Pasos para Crear y Combinar Correspondencia en Word

1. HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS 1
PROFESOR:
CAMPOS ENRIQUEZ ISRAEL
ALUMNO (A):
PACHECO RIVERA JANNET
CARRERA:
LICENCIATURA EN CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN
GRUPO:
COM101
GRADO:
PRIMERO

2. Resumen
En este artículo se describe cómo utilizar la característicaCombinar
correspondenciapara crear cartas modelo en Microsoft Word.
Para obtener informaciónadicional acercade cómo realizar otros tipos de
combinaciones de correspondencia, combinar con otros tipos de datos y
resolver problemas, revise la lista de artículos de la sección Referencias.
Para obtener una descripción de los términos que se usan en este artículo,
consulte la sección Glosario.
El procedimiento siguiente describe cómo crear una carta modelo, asociarla
a un origen de datos, darle formato y combinar los documentos.
Iniciar una combinación de correspondencia
Inicie una combinaciónde correspondencia. Paraello, siga los pasos que
correspondan a la versión de Word que esté ejecutando.
Microsoft Word 2002
En el menú Herramientas, haga clic en Cartasy correspondencia y, a
continuación, en Asistente para combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2003
En el menú Herramientas, haga clic en Cartasy correspondencia y, a
continuación, en Combinarcorrespondencia.
Microsoft Office Word 2007
En la pestaña Correo haga
clic en Iniciar Combinar
correspondencia y, a
continuación, hagaclic
en Paso a paso por el
Asistente para combinar
correspondencia.
Seleccionar el tipo de documento

3. 1. En el panel de tareas Combinar correspondencia,
haga clic en Cartas. Esto le permitirá enviar cartas a
un grupo de personas y personalizar los resultados de
la carta que cada persona recibe.
2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial
1. Haga clic en una de las opciones siguientes:
 Utilizar el documento actual: utilice como
documento principal el documento abierto.
 Iniciar en una plantilla: seleccioneuna de las
plantillas de combinaciónde correspondencialistas
para usar.
 Empezar a partir de un documento existente: abra un documento
existente para utilizar como documento principal de combinación de
correspondencia.
2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
Seleccionar destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar
correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto
de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos
siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.
Método 1: utilizar un origen de datos
Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una
lista existente.
2. En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.

4. 3. En el cuadro de diálogo Seleccionar
origen de datos, seleccione el archivo
que contenga la informaciónvariable
que desee utilizar y haga clic en Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece
en la lista de archivos, seleccione la
unidad de disco y carpeta adecuadas.
Si es necesario, seleccione la opción pertinenteen la lista Todos los
orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, hagaclic
en Abrir.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatariosde combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documentoprincipal.
5. Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambiénguardael
origen de datos y lo asocia al documento principal.
6. Escriba el nombre que desee dar al documentoprincipal y, a continuación,
haga clic en Guardar.
Método 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft
Outlook
Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
3. En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir
la carpeta de contactos.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos,
seleccione la carpeta de contactos de Outlookque desee y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

5. Word muestra el cuadro de diálogo Destinatariosde combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
5. Haga clic en Aceptar para volver al documentoprincipal.
Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones
Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccione los destinatarios.
2. Haga clic en Escribir una lista nueva.
3. Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de
diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay
ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.
De forma predeterminada,Word omite los campos vacíos. Por consiguiente,
no se afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de
datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro
de datos.
4. Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva
entrada para pasar al registro siguiente.
Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un
registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista,
haga clic en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de
direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden
de los campos de combinación.
5. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre
que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuación, hagaclic en Guardar.
6. En el cuadro de diálogo Destinatariosde combinar correspondencia, haga
los cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.

6. 7. Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
8. Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambiénguardael
origen de datos y lo asocia al documento principal.
9. Escriba el nombre que desee dar al documentoprincipal y, a continuación,
haga clic en Guardar.
Para continuarcon el paso siguiente, haga clic en Después: escriba la carta.
Escribir la carta
En este paso se configura el documento principal.
1. Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.
2. Agregue los códigos de campo donde desee que la información variable
aparezca. En el panel de tareasCombinar correspondencia tiene cuatro
opciones:
 Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con
formato.
 Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato.
 Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo
electrónico.
Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de
franqueo en el equipo.
 Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación
individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar
campo de combinación aparece.
Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información
del origen de datos antes de hacer clic en Más elementos.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el
campo de combinaciónque desee usar y, a continuación,haga clic

7. en Insertar.
Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación,volver y agregar
espacios o signos de puntuación.O bien, puede insertar un campo cada vez,
cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los
espacios o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso
con cada campo de la combinación adicional que desee insertar. También
puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación,
igual que el texto normal.
3. Cuando termine de modificar el documento principal,haga clic
en Guardar o en Guardar como en el menúArchivo.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic
en Guardar o en Guardar como.
Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuarcon el
paso siguiente, haga clic en Después: obtenga una vista previa de las
cartas.
Obtener una vista previa de las cartas
Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta
por carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar
cartas individuales.
Para continuarcon el paso siguiente, haga clic en Después: complete la
combinación.
Completar la combinación
Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede
generar el resultado de la combinación utilizando cualquierade las opciones
siguientes:
 Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento
combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla.
Al hacer clic en Imprimir,el cuadro de diálogo Combinar al
imprimiraparece.En el cuadro de diálogoCombinar al imprimir, puede
elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de

8. diálogoImprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el
documento de la combinación.
 Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el
documento combinadoen la pantalla.
Al hacer clic en Editar cartasindividuales, el cuadro de diálogo Combinar
en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un
documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer
clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word
nuevo.
Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a
continuación, hagaclic en Imprimir.

9. Glosario
Lista de direcciones: una lista de direcciones es un archivo que contiene los
datos que varían en cada copia de un documento combinado. Por ejemplo,
un origen de datos puede incluir el nombre y la dirección de cada
destinatario de una carta modelo.
Texto repetitivo: informacióngenérica que se repite en cada carta modelo,
etiqueta postal, sobre o directorio (catálogo).
Campo de datos: una categoría de información en un origen de datos. Un
campo de datos corresponde a una columna de información en el origen de
datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (fila de
encabezado) del origen de datos. "CódigoPostal"y "Apellidos" son ejemplos
de nombres de campos de datos.
Registro de datos: un conjunto completo de informaciónrelacionada en un
origen de datos. Un registro de datos corresponde a una fila de información
en el origen de datos. Toda la información acercade un cliente de una lista
de distribución de correo de clientes es un ejemplo de registro de datos.
Archivo delimitado:un archivo de texto que tiene los campos de datos
separados (o delimitados) mediante caracteres de tabulación o comas, y los
registros de datos delimitados mediantemarcas de párrafo.
Fila de encabezado: la primera fila (o registro) en un origen de datos para
combinar correspondencia. La fila de encabezado contiene los nombres de
campo para las categorías de información del origen de datos; por ejemplo,
"Nombre" y "Ciudad". La fila de encabezado tambiénpuede almacenarse en
un documento independiente denominado origen del encabezado.
Documento principal: en una operación de combinaciónde
correspondencia, el documento que contiene el texto y los gráficos que
siguen siendo iguales en cada versión del documento combinado; por

10. ejemplo, el remite y el texto de una carta modelo.
Campo de combinación: un marcador de posición que se inserta en el
documento principal. Los campos de combinaciónle indican a Microsoft
Word dónde insertar informaciónconcretadel origen de datos. Por ejemplo,
debe insertar el campo de combinación "Ciudad"si desea que Word inserte
un nombre de ciudad, como "París", que está almacenado en el campo de
datos Ciudad.
Documento combinado: el documento que se crea combinando los datos
del origen de datos en el documentoprincipal.