Mini guía para la organización de los documentos en los archivos de gestión.pdf

Por Edin Gutiérrez
Profesional en Archivística
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MINI-GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS
EN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Esta Mini-Guía pretende ser un apoyo o una orientación para ti, que, como
Archivista, eres responsable de hacer que la gestión documental no se quede
encerrada en las cuatro paredes del Archivo.
Además, mi propósito es aportar un granito de arena a la comunidad de
archivistas de nosonpapeles.com, que pueda serles útil en su camino hacia
visibilizar su labor en la entidad para la que presta su servicio.
No es la verdad absoluta del cómo se hace, es una serie de pasos básicos
que sirvan de guía para que cada vez tú lo hagas mucho mejor.
Si te quedan dudas al respecto de lo que comparto aquí, escríbeme a
info@nosonpapeles.com

Por Edin Gutiérrez
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ÍNDICE
Para quién hice esta Mini – Guía ………………………………………………………………………………
Primero… ………………………………………………………………………………………………………………………………
Pasos para la organización de los documentos físicos en los archivos de
gestión ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Paso #1. Clasificación documental …………………………………………………………………………
Paso #2. Ordenación documental ……………………………………………………………………………
Paso #3. Descripción documental ……………………………………………………………………………
Pasos para la organización de los documentos electrónicos en el archivo
de gestión …………………………………………………………………………………………………………………………..
Organización documental en unidades de almacenamiento electrónico
Paso #1. Clasificación documental …………………………………………………………………………
Paso #2. Ordenación documental ……………………………………………………………………………
Organización documental en el correo electrónico ………………………………………….
Paso #1. Clasificación documental ………………………………………………………………….….…
Paso #2. Ordenación documental …………………………………………………………………….…….
Por último ……………………………………………………………………………………………………………………………
¿Alguna pregunta? …………………………………………………………………………………………………………
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Por Edin Gutiérrez
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Para quién hice esta Mini – Guía
Esta Mini-Guía es pensada, inspirada y dirigida para que sea utilizada por
personas como tú, que son responsables o hacen parte de un área de gestión
documental.
Porque eres tú, Archivista, quien debe diseñar la estrategia y el plan de acción
para que la gestión documental de tu entidad se visibilice y salga de las cuatro
paredes.
….
Soy consciente que en esta Mini-Guía se quedan muchos elementos y
conceptos por fuera sin explicar. Pero como lo dice el título, es una MINI-GUÍA.
“Conviértete en la persona que atraiga los
resultados que busca” – Jim Cathcart

Por Edin Gutiérrez
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Primero…
Toma esta importante decisión antes de iniciar con la organización de los
documentos de las oficinas:
1. Empezar sin las Tablas de Retención
documental -TRD
2. Empezar con las Tablas de Retención
documental -TRD
Si tienes la oportunidad de tomar la decisión, mi
consejo es que cuentes desde antes con la Tabla de
Retención Documental, porque tendrás vía libre para
determinar la disposición final de los documentos que
se empezarán a producir.
Si por algún motivo no puedes iniciar con la Tabla de
Retención Documental, sé muy claro con los
productores de la información con respecto a que no
deben eliminar documentos de archivo.
En Colombia se conoce como
Tabla de Retención
Documental al instrumento
archivístico en el que se
registran los tiempos de
retención y la disposición final
a las series y subseries
documentales que se producen
y reciben desde las áreas
productoras.
Se toma como base la
estructura organizacional
vigente: orgánico - funcional
(obligatoria para entidades
públicas o privadas con función
pública de Colombia), funcional
y por procesos.
Te recomiendo estos artículos “7 Razones por las que tu
empresa debe tener La Tabla de Retención Documental” y
“Cómo hacer una Tabla de Retención Documental y no morir
en el intento”.

Por Edin Gutiérrez
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¿Cómo se conoce a la Tabla de
Retención en otros países?
Argentina
Tablas de selección
documental y destino
final
Costa Rica
Tabla de plazos
España
Cuadro de
valoración y
selección
Uruguay
Tabla de plazo
precaucional / Calendario
de conservación
México
Catálogo de disposición
documental
Italia
Massimario di selezione
(Programa de selección)
Australia
General Retention and Disposal
Schedule (GRDS) (Programa general
de retención y eliminación)
Guatemala
Calendarios de conservación
y eliminación de documentos

Por Edin Gutiérrez
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Ahora sí…
Te compartiré los pasos para la organización de
los documentos físicos en los archivos de
gestión
PASO #1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Según el Consejo
Internacional de Archivo – ICA, la clasificación documental es la: “organización
sistemática de documentos de archivo en grupos o categorías jerárquicas de
acuerdo a métodos, procedimientos, criterios o convenciones preestablecidas
y representadas en un plan, cuadro o esquema de clasificación.”
Para ejecutar este primer paso, debes iniciar por:
1.1. La identificación documental. Debes identificar la producción
documental de las distintas oficinas productoras, para ello realiza una
entrevista a cada una de ellas en donde establezcas cuáles son las
unidades documentales que producen o tramitan.
Para esta entrevista puedes utilizar un formato
de encuesta con las siguientes preguntas:
• Nombre de la unidad documental
• Documentos que la conforman
• Trámite que desarrolla
• Función que la genera
• Soporte y formato de los documentos
Unidad documental:
“Conjunto de documentos
relacionados con un
mismo asunto que es un
expediente cuando se
compone de varias
tipologías o simple
cuando se compone de
una única tipología”.

Por Edin Gutiérrez
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Si es necesario puedes hacer más preguntas…
Nota importante: Cuando hagas la entrevista en las oficinas no preguntes por documentos
sueltos, sino por unidades documentales, ejemplo: Si te nombran un acta de inicio,
consulta si es en verdad una unidad documental o pertenece a un grupo de documentos
como un contrato de prestación de servicios. Si te nombran un informe de auditoría,
verifica que en verdad sea una unidad documental o que pertenezca a un grupo de
documentos como los programas de auditoría. Aquí está la clave.

Por Edin Gutiérrez
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1.2. Denomina las unidades documentales
agrupándolas en series y subseries
documentales. Una vez identificadas las
unidades documentales para cada área
productora, debes continuar con la
denominación adecuada de las series
documentales.
A partir de la estructura organizacional y las
unidades documentales ya identificadas,
debes definir las series y subseries
documentales.
Un ejemplo de denominación de series:
Actas Actas de junta directiva
Actas de reunión
Subserie
Serie
Contratos
Historias
Laborales
Informes
Planes
Programas
Contratos de arrendamiento
Contratos de prestación de
servicios
No toda serie debe tener
subseries, todo depende del
análisis
Informes de gestión
Informes financieros
Planes Institucionales de
Capacitaciones
Planes de Bienestar Social
Programas de Gestión
Documental
Programas de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Serie: “Sucesión o conjunto de
documentos testimonio continuado
de una actividad que son producidos
por uno o más agentes como
responsables de esa actividad.”
Subserie: “Conjunto de documentos
dentro de una serie, agrupados en
razón de modalidades de la actividad
que testimonia la serie, en razón de
destinatarios o de beneficiarios de la
actividad o en razón de criterios
geográficos.”
ICA.

Por Edin Gutiérrez
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Te quiero dar algunas recomendaciones a la hora de denominar las
series:
• No denomines series con cualquier nombre que se te venga a la
mente.
• No denomines las series documentales con nombres de
entidades.
• No denomines series documentales con nombres de personas o
fechas.
Si quieres saber más recomendaciones que deberías tener presente
cuando denomines series documentales, consulta este artículo que
tengo en el blog, “7 recomendaciones que deberías tener presente
cuando denomines Series Documentales en los Archivos de Gestión”.

Por Edin Gutiérrez
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1.3. Construye el Cuadro de Clasificación Documental. Una vez ya tienes
todas las series y subseries documentales de las oficinas, elabora el
Cuadro de Clasificación Documental para todas ellas.
En este instrumento se refleja la jerarquización de la documentación
creada y recibida, y se registran las series y subseries documentales con
su respectiva codificación.
Te mostraré una forma de hacerlo:
1.3.1.Diseña un formato para el Cuadro de Clasificación Documental, te
recomiendo utilizar un cuadro de clasificación general y un cuadro de
clasificación por secciones.
Te doy un ejemplo de los campos que puedes utilizar:
Cuadro de Clasificación Documental
General
Cuadro de Clasificación Documental
por Secciones
Código
Serie
Código
Subserie
Tipología
documental
(Opcional)
Fondo documental
Código
Sección
Código
Subsección
Código
Serie
Código
Subserie
Tipología documental
(opcional)

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1.3.2.Cuando tengas identificadas las series, subseries y tipología
documental, ubícalas en el formato del Cuadro de Clasificación
Documental General, en donde solo consignarás todas las series y
subseries respetando el orden alfabético de las series y el mismo orden
alfabético en las subseries de cada serie.
Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)
01 Actas
01 Actas de junta directiva
- Acta de Junta Directiva
- Listado de asistencia
02 Actas de reunión
- Acta de Reunión
02 Boletines
01 Boletines de prensa - Boletín de prensa
02 Boletines informativos - Boletín informativo
03 Comprobantes
01 Comprobantes de egreso
- Comprobante de egreso
- Documento soporte
02 Comprobantes de ingreso
- Comprobante de ingreso
- Documento soporte
04 Contratos
01 Contratos de arrendamiento
- Documentos legales de identificación
- Contrato
- Evidencias de ejecución
- Acta de liquidación
02
Contratos de prestación de
servicios
- Contrato
- Acta de inicio
05 Declaraciones 01 Declaraciones tributarias - Declaración tributaria
06 Historias 01 Historias laborales
- Contrato Laboral
- Hoja de vida
- Examen médico de ingreso
- Certificados de estudio
- Certificados laborales
- Documentos de Identificación
- Referencias personales
- Referencias laborales
- Certificado bancario
- Afiliación de Seguridad Social
- Documentos de retiro o finalización de
vínculo Laboral

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Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)
02 Historias ocupacionales
-Concepto de examen de ingreso
-Concepto de examen periódico
- Resultado de mediciones y monitoreo
de ambiente de trabajo
-Registro de capacitación, formación y
entrenamiento en SST
-Registro de suministro de elementos y
equipo de protección del personal
- Concepto de examen de egreso
07 Informes
01 Informes contables - Informe contable
02 Informes de gestión - Informe de gestión
03 Informes financieros
- Estados financieros
- Balance General
08 Planes
01
Planes institucionales de
capacitación
- Plan institucional de capacitación
- Informe de ejecución
02 Planes de bienestar social
- Plan de bienestar social
09 Programas
01
Programas de gestión
documental
- Programa de gestión documental
- Evidencia de ejecución
02
Programas de seguridad y
salud en el trabajo
- Programa de salud y seguridad en el
trabajo
- Cronograma
-Listado de asistencia
- Registro fotográfico
Nota aclaratoria: Este es solo un modelo a modo de ejemplo, por ningún
motivo lo tomes literal para tu entidad por más que creas que esta es la
información que produce, debes desarrollar todos los pasos anteriores y
construir desde cero el CCD para los archivos de gestión de tu entidad.

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1.3.3.Asigna una codificación a las oficinas que se muestran en el
organigrama de la entidad, puede ser numérica, alfabética o
alfanumérica.
Si me preguntas, yo siempre prefiero solo utilizar números.
Gerencia
100
Dirección
administrativa
110
Talento humano
111
Gestión
documental
112
Dirección
comercial
120
Marketing y
publicidad
121
Ventas
122
Oficina Juridica
101
Te recomiendo el artículo “7 puntos claves para la
codificación de estructuras organizacionales”, te
puede ayudar con este proceso.
Nota: También puedes hacerlo con los códigos que ya trae los procesos.
Ten muy presente que, en el sector público colombiano, se debe organizar
por estructura orgánica funcional, en el sector privado toma a consideración
el diseño organizacional que tenga la entidad. Si eres de un país diferente a
Colombia, consulta bien la normativa de tu país.

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Por Edin Gutiérrez
1.3.4.Luego continúa elaborando el Cuadro de Clasificación Documental por oficinas; es decir en el que se muestre para
cada oficina las series, subseries y tipologías documentales que produce.
Fondo documental Código Sección Código Subsección Código Serie Código Subserie Tipología documental (opcional)
Nombre
entidad
productora
100 Gerencia
01 Actas
01 Actas de junta directiva
- Acta de Junta Directiva
02 Actas de reunión
- Acta de Reunión
07 Informes
02 Informes financieros
- Balance General
101 Oficina Jurídica
01 Actas 02 Actas de reunión
- Acta de Reunión
04 Contratos
01 Contratos de arrendamiento
- Contrato
02 Contratos de prestación de servicios
- Contrato
- Acta de inicio
07 Informes
03 Informes fiancieros
- Balance General

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110
Dirección
Administrativa
- Acta de Reunión
07 Informes 02 Informes de gestión - Informe de gestión
111 Talento Humano
- Acta de Reunión
06 Historias
01 Historias laborales
- Contrato Laboral
- Hoja de vida
- Examen médico de ingreso
- Certificados de estudio
- Certificados laborales
- Documentos de Identificación
- Referencias personales
- Referencias laborales
- Certificado bancario
- Afiliación de Seguridad Social
- Documentos de retiro o finalización
de vínculo Laboral
02 Historias ocupacionales
-Concepto de examen de ingreso
-Concepto de examen periódico
- Resultado de mediciones y monitoreo
de ambiente de trabajo
-Registro de capacitación, formación y
entrenamiento en SST
-Registro de suministro de elementos y
equipo de protección del personal
- Concepto de examen de egreso

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08 Planes
01
Planes institucionales de
capacitación
- Plan institucional de capacitación
02 Planes de bienestar social
- Plan de bienestar social
09 Programas 02
Programas de seguridad y salud en
el trabajo
- Programa de salud y seguridad en el
trabajo
- Cronograma
-Listado de asistencia
- Registro fotográfico
112
Gestión
Documental
- Acta de Reunión
07 Informes 02 Informes de gestión - Informe de gestión
09 Programas 01 Programas de gestión documental
- Programa de gestión documental
- Evidencia de ejecución
120
Dirección
Comercial
- Acta de Reunión
05 Declaraciones 01 Declaraciones tributarias - Declaración tributaria
- Acta de Reunión
121
Marketing y
publicidad
02 Boletines
01 Boletines de prensa - Boletín de prensa
02 Boletines informativos - Boletín informativo
122 Ventas 01 Actas 02 Actas de reunión
- Acta de Reunión

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03 Comprobantes
01 Comprobantes de egreso
- Comprobante de egreso
- Documento soporte
02 Comprobantes de ingreso
- Comprobante de ingreso
- Documento soporte
07 Informes 01 Informes contables - Informe contable

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Por Edin Gutiérrez
1.3.5.A cada oficina, entrégale su correspondiente Cuadro de Clasificación
Documental.
Allí se mencionan los documentos que produce el área y cómo se deben
clasificar para conformar los expedientes adecuadamente sin que se
presenten mezclas unos entre otros.
Cada área debe identificar su estructura documental en la cual se
especifica la producción documental y cómo se debe realizar su
organización documental.
Ejemplo de clasificación documental:
Fondo
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Unidad
documental
Comercializadora HJRTD
Dirección administrativa
Talento humano
Historias
Historias laborales
Tipologías
documentales
Historia laboral
Camilo Pérez
Historia laboral
Daniel Gómez
Historia laboral
Camilo Pérez
Historia laboral
Luz Pineda

Por Edin Gutiérrez
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PASO #2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Según la archivista
Antonia Heredia Herrera, la ordenación documental es “la operación de unir
los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de
acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los
elementos serán los documentos o las unidades archivísticas, dentro de las
series”.
Básicamente la ordenación documental es establecer qué unidad documental
va primero que la otra, y al interior de ella aplicar el orden original. Ejemplo:
Acta de liquidación
17/12/2020
Evidencias de
ejecución
30/05/2020
Acta de inicio
20/02/2020
Contrato
15/02/2020
- Documentos legales
de identificación

Por Edin Gutiérrez
21
Establece en cada oficina el Sistema de Ordenación más adecuado según las
agrupaciones documentales que producen. Algunos de los sistemas de
ordenación más comunes, son:
En este paso también puedes realizar:
• Depuración,
• Rotulación,
• Hojas de control para las unidades documentales que aplique,
• Foliación, entre otras actividades que consideres necesarias que los
productores de la información apliquen.
Alfabeticos
Mixtos
Númericos
Cronológicos,
simples: Orden
por fecha o
consecutivo
Ejemplo:
Contrato 01,
Contrato 02.
Onomásticos,
toponímicos o
geográficos,
temáticos:
Orden por
asunto o lugar,
Ejemplo:
Historia Laboral
Gómez Susana,
Historia laboral
Soto Marina.
Alfanuméricos: Orden por
asunto y fecha, ejemplo:
Informes enero a marzo,
abril a agosto, septiembre
a diciembre.
Te recomiendo los packs de recursos gratuitos “13 formatos para la
organización documental” y “9 formatos para el control documental”

Por Edin Gutiérrez
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PASO #3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Ya con la información
clasificada y ordenada, debes continuar con la descripción documental.
Según el ICA, la descripción documental es la “creación de una representación
precisa de una unidad de descripción y en su caso las partes que la componen,
mediante la captura, análisis, organización y registro de la información que
sirve para identificar, administrar, localizar y explicar los materiales
archivísticos, así como el contexto y los documentos de archivo que se
producen de la descripción”.
Este paso es importante para poder facilitar la ubicación rápida de la
información.
Aquí te recomiendo utilizar el inventario documental, el cual es un instrumento
archivístico que describe las unidades documentales de las oficinas, y
facilitará llevar un control de los documentos que tiene bajo su poder y
coordinación.
Te recomendamos utilizar el formato básico de inventario documental que ha
definido el Archivo General de la Nación de Colombia (O el de tu país si ya lo
ha definido tu AGN).
Pásalo a Excel y modifícalo (agrégale más campos) de acuerdo a tus
necesidades.
Este artículo te puede ayudar en la elaboración del inventario documental,
“Las 4 leyes para hacer un Inventario Documental épico para tu empresa y
contar con un instrumento muy consultado por tus usuarios”

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Por Edin Gutiérrez
ENTIDAD REMITENTE: HOJA No:__1____ DE:___1___
ENTIDAD PRODUCTORA: Comercializadora HJRTD REGISTRO DE ENTRADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia AÑO MES DIA Nº T
OFICINA PRODUCTORA: Gerencia 2021 5 13 4
OBJETO: Control de la documentación
No. T: Número de Transferencia
NÚMERO
DE
ORDEN
CÓDIGO
NOMBRE DE LA SERIE,
SUBSERIE O ASUNTOS
FECHAS EXTREMAS
(aaaa-mm-dd)
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
NÚMERO DE
FOLIOS
SOPORTE
FRECUENCIA
DE CONSULTA
NOTAS
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro
1 01.01 Actas de junta directiva 2020 1/07/2020 1/11/2020 X 31 Físico Media Folio 29 rasgado
Firma: Luis Perez
Lugar: Medellín, Colombia
Cargo: Ecargado de archivo
Elaborado por:
Cargo:
Firma:
Lugar: Fecha:
Entregado por:
Cargo:
Firma:
Lugar: Fecha:
Recibido por:

Por Edin Gutiérrez
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Con estos pasos estás promoviendo la
organización de los documentos físicos
en los archivos de gestión.

Por Edin Gutiérrez
25
Organización de los documentos electrónicos en
el archivo de gestión
Es exactamente el mismo proceso de organización para los documentos
físicos, siendo el Cuadro de Clasificación Documental el instrumento base.
Te recuerdo, es una mini-guía, así que los pasos que te compartiré son básicos
y rápidos.
Organización documental en unidades de
almacenamiento electrónico
Paso #1. Clasificación Documental.Se clasifican los documentos en
series y subseries, igual cómo se explicó en el primer paso de la organización
de los documentos físicos.
Empieza creando esta estructura en el sistema de gestión documental, en tu
computador o en la unidad de almacenamiento que utilices para ello:
1ra carpeta. Archivo de gestión
En esta carpeta
no se guardan
documentos de
apoyo, ni
documentos
personales.

Por Edin Gutiérrez
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2da carpeta. Codificación organigrama + Oficina productora (100 Gerencia)
3ra carpeta. Codificación + Series documentales (100-01 ACTAS, 100-04
INFORMES)
4ta carpeta. Codificación + Subseries documentales (100-01.01 Actas de
Junta directiva, 100-01.02 Actas de Reunión) (100-04.01 Informes de
Gestión, 100-04.02 Informes Financieros)

Por Edin Gutiérrez
27
5ta carpeta. Unidad documental

Por Edin Gutiérrez
28
PASO #2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Elije un Sistema de
Ordenación (Revisa la página 21 de esta miniguía) para denominar las
unidades documentales.
Además, debes darles un orden a los documentos de tal manera que emulen
la aplicación del principio de orden original.
Te propongo utilizar esta estructura para la ordenación documental de los
documentos (Número de orden + tipología documental). Para los anexos de
un documento principal se debe nombrar consecutivamente según el
documento principal.

Por Edin Gutiérrez
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Paso #3. Descripción documental. Utiliza el Inventario Documental para llevar el control de la documentación de
cada área de tu empresa.
ENTIDAD REMITENTE:
ENTIDAD PRODUCTORA: Comercializadora HJRTD
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia
OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
OBJETO: Control de la documentación
# ORDEN CÓDIGO
NOMBRE DE LA SERIE,
SUBSERIE O ASUNTOS
FECHAS EXTREMAS (aaaa-
mm-dd)
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO
RUTA DE
ALMACENAMIENTO
NÚMERO
DE
DOCUMENT
OS
CÓDIGOS HASH
NÚMERO DE
FOLIOS / Peso
del archivo
FRECUENCIA DE
CONSULTA
NOTAS
Inicial Final PC
Correo
elec.
Nube
Disco
externo
SGDA
1 01.01
Actas de junta directiva
2020
1/07/2020 1/11/2020 X
D:DocumentsArchivo
de gestión100
Gerencia100-01
ACTAS100-01.01 Actas
de Junta directivaActas
de junta directiva 2019
4 (2 pdf, 2
excel)
1. Acta de junta directiva 01-06-
2019:3d82b375bf60ad88da7a642
7127740af
1.1 Planilla de
asistencia:2bf4dce697f1ce060b92
95ade1da5c43
2. Acta de junta directiva 30-12-
2019:c56701e7fa13f4d5ed31c93d
edd1b1c3
2.1 Planilla de
asistencia:2bf4dce697f1ce060b92
95ade1da5c43
Si la
información
está foliada
por un SGDA
(Sistema de
Gestión de
Documento
Electrónico de
Archivo)
puedes
colocar el
número de
folios.
Media
Firma: Luis Perez
Lugar: Medellín, Colombia
Cargo: Ecargado de archivo
Elaborado por:
Cargo:
Firma:
Lugar: Fecha:
Entregado por:
Cargo:
Firma:
Lugar: Fecha:
Recibido por:

Por Edin Gutiérrez
30
Los pasos anteriores los puedes aplicar a la información que se halla en las respectivas
unidades de almacenamiento: servidor, disco duro, USB, drive, Dropbox y en el sistema o
software de gestión documental que utilices.
Si tienes un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) deberías
replicar los pasos anteriores en el sistema, pues te aclaro que dicho SGDEA te debería permitir
aplicar una organización documental más detallada y aplicar herramientas y mecánicos para el
control de los expedientes, su asignación de metadatos, agilidad en la consulta y parametrizar
tanto el Cuadro de Clasificación Documental como la Tabla de Retención Documental y demás
instrumentos.

Por Edin Gutiérrez
31
Organización documental en el correo
electrónico:
Como la mayoría de oficinas utiliza sus correos electrónicos a través de los
cuales produce y recibe documentos electrónicos de archivo, te quiero
recomendar los mismos pasos de organización para aplicarlos en las mismas
cuentas de correo.
Paso #1. Clasificación documental. Se clasifican los documentos en
series y subseries, igual cómo se explicó en el primer paso de la organización
de los documentos electrónicos.
Crea esta estructura en tu correo electrónico:
1ra carpeta. Archivo de gestión
Las etiquetas
son las carpetas
en el correo
electrónico,
puedes
modificar su
color y nombre.

Por Edin Gutiérrez
32
2da carpeta. Codificación organigrama + Oficina productora (100 Gerencia)
3ra carpeta. Codificación + Series documentales (100-01 ACTAS, 100-04
INFORMES)
Para agregar una subcarpeta, le das en
los tres puntos de la etiqueta y luego en
“agregar subetiqueta”

Por Edin Gutiérrez
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4ta carpeta. Codificación + Subseries documentales (100-01.01 Actas de
Junta directiva, 100-01.02 Actas de Reunión) (100-04.01 Informes de
Gestión, 100-04.02 Informes Financieros)

Por Edin Gutiérrez
34
5ta carpeta. Unidad documental

Por Edin Gutiérrez
35
Paso #2. Ordenación documental. Así debes guardar los
documentos en la unidad documental, este se guardará automáticamente
cronológicamente.
Hay 5 formas de hacerlo, te las explicaré a continuación:
2.1. Moviendo el correo a la carpeta
Abres el
correo que
quieres
mover.
Seleccionas
el icono
“mover a”.
Nota: La finalidad es que en los correos electrónicos de los
archivos de gestión no queden emails en la bandeja de entrada,
sino que a medida que van llegando, cada uno lo clasifica en su
respectiva unidad documental.

Por Edin Gutiérrez
36
Buscas la
unidad en
donde lo
quieres
mover.
La
seleccionas.
Cuando lo
muevas te
aparecerá
este
recuadro.

Por Edin Gutiérrez
37
2.2. Moviéndolo desde “etiqueta”
Buscas la
unidad
documental
creada.
La
seleccionas
Si quieres
limpiar tu
bandeja de
entrada
elimina la
etiqueta de
“Recibidos”

Por Edin Gutiérrez
38
2.3. Moviendo el correo desde su creación. Todos los correos
relacionados con este, se guardarán automáticamente en la unidad
documental que selecciones.
Así se ve la
unidad
documental
con los
correos
electrónicos
Serie
Subserie
Unidad
documental
Redactas el
correo.
Documentos

Por Edin Gutiérrez
39
Das clic en
los tres
puntos, luego
seleccionas
“etiqueta”.
Buscas la
unidad
documental
destinada
para el
correo.
Cuando lo envíes quedará archivado en la
unidad documental que hayas seleccionado

Por Edin Gutiérrez
40
2.4. Puedes descargar el correo (PDF) y archivarlo en tu computador.
Descargas (OJO, no imprimir, descargar) el correo y lo mueves a la
unidad documental que le corresponda. No lo puedes eliminar de tu
correo electrónico, ya que todos los adjuntos y links se perderán del
PDF que descargues.
Abres el
correo que
quieres
descargar y
seleccionas
el icono
“imprimir”.
Se te abrirá esta
ventana
automáticamente
, y deberás
seleccionar
“guardar como
PDF”, si no lo
descargas así se
perderán los
links o archivos
adjuntos que
encuentren en el
correo.

Por Edin Gutiérrez
41
Luego
seleccionas
la unidad
documental
en donde lo
quieres
guardar y
nombras el
documento,
le das clic
en
“guardar”.
Así se verá en la unidad documental.
Así se ve el correo
electrónico cuando
los abres.

Por Edin Gutiérrez
42
2.5. Descargando el correo electrónico. De esta manera puedes
descargarlo y archivarlo en la estructura que tengas en tu
computador.
Aunque lo elimines de tu correo electrónico permanecerán los
adjuntos y links que se encuentran allí.
Abres el correo que quieres descargar, y seleccionas los tres
puntos que aparecen en el lado derecho, y le das clic en
“descargar mensaje”
Así se verá en la unidad documental.

Por Edin Gutiérrez
43
Paso #3. Descripción documental. En la descripción documental
podrías hacer uso del Inventario Documental que te presenté en el paso #3 de
la organización de los documentos en las unidades de almacenamiento
(Página 29), y allí inventariar aquellas unidades documentales que consideras
son importantes que se relacionen en este instrumento de descripción.

Por Edin Gutiérrez
44
Por último…
Elabora un instructivo con el cual definas las pautas mínimas y básicas que se
deben de llevar a cabo en las oficinas para la organización de los documentos.
Este instructivo debería enfocarse en:
1. Cómo identificar cuáles son los Documentos de Archivo y cuáles son
Documentos de Apoyo.
2. Cómo crear los identificadores o separadores de las Series y Subseries
documentales.
3. Cómo conformar las Unidades Documentales (carpetas con documentos
de un mismo asunto)
4. Cómo es la organización de los documentos con el Principio de Orden
Original al interior de la carpeta
5. Cómo hacer Depuración y Expurgo de las unidades documentales.
6. Cómo realizar la Foliación.
7. Cómo realizar la Ubicación Física de los Documentos en los
Archivadores o las Unidades de Conservación.
8. Cómo diligenciar el Inventario Documental.
9. Cómo Transferir los Documentos que han terminado su trámite a otro
Depósito de Archivo o al Archivo Central.
10. Una sección que explique cómo implementar todo lo anterior a los
documentos electrónicos.

Por Edin Gutiérrez
45
¿Alguna pregunta?
Para conocer más acerca de otros temas que te pueden interesar relacionados
con la Gestión Documental, ingresa a mi blog www.nosonpapeles.com
¡Estaré esperándote!
Agradezco que hayas visualizado mi contenido y espero que este E-book te
sirva mucho en el proceso de organización documental que lleves a cabo en
tu entidad, y por supuesto, en la implementación de la Gestión Documental.
¡Un fuerte abrazo!
Algunas fuentes utilizadas en esta Mini - Guía
• Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos
• Archivo General de la Nación de Colombia

Por Edin Gutiérrez
46
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MINI-GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS
EN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Edin Gutiérrez
2021
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