Criterios de selección Herramientas de gestión de proyectos

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE
HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARAHERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA
LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Alberto Domínguez, PMP

SOFTWARE DE GERENCIA DESOFTWARE DE GERENCIA DE
PROYECTOS

Sistemas de Sistemas de
Información de Información de
Gerencia de Gerencia de
Sistemas de Sistemas de
Información de Información de
Gerencia de Gerencia de
Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)
Software de Software de
Gestión de Gestión de
Proyectos Proyectos
(PMS)(PMS)
Software de Software de
Gestión de Gestión de
Proyectos Proyectos
(PMS)(PMS)
PMIS
Compuesto por todas aquellas herramientas (automatizadas o no) que
simplifican o apoyan labores características de la gerencia de proyectos –
programación de actividades administración de la configuración recolecciónprogramación de actividades, administración de la configuración, recolección,
almacenamiento y distribución de información, entre otros. (PMBOK v. 4)
3

Implementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de Proyectos
Implementación de Software de Gestión de Implementación de Software de Gestión de
ProyectosProyectos
Implementación de Software de Gestión de Implementación de Software de Gestión de
ProyectosProyectosyyyy
Esfuerzos que procuran objetivos similares pero que casi siempre son
incompatibles.
4

PROCESO DE SELECCIÓN DEPROCESO DE SELECCIÓN DE
SOFTWARE
5

FLUJO ESTÁNDAR DE
identificar necesidadesidentificar necesidadesidentificar necesidadesidentificar necesidades
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opciones
solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta
evaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestas
crear lista corta de opcionescrear lista corta de opcionescrear lista corta de opcionescrear lista corta de opciones
ampliar informaciónampliar informaciónampliar informaciónampliar información
decidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidir
6

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesIDENTIFICAR NECESIDADES
• ¿cuáles son los problemas más comunes?
• ¿cuáles las debilidades?
• ¿dónde hay mayor gasto?
• ¿dónde apunta la estrategia?
¿dónde apunta la estrategia?
• ¿qué contratos maneja con clientes?
• ¿cómo es el manejo financiero?
• ¿cómo factura y cobra?
• ¿cómo es el flujo de dinero?
7

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesDEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN
• sector privado / público
• registro de Proveedores
• restricciones sobre el monto
• requerimientos de calidad
• certificaciones
8

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesCREAR LISTA DE OPCIONES
• productos y servicios
• proveedores
9

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesSOLICITAR INFORMACIÓN O
PROPUESTA COMERCIAL
PROPUESTA COMERCIAL
• RFP – solicitud a proposiciones
• concurso cerrado
10

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesEVALUAR RESPUESTAS
• oferta completa
• características del producto
• recomendaciones
• demostración
• demostración
• periodo evaluación
• servicios de apoyo
• cualidades del proveedor
• garantía
decidirdecidirdecidirdecidir
• garantía
decidirdecidirdecidirdecidir
11

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesCREAR LISTA CORTA DE OPCIONES
12

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesAMPLIAR INFORMACIÓN
• presentación
• diagnóstico
• demostración
• ejemplo existente
• programa piloto
• simulación
13

FLUJO ESTÁNDAR DE
FLUJO ESTÁNDAR DE
DECISIÓN
crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesDECIDIR
14

DIMENSIONES DE LA
IDENTIFICAR NECESIDADES
DIMENSIONES DE LA
IMPLEMENTACIÓN
15

DIMENSIONESDIMENSIONES
nivel de nivel de
madurezmadurez
nivel de nivel de
madurezmadurez
d l dd l dd l dd l d
aproximaciónaproximaciónaproximaciónaproximación
modelo de modelo de
implementaciónimplementación
modelo de modelo de
implementaciónimplementación
lista delista delista delista delista de lista de
opcionesopciones
lista de lista de
opcionesopciones
escalaescalaescalaescala presupuestopresupuestopresupuestopresupuesto
16

•• seguimiento y planeación informal o sin seguimiento y planeación informal o sin
li ili isimplesimplesimplesimple
ESCALA
Antes de evaluar la oferta es necesario
determinar las proporciones de la
mayores complicacionesmayores complicacionessimplesimplesimplesimple
determinar las proporciones de la
implementación. •• gerencia unipersonalgerencia unipersonalpersonalpersonalpersonalpersonal
•• para grupos que requieren de herramientas para grupos que requieren de herramientas
de trabajo colaborativo, simplificación de de trabajo colaborativo, simplificación de
actividades como planeación y controlactividades como planeación y control
colaborativacolaborativacolaborativacolaborativa
•• sistemas de grandes proporciones que sistemas de grandes proporciones que
permiten funcionalidades especializadas y se permiten funcionalidades especializadas y se
integran con otros.integran con otros.
corporativacorporativacorporativacorporativa
17

APROXIMACIÓN
ágilágilágilágilágilágilágilágil
tradicionaltradicionaltradicionaltradicional
18

HERRAMIENTAS
• Diagrama Gantt
i ágilágilágilágil• Diagrama Burn‐Down
• Estructura de Descomposición de
Trabajo (WBS)
• Control de Cambios
ágilágilágilágil
Herramientas
tradicionaltradicionaltradicionaltradicional
19

•• influye el negocioinfluye el negocio
•• métricasmétricas
impulsado por impulsado por
el negocioel negocio
impulsado por impulsado por
el negocioel negocio
NIVEL DE MADUREZ
•• métricasmétricasel negocioel negocioel negocioel negocio
•• consistenteconsistente
•• administración proactivaadministración proactiva
responsableresponsableresponsableresponsable
•• administración proactivaadministración proactiva
•• repetiblerepetible
•• base de conocimientobase de conocimiento
eficienteeficienteeficienteeficiente base de conocimientobase de conocimiento
•• documentadodocumentado
•• no formalno formal
activoactivoactivoactivo
no formalno formal
•• no evidenciano evidencia
•• no documentaciónno documentación
caóticocaóticocaóticocaótico
no documentaciónno documentación
20

SELECCIONAR EL MODELO
DE IMPLEMENTACIÓN Y EL
••alto costo de entradaalto costo de entrada
DE IMPLEMENTACIÓN Y EL
PROVEEDOR
• conocimiento
i i
••mayor tiempo de implementaciónmayor tiempo de implementación
••más personalizablemás personalizable
••infraestructura propiainfraestructura propia
••administración directaadministración directa
••no hay tercerosno hay terceros
adquisiciónadquisiciónadquisiciónadquisición
• experiencia
• comprobado
• soporte
• confiable
••no hay tercerosno hay terceros
••personal TIpersonal TI
••bajo costo de entradabajo costo de entrada
••menor tiempo de implementaciónmenor tiempo de implementación
••menos personalizablemenos personalizable
f d l df d l d
arrendamientoarrendamientoarrendamientoarrendamiento
••infraestructura delegadainfraestructura delegada
••administración delegadaadministración delegada
••intermediaciónintermediación
••acuerdos de nivel de servicio (SLA)acuerdos de nivel de servicio (SLA)
SaaSSaaSSaaSSaaS
21

PRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTO
22

LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES
LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES
23

¿PRIORIDADES ¿PRIORIDADES
DELDEL
¿PRIORIDADES ¿PRIORIDADES
DELDELDEL DEL
NEGOCIO?NEGOCIO?
DEL DEL
NEGOCIO?NEGOCIO?
24

SIETE OBJETIVOSSIETE OBJETIVOS
reportes y seguimientoreportes y seguimientop y gp y g
estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades
eficienciaeficiencia
asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosg q p yg q p y
comunicacióncomunicación
colaboracióncolaboración
procesoproceso
25
pp

reportes y seguimientoreportes y seguimiento
Grupo Objetivo
• Gerencia Gral.
d ó d
p y gp y g
estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades
• Coordinación de Proyectos
• Financiera
Necesidades
F li l i i t
asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursos
l b iól b ió• Formalizar el seguimiento
• Incrementar el control de proyectos
• Analizar el rendimiento
• Facturación
procesoproceso
Implicaciones
• Registrar de horas
• Centralizar el control
• Evaluar de resultados• Evaluar de resultados
26

estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividadesestimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades
Grupo Objetivo
• Oficina de Proyectos
d ó ( )
y p gy p gy p gy p g
• Coordinación (PMO, Financiera, RR.HH.)
• Ventas
Necesidades
M j l ti ió d l f ( ó ti )
• Mejorar la estimación del esfuerzo (pronósticos)
• Evaluar apropiadamente el costo de oportunidad
Implicaciones
• Planear
procesoproceso
• Planear
• Almacenar los datos históricos
• Controlar los cambios
27

eficienciaeficienciaeficienciaeficiencia
Grupo Objetivo
• Unidad Administrativa
d d
• Unidad Financiera
• Operaciones
Necesidades
R d i l t d ió
procesoproceso
• Reducir los costos de operación
• Acelerar los procesos (automatización)
• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)
Implicaciones
• Diagnosticar y evaluar los procesos
• Evaluar el rendimiento de los miembros
28

asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursos
Grupo Objetivo
• Operaciones
g q p yg q p yg q p yg q p y
• Recursos Humanos
Necesidades
• Administración del talento humano
Pl ió d d d l t l
procesoproceso
• Planeación adecuada de los proyectos y las cargas
de trabajo
• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)
Implicaciones
• Planeación integrada / centralizada
• Evaluar el rendimiento de los miembros
29

comunicacióncomunicacióncomunicacióncomunicación
Grupo Objetivo
• Operaciones
procesoproceso
Necesidades
• Reducir la dependencia de personas
• Simplificar el proceso de transferencia de
conocimiento
• Facilitar la operación descentralizada (equipos
virtuales y teletrabajo)
• Formalización
Implicaciones
• Infraestructura TI
• Cultura organizacional flexible
Obj ti M t H i J d• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas
30

colaboracióncolaboracióncolaboracióncolaboración
Grupo Objetivo
• Operaciones
procesoproceso
Necesidades
• Reducir la dependencia de personas
• Simplificar el proceso de transferencia de
conocimiento
• Facilitar la operación descentralizada (equipos
virtuales y teletrabajo)
• Formalización
Implicaciones
• Infraestructura TI
• Cultura organizacional flexible
Obj ti M t H i J d• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas
31

procesoprocesoprocesoproceso
Grupo Objetivo
• TODOS
pppp
Necesidades
• Formalización
• Certificación y Acreditación
• Cumplimiento de normas y reglamentaciones (SOX)
Implicaciones
• Reestructuración
Alt i t l ió• Alto impacto en la operación
32

CONSIDERACIONES ADICIONALES
CONSIDERACIONES ADICIONALES
33

omnipresenteomnipresenteomnipresenteomnipresente
!!!!
fácil de usarfácil de usarfácil de usarfácil de usarcompatiblecompatiblecompatiblecompatible
!!!!
livianolivianolivianolivianoreportesreportesreportesreportes
soportesoportesoportesoporte

APLICACIÓN WEBAPLICACIÓN WEB
!!!!
!!!!

APLICACIÓN DE
ESCRITORIO
!!!!
!!!!

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE
CREAR LA LISTA DE OPCIONES
HERRAMIENTAS DE SOFTWARE
37

APLICACIONES APLICACIONES
DEDE
DEDE
WEBWEB
WEBWEB
DE DE
ESCRITORIOESCRITORIO
DE DE
ESCRITORIOESCRITORIO
WEBWEBWEBWEB

ALGUNASALGUNAS
HERRAMIENTAS
WEB ESCRITORIO
Microsoft ProjectMicrosoft Project
IntellisysIntellisys ProjectProject
@@tasktask
DaptivDaptiv PPMPPM IntellisysIntellisys ProjectProject
OpenMindOpenMind
Project Project KickStartKickStart
RationalPlanRationalPlan MultiMulti ProjectProject
DaptivDaptiv PPMPPM
ClarizenClarizen
Project Project InsightInsight
CeloxisCeloxis
FastTrackFastTrack ScheduleSchedule
ServiceService Desktop ProDesktop Pro
MilestonesMilestones
MinuteManMinuteMan
ProjecturfProjecturf
Central DesktopCentral Desktop
EasyEasy ProjectsProjects NETNET
eStudioeStudio MinuteManMinuteMan
FusionFusionDeskDesk ProfessionalProfessional
http://online‐project‐management‐review.toptenreviews.com/
eStudioeStudio
CopperCopper
http://project-management-software-review.toptenreviews.com/

@TASK
APLICACIONES WEB
@TASK
40

@task
R dResumen de proyectos
41

@task
i d iRegistro de tiempo
42

CLARIZEN
APLICACIONES WEB
CLARIZEN
43

Clarizen
á i i i i lPágina inicial
44

Clarizen
i dVista de proyecto
45

EASY PROJECTS NET
APLICACIONES WEB
EASY PROJECTS NET
46

Easy Projects NET
á i i i i lPágina inicial
47

Easy Projects NET
i d iRegistro de tiempo
48

LIQUID PLANNER
APLICACIONES WEB
LIQUID PLANNER
49

Liquid Planner
dDiagrama de Gantt
50

Liquid Planner
l b óColaboración
51

Liquid Planner
Reportes
52

CONSEJOS ÚTILES
CONCLUSIONES
CONSEJOS ÚTILES
53

CONSEJOSCONSEJOS
11
Antes de adoptar la herramienta, se debe
d idi i tdecidir como se va a usar, quienes y cuantos, y
que factores apoyarán mejor los procesos de la
compañíacompañía
54

CONSEJOSCONSEJOS
2
Invertir en la herramienta adecuada. Esto se
traduce en una herramienta que, tras haber sido q ,
implementada, simplifica la operación y permite
el acceso a información actualizada y y
consolidada
55

CONSEJOSCONSEJOS
3
B l i d t l biBuscar soluciones que se adapten al cambio.
Estos cambios deben ser fáciles de implementar
56

CONSEJOSCONSEJOS
4
El d i l t ió d b t lEl proceso de implementación debe tomar el
tiempo suficiente para garantizar que los
i t d t d lprocesos internos pueden ser soportados por la
herramienta. Pruebas piloto, demostraciones y
pruebas son una gran estrategia antes de asumirpruebas son una gran estrategia antes de asumir
un cambio de alto impacto
57

CONSEJOSCONSEJOS
5
Se debe pensar siempre en el futuro. Si se
esperan buenos resultados luego de la p g
implementación, es prudente tener una ruta de
evolución y madurez soportadas en una buena y p
herramienta de software
58

CONSEJOSCONSEJOS
6
N i t h i t dNo existe una herramienta que pueda ser
utilizada en todos los casos –no hay única talla
59

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GRACIAS
www.simpleprojectz.com
ads@simpleprojectz.com
GRACIAS
60

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