1. La norma describe los elementos clave para la descripción archivística de documentos. 2. Incluye 7 áreas de información y proporciona ejemplos de cómo completarlas. 3. El objetivo es garantizar descripciones coherentes, pertinentes y explícitas que faciliten la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo.

2. • Comisión Ad hoc sobre Normas de Descripción
DEL CIA (ICA/DDS) que elaboró la ISAD (G) se
transformó en un Comité Permanente en el
Congreso Internacional de la Archivos Celebrado
en Pekín en 1996.
• 1998 se propone en septiembre una revisión de
la Norma cada cinco años.
• Primer proyecto ( ISAD – G) 19-22 de octubre
1998 - En la Haya.

3. • Tercera sección plenaria del CIA- se realizo
en Suecia -1998.
• 2000 XIV Congreso Internacional de
Archivos de Sevilla se da a conocer el
Texto.
• 2008 se dará a conocer la nueva Norma de Descripción
(Norma Internacional para la descripción de
funciones).

4. • Elementos específicos de información
sobre los documentos de archivo se
consignan en cada una de las fases de sus
gestión.
• Producción
• Selección
• Acceso
• Conservación
• Organización

5. • Alcance principal de la organización
en cuanto a preservar el contexto
original de la creación de los
documentos, salvaguardando su
valor como prueba y su
autenticidad.

6. • Soporte físico de documento de archivo
• Fotografías
• Mapas

7. • Garantiza la elaboración de descripción
coherente, pertinente, y explícita.
• Facilita la recuperación y el intercambio de
información sobre los documentos de archivo.

8. • Comparte los datos de autoridad
• Hace posible la integración de la descripciones
procedentes de distintos lugares en un sistema
unificado de información.

9. • Principales elementos que se deben
considerar ante la aplicación de la norma
• Estructura de acuerdo con las normas
nacionales aplicadas en cada país.
• Principios teóricos de la archivística :
–de lo general a lo particular (procedencia)

10. 1. Un fondo puede ser descrito como un todo
en una única descripción o representado
como un todo y sus partes en varios niveles
de descripción – Modelo jerárquico
• Nivel de fondo
• Nivel de series
• Nivel de expediente
• Nivel de documento

11. 2. Modelo del productor y las unidades de
descripción de acuerdo con la ISAAR (CPF) y las
relaciones existentes entre ellos.
• Cada regla consta de:
• Nombre del elemento de descripción
• Objetivo por el cual se incluye en la descripción
• Regla o reglas general es aplicables al elemento

12. 3. Consta de 7 áreas de información descriptiva
» Área de Identificación
» Área de Contexto
» Área de Contenido y Estructura
» Área de Acceso y Utilización
» Área de Documentación Asociada
» Área de Notas
» Área de Control de la Descripción

13. Principales elementos de la Norma de
Descripción Archivística
• De las 7 áreas y 26 elementos se consideran :
1. Código de referencia
2. Título
3. Productor
4. Fecha
5. Extensión de la unidad descriptiva
6. Nivel de Descripción

14. Explicación de las áreas
• Código de referencia
Ejemplo: PA-AGUP-ACFH-DBAD-711-12-1-
1040
Área 1 PA: PANAMÁ
Identificación AGUP: ARCHIVO GENERAL DE LA U. DE PMA.
ACFH: ARCHIVO CENTRAL DE LA FAC. HUM.
DBAD: DEPT. DE BIBLIOTECOLOGÍA,
ARCHIVOLOGÍA Y DOCUMENTACIÓN
711-12-1-1040: Signatura

15. • TÍTULO
Se aplica al fondo,
Área 1
Subfondo, serie y
Identificación unidades documentos, se
indicará el nombre
abreviado, atribuido o
ampliado como se conoce
en la institución.

16. • Fecha
• Aplicación: A nivel de fondo,
subfondo, serie, y unidad
documental, se indicará el año
completo, el mes con dos dígitos y
Área 1 el día con dos dígitos
Identificación • Ejemplos:
Fechas extremas: 2004-08-04
2005-01-02
Fechas extremas sin días: 2004-04
2005-12

17. • Extensión de la Unidad de
Descripción
Área 1 VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE
Identificación DESCRIPCIÓN (CANTIDAD, TAMAÑO O
DIMENSIONES): Identificar y describir la extensión
física o lógica y el soporte de la unidad de
descripción,
• Ejemplo :
7.5 m.l, 50 cajas, 668 unidades
documentales (620 documentos textuales, 48
casetes)

18. • Nivel de Descripción:
Nivel jerárquico de la unidad de
descripción.
Área 1
Identificación Aplicación: A nivel de fondo,
subfondo, serie, y unidad
documental.
En el caso de la unidad
documental, no se precisará
si es simple o compuesta.

19. • Productor
Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, y
unidad documental, se indicará el nombre
Área 2 oficial del productor, siguiendo lo establecido
Contexto en el cuadro de clasificación del Archivo.
- En los casos de personas físicas se anotan los
dos apellidos separados del nombre por una
coma, teniendo en cuenta para ello lo que
señala la Norma ISAAR (CPF).

20. • Ejemplos:
• Ejemplos de unidades
• Fondo: Organizaciones documentales de persona
docentes física:
• Subfondo: Departamento • Gutiérrez Sánchez, José
de Bibliotecología,
Manuel
Archivología y
Documentación. • Gutiérrez Sánchez, José
• Serie: Expedientes de Manuel; Carvajal Solís,
docentes. Karla y Solano Alvarado,
José María

21. • HISTORIA INSTITUCIONAL/RESEÑA
BIOGRÁFICA :
• -Aplicación: a- A nivel de fondo y subfondo,
corresponde al origen y evolución de una entidad.
Área 2
Contexto • Se deben indicar las variantes de su nombre y de
las funciones.
• Cuando se trata de personas físicas, se consigna
información sobre su vida: nombre completo,
fecha y lugar de nacimiento

22. • HISTORIA ARCHIVÍSTICA :
-Aplicación: A nivel de fondo y
Área 2 subfondo, se indicarán aspectos
Contexto relacionados con la custodia de la
documentación, la gestión
documental y todos aquellos que
incidan directamente en los
antecedentes de la documentación.

23. • FORMA DE INGRESO :
-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie,
Área 2 y unidad documental, se indicará si es por
transferencia, donación, compra,
Contexto reproducción o expropiación.
Se debe consignar cómo fue remitida la
documentación al archivo, la fecha y el
modo de adquisición.

24. • Alcance y contenido
Área 3 Aplicación: A nivel de fondo,
Contenido y subfondo, serie, y en la media de
Estructura lo posible en unidad documental.
Se realizará un resumen de contenido con
la visión de conjunto, que incluya
períodos de tiempo, ámbito
geográfico, tipos documentales y
materia principal, entre otros
elementos.

25. • Valoración, Selección y
Eliminación.
Aplicación A nivel de fondo,
Área 3 subfondo, serie y unidad
Contenido y documental.
Estructura
Se consignará la metodología que
se aplicó, quién la realizó y en
qué fecha.

26. • Nuevos Ingresos
Área 3 Aplicación: En los casos de fondos,
subfondos y series documental
Contenido y
indicar si es abierto o cerrado.
Estructura
Si fuese abierto señalar si están
previstos nuevos ingresos,
estimando, si es posible, su cantidad
y frecuencia.

27. • Organización:
– Información sobre la
Área 3 estructura interna,
Contenido y – Sistema de clasificación
Estructura
– La ordenación de la unidad
de descripción.

28. • Condiciones de acceso:
Se especificará la legislación o la
situación jurídica, los convenios,
Área 4 regulaciones o cualquier tipo de
Condiciones decisión que afecte el acceso a la
de Acceso y unidad de descripción.
Utilización Cuando la documentación es de
acceso restringido se indicará el
período de tiempo de restricción y
la fecha en que estará disponible al
público.

29. • Condiciones de reproducción
Área 4 • Aplicación: se informará sobre el
Condiciones medio de reproducción
de Acceso y autorizado, los procedimientos y
Utilización
el derecho de propiedad
intelectual que regula la
reproducción.

30. • Lengua/ escritura(s) de los
documentos
Área 4
Condiciones de
Acceso y Especifica cualquier tipo de alfabeto,
Utilización escritura, sistema de símbolos o a
abreviaturas utilizados.
Tipo de escritura : itálica, procesal y
encadenada, entre otras.

31. • Características físicas y
requisitos técnicos
Área 4
Condiciones de Ejemplo, si el orden de los folios es
Acceso y alterado por un error en la
Utilización encuadernación.
También se deben anotar características
físicas del documento, para efectos de
su conservación preventiva.

32. • Instrumento de Descripción
Área 4 Aplicación: se indicará si la
Condiciones de información está dispuesta en
Acceso y inventarios manuales o
Utilización automatizados o cualquier otro
instrumento que proporcione
información relativa al contexto y
contenido de la unidad de
descripción

33. • Existencia y localización de
los documentos originales
Área 5
Documentación Aplicación: A nivel de fondo,
Asociada
subfondo, serie, y unidad de
descripción este formada por
copias, indicar la existencia,
su localización y
disponibilidad / eliminación.

34. • Existencia y localización
de copias
Área 5
Documentación • Se indicará solo en
Asociada aquellos casos en que
la unidad de descripción
esté formada por
originales.

35. • Unidad de descripción
relacionadas
Área 5 • Se informará sobre las
Documentación unidades de descripción
Asociada que se encuentran en el
mismo archivo o en otro
lugar y que tengan
relación con la unidad de
descripción. Pág. 47

36. • Nota de Publicaciones
Área 5 Aplicación: A nivel de fondo,
Documentación subfondo y serie documental,
Asociada se consignarán las referencias
bibliográficas de las
publicaciones que trate o esté
basada en el uso, estudio o
análisis de la unidad de
descripción.

37. • Notas
Área 6
NOTAS Dar información que no haya
podido ser incluida en
ninguna de las otras áreas

38. • Nota del Archivero
• Regla o norma
Área 7 (internacional /local)
Control de la
Descripción
• Fecha (s) de la (s)
Descripción (es) su
elaboración .