Presentación acerca del plan de comunicaciones y su implementación

1. PLANY ESTRATEGIA DE
COMUNICACIONES

2. • La estructura de un plan de comunicaciones parte con una descripción de la
situación actual de la empresa o institución.
• Para ello se debe obtener, desde distintos canales, información sobre la
estructura, objetivos y funciones. Su historia, sus públicos, el sector al que
pertenece, etc.
• Es fundamental saber el contexto en el que funciona la entidad.
ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATÉGICO

3. • Posteriormente viene nuestro análisis. Ello se obtiene realizando un Foda
de la organización.
• En éste se deben tener en cuenta factores como:
- La imagen e identidad organizacional
- Comunicación interna
- Relación con medios,
- Gestión de crisis (cómo está preparada para una).
- Responsabilidad social, etc.
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

4. TÉCNICA FODA-MECA
Mantener las Fortalezas
Explotar las Oportunidades
Corregir las Debilidades
Afrontar las Amenazas
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

5. FORTALEZAS
 Equipo directivo
 Estructura
 Dotación personal
DEBILIDADES
 Presupuestos
 Formación
 Política de personal
AMENAZAS
 Recursos
 Inversiones
AFRONTAR AMENAZAS
 Plan de calidad
 Plan de marketing
CORREGIR DEBILIDADES
 Competitividad
OPORTUNIDADES MANTENER LAS FUERZAS
 Apoyo equipo directivo
 Facilitar la
comunicación
 Potenciar desarrollo
profesional
EXPLOTAR LAS
OPORTUNIDADES
 Aplicar métodos de gestión
modernos y desarrollados
ANÁLISIS CORPORATIVO
ANALISIS INTERNO
ANALISISEXTERNO

6. • Para realizar nuestro análisis también debemos considerar la visión y
misión de la empresa.
• Contrastando estos factores con la realidad podremos determinar si
existen problemas y de qué tipo son. (Nuestra propuesta debe ser
acorde).
• Una vez que concluimos el diagnóstico comunicacional de la empresa o
institución estamos listos para el tercer paso.
ELEMENTOS A CONSIDERAR

7. • Comparando la visión y misión de la empresa con el análisis realizado a
la organización podemos proponer los objetivos.
• Objetivos generales, en el que se debe expresar las generalidades de
nuestro plan.
• Objetivos específicos, en el que detallamos cómo obtendremos los
objetivos generales.
DETALLE DE OBJETIVOS

8. • De nuestros objetivos generales y particulares saldrá nuestra estrategia.
• El detalle de ésta la podemos expresar en diversos ámbitos. Entre ellos: Plan
de medios y relaciones públicas, plan de comunicación interna, gestión de
crisis, responsabilidad social, etc.
• De lo anterior surge el plan corporativo. En este debemos describir
acciones concretas en cada ámbito o área.
DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA

9. • Para jerarquizar nuestro programa corporativo. Para saber por dónde
empezamos o a qué le damos mayor importancia, debemos tener en cuenta:
• Nuestra estrategia (objetivos generales y objetivos específicos) y nuestra
evaluación comunicacional de la institución (Foda).
• Dependiendo dónde esté la principal falla comunicacional de nuestra institución
se deberá actuar más a fondo.
JERARQUIZACIÓN DE LAS LÍNEAS DE ACCIÓN

10. ANALISIS
Diagnóstico: identificación de los problemas o deficiencias
De la situación
De los actores: conocimientos, actitudes y prácticas
Objetivos
PLANIFICACIÓN
Estrategias: Elegir las mejores formas de comunicar el mensaje a
las personas que hemos seleccionado. Es decir:
Qué
A quién (público)
Cuándo
Cómo
Cuánto
Buscar participación de grupos objetivo
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

11. PRODUCCION
MONITOREO
Monitoreo – seguimiento – evaluación
Cronograma de ejecución
Diseño de los mensajes
Medios
Actividades
En la fase de planeamiento
En la fase de ejecución
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

12. • Presentación
• Justificación
• Objetivo general
• Objetivos específicos
• Misión – visión
• Principios institucionales
• Valores
• Diagnostico de comunicación
• Características de la comunicación
• Publico objetivo
• Comunicación interna
 Herramientas de gestión
• Comunicación externa
 Herramientas de gestión
• La cultura interna
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

13. PRESENTACIÓN
• Se realiza la descripción general de la organización, a que sector pertenece, tipo de
actividades, problema identificado, para cumplir con sus objetivos.
• Disponibilidad en cuanto a infraestructura.
• Se incorpora el RESUMEN GENERAL DEL PLAN
JUSTIFICACIÓN
• Se menciona el contexto en el cual se propone el Plan, se hace mención al marco
teórico, se describen los motivos principales identificados como problemas.
• Se delinean las propuestas de solución
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

14. ESQUEMA DE PLAN DE COMUNICACIÓN
OBJETIVO GENERAL
• Que se pretende lograr con la aplicación del Plan
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Logros intermedios para obtener el objetivo general propuesto.
LA ORGANIZACIÓN
• Misión
• Visión
• Principios institucionales: Eficiencia; Responsabilidad; Equidad; Calidad de gestión, etc.
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

15. LA ORGANIZACION
• Valores: Ética; Humanismo; Profesionalismo; Respeto, etc.
ANALISIS FODA
• FORTALEZAS; OPORTUNIDADES; DEBILIDADES; AMENAZAS
DIAGNOSTICO DEL ESTADO COMUNICACIONAL
• Comunicación Interna; Comunicación Externa
• Hábitos de comunicación de la gente, que canales de comunicación prefieren; que
códigos manejan.
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

16. DIAGNÓSTICO DEL ESTADO COMUNICACIONAL
Elaboración de Encuesta
Ej.:
1. Que tanto conocen los funcionarios o empleados la institución?
2. Que percepción tienen los funcionarios o empleados sobre la inducción que recibieron
al ingresar?
3. Consideran los funcionarios o empleados que la información proporcionada por la
institución es útil para el buen desempeño de su labor?
4. Que medios de comunicación interna dispone la institución?
5. Como perciben los funcionarios o empleados su ambiente laboral?
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

17. DIAGNÓSTICO DEL ESTADO COMUNICACIONAL
CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACION
• Identificar la imagen de la institución
• Reconocer los medios comunicacionales disponibles
PÚBLICO OBJETIVO
• Conocer y definir el publico objetivo.
• Tipo de información a difundir
• Definir la programación, eventos, integraciones,
normativas institucionales, etc.
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

18. ESQUEMA DE PLAN DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN INTERNA
• Debe dirigirse principalmente al Capital Humano (Gerentes; Directores, Empleados, etc.)
• Se debe involucrar a todos los empleados o funcionarios.
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
• Soporte de la comunicación interna (oral, escrita, audiovisual, digital, etc.)
• Cartas al personal; Carteleras; Reuniones; Buzón de Quejas y sugerencias; Medios
Electrónicos E-mail.
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

19. ESQUEMA DE PLAN DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN EXTERNA
• Vehiculizar los contenidos informativos desde la institución hacia la opinión publica y/o
usuarios.
• Debe ser bidireccional
• Centrado en la proyección de la imagen y posicionamiento de la institución
CULTURA INTERNA
• Conocer la cultura interna institucional
• Condiciones de atención al usuario
• Aspecto externo de la presencia de os empleados o funcionarios
• Cartas al personal; Carteleras; Reuniones; Buzón de Quejas y sugerencias; Medios
Electrónicos E-mail.
ESQUEMA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

20. Crisis:
Hecho no controlado por sus órganos de gestión y que afecta de forma
relevante y negativa a la institucion, empresa u organizacion, a su imagen y
a su desarrollo normal.
Su planificación resulta imposible
Puede trascender y tener interés para la opinión pública, razón por la cual los
medios de comunicación recaban información sobre el asunto.
COMUNICACIÓN EN SITUACIÓN DE CRISIS

21. Riesgo:
El riesgo organizacional o empresarial tiene su fundamento en el carácter
probable de la actividad institucional o empresarial, así como la relativa
incertidumbre situacional en que se desarrolla esta actividad.
La situación de incertidumbre como contexto y condición objetiva del riesgo, el
acto de tomar decisiones sobre la base de información incompleta
La vivencia de duda motivada por la probabilidad de pérdidas o fracasos
COMUNICACIÓN EN SITUACIÓN DE CRISIS

22. CONDICIONES DE CRISIS (CHARLES HERMANN)
Amenaza los valores prioritarios de los objetivos de la organización
Presenta un período restringido de tiempo en el que las decisiones
deben tomarse
Es inesperada o no se puede anticipar por la organización
COMUNICACIÓN EN SITUACIÓN DE CRISIS

23. PRE-CRISIS CRISIS POST-CRISIS
COMUNICACIÓN
ORIENTADA
HACIA LA
ORGANIZACIÓN
COMUNICACIÓN
ORIENTADA
HACIA LA
ORGANIZACIÓN
Y LA IMAGEN
COMUNICACIÓN
ORIENTADA
HACIA LA
IMAGEN
CICLO DE LAS CRISIS EN COMUNICACIÓN

24. NORMALIDAD
Niveles altos de inseguridad, confusión, sorpresa,
shock, estrés, miedo, etc
Objetivo:
delimitar el daño
Necesidad de información:
Capacidad reducida de
recopilar información
Interpretación, acción,
remedio.
Intervención eficaz y
estratégica
PERCEPCIÓN DE CRISIS
FASES DE CRISIS

25. RECUPERAR IMAGEN: MEDIOS DE COMUNICACIÓN
RECUPERAR LEGITIMIDAD
-Afirmar Responsabilidad
Social
-Issues management
- Recuperar imagen
APRENDIZAJE
(LEARNING)
-Dar sentido en
Retrospectiva
-Reconsiderar estructura
RESTITUCIÓN
-Explicación (narración
y entendimiento)
-Acordarse y
olvidarse
-Renovar y mejorar
FASE POST - CRISIS