1. Concepción Ferro Claudia Patricia Flórez María del Carmen López Andrea Constanza Andrade José Alberto García José Pastor Sanabria Millán UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVOS DIGITALES Febrero 2011 LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2. TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOIngeniero de Sistemas Especialista en Desarrollo de Software UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVOS DIGITALES Febrero 2011 LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

3. CONTENIDO Introducción Objetivos La Gestión archivística de documentos electrónicos El Archivo Digital Áreas de Acción Principios de la Gestión de archivos Digitales Áreas de gestión de los archivos Digitales Autentificación Preservación Organización Acceso Conclusiones Bibliografía

4. INTRODUCCION El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información, gracias a las cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión documental, gestión de electrónica de documentos y gestión de información empresarial, los cuales convergen en el campo de la administración de negocios. En un primer escenario, la tecnología ha modificado enormemente, durante los último años la forma como se almacena, genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la creciente clientela de información en soportes electrónicos.

6. Definir que es Archivo Digital.

7. Identificar las areas de Acción.

8. Conocer en que consisten los principios de la Gestión de archivos Digitales.

10. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES PRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES: Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo. Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.

12. Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas (paths) de migración.

13. Los formatos seleccionados deben poseer una mínima conexión con las aplicaciones departamentales.

14. Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, la intervención de la infraestructura tecnológica de un departamento.

17. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES EL ARCHIVO DIGITAL El archivo digital es una aplicación que permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma. Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el computador desde un simple block de nota hasta u programa ejecutable de grandes rasgos. Los formatos de archivos digitales almacenan la información codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de información. Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato.

19. Una segunda área lo constituye el análisis de información documental, para lo cual debe tener una amplia competencia en el manejo de generación documental, analizando en que fases de los procesos de trabajo se producen documentos y los soportes o medios donde estos se registran.

20. Una tercera área comprende la selección y valoración documental en los lugares donde se genera y se dispone (archivos de gestión o de oficina), efectuando una preselección y pre valoración de la misma.

22. Principios de la Gestión de archivos Digitales Dentro del desarrollo tecnológico de la archivística se han integrado diferentes disciplinas que motivan desarrollar la gestión de la información y la automatización de los procesos, gracias a lo que hoy en día se denomina como gestión de electrónica de documentos. Las organizaciones exitosas necesitan sistemas de información para crear, mantener y utilizar los documentos que permitan satisfacer sus necesidades en cuanto a la organización y conservación del fondo documental.

28. Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información

31. La adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel. Mayor deterioro físico, Agentes: Humedad, oxidación, manipulación. Campos magnéticos, agentes bióticos, hongos Obsolencia Técnica: Depósitos: Expectativa de media de 5 a10 años. Se convierten en obsoletos incluso antes de que se deterioren. Hardware y Software: Incompatibilidad, Obsolescencia mayor que la de depósitos.

33. Medidas de seguridad informática contra robo e intervenciones.

34. Crear un reglamento para el uso y manipulación.

36. Del contenido: Virus informáticos.

37. Reproducción del documento.Restauración de documentos deteriorados

38. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES PRESERVACIÓN REPRODUCCIÓN Realización de copias periódicas de seguridad de: El documento en nuevos almacenes digitales. Las copias de seguridad en otros almacenes. Medidas contra la obsolescencia: Guarda especificación de las versiones de los formatos junto con la publicación para permitir su futura de codificación. Migración de formatos: copia la publicación de un nuevo formato. Desarrollo de software que emule el funcionamiento de hardware y software.

39. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES ORGANIZACIÓN Organización de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales. Identificación de: Fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras. La series mediante el análisis de los tipos documentales. Clasificación y ordenación: Cuadro de clasificación. Descripción: ISAD(G) Descripción multinivel ISAAR(CPF) Control de puntos de acceso e índices contenido. Valoración y selección: Calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de los documentos.

41. Denominación de la serie o documento.

42. Definición de la serie.

43. Productor, órgano u oficina y función.

44. Fechas extremas

45. Legislación y normatividad que rige su producción.

46. Procedimiento y tramite de creación.

47. Descripción de documentos que forman la unidad documental.

48. Contenido (palabra clave)

49. Ordenación de la serie

50. Series o documentos precedentes

51. Series o documentos descendientes.

52. Series relacionadas

53. Documentos de recopilación.

55. CONCLUSIONAdopción de tecnologías de información coherentes con la realidad. la denominada revolución de la información electrónica está suponiendo un enorme cambio en la forma de trabajo en las organizaciones. si cambian los métodos de trabajo, cambiarán, naturalmente, los productos de dicho trabajo: los documentos, los expedientes y los archivos. los sistemas de gestión electrónica de documentos y los sistemas de gestión de archivos actuales pueden ser adaptados y/o integrados para hacer frente al tratamiento de los documentos electrónicos, pero difícilmente pueden incorporar, al mismo tiempo, las características funcionales de la práctica archivística tradicional. La solución puede venir de un cambio estratégico. conceptualmente hablando, una estrategia posible consiste en modificar el centro de atención desde el contenido de un registro a su contexto; desde el registro en sí mismo a la función de dicho registro; desde la preservación y acceso hacia la intervención en el proceso de creación. El conocimiento de las normas y estándares del mercado marcan la pauta para la acer uso de ellas, referenciarlas y aplicarlas de manera precisa asegura la operatividad dentro de un entorno que reclama cada vez más ser parte del mundo «digital»

57. Zapata, Carlos Alberto . Administración y manejo de archivos electrónicos. En http://eprints.rclis.org