Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben organizarse en directorios informáticos y series documentales de acuerdo a las normas establecidas. También habla de la importancia de establecer sistemas para organizar, almacenar, recuperar y proteger la integridad de los documentos electrónicos. Finalmente, brinda ejemplos sobre cómo organizar documentos electrónicos en series y subseries de acuerdo a su clasificación.

1. Módulo Archivología,
clasificación y gestión
de Documentos
Tratamiento de
los documentos
electrónicos

2. Comprender porque es importante la
expresión “documento electrónico” y todo lo
que esta encierra.
Tener claridad en cuanto a los alcances que
permite tener la gestion de documentos
electronicos dentro de nuestra labor diara.
Aplicar los conocimientos adquiridos y
conocer claramente la legislación y los procesos
correspondientes a la aplicación y
uso de los documentos electronicos.

15. El índice constituye un objeto digital donde se
establecen e identifican los documentos
electrónicos que componen el expediente,
ordenados de manera cronológica y según la
disposición de los documentos, así como otros
datos con el fin de preservar la integridad y permitir
la recuperación del mismo.
La firma del expediente electrónico es el
mecanismo que garantiza la autenticidad e
integridad del contenido del índice y por extensión,
de los documentos que conforman el expediente
electrónico así como su estructura.
Los metadatos asociados al expediente
electrónico, permiten definir características del
expediente que deberán ser comunes a todos los
documentos que lo conforman y que ayudarán a la
identificación exacta del expediente que se
requiera.

20. Para efectos de la conceptualización de un
programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que
estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del
ciclo vital del documento (Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico):
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de
Archivo que cumplan con las siguientes funciones:
Organizar racionalmente los directorios informáticos y los
accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas
para el almacenamiento de los documentos.
2. Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
3. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
4.Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los
documentos
5.Establecer un sistema que permita recuperar la información
eficazmente.

21. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO
DE TRABAJO
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de
sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y
servicios tanto para el personal, como para losclientes:
ILUMINACIÓN
Luz natural
RUIDO
(insonorización)
TEMPERATURA:
Ambiente
COLORES DE
AREA
La posición de la persona
frente al computador es
básico para desarrollar un
trabajo adecuado sin causar
lesiones y stress

22. ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de
acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de
Clasificación Documental “.
ARCHIVOS ELECTRONICOS
DESORDENADOS
ARCHIVOS ELECTRONICOS
ORDENADOS (Series)

23. Ejemplo: En la serie ACTAS se
encuentran las siguientes subseries:
Subseries
Dentro de cada seriese
incluyen las subseries:
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS