1. LIBROS CONTABLES En el Sistema Manual, es una disciplina que nos enseña el ARTE de registrar las diversas operaciones en forma ordenada, clara, precisa y cronológica, con la finalidad de tener una mejor presentación de los libros contables y ver el proceso contable de acuerdo transcurra el tiempo. En el sistema manual, conjunto de registros especiales donde se registran las operaciones que realiza una empresa, en forma cronológica y ordenada. En el sistema computarizado, es un conjunto de listados en forma de reporte en hojas continuas, luego según importancia son o no legalizados. En ambos casos la finalidad es de mostrar la situación en que se encuentra una empresa, en meses o períodos distintos, sujetándose a las disposiciones legales y a una técnica contable. Importancia: Mediante ellos seremos justos, ante la ley. Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales. Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones. Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza) Nos obtiene una información e cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa. Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa. Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan. Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado. FOLIACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de Folio: Foliación simple; consiste en cada una de las páginas de los libros contables que tienen numeración correlativa y van de uno en uno. Foliación doble; consiste en que la numeración correlativa de las páginas de los libros contables van de dos en dos. CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES Aspecto Legal; Libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las operaciones que se registran. Libro de Inventario y Balances. Libros Caja Tabular e italiana. Libro Diario. Libro mayor. Aspecto técnico; libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad. 453390-4445Registro de VentasRegistro de ComprasPlanilla de remuneracionesLibro de actasRegistro de ActivosRegistro de ingresosRegistro de retencionesRegistro de retenciones a proveedoresLibros bancos - ConciliacionesLibro Kárdex de ExistenciasLibro caja chicaCuentas CorrientesRegistro de Letras por cobrarRegistro de letras por pagarRegistro de importación y de exportaciónRegistro de control de inventariosRegistro de Kárdex de proveedoresRegistro de Kárdex de clientesObligatoriosVoluntariosAuxiliares LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES; es un libro principal y obligatorio de foliación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al año, no al inicio de las operaciones ( cualquier mes del año llamado inventario inicial) y otro al finalizar el período económico ( al 31 de diciembre, llamado inventario fina o de Cierre) El libro de inventario y balances, empezara por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá: La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles a inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyen su activo. La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo. Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus operaciones. INVENTARIO; es una relación detallada, valorada, ordenada, clara y precisa de cada uno de los activos y pasivos que tiene una empresa. Esta relación se detalla es el Libro de Inventario y Balances, con la finalidad de determinar los bienes y derechos que posee una empresa y también sus deudas. Clases de inventario por su naturaleza: Físico: conteo e inspección de los activos. Contable: Registro de las informaciones previa documentación. Fases de la preparación del inventario; para preparar el inventario debe realizarse una cuidadosa labor administrativa, que comprende las siguientes fases: Determinación de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio. Descripción de dichos elementos, caracterizando su individualidad. Valoración de cada elemento. Agrupación conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable. Suma de valores por grupos homogéneos y totalización separada del activo y del pasivo. Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto. Comparación con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas durante el período. Partes del inventario: Activo Pasivo Resumen Balance de inventario LIBRO CAJA TABULAR E ITALIANA; es un libro principal y obligatorio de foliación doble, para que tenga validez ante la ley se legaliza en la primera página en un notario público o ante un juez de paz letrado. Este libro es obligatorio, en el cual se registran todas las operaciones que realiza la empresa al contado (efectivo o en cheque), los registros son diariamente en forma ordenada y cronológica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones. El objetivo de este libro es de controlar y administrar todas las operaciones cuyo origen es el movimiento del dinero ya sea en ingresos y/o egresos. Cada fin de mes se centraliza al libro diario. Clases: Libro Simple o italiana; para este tipo de caja se utiliza el rayado del libro diario, dos hojas de este hacen un rayado, para que sea de foliación doble, debe estar legalizado en la primera página para su utilización. Es un libro el cual los registros que se efectúan generalmente pertenecen a pequeños negocios, empresas individuales, unipersonales o asociaciones, con los que sus movimientos operacionales efectúan en dos o tres cuentas. Se conoce también con el nombre de caja simple. Se denomina Caja italiana porque en Italia se dio el uso por primera vez, su características es de anotar las operaciones económicas en forma cronológica, sin importar un ordenamiento según las cuentas que se utilicen. Cada fin de mes se centraliza al libro diario. Libro caja tabular o americana; para la utilización de este libro se legaliza en la primera página ante el notario público. En este libro se registran todas las operaciones que realiza la empresa exclusivamente al contado (movimientos de dinero en efectivo o con cheque por ingresos y/o egresos). Es un libro obligatorio de foliación doble, su característica principal es de clasificar por divisionarias en forma analítica y luego analizarlas, cada divisionaria ocupa una columna y se detalla el concepto de cada una de las operaciones y se distribuyen tanto en el Debe como en el haber según el concepto de cada una de las operaciones y se disribuyen tanto en el debe como en el haber según correspondan, la utilización de este libro es en empresas que tienen mayor movimiento de cuentas, tales como empresas comprendidas en el Régimen Especial y renta y Régimen General. Cada fin de mes se centraliza al libro diario. LIBRO DIARIO; Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operación se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación. El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor. En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Importancia y finalidad Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas. El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos. El libro Diario puede ser: El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal. El Diario Multicolumnar. Diario Columnar. Importancia; Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transacción, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas Varias. Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeñas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable. No existe un modelo único de Diario Multicolumnar, cada empresa lo diseña de acuerdo a sus necesidades. El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operación cargándole y abonándole a las cuentas respectivas, operación por operación, destinándole una línea para cada operación, si se necesita otras líneas las utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en blanco, no borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisión al formular el asiento, lo corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia (artículos 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 del Código de Comercio). Una vez registradas las operaciones de un determinado período generalmente en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al Mayor General. Ventajas del Diario. El diario cumple tres útiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores. En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee. En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico. LIBRO MAYOR; es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T. En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor. Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: – Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. – Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. – Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber. Tipos de Libros Mayor Se reconoce que hay dos tipos: Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares. Importancia y Finalidad. Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad