelar los datos que
se detallan de las actividades u operaciones que realiza una empresa. Además que con
ello se puede trabajar de una manera más ágil y sencilla evitando que se obtengan
cualquier tipo de irregularidades y permitiéndonos recibir una información más fiable
que nos sirva de gran ayuda al momento de la toma de decisiones .
ACTUALIZACIÓN DE REGISTRO
El proceso de actualización de registros en un sistema contable, consiste en el traspaso
de movimientos del diario general, a cada una de las cuentas de mayor, previo a la
actualización de saldos del mayor, la información grabada en los comprobantes de
diario debe hacer sido validada para aquellos esta se efectuará de dos maneras:
- Actualización interactiva
- Actualización en lote
Actualización interactiva
Esta hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento que el operador
está grabando el detalle de cada una de las transacciones.
Debido a que la actualización interactiva es realizada en el momento en que el operador
graba los movimientos, la información debe ser validada totalmente en el momento que
es capturada
En lote
La actualización en lote implica la validación previa de datos y ésta se realiza por lotes
de registros, es decir al final del día por ejemplo, se acumulan transacciones, se resumen
y luego son actualizados.
En lugar de actualizar la información asiento por asiento, todos los débitos y/o créditos
son actualizados una vez acumulados una cierta cantidad de comprobantes.
Manrique Demera María José
Carmen Areana Loor Santana

Bibliografía:
Información obtenida del capítulo 8: PRINCIPALES CARATERÍSTICAS DE UN SISTEMA
CONTABLE, del folleto facilitado por nuestra docente.
ATUALIZACIÓN DE REGISTROS
La actualización de registros consiste en traspasar aquellos movimientos del diario
general a cada una de las cuentas del mayor. La actualización de registros puede
efectuarse de dos maneras:
Interactivamente
Esta hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento que el operador
está grabando el detalle de cada una de las transacciones.
En lote
Los datos se acumulan, se validan y luego son actualizados.
BIBLIOGRAFÍA
http://pt.scribd.com/doc/134182334/Sistemas-contables
FASE DE ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS
Esta fase consiste en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las
cuentas de mayor. Es aquí donde se da el grueso de la información y consiste
fundamentalmente en la transferencia mayorizada de la data que ha sido ingresada y por
supuesto validada. Ahora bien, ¿De qué manera puede la empresa por medio del SIC
llevar a cabo la actualización de sus registros?
A continuación se puede apreciar gráficamente las dos maneras posibles de llevar a
cabo la actualización de registros.
Como se puede observar en el gráfico la actualización de registros, este puede ser de dos
maneras: interactivamente y en lote.
Actualización de registros interactivamente

La actualización de registros interactivamente es aquel que funciona en tiempo real, es
decir de modo inmediato.
Luego de lo expuesto, se puede obtener como resultado esta forma de actualización de
registros, sin lugar a dudas una ventaja competitiva para los negocios, y facilitando así a
los usuarios del SIC por un lado el desempeño y permitiéndoles por otro invertirlo en
más análisis y evaluación económica.
Actualización de registro en lote
La actualización de registro en lote se centra en un modo distinto la actualización de
registros interactivamente, puesto que se orienta a la acumulación de las operaciones al
término de un período específico para luego proceder a su procesamiento.
A pesar de esta realidad típica ejemplificada, se puede decir que en empresas pequeñas
de infraestructuras poco elaboradas o de gran complejidad, es común la aplicación de
este modo de actualización de registros y más aún cuando tercerizan (subcontratan), las

funciones del proceso contable con firmas de contadores o profesionales de la
contaduría en libre ejercicio, representando al tiempo un punto crítico en su rutina
administrativa, dado que es causa evidente de los atrasos en la contabilidad de los
mismos. En tal sentido, la actualización de registros en lote, es una modalidad
frecuentemente aplicada en empresas pequeñas dada su naturaleza y adaptación a este
tipo de organizaciones, en donde el proceso contable en su etapa inicial de formación,
no representa pues una actividad medular sino complementaria.
BILIOGRAFÍA
Libro: laboratorio de sistemas de información (Sistemas de Información Contable) Dr.
Rafael Belloso Chacín primera Edición
ANÁLISIS
Para una correcta utilización y funcionamiento de los sistemas contables es necesario
tenerlo actualizados los sistemas contables, esta que consiste en movilizar cuentas del
Diario General al de Mayorización, que pueden ser de dos formas:
Interactivamente.- en la que se da cuando el operador registra al instante las
transacciones.
En lote.- se acumulan las operaciones en un determinado período para después proceder
a su procesamiento.
EMISIÓN DE REPORTES
La emisión de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y
cosiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada.
Generados de reportes
Algunas veces un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que la
información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificados o detalle. Para poder
cumplir con esta necesidad, un software debe tener incorporada la opción en la que el
usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes.
Esta facilidad es poderosa para un gerente de presupuesto ya que le permitirá presentar
la información contenida en la base de datos contable, de acuerdo con el nivel de detalle
que requiere. Por ejemplo, si en algunos casos se necesita la presentación de los gastos
de personal discriminados por centros de costo para uno o varios periodos
determinados, es probable que este reporte no esté incluido como un listado en una
opción de menú para un sistema contable convencional, por lo que la alternativa de un
generador de reportes, facilita poder cumplir con tal requerimiento. Respeto a la opción
de generador de reportes, es conveniente realizar las siguientes observaciones:
 Cuadre de totales: los totales para las cuentas de detalle pueden ser generadas
automáticamente por el computador, pero en algunos casos los totales puedes ser
obtenidos tomando el código de una cuenta de mayor hasta un nivel

determinado, en estos casos si el usuario agrego un código de mayor al catálogo
de cuentas y poseer movimientos con saldo y no fue agregada a la estructura
correspondiente en el generador de reportes, con toda seguridad que los totales
de las cuentas de detalle no coincidirán con la sumatoria de los mismo, por lo
que tal deficiencia no puede ser atribuida al sistema, sino al usuario que no
actualizo las definiciones correspondiente en la estructura del reporte
 Títulos y encabezados del reporte: Debe tenerse cuidado en colocar títulos que
realmente denoten o expresen la información contenida en el reporte financiero
y las fechas para las cuales se está emitiendo el reporte financiero y las fechas
para las cuales se está emitiendo el reporte
 Unidades monetarias: Es posible que debido a la cantidad de cifras o dígitos
involucrados o por cualquier otra razón, se requiere presentar las cantidades o
saldos en unidades de miles por ejemplo, en este caso debe tenerse cuidado en
que el sistema aproxime o redondee las cifras adecuadamente, en cuyo caso
deberá tenerse presente lo explicado en el punto referente al cuadre totales
Índices financieros
Otra opción que incluyen los programas de contabilidad es la opción de índices
financieros, que se calculas con base en los saldos que presentan las cuentas de mayor a
una fecha determinada. Algunos de los índices más comunes son:
 Índice de solvencia
 prueba del acido
 Rotación de cuentas por cobrar
 Rotación de inventarios
 Capital de trabajo
 Margen de utilidad bruta
 Rendimiento sobre la inversión
 Días de ventas en los inventarios
 Rotación de cuentas por pagar
 Días de gastos
 Promedio diario de compras
 Promedio diario de ventas
Con respecto a los índices financieros calculados por un sistema contable deben
efectuarse las siguientes observaciones:
 Cálculo de índices: Aun cuando formalmente, desde el punto de vista de la
literatura contable cálculo de índices financieros está claramente definido, se
pueden presentar algunas situaciones en las cuales, el cálculo de un índice
requiere ser modificado por criterios específicos aplicados por una empresa. En
este caso, por lo general no se podrán modificar los índices, sino en forma
manual e indicar en una nota los criterios utilizados para su cálculo
Gema Annabelle Arteaga Cobeña

 Clasificación de las cuentas: A veces se piensa que la generación de
información errada es culpa del sistema, realmente esto no es así ya que si la
data es adecuadamente validada es casi imposible que un computador desde el
punto de vista del hardware, modifique algo ya previamente almacenado o que
haga algo que nos e le haya instruido. Desde el punto de vista del software, el
computador lleva a cabo las instrucciones que a él se le dan y no más allá de
esto. Si por ejemplo, un programa está calculando el capital de trabajo y una
cuenta de activo circulante fue clasificada como de largo plazo, el monto de
nuestro capital de trabajo será incorrecto. El caso anteriormente explicado seria
consecuencia de un criterio contable incorrectamente aplicado, pero también
puede presentarse que unos índices este mal calculado por un registro erróneo en
la contabilización de las operaciones.
ANÁLISIS
En general la emisión de reportes es primordial para un sistema contable y es el
procesamiento de información que ha sido grabada
Bibliografía:
Información obtenida del capítulo 8: PRINCIPALES CARATERÍSTICAS DE UN
SISTEMA CONTABLE, del folleto facilitado por nuestra docente.
8.2 PROCESAMIENTO EN LOTE VS. PROCESAMIENTO EN LÍNEA
Una de las muchas ventajas que brinda un computador; es la alta capacidad de cálculo y
tratamiento de los datos en grandes volúmenes. El procesamiento de la información
consiste en realizar las siguientes operaciones en un sistema:
 Operaciones de entrada
 Operaciones de procesamiento
 Operaciones de almacenamiento de datos
 Operaciones de salida
 operaciones de mantenimiento de los datos
Cuando se está evaluando las operaciones de entrada de información al sistema
contable, debemos tomar en cuenta las dos modalidades de ingreso de datos y sus
desventajas. Estas formas de procesar datos las podemos clasificar: procesamiento en
lote y procesamiento interactivo.
PROCESAMIENTO EN LOTE
También conocido como procesamiento en batch, se caracteriza porque las
transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su posterior tratamiento y/o
procesamiento.
Gema Annabelle Arteaga Cobeña

Secuencia de procesamiento bajo la modalidad de ingreso de los datos por lotes.
Comprobantes
de Diario
Lista de
excepciones
Los comprobantes son
almacenados en algún
medio
Luego los datos son procesados
para generar una “lista de
excepciones”
El primer método de procesamiento informático de los datos que se originó fue el
procesamiento por lote. Esto tiene su explicación histórica ya que los primeros sistemas
contables que utilizaron computadoras, recibían la información a través de las
desaparecidas tarjetas perforadas en donde los registros contables eran grabados en
localidades distantes físicamente del lugar en el cual se centralizaba y procesaba la
información. Con el grado de desarrollo actual de las telecomunicaciones, sólo se
justifica el procesamiento e lote en aquellos casos en que sea mayor costo/beneficio. El
gerente de contabilidad de una compañía multinacional, no puede fallar en los dead
lines para la entrega de cifras, por lo que se deberán tener sistemas en tiempo real que
procesen la información inmediatamente.
PROCESAMIENTO INTERACTIVO
El procesamiento interactivo, es una forma de procesar la información en un sistema de
cómputo que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos
de datos.
La mayor ventaja de un sistema interactivo es la rápida capacidad de respuesta que tiene
el sistema ante el ingreso de un dato específico. Cuando la información de un sistema
contable es procesada en forma interactiva, en el momento que se afecta una cuenta, en
ese instante el saldo del mayor se actualiza.
Los sistemas interactivos, también son llamados sistemas on-line o sistemas en línea.
Uno de los factores que han influido en el incremento de sistemas interactivos, es el uso
de terminales o pantallas con las cuales se puede interactuar inmediatamente con la
información almacenada en el computador.
En el caso por ejemplo de una empresa industrial ésta por lo general tiene separadas
físicamente las funciones de producción, distribución y procesamiento de la
información contable, sin embargo, es totalmente posible que la planta donde se
Andrea Nichol Álava Alcívar

procesan los productos, realice las funciones de registro contable de las operaciones
típicas de fabricación a través de un sistema en línea.
Comprobante de
diario
Se valida, se actualiza y se
almacena la información
En la siguiente figura se muestra la secuencia de procesamiento en línea de la
información, para el caso de las actividades de una planta de producción. En el ejemplo,
podemos distinguir las siguientes funciones dentro de una planta de producción:
 almacenaje de productos
 transferencias a la producción
 terminación de productos
Almacenaje de productos
Cuando la planta o almacenes reciben la materia prima
Se genera información
actualizada en forma inmediata
COMPRAS
TRANSFERENCIA A LA PRODUCCION
TERMINACION DE PRODUCTOS

Transferencia a la producción
Cuando el departamento de producción necesita materias primas para la iniciación,
continuación o terminación de un producto.
Terminación de productos
Cuando producción finaliza algún lote de inventarios para la venta.
Un sistema interactivo registra y actualiza las operaciones en el momento en que se
realizan, por lo que la mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparación
con los sistemas en lote. Se muestras varios ejemplos de operaciones que se procesan en
lote o interactivamente y su impacto desde el punto de vista contable.
Operación Tipo de
transacción
Ingreso de datos Impacto contable
Retiro de efectivo
en un cajero
automático
Interactiva Al retirar un cliente
efectivo de su
cuenta, ésta se
realiza
inmediatamente
Desde el punto de
vista contable, la
operación no se
actualiza
inmediatamente,
sino después de
procesar todas las
operaciones del
día.
Consumo de tarjeta
de crédito vía
comprobante
Lote Todos los vouchers
de consumo son
procesados en
forma manual una
vez adquirido el
bien, o prestado el
Al igual que para el
caso anterior, las
cuentas son
actualizadas acto
posterior al
procesamiento de

sevicio. los talones de
consumo
Carga de
información
contable por cinta
magnética
Lote Al llegar la
información
contable en una
cinta magnética,
ésta es recargada
en el sistema
central de cómputo.
Los saldos de
mayor son
actualizados
posterior a la
validación de la
carga de
información
Consulta de saldos
por vía telefónica
Interactiva Un
cuentacorrentista
desea conocer el
saldo de su cuenta
y lo realiza por vía
telefónica.
No genera registro
contable, por las
consultas
permitidas hasta un
cierto límite de
acuerdo con las
políticas de la
institución.
Bibliografía:
Información obtenida del capítulo 8: PRINCIPALES CARATERÍSTICAS DE UN
SISTEMA CONTABLE, del folleto facilitado por nuestra docente.
PROCESAMIENTO EN LOTE VS. PROCESAMIENTO EN LÍNEA
Los sistemas de procesamiento de transacciones procesan datos en dos formas básicas:
procesamiento por lotes, donde los datos de la transacción se acumulan durante un
periodo y se procesan periódicamente, y procesamiento en tiempo real (también llamado
procesamiento en línea), donde los datos se procesan inmediatamente después de que
ocurre una transacción.
En el procesamiento por lotes, los datos de la transacción se acumulan durante un
periodo y se procesan periódicamente. Por lo general, el procesamiento por lotes
incluye:
 Reunir, en grupos llamados lotes, documentos fuente que se origina mediante
transacciones comerciales, como pedidos de ventas y facturas.
 Grabar los datos de la transacción en algún tipo de medio de entrada, como
discos magnéticos o cintas magnéticas.
 Ordenar las transacciones en un archivo de transacción, en la misma secuencia
de los registros, en archivo secuencial maestro.
 Procesar datos de transacciones y crear un archivo maestro actualizado y una
variedad de documentos (como facturas de clientes y cheques de pago) e
informes.
 Capturar y almacenar lotes de datos de transacciones ubicados en sitios remotos,
y luego transmitir periódicamente a un computador central para procesamiento.

Un ejemplo de un sistema de procesamiento por lotes. Los lotes de cheques depositados
se acumulan y se procesan diariamente en la industria bancaria.
El procesamiento por lotes no solo acumula en lotes los datos de transacciones para una
determinada aplicación, sino que también ejecuta (procesa) una cantidad de diferentes
tareas de procesamiento de transacciones en forma periódica (diaria, semanal,
mensualmente). La razón fundamental para el procesamiento por lotes es que la
agrupación de datos y el procesamiento periódico de tareas utilizan los recursos y las
tareas se procesen de manera desorganizada y aleatoria.
PROCESAMIENTO EN TIEMPO REAL O EN LÍNEA
En los sistemas de procesamiento de transacciones, la capacidad de procesamiento en
tiempo real permite que los datos de las transacciones se procesen inmediatamente
después de que se generan, y pueden proporcionar una salida inmediata para los
usuarios finales. Los datos de transacciones se procesan tan pronto como se originan o
se registran, sin esperar a que se acumulen lotes de datos. Los datos se ingresan
directamente a los sistemas computacionales de los terminales de transacciones en línea,
y siempre se almacenan en línea en archivos de acceso directo. Los archivos y las bases
de datos siempre están al día, pues son actualizados cada vez que se originan datos, sin
importar su frecuencia. Las respuestas a las consultas de los usuarios finales son
inmediatas, ya que la información almacenada en dispositivos de acceso directo puede
recuperarse casi en forma instantánea. El procesamiento en tiempo real depende de
internet y otras redes para proporcionar enlaces de telecomunicaciones entre terminales
de transacciones, computadores personales cliente, servidores y otros computadores.
Bibliografía:
Lotes de
cheques
Lector/clasific
ador
Archivo de
transaccion
es
Procesamiento
de cuentas
corrientes
Estados de clientes
Informes
gerenciales
Archivos
maestros
actualizado
s
Programas
de
procesamie
nto de
pedidos y
de control
de
inventarios
Base de
datos
corporativos

Libro SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL cuarta edición, James A.
O’Brien, Irwin McGraw-Hill
PROCESAMIENTO EN LOTE VS. PROCESAMIENTO EN LÍNEA
Un archivo de procesamiento por lote o lotes proporciona una forma abreviada de
ejecutar uno o varios mandatos o instrucciones al Sistema Operativo, al introducir el
nombre de un archivo de procesamiento por lotes, el archivo ejecuta cada línea como si
se la estuvieran introduciendo desde el teclado.
Los archivos de procesamiento por lotes pueden automatizar instrucciones largas o
repetitivas, la posibilidad de cometer errores en la captura de comando o directivas al
sistema operativo se reduce considerablemente, y las tareas largas se pueden comenzar
y dejar que se ejecuten hasta su finalización y no requieren una supervisión directa del
operador o del programador.
Al escribir archivos que se ejecutan en modo lote o batch, se percibe como una forma de
programar utilizando los comandos o directivas del sistema operativo.
Algunos sistemas operativos utilizan archivos de comandos, ejecutados por lotes, para
realizar tareas específicas de inicialización o personalización, como sucede con el
archivo autoexec.bat en el caso del MS-DOS, que se ejecuta automáticamente al
arrancar el sistema.
En las computadoras grandes, el procesamiento por lotes es el proceso de recopilación
de programas y los conjuntos de datos de los usuarios, la ejecución de uno o unos pocos
cada vez y la entrega de los resultados a los usuarios. También puede referirse al
proceso de almacenar transacciones durante un cierto lapso antes de su envío a un
archivo maestro, por lo general una operación separada que se efectúa durante la noche.
Sería el caso de los procesos de copias de seguridad en grandes sistemas o el envío de
correo y fax en horas de bajo costo y/o de poco tráfico en la red.
Se conoce como procesamiento por lotes, o modo batch, a la ejecución de un programa
sin el control o supervisión directa del usuario (que se denomina procesamiento
interactivo). Este tipo de programas se caracterizan por que su ejecución no precisa
ningún tipo de interacción con el usuario.
Generalmente, este tipo de ejecución se utiliza en tareas repetitivas sobre grandes
conjuntos de información, ya que sería tedioso y propenso a errores realizarlo
manualmente, los programas que ejecutan por lotes suelen especificar su
funcionamiento mediante scripts o guiones (procedimientos) en los que se indica qué se
quiere ejecutar y, posiblemente, qué tipo de recursos necesita reservar, llevar a cabo una
operación particular de forma automática en un grupo de archivos todos de una vez, en
lugar de "manualmente" abrir, editar y guardar cada archivo por vez.

PROCESAMIENTO EN LÍNEA
Implica que los programas se ejecuten de tal forma que los datos se actualicen de
inmediato en los archivos de la computadora, a este tipo de procesamiento se le conoce
también como tiempo real. Las aplicaciones de tiempo real son indispensables en
aquellos casos en que los datos contenidos en los archivos se modifican varias veces en
el transcurso de un día y se consultan en forma casi inmediata con las modificaciones
que se efectuaron.
Procesamiento en línea: A diferencia del procesamiento por lotes o batch, el
procesamiento en línea implica que los programas se ejecuten de tal forma que los datos
se actualicen de inmediato en los archivos de la computadora, las aplicaciones de
tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los datos contenidos en los
archivos se modifican varias veces en el transcurso de un día y se consultan en forma
casi inmediata con las modificaciones que se efectuaron un ejemplo de lo anterior es un
sistema de reservaciones en alguna línea aérea o un grupo de transacciones bancarias.
El procesamiento en línea proporciona resultados interactivos y casi de forma
inmediata, los datos o transacciones son tratados inmediatamente, las computadoras en
línea tratan cada transacción sobre la recepción y los resultados respecto a la
información pueden ser inmediatamente informados al usuario del sistema.
Ejemplos de sistemas en línea son:
 Reservación de línea aérea
 Reservación de citas médicas
 Reservación de habitaciones de hotel
Bibliografía:
http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/polilibros/p_terminados/PolilibroFC/U
nidad_IV/Unidad%20IV_1.htm
http://148.204.211.134/polilibros/Portal/Polilibros/P_terminados/PolilibroFC/Unidad_I
V/Unidad%20IV_2.htm

Análisis personal
El procesamiento por lotes es un proceso que encarga de reunir toda la información de
las transacciones u operaciones realizadas en la organización en un determinado tiempo,
para luego ser analizadas y enviadas al archivo maestro correspondiente. El
procesamiento por lotes tiene la desventaja de que no se obtiene la información
inmediatamente, y esto provocaría retraso en la producción de nuevos productos o en la
toma de decisiones de los directivos de la organización.
El procesamiento en línea es el procesamiento que se realiza de manera inmediata,
registra al instante las operaciones o transacciones que se realizan, permitiendo tener un
acceso oportuno a dicha información. Este proceso se caracteriza por estar
interconectado con todos los computadores, ya que necesita de un central de internet
para poder acceder de manera inmediata a la información en circulación.

PROBLEMAS APLICADOS
Elección de Sistemas.- es común oír a las empresas quejarse acerca del funcionamiento
de sus sistemas administrativos. Una de las tantas quejas que se oyen es la de que los
sistemas no brindan la información que se ofreció en un principio. Esta situación
sucede debido a que al momento de desarrollar o comprar sistemas, no se definen
claramente las necesidades de los usuarios finales. Muchas veces, las supuestas
bondades de un sistema son exaltadas por la credibilidad manifiesta de los responsables
de tomar decisiones en el área.
Preguntas:
a) De acuerdo con su experiencia, enumere, detalle y discuta los factores que
se deben tomar en cuenta para evaluar un sistema contable mecanizado.
 Confiabilidad
 Custodia de los documentos
 La flexibilidad y la relación costo beneficio
b) Elabore una lista de chequeo para evaluar un sistema contable.
Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:
1- El Balance General
2- Estado de G y P
También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1- Estado de Costo Estimado
2- Estadísticas de ventas, etc.
La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera
cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.
 Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
 Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia,
estratificación, etc.
Catálogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al
momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente
flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al
sistema.
Objetivos.
 Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementación de un catálogo de cuenta similar.

 Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras
financieras.
 Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una
empresa o entidad.
Las cuentas en el catálogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema
métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas
tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:
Balance General
1- Activo
2- Pasivo
3- Capital
Sistema de Pagos.- una empresa acaba de comprar un sistema mecanizado de pagos, el
cual entre una de sus características tiene el de emitir los cheques y efectuar
inmediatamente el registro contable. Una de las modalidades de pago están constituidas
por las cancelaciones a las cuales se les debe efectuar una retención de impuesto.
Cuando el sistema identifica una retención de este tipo, efectúa el siguiente asiento:
xx-xx-xxxx x DEBE HABER
Gastos xxxx
Bancos xxxx
Impuesto retenido por pagar xxxx
En la cuenta de impuestos retenido por pagar estarán contabilizadas las retenciones
realzadas tanto a personas naturales como a personas jurídicas, las cuales no se
encuentran discriminadas por tipo de retención o concepto terminal, a fin de determinar
los abonos realizados a la cuenta del impuesto retenido y empezar a discriminar cada
uno de los conceptos, lo cual representa un trabajo sumamente engorroso ya que la
capacidad de respuesta del sistema es lenta, adicionalmente si el operador desea
retroceder un pantalla previa, no lo puede realizar; teniendo de que para poder llenar la
planilla oficial, se debe utilizar un calculadora para sumar el número de abonos hechos
por cada tipo de retención, es decir, por los rubros que el impuesto exige en las planillas
ya que este es un dato en las mismas y que el sistema no suministra.
Preguntas:
a) Identifique y puntualice las faltas encontradas en el sistema de pagos
mecanizados de cheques.
Una de las fallas encontradas es que el sistema en muy lento, adicionalmente si
el operador desea retroceder una pantalla previa; no la puede realizar, teniendo
que realizar de nuevo la consulta para ubicar algún abono en particular.

Otra dificultad que se presenta es el hecho de que para poder llenar la plantilla
oficial, se deber utilizar una calculadora para sumar el número de abonos hecho
por cada tipo de retención, es decir por los rubros que el impuesto exige en la
planilla ya que este es un dato en las misma y que el sistema no suministra.
b) ¿Cuál o cuáles son las características que en términos de información no
proveen de cheques?
Una de sus característica tiene el de emitir los cheques y efectuar
inmediatamente el registro contable.
Las modalidades de pago están constituida por las cancelaciones a las cuales se
les debe efectuar una retención de impuesto cuando el sistema identifica una
retención de este tipo, efectúa el siguiente asiento.
¿Debería el dueño implantar más controles en el trabajo de los empleados y no
soportar su trabajo en la confianza delegada a los empleados? ¿Los sistemas
mecanizados que se implanten ayudarían a reducir los tiempos de entrega de los
reportes estadísticos requeridos?
Los sistemas mecanizados aplicados en la empresa no están representando ayuda
alguna, puesto que el sistema no realiza todo el proceso solo, ya que es el
encargado de los pagos que debe utilizar una calculadora para sumar los
valores... X tanto el dueño debe tener mayor control n l desempeño de sus
empleados ya q un mal cálculo puede conllevar toma D decisiones inadecuadas
Programas independientes.- V.P Venezolana, C.A. se ocupa de prestar asistencia
tecnológica a las empresas del sector industrial en el área de control de procesos y
representa a una importante compañía norteamericana especialista en la materia. El
departamento de contabilidad está integrado por 8 personas que utilizan un software
denominado General Ledger-2000 fue comprado a un proveedor en el extranjero y para
tener soporte del mismo, se debe estar recurriendo a llamadas al exterior, las cuales son
bastantes costosas. La nómina de la empresa es procesada en forma quincenal, para lo
cual se utiliza un software denominado SISNOM, adquirida a un proveedor local. El
sistema de nómina se encarga de procesar todo lo referente a los movimientos del
personal y cada quincena se traspasa el resumen de la nómina, a una hoja de cálculo en
la cual los códigos de cuenta son pasados uno por uno por empleado. El sistema de
nómina maneja los saldos detallados de cada empleado tales como: préstamos, caja de
ahorros, aportes de política habitacional, anticipos de prestaciones y otros conceptos.
Una vez que el comprobante es codificado, el mismo es transcrito por otro empleado, el
cual puede equivocarse al momento de efectuar la carga de los saldos. Cada
comprobante quincenal de la nómina, contiene aproximadamente unas 180 a 240 líneas.
Este procesamiento debe efectuarse así, dado que el sistema de nómina no emite un
reporte que codifique contablemente los movimientos.

Adicionalmente no existe la posibilidad de generar un archivo que sea capturado por el
General-Ledger 2000.
El sistema de nómina fue adquirido al proveedor local ya que se adapta mejor a todos
los requisitos establecidos por los reglamentos y leyes de tipo laboral del país, situación
que no sucede con el software de nómina del proveedor del exterior. La empresa está
considerando cambiar alguno de los sistemas a los fines de minimizar los errores que se
producen con frecuencia en la nómina.
Preguntas:
a) ¿Cree usted que en los procesos de nómina se esté aplicando el concepto de
costo/beneficio para los sistemas de información?
No, porque el software que se ha utilizado no se adapta a sus requerimientos
como lo es el caso del software del exterior.
b) ¿Qué soluciones plantearía con base en lo expuesto en las condiciones del
caso?
 Buscar un proveedor con el cual cumpla con los requerimientos del
software tanto nacional como internacional.
 Cambiar el software extranjero ya que demanda gran cantidad de costos.
 Implementar una estricta validación de datos para evitar errores.
c) ¿Considera que el hecho de haber adquirido los programas, uno en el
exterior y otro de un proveedor local influya en la problemática que se
plantea?, ¿cuáles son los riesgos que se corren al tomar este tipo de
decisiones?
Si ya que se ha incrementado costos innecesarios; en cuanto a los riesgos para la
empresa sería la incompatibilidad de datos e información ya que un programa
cumple con todas las normas (Nacional) y el otro no lo cumple (Extranjero).
d) ¿Qué impacto pueden tener en los estados financieros los errores que se
cometan al procesar los movimientos de nómina?, ¿cuáles cuentas generales
se podrían ver afectadas en los estados financieros?
Inestabilidad de los estados financieros y rumores de banca rota en la empresa.
Cuentas:
 Bancos
 Ventas
 Mercaderías
 Retenciones y aportes de nómina
 Gastos del personal
 Provisiones para obligaciones laborales
 Ingresos

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