Este documento describe los cambios y retos que las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) han producido en los archivos en la era digital. Explica cómo las TIC han afectado el soporte, la gestión y la comunicación/difusión de los archivos, incluyendo el uso de documentos electrónicos y digitales. También describe los cambios en la descripción, almacenamiento, control de usuarios, transferencia, valoración y preservación de documentos en entornos digitales.

1. Los archivos en la era digital
Cambios y retos producidos en los archivos con las
TIC
Vicent Giménez Chornet
Universitat Politècnica de València
vigicho@har.upv.es
https://twitter.com/vicentgimenez
http://www.vicentgimenez.net
https://www.linkedin.com/pub/vicent-gimenez-chornet/5/a84/52a
https://www.facebook.com/vicent.chornet
4 de Marzo de 2015

2. A medida que la conectividad global continúa su avance sin
precedentes, muchas instituciones y jerarquías antiguas tendrán que
adaptarse o corren el riesgo de quedar obsoletas, irrelevantes en una
sociedad moderna. La lucha que vemos hoy en día en muchas
empresas, grandes y pequeñas, son ejemplos del dramático cambio
que la sociedad tiene delante. Las tecnologías de la comunicación
continuarán cambiando nuestras instituciones desde dentro y desde
fuera.
Eric Schmidt, Jared Cohen (2014). El futuro digital. Madrid: Anaya, p. 20.

3. La tecnología digital afecta a los archivos en:
- Soporte
- Gestión
- Comunicación/Difusión

4. Los archivos físicos:
-Soporte: papel, pergamino, papiros, etc.
-Gestión: Libros registro, Libros índices, Fichas índices,
Descripciones, Instrumentos de descripción…
-Comunicación: publicaciones (en libros y revistas),
correo postal, publicación de instrumentos de
descripción

5. Soporte electrónico:
Cualquier dispositivo electrónico con tecnología digital, o cuyo
contenido está codificado digitalmente, que permite leer, interpretar
y reproducir la información o los datos.
Descartamos en esta presentación los soportes electrónicos
analógicos.
Ceros y unos (0001100111101):
Corriente eléctrica, dígitos, números.
Documentos electrónicos, Documentos digitales, Documentos
numéricos

6. Documento electrónico:
“Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada
en un soporte electrónico según un formato determinado y
susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.”
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos.
Características del Documento electrónico (ISO 15489):
-Autenticidad: puede probar lo que afirma ser
-Fiabilidad: el contenido puede ser considerado una representación
precisa de los hechos que da testimonio
-Integridad: completo e inalterado
-Disponibilidad: el documento puede ser localizado, recuperado,
presentado e interpretado en su contexto en cualquier momento

7. Los documentos en los archivos del siglo XXI
-Documentos nacidos digitalmente
-Documentos digitalizados
-Documentos en otros soportes
¿Estamos en un periodo de transición?

8. La gestión en los archivos
Físicos Digitales
Almacenamiento físico:
Edificios, estanterías, etc.
Almacenamiento digital:
Servidores, discos ópticos, etc.
Descripción:
Guías, inventarios, catálogos… (buenas
prácticas, escasa implementación
normas)
Fichas índices
Descripción:
Bases de datos (alta implementación de
normas)
Descripción multinivel
Descriptores normalizados:
onomásticos, geográficos, materias,
entidades-instituciones
Documentación en papel
(preferentemente)
Documentación digital en diversos
formatos para representar imágenes,
videos y audios
Control de usuarios/seguridad:
-Personal interno: control bajo
-Usuario externo: solicitudes en papel,
prohibiciones de circulación física
Control de usuarios/seguridad:
-Personal interno: control extremo,
trazabilidad
-Usuarios: generalmente acceso a
copias digitales, trazabilidad.

9. Físicos Digitales
Transferencias:
Hoja de transferencia, transporte físico
Transferencia:
Formularios (generalmente en XML),
migraciones telemáticas en sistemas de
bases de datos
Valoración documental
Comisiones y trabajo técnico registrado
en expedientes físicos
Valoración documental
Comisiones y trabajo técnico integrado
en un sistema archivístico en red.
Mantenimiento/conservación
Control de las instalaciones físicas,
Restauradores y conservadores de
soportes físicos (papel, pergamino,
placas y celuloide, principalmente)
Mantenimiento/conservación
Control del hardware y del software,
Conservación/preservación digital
Metadatos:
Datos registrados en inventarios o
catálogos
Metadatos:
Datos registrados en tecnologías
digitales: bases de datos, archivos
digitales
Interoperabilidad:
Inexistente
Interoperabilidad:
En red
Redes de archivos:
Escasas y poco eficientes
Redes de archivos:
En incremento y eficientes

10. Almacenamiento digital:
• Copia/original para depósito digital de archivo: TIF, RAW, PDF, etc.
• Para la difusión: JPEG, PDF, DjVu, etc.
• Soportes: Servidores, discos opticos.
Difusión con distintos formatos de archivos:
Portugal (TIF): http://digitarq.dgarq.gov.pt/

11. Francia (instalar plugin): http://anom.archivesnationales.culture.gouv.fr/
Francia (Departamento Cantal):
http://archives.cantal.fr/ark:/16075/a011375365805IHy23s/1/1
Finlandia (JPEG): http://digi.narc.fi
España (JPEG): http://pares.mcu.es/

12. Descripción archivística:
- Uso de bases de datos
- Uso de estándares: ISAD (G), ISAAR-CPF, EAD, EAC, etc.
- Uso de índices/descriptores: geográficos, onomásticos, materias,
entidades
Reino Unido, Londres: http://www.aim25.ac.uk

15. España, Arganda del Rey: http://archivo.ayto-arganda.es
España, Ministerio Cultura: http://pares.mcu.es/
Hong Kong: http://www.grs.gov.hk/PRO/srch/english/sys_all.jsp
Irlanda: http://www.csorp.nationalarchives.ie/search/index.php

16. Descripción Multinivel
La descripción multinivel tiene como objetivo la representación del
contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo
integran, y pretende que en el nivel de fondo se proporcione la
información de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y
siguientes se proporcione sólo la información de las partes que se
están describiendo y, como consecuencia,
las descripciones resultantes se presenten
en una relación jerárquica, desde las
descripciones a nivel de lo más general,
el fondo, hasta las descripciones del nivel
más particular.
Fondo
Subfondo
Serie
Subserie
Unidad Documental Compuesta
Unidad Documental Simple

17. Representación digital de
la descripción multinivel
Realizada mediante un software
de base de datos y de visualización web
España (Pares):
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10
Alemania (Argus):
http://startext.net-build.de:8080/barch/MidosaSEARCH/search.htm

18. México:
http://www.agn.gob.mx/guiageneral/
República Dominicana:
http://200.26.174.74/albalanet62/opw.html
Colombia:
http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/

19. La indización: Descriptores normalizados
Listas
Tesauros
Londres:
http://www.aim25.ac.uk/
Tesauros (Administración)
Australia:
http://agift.naa.gov.au/
Europa:
http://eurovoc.europa.eu/drupal/?q=es
Fernando II el Católico. Diversorum Sigilli Secreti 8. Valencie et Cathalonie [et Insularum]
Archivo de la Corona de Aragón,ACA,CANCILLERÍA,Registros,NÚM.3568

21. Control de usuarios digitales
Parametrizar
Categorías Funciones
Alta de Usuario
Ejemplos ICA-ATOM

22. Transferencia digital
Transferencia de las descripciones y
transferencia física de los documentos.
Transferencia de las descripciones
y transferencia de los documentos digitales
Ejemplo: Transferencia de documentos digita-
les en Australia.
Manifest Maker: software que produce una lista separada
por tabuladores de archivos digitales en una ubicación
Especificada
Xena: Un software enXML que significa La normalización
electrónica de Archivos . Xena convierte los archivos digitales
en estándares, formatos abiertos, para su preservación.

23. Valoración Documental
Tarea: Comisiones de Valoración Documental, Juntas Calificadoras de
Documentos, etc.
Resoluciones, Dictámenes: Tablas de Valoración, Calendarios de
Conservación, etc.
Ejemplo: Tablas de Valoración Documental (Generalitat de Catalunya)
http://arxius.cultura.gencat.cat/arxius/cnatdt/index.asp
Control archivístico: Bases de datos
Ejemplo: Junta de Andalucía, Censo
http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos/DetalleFonCol?id=2731

24. Conservación/preservación digital
Normas:
-UNE-ISO/TR 18492 (2008). Conservación a largo plazo de la
información basada en documentos.
-ISO 19005-1 (2005). La gestión de documentos - Formato de archivo
de documento electrónico para la conservación a largo plazo - Parte
1: El uso de PDF 1.4 (PDF / A-1)
-ISO 14721 (2012). Sistemas de transferencia de información y datos
espaciales. Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS) –
Modelo de referencia
Herramientas:
Archivos Nacionales Reino Unido
http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/digital-preservation-tools.htm
Algunas gratuitas como DROID y PONOM

25. Metadatos:
Datos registrados en tecnologías digitales: bases de datos,
archivos digitales
La UNE-ISO 23081-1:2006 menciona que los metadatos se
definen como datos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo
del tiempo.
METADATOS
DATOS
RESÚMENES
DESCRIPTIVOS
INFORMACIÓN
ESTRUCTURADA
NORMAS Y
ESTANDARES
DE
DESCRIPCIÓN
USO DE LAS
TIC:
SOFTWARE,
BASES DE
DATOS, WEB,
LENGUAJES,
ETC.
DOCUMENTOS ACCESIBLES

28. Metadatos insertados en los archivos digitales.
Existen diferentes estándares para los formatos de archivos digitales
y, independientemente de su configuración, opciones diferentes para
la inserción de metadatos relacionados con la descripción del
contenido y del contexto.
Se pueden diferenciar cuatro grandes grupos de archivos digitales:
los archivos de imagen,
los archivos sonoros,
los archivos audiovisuales y
los archivos hipertexto o web.
Cualquiera de los cuatro tipos de archivos los puede generar
cualquier organismo en el ejercicio de su actividad.

29. Interoperabilidad:
La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información y
de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos
y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/interoperabilidad-
inicio.html#.VNjsZ_l5PTo
Entre los elementos de la interoperabilidad destacamos (del ENI):
La interoperabilidad organizativa: incluye los aspectos relativos a la
publicación de servicios a través de la Red de comunicaciones de las
AA.PP. (Red SARA ); la utilización de nodos de interoperabilidad; y el
mantenimiento de inventarios de información administrativa.
La interoperabilidad semántica: a través de la publicación y aplicación
de los modelos de datos de intercambio horizontales y sectoriales,
Semántica de la Administración.
La interoperabilidad técnica: a través del uso de estándares en las
condiciones previstas en la normativa para garantizar la independencia
en la elección, la adaptabilidad al progreso y la no discriminación de los
ciudadanos por razón de su elección tecnológica.

30. Redes de archivos
Desde la irrupción de la informática, con la aplicación de las nacientes
Tecnologías de la Información y la Comunicación, el interés por la
creación de redes de información conectando ordenadores
telemáticamente ha estado presente como una forma de resolver las
necesidades de obtener información rápidamente.
http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/IIMEI5-N8-
075098/798
España:
http://pares.mcu.es/

31. En Cataluña:
http://extranet.cultura.gencat.cat/ArxiusEnLinia/
Portugal:
http://portal.arquivos.pt/

32. Francia:
http://www.culture.gouv.fr/documentation/archim/dossiers.htm
Europa:
http://www.archivesportaleurope.net/web/guest

33. Difusión
Tradicionalmente los aspectos de difusión de los fondos archivísticos
ha sido mediante la publicación de monografías en forma de guías,
inventarios o catálogos.
En la Era Digital, en la Sociedad de la Información, es posible otros
canales de difusión, e incluso la participación activa de los usuarios.
Estos canales de difusión se efectúan en internet o utilizando las TIC.
Ejemplo de funcionalidades:
1- Enviar por correo electrónico un resultado de búsqueda
http://archiveshub.ac.uk/search/email.html?recid=gb738-ms275#rightcol

34. 2- Disponer de una carpeta o agenda donde guardar las búsquedas
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet
3- Añadir un resultado de búsqueda a tus marcadores o favoritos
(Holanda):
http://www.archieven.nl/nl/zoeken?mizk_alle=spain&miref=hsfa

35. 4- Compartir un resultado de búsqueda o imágenes digitales en las
redes sociales como Facebook, Twitter, Google + o Delicius, como en
el Portal Europeo de Archivos

36. 5-Enlazar las entidades archivísticas con Google Maps (por ejemplo
Archives Hub)
http://archiveshub.ac.uk/contributorsmap/index.html?archonid=96

37. 6- Gestión de los Big Data (gestión de conjuntos de datos)
relacionándolos para obtener una nueva representación. Lo aplica el
Archivo de Arganda del Rey para localizar geográficamente
documentos relevantes con información geográfica.
http://archivo.ayto-arganda.es/Difusi%C3%B3n/Timeline.aspx

38. http://socialbiblio.com
info@socialbiblio.com
¡Gracias por vuestra atención!
Para cualquier consulta a vuestra disposición en:
vigicho@har.upv.es