ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

1. MATERIA : TECNICAS DE OFICINA
ESTUDIANTES : DANIELA GUEVARA
JIMENEZ
: MABEL
SERRANO SOTO
: BEATRIZ
FERNANDEZ ORIHUELA
CARRERA : SECRETARIADO
INTITUTO TEGNOLOGICO NACIONAL
C.E.I.C.O.M.
ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO.

2. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE
APOYO ADMINISTRATIVO.

3. RECOMENDACIONES BASICAS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA
ADMINISTRATIVA
Ofrecemos una serie de recomendaciones básicas:
1.-El primer paso a seguir en la
organización del archivo de
oficina será identificar y separar
los documentos de apoyo
informativo.
2.-Cada unidad administrativa debe
mantener su archivo correctamente
organizada mediante la formación de
expedientes y series documentales
3.-Conjunto ordenado de
documentos generados por
una unidad (productor) en
la resolución administrativa
de un asunto.

4. DOCUMENTOS DE APOYO
INFORMÁTICO
Se entiende por apoyo informático (fotocopia de boletines
oficiales, catálogos comerciales, fotocopia de expedientes,
disposiciones normativas, copia de textos bibliográficos, etc.
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Son producidos recibidos por una unidad
administrativa en un ejercicio de una
función desarrollada en una actividad.

5. Dentro de los documentos de apoyo administrativo se encuentra los
siguientes puntos:
Expediente
Administrativ
o
Series
Documental
es
Correspondenc
ia
Es la unidad básica
documental de los archivos de
oficina y de los que forman
parte la mayoría de los
documentos.
Materializa las relaciones que la unidad
administrativa mantiene con otros órganos
o con personas físicas o jurídicas publicas
o privadas.
Una unidad documental formada
por un conjunto de documentos
generados por un sujeto
productor a la resolución de un
mismo asunto.

6. Estructura
del
Expediente
Instalación y Conservación de los
Documentos
Debe ser lógica, coherente y
cronológica ordenándose los
documentos de acuerdo con los
procedimientos o tramite seguido.
Para instalar los documentos son
elementos importantes para una buena
organización del archivo administrativo.
A la hora de seleccionar los mas
adecuados para una oficina.

7. TRANSFERENCIA DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN AL
ARCHIVO GENERAL.
Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un
archivo a otro.
Los objetivos principales son:
 Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la
aglomeración de documentos en la oficinas.
 Traspasar a un espacio especializado las funciones de
gestión, conservación temporal o indefinida.

8. DOCUMENTOS QUE SE HAN DE
ELIMINAR EN LA OFICINA.
Las copias y duplicados de documentos originales.
Las copias y duplicados de documentos contables originales que estén bajo
una custodia.
Las notas internas, cuando no
forman parte de un tramite y no
contengan información relativa.Notas Internas
No son tramites.

9. RECOMENDACIONES PARA
EMISION
Es importante crear mensajes unívocos.
Para ello se recomienda en su creación:
RECOMENDACIONES
Identificar la urgencia o importancia del
mensaje.
Identificar de forma clara y concisa el
asunto del mensaje.
Activar la opción de
notificación de recepción.
No incluir en el texto información o
referencias personales
Escribir mensajes breves,
explicando de forma clara el
objeto del mismo y la acción
que se requiera.

10.  http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm
 https://es.scribd.com/document/261667900/Normas-Basicas-de-
Organizacion-de-Archivos-de-Oficina
 Biblioteca universitaria
https://biblioteca.ulpgc.es/archivo_oficina
BIBLIOGRAFIA