Expositor: Chinchay, Manuel / I Taller sobre Procedimiento Ordinario Minero 30/05/2011

1. DIGITALIZACION
UNIDAD DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Y
ARCHIVO
RESPONSABLE:
MANUEL CHINCHAY

2. La digitalización de Imágenes
Documentarias es la conversión de la
información plasmada en papel, a
imágenes electrónicas sin alterar su
originalidad.

3. 1.- CRITERIOS DE DIGITALIZACION
Se debe tener en cuenta los siguiente;
• Ser un archivo de tipo TIF.
• Calidad de escaneo la mejor posible (mínimo 200 dpi)
• Debe de realizarse en blanco y negro.
• La configuración debe adecuarse al tamaño de la hoja y
como al contenido Ejemplo A4, Carta, DNI, y Otros

4. 2.- PROCEDIMIENTOS PARA DIGITALIZAR
2.1 Recepción de Expedientes e Imágenes
El encargado de Digitalización recepciona los
Expedientes de los diferentes Gobiernos
Regionales en forma Física y Virtual registrándolo
en el sistema del SIDEMCAT.
Asimismo el reporte SGC F-039 del cargo,
queda archivado en el propio sistema.

5. 3.- REVISION DE EXPEDIENTES
Se procede a verificar lo siguiente:
La correlatividad de la foliación en
orden correlativo.
La verificación del ultimo Folio
registrado al momento de ser
digitalizado.

6. 4.- DISCONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE
Se registra en el modulo de Digitalización-Registro de Sucesos
del expediente, error de foliación, o omisión, comunicándole
al Jefe inmediato con copia al Gob. Regional correspondiente.
El Jefe del Área de UADA, comunicara o devolverá vía memo
el expediente al Gob. Correspondiente para su regularización
o subsanación según sea el caso.
En el caso de Imágenes no visibles solo Vía Correo Electrónico
se subsana la omisión.

7. 5.-PREPARACION DE EXPEDIENTES - FÍSICOS
• Verificación respectiva
de la Documentación.
• Quitar fastenes, clips y
grapas.
• Retocar las hojas en mal
estado.

8. PROCEDIMIENTOS EN EL SISTEMA DE
IMAGENES

9. SISTEMA DE IMAGENES

10. PERSONAL DE DIGITALIZACIÓN INGRESA SU
USUARIO Y CLAVE

11. SE ABRIRÁ LA VENTANA SISTEMA DE
DIGITALIZACIÓN.

12. APARECE LA PANTALLA PARA ESCANEAR,
ACEPTAR

14. SELECCIONE EL ELEMENTO DEL MENU REGISTRO

19. HAGA CLIC EN EL BOTÓN ESCANEAR

20. DEBE ELEGIR EL ESCÁNER A
UTILIZAR

22. SELECCIONAR EL ESCÁNER QUE SE UTILIZA (FUFITSU)

25. IMAGEN ESCANEADO

30. HAGA CLIC EN EL BOTÓN INSERTAR

36. HAGA CLIC EN EL BOTON REEMPLAZAR

40. HAGA CLIC EN EL BOTÓN IMPORTAR

48. SELECCIONAR EL ELEMENTO DEL MENÚ BÚSQUEDA

55. HAGA CLIC EN EL BOTON REGISTRAR
SUCESOS

62. SELECCIONAR EL ELEMENTO DE MENU DE REPORTES

74. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA
REMISIÓN DE LOS EXPEDIENTES POR LAS
DREM´ (Físico-Virtual)
S
• Las Imágenes que se remiten están en JPG,GIF Y PDF
(No es la adecuada).
• Existe Error de Foliación y en otros casos llegan sin
foliar los expedientes.
• En algunos casos los recibos de Derechos de Vigencia
y tramite no son visibles.

75. RECOMENDACIONES
• Remitir las Imágenes en un archivo de tipo
extensión TIF.
• Verificar la correlatividad de la foliación siguiendo una secuencia.
• Enviar las Imágenes en configuración simple.
• Los comprobantes de pagos por Derecho de Vigencia y tramite,
deben ser escaneados con mayor resolución, color, contraste y
brillo, para que estas sean visibles en el momento de colgar las
imágenes en el sistema.

76. GRACIAS