Gestión de documentos electrónicos

3.  Introduccion
 Objetivos del trabajo
 Tratamiento de los documentos electrónicos
 Objetivos
 Responsables
 Expediente electrónico
 Expediente Mixto ò Hibrido
 Proceso de gestión documental
 Organización del espacio de trabajo
 Organización de los documentos electrónicos

4. Con los cambios actuales en cuanto a la tecnología y
la gestión documental se ha alcanzado un gran
avance, para nuestra labor como profesionales CIDBA,
tenemos en nuestras manos el arduo trabajo de
concienciar a los que nos rodena de la importancia
que tiene el sistema de gestión documental electrónico
para una optimización de actividades dentro de las
empresas tanto del sector publico como del privado
De esta forma podremos aplicar los conocimientos
adquiridos en el tema nos permite alcanzar los objetivos
propuestos en este eje temático.
Es importante recordar que el trabajo investigativo
permite ahondar más en el tema gracias a los
contenidos que nos proporciona la web y la guía del
tutor, el aprendizaje se complementa con la puesta en
marcha y la interacción con los compañeros.

5.  Comprender porque es importante la
expresión “documento electrónico” y todo lo
que esta encierra.
 Tener claridad en cuanto a los alcances que
permite tener la gestion de documentos
electronicos dentro de nuestra labor diara.
 Aplicar los conocimientos adquiridos y
conocer claramente la legislación y los
procesos correspondientes a la aplicación y
uso de los documentos electronicos.

18. El índice constituye un objeto digital donde se
establecen e identifican los documentos
electrónicos que componen el expediente,
ordenados de manera cronológica y según la
disposición de los documentos, así como otros
datos con el fin de preservar la integridad y
permitir la recuperación del mismo.
La firma del expediente electrónico es el
mecanismo que garantiza la autenticidad e
integridad del contenido del índice y por extensión,
de los documentos que conforman el expediente
electrónico así como su estructura.
Los metadatos asociados al expediente
electrónico, permiten definir características del
expediente que deberán ser comunes a todos los
documentos que lo conforman y que ayudarán a la
identificación exacta del expediente que se
requiera.

23. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Para efectos de la conceptualización de un
programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que
estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del
ciclo vital del documento (Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico):
La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de
Archivo que cumplan con las siguientes funciones:
Organizar racionalmente los directorios informáticos y los
accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas
para el almacenamiento de los documentos.
2. Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
3. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
4. Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los
documentos
5. Establecer un sistema que permita recuperar la información
eficazmente.

24. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de
sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y
servicios tanto para el personal, como para los clientes:
ILUMINACIÓN
Luz natural
RUIDO
(insonorización)
TEMPERATURA:
Ambiente
COLORES DE
AREA
La posición de la persona
frente al computador es
básico para desarrollar un
trabajo adecuado sin causar
lesiones y stress

25. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de
acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de
Clasificación Documental “.
ARCHIVOS ELECTRONICOS
DESORDENADOS
ARCHIVOS ELECTRONICOS
ORDENADOS (Series)

26. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Subseries
Dentro de cada serie se
incluyen las subseries:
Ejemplo: En la serie ACTAS se
encuentran las siguientes subseries: