Libros contables

Libros Contables
En el sistema manual, es una disciplina que nos enseña el arte de registrar las
diversas operaciones en forma ordenada, clara, precisa y cronológica, con la
finalidad de tener una mejor presentación de los libros contables y ver el
proceso contable de acuerdo transcurra el tiempo.
En el sistema manual, conjunto de registros especiales donde se
registran las operaciones que realiza una empresa, en forma cronológica
y ordenada.
En el sistema computarizado, es un conjunto de listados en forma de
reporte en hojas continuas, luego según importancia son o no
legalizados.
En ambos casos la finalidad es de mostrar la situación en que se encuentra
una empresa, en mese o períodos distintos, sujetándose a las disposiciones
legales y a una técnica contable.
Importancia:
 Mediante ellos seremos juntos, ante la ley.
 Nos permite registrar y/o procesar personas y a quienes tienen interés
en el resultado de las operaciones.
 Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que
existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza)
 Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la
necesidad de la empresa.
 Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de
la empresa.
 Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que
nos adeudan.
 Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.
Foliación de los libros de contabilidad
Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de
los libros de contabilidad. Existen dos clases de folio:
1. Foliación simple; Consiste en cada una de las páginas de los libros
contables que tienen numeración correlativa y can de uno a uno.

2. Foliación doble; consiste en que la numeración correlativa de las
páginas de los libros contables van de dos en dos.
Clasificación de los libros contables
1. Aspecto Legal; Libros principales y obligatorios: Estos libros tiene que
ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las
operaciones que se registran.
Libros de Inventario y Balances.
Libros de Caja Tabular e Italiana
Libro Diario
Libro Mayor
2. Aspecto técnico; libros auxiliares y voluntarios: Estos libro son llevados
de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros
auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares
obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios
no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para
determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad.
Auxiliares:
Obligatorios:
 Registro de Ventas
 Registro de Compras
 Planilla de Remuneraciones
 Libro de Actas
 Registro de Activos
 Registro de Ingresos
 Registro de Retenciones
 Registro de retenciones a Proveedores
Voluntarios:
 Libros Bancos-Conciliaciones

 Libros Kárdex de Existencias
 Libro Caja Chica
 Cuentas Corrientes
 Registro de Letras Por Cobrar
 Registro de Letras Por Pagar
 Registro de Importación y de Exportación
 Registro de Control de Inventarios
 Registro de Kárdex de Proveedores
 Registro de Kárdex de Clientes
1. Libro de Inventario Y Balances; es un libro principal y
obligatorio de foliación simple, su finalidad es de mostrar la situación
económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos,
pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces
al año, no al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado
inventario inicial) y otro al finalizar el período económico (al 31 de
diciembre, llamado inventario final o de cierre)
El libro de inventario y balances, empezara por el inventario que deberá formar
el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:
 La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes
muebles a inmuebles, mercaderías y efectos de todas las clases,
apreciados en su valor real y que constituyen su activo.
 La relación exacta de las deudas y toda la clase de obligaciones
pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.
 Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que
será el capital con que principia sus operaciones.
Inventario; es una relación detallada, valorada, ordenada, clara y precisa
de cada uno de los activos y pasivos que tiene una empresa.
Esta relación se detalla es el libro Inventario y Balances, con la finalidad de
determinar los bienes y derechos que posee una empresa y también sus
deudas.
Clases de inventario por naturaleza:
Físico: conteo e inspección de los activos.
Contable: Registro de las informaciones previa de documentación.

Fases de la preparación del inventario; para preparar el
inventario debe realizarse una cuidadosa labor administradora, que comprende
las siguientes fases:
Determinación de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio.
 Valoración de cada elemento.
 Agrupación conveniente de las partidas, ateniendo a unos criterios de
homogeneidad contable.
 Suma de valores por grupos homogéneos y totalización separada del
activo y del pasivo.
 Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto.
 Comparación con el neto anterior para conocer las variaciones globales
experimentadas durante el período.
Partes del inventario:
Activo
Pasivo
Resumen
Balance de inventario
2. Libro Caja Tabular E Italiana; es un libro principal y
obligatorio de foliación doble para que tenga validez ante la ley se
legaliza en la primera página en un notario público o ante un juez de paz
letrado.
Este libro es obligatorio, en el cual se registran todas las operaciones que
realiza la empresa al contado (efectivo o en cheque), los registros son
diariamente en forma ordenada y cronológica con los documentos que son los
cuales se hayan efectuado las operaciones.
El objetivo de este libro es de controlar y administrar todas las operaciones
cuyo origen es el movimiento del dinero ya sea en ingresos o egresos. Cada fin
de mes se centraliza al libro diario.
Clases:
Libro Simple o italiana; para este tipo de caja se utiliza el rayado el libro
diario dos hojas de este hacen un rayado, para que sea de foliación
doble, debe de estar legalizados en la primera página pasa su
utilización.
Es un libro el cual los registros que se efectúan generalmente pertenecen a
pequeños negocios, empresas individuales, unipersonales o asociaciones, con

los que sus movimientos operacionales efectúan en dos o tres cuentas. Se
conoce también con el nombre de caja simple.
Se denomina Caja Italiana porque en Italia se dio el uso por primera vez, sus
características es de anotar las operaciones económicas en forma cronológica,
sin importar un ordenamiento según las cuentas que se utilicen. Cada fin de
mes se centralizaba al libro diario.
Libro caja o americana; para la utilización de este libro se legaliza en la
primera página ante el notario público.
En este libro obligatorio de foliación doble, su característica principal es de
clasificar por divisionarias en forma analítica y luego analizarlas, cada
divisionaria ocupa una columna y se detalla el concepto de cada una de las
operaciones y se distribuyen tanto en el debe como en el haber según el
concepto de cada una de las operaciones y se distribuyen tanto en el debe
como en el haber según correspondan, la utilización de este libro es en
empresas que tienen mayor movimiento de cuentas, tales como empresas
comprendidas en el Régimen Especial y Renta y Régimen General. Cada fin de
mes se centraliza el libro diario.
3. Libro Diario; Es un documento numerado, que le permite registrar
en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa.
El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema
contable, en el cual se anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la
cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra,
ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos columnas: La del
Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el
libro debidamente autorizado.
A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro
original p de primera anotación.
El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles
deben acreditarse posteriormente en el mayor.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que
vimos en el capitulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos
contables, los cuales se ordenan por fecha de creación.

4. Libro Mayor; es donde se registran las cuentas del activo, pasivo y
patrimonio de la cooperativa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes
cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para
que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente
autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro,
con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos
de diario, se registran en las cuentas mediante un proceso llamado pasar el
mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el
debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente
lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos es su
correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo
deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de
sus elementos será objeto de continuas variaciones.
El mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario
hasta cierta fecha, en éstas de habrán ido anotando las alteraciones
producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que
figuran las distintas cuentas a esa data, siendo este el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el
nombre de saldo. Éste viene dando por la diferencia de la suma del deber y la
suma del haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
- Deudor, si la suma del Debe es mayor que el de Haber.
- Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber
- Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro mayor se cumplirá que la suma de los saldos
deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y además, el valor
total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas Haber.

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