El documento analiza las tendencias en el desarrollo y uso de herramientas colaborativas por parte de las organizaciones. Examina conceptos como la cocreación, comunicación, gestión de información y difusión. Incluye un análisis de las necesidades internas de la Generalidad de Cataluña y una tabla comparando herramientas y funciones. El objetivo es servir de guía para la estrategia tecnológica y organizativa de la Generalidad en el trabajo colaborativo.

1. El futuro del trabajo
colaborativo
y sus herramientas
Dirección General de Atención Ciudadana
Generalidad de Cataluña
Barcelona, julio de 2010
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1

2. Índice
Introducción
Metodología y resultados
Conceptualización
Tendencias
Análisis interno
Benchmarking de herramientas
Conclusiones
2

3. Introducción
El uso de la tecnología actual, de las plataformas basadas en la web, del software social y los
entornos colaborativos y su irrupción en la sociedad están transformando profundamente la forma
como las personas trabajamos y producimos, aprendemos y nos relacionamos entre nosotros y con
nuestro entorno. La nueva economía del conocimiento transformará para siempre las
organizaciones públicas y privadas en una necesaria adecuación a los nuevos contextos
tecnológicos, a los procesos que van implícitos y a los valores que fomentan.
La presión sociocultural supone un motor de
El desarrollo de las tecnologías está Transformación
cambio para las actuales organizaciones. La
propiciando un cambio cultural basado en la sociocultural forma en que los individuos se relacionan con
colaboración de las redes sociales, la
las organizaciones donde trabajan, con los
participación activa y una nueva manera de
productos que consumen y con las empresas
entender la gestión del conocimiento. A la
proveedoras de los servicios que utilizan,
vez, estos nuevos paradigmas en la forma de
está transformando el modelo actual de las
relacionarnos están fomentando una continua
organizaciones públicas, privadas y
evolución de las aplicaciones y herramientas
académicas.
colaborativas a nuestro alcance.
Modelos
Tecnología Organizativos
El mismo desarrollo tecnológico que está propiciando
estos cambios facilita que las organizaciones se planteen
el uso de herramientas y estrategias que hasta hace muy
poco no existían o estaban destinadas a un uso social,
3 lúdico o restringido.

4. Introducción
Este documento pretende hacer un análisis de las tendencias en el
desarrollo y usos de las herramientas colaborativas por parte de las
organizaciones, en su tránsito a entornos productivos, de aprendizaje,
gestión y relación más alineados con los requerimientos que plantea la
sociedad del conocimiento.
Este documento es una reflexión sobre el uso de las herramientas
colaborativas de que dispone la Generalidad de Cataluña y contrasta las
actuales tendencias del mercado con el análisis de las necesidades
específicas de la organización en este tipo de entornos.
Las conclusiones expuestas al final de este estudio pueden servir de hoja
de ruta para la toma de decisiones en cuanto a la estrategia tecnológica,
funcional y organizativa de la Generalidad de Cataluña en su rol de líder
en la aplicación de la tecnología en el trabajo colaborativo.
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5. Introducción y resultados
Desde un punto de vista metodológico, el estudio está enfocado desde
dos perspectivas que convergen en los objetivos que perseguimos.
Conceptualización (previa)
Hemos analizado las
tendencias que marcan el • Cat álogo categorizado de
desarrollo acelerado de
herramientas y plataformas
Tendencias herramientas
• Lista de tendencias en el
colaborativas en el marco Mirada al trabajo colaborativo y sus
global actual. Marcarán la
evolución de estas
exterior herramientas
plataformas y de los usos
que haremos en un futuro
próximo.
Análisis A continuación pasamos a
valorar los retos de las
• Tabla Metafunciones - Funciones
interno organizaciones en la
• Tabla Herramientas - Funciones Mirada a la sociedad del conocimiento y
las necesidades y la
organización situación específica de la
Generalidad de Cataluña.
5 Conclusiones y recomendaciones

6. Conceptualización
Cuando nos acercamos al análisis de las herramientas y los procesos
colaborativos, es necesario hacer previamente un ejercicio de definición de los
diferentes entornos que, dados sus rasgos, objetivos y necesidades, requerirán
enfoques diferentes y soluciones específicas.
GESTIÓN
GESTIÓN Proponemos un
DE LA
DE LA esquema conceptual que
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN nos ayude a separar
(seguramente con
artificialidad) las
COCREACIÓN diferentes características
COCREACIÓN
de los grupos que
utilizan las herramientas
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN DIFUSIÓN
DIFUSIÓN colaborativas con
objetivos diversos.
APRENDIZAJE
6

7. Conceptualización
GESTIÓN
GESTIÓN
DE LA
DE LA
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
Cocreación: Conjunto de actividades, recursos y procesos
COCREACIÓN
COCREACIÓN
dirigidos a la creación colaborativa de un producto o servicio.
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN DIFUSIÓN
DIFUSIÓN
APRENDIZAJE
Comunicación: Interacción entre personas que comparten
intereses, preocupaciones o necesidades y que establecen vínculos
profesionales o personales con el principal objetivo de la conversación
y el desarrollo de relaciones más o menos sólidas.
Difusión: Actividades dirigidas a promocionar, comunicar, difundir,
publicitar un espacio, proyecto, producto o persona. Se pretende
capturar la atención, la adhesión o la fidelidad a una marca o concepto.
En el contexto de este estudio, no haremos referencia ni valoraremos
conjuntamente la difusión externa y la interna a la organización.
Gestión de la información: Procesos de intercambio,
almacenamiento, búsqueda y organización de la información que
permite generar nuevo conocimiento, mejorar la aplicación del ya
existente y ayudar a los usuarios a desarrollar o mejorar competencias
y habilidades.
Aprendizaje: El aprendizaje es inherente a cualquiera de las
actividades previamente descritas. Pero no dedicaremos, a priori, un
estudio exhaustivo ni específico del grupo dado su carácter generalista
y transversal.
7

8. Tendencias
Cuadro resumen de herramientas colaborativas
Cocreación Comunicación Información Difusión
CC BY Jordi Graells 'Innovación pública y trabajo colaborativo'. Jornada de Innovación Colaborativa en Osakidetza.
8 Bilbo, 22.04.2009

9. Tendencias
Herramientas colaborativas
Apuesta por la identidad profesional digital: los equipos que añaden perfiles digitales tipo
Facebook a sus directorios de empleados para enriquecerlos (carné de identidad digital, páginas
amarillas).
Los blogs corporativos de más éxito son aquellos con contenidos redactados por sus
consejeros delegados (CEO, chief executive officer).
Una práctica de éxito es que los empleados añadan sus propios vídeos en la TV corporativa.
Foros interactivos para situaciones críticas, gestión puntual del conocimiento, apoyo
comunitario puntual.
Entornos personalizados para cada trabajador (veremos este importante aspecto al final).
La plataforma más utilizada es SharePoint de Microsoft y especialmente la plataforma MOSS
(Microsoft Office SharePoint Server 2007), base de la mitad de las intranets de más éxito.
Autonomy, Google Search y WebTrends son aplicaciones muy utilizadas también como
complementos.
Los estudios demejora de la usabilidad se han asociado a los entornos colaborativos de más
éxito, porque se considera un tema fundamental.
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10. Tendencias
Tecnología en general
Ubicuidad, dispositivos móviles, realidad aumentada
Cloud computing
Importancia de las analíticas avanzadas
Lenguajes y web semántica
Identidad digital, redes sociales
Real time web, web en tiempo real
IT ecológica (IT for green)
Orientación al usuario, web contextual, personalización
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11. Tendencias
Tecnología en general
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12. Análisis interno
Cocreación
Procesos Funciones
Edición compartida y visualizada
Estructuración de la información Diversidad de formatos
Reglas de participación Trazabilidad de cambios (quién, qué, cuándo)
Roles y responsabilidades Suscripción, alertas sobre cambios
División del trabajo Gestión de versiones
Seguimiento del avance Repositorio documental
Toma de decisiones Etiquetación / Taxonomías (folksonomías)
Debates y propuestas Valoración de contenidos
Propiedad intelectual Motores de búsqueda
Retribución Accesibilidad / Conectividad con estándares
Datos abiertos
Foros de discusión
Comunicación síncrona
Calendarios, cronogramas, metas
Tareas y equipo
Asociación de elementos documentales a
tareas
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13. Análisis interno
Comunicación
Procesos Funciones
Las personas no hablan si no se conocen. Inmediatez: comunicación síncrona
Cualquier sistema que publicite quién es (mensajería instantánea, telefonía IP)
quién en la organización, quién sabe qué,
Multiformato (vídeo, voz, chat)
quien ha participado en qué proyecto...
Multidispositivo
Visualización de los intereses,
preocupaciones, necesidades, retos... para Intercambios de elementos de información
que las personas identifiquen aquellos durante la conversación
iguales o complementarios con los que se Logs (ficheros de registro) de las
pueda establecer una conexión. conversaciones (actos, grabación)
No penalización por la relación Concurrencia de usuarios
interdepartamental. La política corporativa Información comunicaciones perdidas
debe incentivar el intercambio y la relación Gestión de usuarios y perfiles
entre las personas independientemente del
Visibilidad de perfiles
organigrama.
Quién es quién
Espacios físicos de conversación. A
pesar del efecto potenciador y multiplicador Diseño de comunidades y grupos
de la tecnología (TIC) en la comunicación Creación de nuevos enlaces para
entre personas, las TIC no pueden sustituir presentación o invitación
la relación física, por la que se establecen Diseño/Interfaz (simplicidad/usabilidad)
los verdaderos lazos de confianza y
13 complicidad.

14. Análisis interno
Difusión
Procesos Funciones
Conceptualizar un mensaje (construir una RSS, sistemas de sindicación de contenidos
narrativa) específicamente diseñado para el
objetivo que perseguimos. Herramientas de difusión productiva (desde la
Elaborar contenidos que refuercen este Administración a diferentes servicios)
mensaje con claridad y coherencia. Canales en los medios 2.0 o social media
Identificar claramente el público objetivo
de este mensaje y contenidos. Herramientas de difusión de los contenidos
Decidir cuáles son los mejores canales (botones multiservicio desde los entornos
para llegar a este público. propios los canales social media)
Definir espacios de publicación de Widgets, scripts de integración de Twitter,
contenidos (zonas públicas y otras Slideshare, Youtube, etc.
privadas).
Considerar multimedios, posibilidad de Funcionalidades de red social
trasladar productos en diferentes formatos. Blogs, wikis abiertos, microblog colectivo,
Integrar contenidos que se comparten en tumblelogs colectivos
los medios sociales 2.0 o social media.
Portafolios individuales – institucionales
Crear comunidades de apoyo.
Relacionarse con comunidades externas. Herramientas de seguimiento de la
Publicar los datos en formatos cuánto más conversación en comunidades externas
abiertos mejor.
14

15. Análisis interno
Gestión de la información
Procesos Funciones
Investigación, análisis y síntesis de la Sistemas de búsqueda
información que necesitamos en cada
Gestión de fuentes de interés
momento.
Etiquetación, folksonomías, servicios de
Identificar y localizar las fuentes de marcadores sociales
información adecuadas y confiables
Web en tiempo real: antena - Deep web:
Encontrar, en estas fuentes, la investigación
información necesaria. Multiformato y multidispositivo
Evaluar la calidad de la información y Sistemas avanzados de visualización de
su idoneidad según lo que necesitamos datos
realmente. Entornos personales de aprendizaje
Clasificar, organizar, estructurar la Acceso a contenidos por RSS
información para facilitar los procesos
Compartición carpetas de lectores RSS
anteriores y facilitar su gestión.
Especialización de la sindicación de
Socializar y hacer eficientes los búsquedas
trabajos de organizar la información
Compartición de favoritos
15 individuales.

16. Metafuncions COCREACIî COMUNICACIî G.INFORMACIî DIFUSIî
Análisis Catàleg Funcional
Usuaris i Perfils
Gestió d'usuaris i perfils
Configuració permisos d'usuaris
X X
interno Visibilitat dels perfils
Personalització entorn de treball (escriptori virtual)
Qui es qui - Directoris d'usuaris
Disseny de Comunitats i Xarxes socials
X
X
Microblogging X X X
Grups X
Correu electrònic X
Connexions X
Creació de nous enllaços per invitació / recomanació
Visualització gràfica de relacions X
Producció Col·laborativa X
Blogs X X
Wikis X X
Edición compartida y visualizada
Versionat
Diversitat de formats
Traçabilitat de canvis
Forums de discusió
Formularis
Gestió del Coneixement X
Organitzador de feeds X X
Repositori de Documents X
Compartició d'arxius X X
Etiquetació/taxonomies/Tagging X X
Motor de recerca / Metacercadors X
RSS-Suscripció/Alertes sobre canvis X
Valoració continguts/Votacions(filtres i promoció social de continguts) X X
Continguts a FAvorits X
Compartició de Favorits X
Web semántica
Qüestionaris X
Botons multiservei (de entorns propis a canals social media) X
Comunicació Síncrona X X
Missatgeria Instantˆnea - Xat
Intercanvis d'elements d'informació durant la conversa X
Telefonia IP
Logs de les conversa (possibilitats d'actes o archivament del contingut)
Avisos sobre comunicacions perdudes
VideoConferencia X X
visualització video
pissarra virtual
Enregistrament
Zoom
Compartició de documents (visió/edició) integrada
Entorn especial per dispositius mobils
Concurrència d'usuaris
Sales Virtuals X X
Visualització Comuna Escriptori (sala)
Notes col·lectives
Breakouts
Multivideo
GESTIÓ DE PROJECTES X
Creació de projectes
Seguiment de projectes
Documentació associada al projecte X
Associació d'elements documentals a tasques X
Equip - Comunitat
Gestió d'usuaris i perfils
Agenda per cada usuari i compartida per grups de treball
Calendari compartit
Gestió de reunions/Convocatories
16 Eines de Comunicació de dades rellevants del projecte X
Elaboració d'informes i estadístiques X

17. Metafunciones COCREACIÓN COMUNICACIÓN G. INFORMACIÓN DIFUSIÓN
Análisis Catálogo funcional
Usuarios y perfiles
Gestión de usuarios y perfiles
Configuración permisos de usuarios
interno Visibilidad de los perfiles
Personalización entorno de trabajo (escritorio virtual)
Quién es quién - Directorios de usuarios
Diseño de comunidades y redes sociales
Microblogging
Grupos
Correo electrónico
Conexiones
Creación de nuevos enlaces por invitación/recomendación
Visualización gráfica de relaciones
Producción colaborativa
Blogs
Wikis
Edición compartida y visualizada
Versionado
Diversidad de formatos
Trazabilidad de cambios
Foros de discusión
Formularios
Gestión del conocimiento
Organizador de feeds
Repositorio de documentos
Compartición de archivos
Traducción Etiquetación/taxonomías/tagging
Motor de búsqueda / metabuscadores
RSS-Suscripción/Alertas sobre cambios
de los ítems Valoración contenidos/Votaciones (filtros y promoción social de contenidos)
Contenidos en Favoritos
Compartición de Favoritos
Web semántica
Cuestionarios
Botones multiservicio (de entornos propios a canales social media)
Comunicación síncrona
Mensajería instantánea – Chat
Intercambios de elementos de información durante la conversación
Telefonía IP
Logs de las conversaciones (posibilidades de actas o archivo del contenido)
Avisos sobre comunicaciones perdidas
Videoconferencia
Visualización vídeo
Pizarra virtual
Grabación
Zoom
Compartición de documentos (visión/edición) integrada
Entorno especial para dispositivos móviles
Concurrencia de usuarios
Salas virtuales
Visualización comuna escritorio (sala)
Notas colectivas
Breakouts
Multivideo
GESTIÓN DE PROYECTOS
Creación de proyectos
Seguimiento de proyectos
Documentación asociada al proyecto
Asociación de elementos documentales a tareas
Equipo – Comunidad
Gestión de usuarios y perfiles
Agenda para cada usuario y compartida para grupos de trabajo
Calendario compartido
Gestión de reuniones/Convocatorias
Herramientas de comunicación de datos relevantes del proyecto
17 Elaboración de informes y estadísticas

18. Benchmarking de herramientas
Criterios
Cobertura funcional - Matriz Funciones - Herramientas
Métricas de calidad del software Nivel de servicio
Modularidad Planificación estratégica
Escalabilidad Apoyo tecnológico
Rendimiento Formación
Accesibilidad Gestión del cambio
Facilidad de uso
Mantenibililtat
Diseño
Integridad
Fiabilidad
Portabilidad
Interoperabilidad
18

19. Conclusiones
Lenguaje común
Indicadores
y métricas
Dirección Grupos de
Visión trabajo
estratégica
Aceleración Procesos
Plan objetivos
estratégico
inversión Funciones
Tecnología
19

20. Conclusiones
Grupos de
Dirección
trabajo
1. Alinear el proceso operativo con el estratégico
Tecnología
La dirección debe ser capaz de transmitir a la organización el proyecto
colectivo que les cohesiona.
Debe compartir los planes estratégicos y dar a los departamentos, áreas y
equipos de trabajo la información necesaria para generar una visión común de
los objetivos y de las estrategias para alcanzarlos.
A menudo nos encontramos que los grupos trabajan de forma eficiente,
incluso son capaces de medir este rendimiento, pero están desconectados de
la estrategia global y desconocen como sus resultados contribuyen a los
objetivos comunes a toda la organización.
Este hecho, no sólo es desmotivador para los grupos sino que también tiene
un efecto negativo sobre el apoyo y la complicidad de la dirección, que, en el
mejor de los casos, se inhibe y deja hacer, con una actitud más cercana a la
condescendencia que a la implicación necesaria. La actitud adecuada, en
cambio, sería aprovechar el entusiasmo y canalizar la energía de los grupos
para los objetivos estratégicos de la organización que lideran.
20

21. Conclusiones
Grupos de
Direcci ón
trabajo
2. Medir con criterios cuantitativos y cualitativos
Los procesos de trabajo colaborativo no pueden vivir al margen de estos
Tecnología objetivos y debe ser posible responder, en un lenguaje comprensible
desde un punto de vista gerencial, a unos indicadores que permitan
valorar cómo sus resultados soportan los objetivos globales de la
organización.
Históricamente el retorno de la inversión en tecnologías se medía
principalmente en la reducción de costes o de puestos de trabajo
(medidas afines a las prácticas tradicionales de la gerencia). En la era de
la colaboración, la tecnología se utiliza de forma diferente ya que
multiplica las interacciones y amplía las capacidades de los trabajadores
del conocimiento. Estos nuevos usos de la tecnología contribuyen
indirectamente a mejoras de la productividad, a la rapidez en el desarrollo
de productos y servicios, a la aceleración de los procesos de innovación,
la mejora de clima sociolaboral, a la mejora de las relaciones con sus
agentes...
Un primer precedente lo encontramos en la candidatura 'e-Catalunya:
boosting eGov innovation by Communities of Practice', datos consultables
en el Slideshare de gencat, en el que evalúa los datos de impacto de la
CoP en la Generalidad.
21

22. Conclusiones
Grupos de
Direcci ón
trabajo
3. Tecnología aplicada a procesos reales y
necesidades específicas
Entre la tecnología y los grupos de trabajo hay una fuerte relación necesaria
Tecnología entre los procesos que estos grupos necesitan para trabajar y las funciones
que las plataformas tecnológicas aportan para dar respuesta a estos
procesos.
Durante todo este estudio hemos intentado establecer un modelo que
facilite la evaluación de las diferentes plataformas colaborativas a partir de
la cobertura funcional a estos grupos y según sus objetivos principales.
La tecnología utilizada debe formar parte de los ciclos de trabajo
(workflows) de la actividad diaria de los usuarios y no una tarea más
añadida al trabajo que se desarrolla.
La calidad de los procesos colaborativos y la racionalización de la
aplicación de tecnologías requiere:
Clasificar los trabajadores por el tipo de trabajo que desarrollan
Identificar qué procesos están implícitos en estos grupos.
Contrastar estos procesos con las herramientas tecnológicas que pueden
contribuir a la mejora de su desarrollo.
22

23. Conclusiones
Grupos de
Direcci ón
trabajo
4. Coherencia y visión estratégica en la política de
adopción de tecnología
La dirección, dentro de sus planes estratégicos, deberá definir los criterios
Tecnología
de inversión en tecnología según corresponda a cada contexto y situación:
Equilibrio e integración de aplicaciones orientadas a la automatización de las
transacciones con la emergencia del software social y del trabajo colaborativo.
Esta combinación de tecnología y sociabilidad será clave en las futuras tomas de
decisiones sobre la inversión en tecnología de las organizaciones.
Se deberá valorar también el equilibrio entre invertir en una plataforma
corporativa o en herramientas del mercado o en una combinación de ambas
estrategias. Las plataformas corporativas aseguran la privacidad y la seguridad
para residir en un entorno securizado y libre de publicidad. Responde mejor a las
necesidades específicas de la organización y la implantación está normalmente
acompañada de asesoramiento, servicio de asistencia (helpdesk) y tutela.
COSTE ELEVADO.
Las plataformas libres aportan una masa crítica y un nivel de participación
mucho más alto. Con la interacción con las comunidades externas a la
organización se facilita y se obtiene claramente más difusión. En contra, no
controlamos el desarrollo de nuevas prestaciones y la capacidad de servicio es
limitada. AHORRO EN EL COSTE.
Respecto a modalidades en el nivel de servicio. Un aspecto a considerar son la
consolidación de tendencias como SaaS (Software as a Service) y cloud
computing.
23

24. Conclusiones
Grupos de
Direcci ón
trabajo
5. La organización como ecosistema
A la dirección finalmente le corresponde crear un entorno, cultural y
operativo, donde las dinámicas del trabajo colaborativo puedan emerger:
Tecnología
Hay que capacitar al personal tanto en las herramientas como en las actitudes
que harán posible la colaboración.
Crear espacios para compartir las experiencias.
Fomentar la investigación, la innovación y la investigación, sin penalizar el
error, estimulando el ensayo y la iniciativa de las personas implicadas en los
diferentes proyectos
Hay una política clara sobre el uso de las herramientas (corporativas vs.
abiertas) para garantizar una coherencia departamental y una coordinación
operativa de los equipos. Crear protocolos de comunicación y formación sobre
la adopción de herramientas colaborativas.
Determinar los datos técnicos de la organización que deben estar disponibles
para la organización misma y hacia el exterior.
Criterio para elegir herramientas concretas para problemas concretos, en el
sentido que hemos ido desarrollando en este documento (metafunciones).
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25. ¡Gracias!
El futuro del trabajo colaborativo y sus herramientas
Barcelona, julio de 2010 María Jesús Salido
Dolors Reig
Jordi Graells
Aviso legal
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obra derivada, sin ninguna restricción siempre que se cite su autor (Generalidad de Cataluña. Departamento de Presidencia) y no se contradiga con la licencia específica que
pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca.
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