1. PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA-FASPA
Aprobado en C.F. 13-09-2011
I. Procesos Administrativos
1. Supervisar y monitorear la gestión de Logística y mantenimiento (Responsable: Katherine)
La Administración de la Facultad recepcionará la
solicitud de compra (útiles de oficinas, insumos,
pasajes, equipos de cómputo, entre otros) y/o
servicio (mantenimiento de local, mobiliario, de los
Programas académicos áreas operativas y/o
Departamentos Académicos solicitantes.
La Administración de la Facultad verificará para todo
requerimiento el Centro de costos correspondiente a
fin de evaluar la disponibilidad presupuestal. Esto
implica que antes de adjudicar un gasto se requiere
tener un centro de costo.
Hay fondos Enviar correo electrónico
disponibles? al
No coordinador/Director/Jefe
de departamento (según
corresponda) que su
Si solicitud no procede
El documento será remitido al Decanato para su
aprobación / VBº y será enviado a la Dirección
General de Administración- DGA
La administración supervisará las diversas áreas de la FASPA y se encargará enviar los requerimientos
a la DGA. También hará los cargos al centro de costo que corresponda.
Las solicitudes de aulas serán responsabilidad de la dirección de pregrado, postgrado, o decanato a
través de sus respectivas secretarias. La administración no realizará dichos procedimientos.
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2. 2. Elaboración del presupuesto anual en coordinación con el Decanato: (Responsables:
Katherine y Germán)
La Administración de la Facultad elaborará el
presupuesto anual y de los Programas académicos,
así como las proyecciones del Flujo de caja, según el
formato y directivas elaboradas por la DGA
El presupuesto será remitido a la UADI para su
revisión y posteriormente al Decanato para la
aprobación del Consejo de Facultad.
3. Verificación y seguimiento de ingresos y egresos ejecutados por la DGA: (Responsables:
Katherine y Germán)
La Administración de la Facultad revisará
diariamente la información de los ingresos y
egresos a través del sistema de Información
Gerencial en línea.
La UADI paralelamente realizará la verificación y
control de los ingresos y egresos, vía Intranet a
través del sistema en línea.
Se hará un informe que se presentará al Consejo
de Facultad mensualmente.
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3. 4. Solicitud y rendiciones de fondos (viáticos, caja chica, otros gastos): (Responsable:
Katherine)
La Facultad recepcionará el requerimiento del
fondo por el área operativa solicitante y verificará
la disponibilidad de fondos en el centro de costos.
Hay fondos
disponibles?
Sí
Se remitirá el requerimiento para la aprobación y
VBº del Decanato y se remitirá a la DGA.
Luego de realizarse el gasto se deberá presentar la
liquidación de los gastos efectuados a la Dirección
DGA.
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4. II. Procesos de Recaudación
1. Cobranzas corporativas: (Responsable: Germán)
La administración de la FASPA mantendrá la
cartera corporativa de deudas al día
La administración de la FASPA hará el seguimiento
a los compromisos de pagos e incluirá la
información en el reporte semanal de deudores.
La administración de la FASPA completará la
documentación necesaria y hará las
coordinaciones para que se puedan hacer efectivos
los pagos a la FASPA
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5. 2. Cobranzas individuales (a alumnos de pregrado): (Responsable: Germán)
El comité de becas y pensiones de la FASPA definirá las pensiones y cronogramas de pagos
semestralmente y serán aprobados por consejo de facultad. Los ajustes de pensiones que se
requieran posteriormente serán evaluados por la Dirección de Pregrado.
La administración de la FASPA enviará la información sobre pensiones al equipo SINU antes de
la matrícula, y solicitará a la DGA la emisión de las boletas de pensiones
La administración de la FASPA emitirá un documento con el
cronograma de pago por estudiante y lo entregará al Director de
Pregrado para su distribución.
La administración de la FASPA hará el
seguimiento de los pagos y enviará semanalmente
un informe de deudores por correo electrónico a la
decana, vicedecana, secretaria académica, director
de pregrado y director de postgrado.
Cualquier modificación del cronograma de pagos o pensiones tendrá que ser revisado por el Director de Pregrado
y aprobado por consejo de Facultad.
Todo refinanciamiento tendrá que ser solicitado por escrito por los alumnos y será evaluado por el comité de becas
y pensiones y requerirá ser informado al consejo de facultad.
Ante retiro de cursos los alumnos mantendrán la pensión correspondiente.
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6. 3. Cobranzas individuales (a alumnos de postgrado: Diplomados, maestrías y Doctorados):
(Responsable: Germán)
El Director de Postgrado aprueba el costo de los programas e informa al Consejo de Facultad.
Durante la entrevista de admisión se hará firmar al alumno el compromiso de cronograma de pago. Los
cronogramas de pago no podrán sobrepasar la longitud del programa. El Director de Postgrado enviará la
información a la administración de la FASPA
El Director de Postgrado y la Secretaría académica en coordinación establecerán las fechas de
matrícula semestral para los programas.
La administración de la FASPA enviará la información sobre pensiones al equipo SINU antes de
la matrícula, y solicitará a la DGA la emisión de las boletas de pensiones
La administración de la FASPA emitirá un documento con el
cronograma de pago por estudiante y lo entregará al Director de
Postgrado para su distribución.
La administración de la FASPA hará el seguimiento de los
pagos y permanencia en el programa y enviará
semanalmente un informe de deudores por correo
electrónico a la decana, vicedecana, secretaria académica,
director de pregrado y director de postgrado.
Cualquier modificación del cronograma de pagos o pensiones tendrá que ser revisado por el Director de Postgrado
y aprobado por consejo de Facultad.
Todos los pagos deberán hacerse a la cuenta específica de la universidad y dirigidas al centro de costo
correspondiente.
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7. 4. Cobranzas individuales (a alumnos independientes de PEP ): (Responsable: Germán)
El Coordinador de PEP propone el costo del curso y el Director de Postgrado lo aprueba e informa al Consejo de
Facultad.
Los cronogramas de pago no podrán sobrepasar la longitud del programa. El Director de Postgrado enviará la
información a la administración de la FASPA.
La administración de la FASPA emitirá un documento con el
cronograma de pago por estudiante y lo entregará al Coordinador
del PEP para su distribución.
La administración de la FASPA hará el seguimiento de los
pagos y enviará semanalmente un informe de deudores por
correo electrónico a la decana, vicedecana, secretaria
académica, director de pregrado y director de postgrado.
Cualquier modificación del cronograma de pagos o pensiones tendrá que ser revisado por el Director de Postgrado
y aprobado por consejo de Facultad.
Todos los pagos deberán hacerse a la cuenta específica de la universidad y dirigidas al centro de costo
correspondiente.
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8. III. Procesos de Personal (Responsable UADI)
1. Informar a los Decanos las fechas de vencimiento de los contratos del personal docente
y no docente para que emitan su decisión de continuar o dar término al mismo.
La UADI informa a los Decanos la fecha de
vencimiento de los contratos de su personal
docente y no docente, con un plazo no menor de 3
meses a su vencimiento
No
La Facultad lo comunica a Se renueva o no
la DGA con copia a la el contrato?
UADI para el seguimiento
de baja respectivo
Si
El Consejo de Facultad aprueba la solicitud de
renovaciones de contrato
Se remite el documento a la Dirección General de
Administración-División de RRHH para el trámite
respectivo con copia del trámite documentario a la
UADI
La UADI se encargará de realizar el seguimiento
del trámite de renovación o cese de contrato
según sea el caso.
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9. 2. Consolidar la relación del personal que ha realizado sobretiempos de trabajo del
personal no docente, con la finalidad de realizar estadísticas y toma de decisión:
La UADI recepcionará la solicitud de sobretiempos
del personal no docente con su respectiva
justificación.
Está
presupuestado? No
La UADI indicará a la
Facultad que el pago
de sobretiempos no es
procedente
Si
La UADI verificará el motivo del pago de
sobretiempos solicitado y de contar con la
conformidad realizará un consolidado general de
los pagos.
La UADI lo remitirá a la División de Recursos
Humanos de la UPCH para su trámite de pago
correspondiente.
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10. 3. Procesar y enviar a la División de Recursos Humanos los permisos solicitados por los
trabajadores administrativos y solicitar reportes periódicos a la División de Recursos
Humanos de las tardanzas, inasistencias y permisos solicitados por los trabajadores
administrativos, para realizar el análisis correspondiente.
La UADI solicitará a la División de Recursos
Humanos un informe trimestral de las tardanzas,
inasistencias y permisos del personal no docente
de las Facultades que no son Unidades de
Gestión
La UADI realizará un análisis del reporte
entregado por la División de RRHH y lo informará
mensualmente al Consejo de Facultad para
conocimiento y toma de decisión.
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11. IV. Otros Procesos
1. Pago de docentes: (Responsable: Katherine)
El coordinador del programa enviará a la administración con copia al Departamento y Dirección de post grado la relación de
horas dictadas de los profesores invitados dentro de las dos semanas siguientes al término de un curso, asegurándose que se
haya completado la entrega de notas para proceder con la contabilidad, asignación a un centro presupuestal y pagos
correspondientes.
En el caso de profesores contratados y ordinarios, el coordinador del programa enviará al Departamento la relación de horas
dictadas de los profesores invitados dentro de las dos semanas siguientes al término de un curso, asegurándose que se haya
completado la entrega de notas. El Jefe del Departamento contabilizará las horas semestralmente y si fuera necesario
solicitará la asignación de bonificación por horas adicionales a las asignadas.
La dirección de postgrado deberá enviar la relación de horas asignadas correspondientes por coordinación de programas
semestralmente al jefe del departamento, quien contabilizará las horas y si fuera necesario solicitará la asignación de
bonificación por horas adicionales a las asignadas.
Los pagos se realizarán según políticas de remuneraciones establecidas.
La administración enviará a la DGA el documento
correspondiente para proceder al pago
correspondiente.
2. Transferencia interna por distribución de carga horaria temporal, personal docente y no docente:
(Responsable: Katherine)
La Administración de la Facultad recepcionará las solicitudes y deberá
realizar la transferencia interna a otras áreas operativas correspondientes.
El documento remitido a la División de Finanzas
deberá enviarse con copia a la UADI para el
seguimiento respectivo.
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