1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS
KAREN XIMENA MONTILLA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA
TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA: 525360
BOGOTÁ
2013

2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS
KAREN XIMENA MONTILLA
INSTRUCTORA: DIANA PAOLA HERRERA MOLANO
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA
TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA: 525360
BOGOTÁ
2013

3. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 4
1.1 OBJETIVOS............................................................................................................... 5
1.1.1 Objetivo General................................................................................................ 5
1.1.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 5
2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.................................................. 6
2.1 TABLA DE RESUMEN............................................................................................. 6
2.2 OBJETIVO ................................................................................................................. 6
2.3 ALCANCE .................................................................................................................. 7
2.4 RESPONSABILIDADES.......................................................................................... 7
2.4.1Creación de Comités de trabajo....................................................................... 7
2.5 ENTRADAS ............................................................................................................... 7
2.6 DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 9
2.7 DESARROLLO........................................................................................................ 10
2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS............................................................. 10
CONCLUSIONES.............................................................................................................. 16

4. INTRODUCCIÓN
Los eventos son una parte importante dentro de la administración de las
empresas, por esto para que un evento cumpla su función que es el logro de la
satisfacción del cliente tanto interno como externo, al cual va dirigido y tenga un
buen resultado se requiere de una muy buena planeación, su organización es una
de la tarea más complejas y su puesta en marcha es la culminación de tanto
esfuerzo y dedicación durante las diferentes etapas del proceso. Luego de una
verificación a la propuesta hecha a la empresa durante la etapa de análisis y
planeación de las condiciones actuales de la empresa, nos enfocamos en la
realización de un evento para presentar el manual de funciones del Asistente
Administrativo, por ser una de las carencias más notorias en CH & D Chicos y
Damas, en la administración del personal, para la planeación del evento se tuvo
en cuenta la opinión dada en entrevista informal de la Gerente, de cuáles eran los
objetivos que se esperaban, de donde era más conveniente para la empresa llevar
acabo el evento, si dentro o fuera de la locaciones de la empresa, de que medios
de divulgación podría la empresa al servicio del evento, de cuanto presupuesto se
podría destinar. Contará con la participación de la Gerente General y de todos y
cada uno de los empleados que conforman la plata de personal del área
administrativa.
El evento se planifico y organizo llevando a cabo una serie de pasos los cuales se
detallan dentro del informe y su finalidad es dar orden al evento y que se cumpla
su fin.

5. 1.1 OBJETIVOS
1.1.1 Objetivo General
Planear y organizar el evento de acuerdo al protocolo para dar a conocer el
manual de las funciones del Asistente Administrativo en CH & D Chicos y Damas.
1.1.2 Objetivos Específicos
 Dar a conocer la importancia de contar con un Manual de Funciones para el
cargo de Asistente Administrativo
 Aplicar las herramientas y los conocimientos adquiridos para la
organización de eventos y así lograr la satisfacción de los clientes internos
de la empresa.

6. 2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Los eventos es un suceso planificado y en el tema corporativo son de gran ayuda
cuando se desea potencializar o dar a conocer un determinado producto o
servicio, para este caso será el Manual de Funciones la herramienta de
administración del personal la que se dará a conocer dentro de CH & D Chicos y
Damas.
2.1 TABLA DE RESUMEN
SECTORES SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECTORES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
ACTIVIDAD / ES CAPACITACIÓN
GUÍA/ S ACTIVIDAD/ ES ORGANIZACIÓN DE COMITES
TIPOLOGÍA DEL PROCESO ESPECIFICO
PROCESO PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
RESPONSABLE DEL PROCESO GAES APRENDICES SENA
PROCESOS RELACIONADOS NO APLICA
ENTRADAS DEFINICION DE LOS OBJETIVOS
SALIDAS EVENTO PLANIFICADO Y ORGANIZADO
Cuadro elaborado No 1. Realizado por MONTILLA, Karen, CHACON, Cesar, NOEL, Edgar
2.2 OBJETIVO
Dar a conocer el Manual de Funciones del Asistente Administrativo a los directivos
y empleados de la empresa CH & D Chicos y Damas.

7. 2.3 ALCANCE
Presentar una posible propuesta para la realización de un evento, para dar a
conocer y socializar el Manual de Funciones del Asistente Administrativo, a través
de una capacitación
Las actividades a las que afecta este proceso, son la jornada laboral de buena
parte de los empleados de Área Administrativa, ya que el evento se llevara a cabo
dentro de su jornada habitual de trabajo, los empleados operativos no se verán
afectados pues dicho manual es específico para el cargo.
2.4 RESPONSABILIDADES
La planeación y organización del evento está a cargo de equipo de trabajo GAES,
conformado por Cesar Andrés Chacón, Edgar Agusto Noel y Karen Ximena
Montilla, quienes de acuerdo a sus capacidades y disposición se encargaran de
las diferentes labores que se deben seguir entre las más importantes están.
2.4.1Creación de Comités de trabajo
Organizador, estará a cargo de KAREN XIMENA MONTILLA
Honorifico, estará a cargo de la Gerente General de la Empresa
Ejecutivo, estará a cargo personal administrativo que la empresa designe
Financiero, estará a cargo de EDGAR AGUSTO NOEL
Técnico, estará a cargo de CESAR ANDRES CHACON
2.5 ENTRADAS
LISTA DE CHEQUEO
Objetivo: Analizar la implementación del procedimiento específico en un Evento
Área: Organización de Eventos
Fecha: Hora:
Nombre del Responsable: KAREN XIMENA MONTILLA
ASPECTO OBSERVADO SI NO
El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran
planificación y organización
X
Se realizó la planificación inicial y cotizaciones de presupuesto X

8. Existe una programación de horarios detalladamente X
Se plantea la fecha para el Evento X
Contamos con el personal suficiente X
Contamos con recursos físicos, financieros, humanos X
Se tiene planteada de manera adecuada el tema a tratar X
Cuadro elaborado Realizado por MONTILLA, Karen
ANALISIS: podemos encontrar que para la realización de la propuesta del Manual
de Funciones en CH & D Chicos y Damas se realizara un pequeño lanzamiento
donde brindaremos una mini conferencia aplicando los pasos correspondientes a
la realización de un evento, teniendo en cuenta la programación y disponibilidad
con que la empresa cuenta.
Para la planeación, organización y puesta en marcha de evento, contaremos con
una serie de recurso tanto financieros, físicos, logísticos y humanos.
Recursos Financieros, estos son todos y cada uno de los recursos en dinero que
la empresa va a destinar para la planeación, organización del evento donde se
dará a conocer el manual de funciones asistente administrativo.
Recursos Físicos, son todos los elementos como su nombre lo dice físicos como,
mantelería, mesas, arreglos florales, cortinería, cubertería, decoración,
iluminación, sonido con que se va a realizar el evento y que son de vital
importancia.
Recursos Logísticos, estos hace a lución a todos y cada uno de los planes de
trabajo, como se dé la planeación, el estudio de cada una de la variables, la
organización, con ayuda de medios tecnológicos, de trasporte etc. Dentro del la
logística se debe contemplar los permisos y seguros tanto para el personal que
participa en el evento cono para la protección de terceras personas.
Recursos Humanos, es el personal capacitado para la organización del evento,
como meseros, bármanes, los disc jockey, los presentadores de evento, los
encargados de la ambientación y la iluminación, se hace necesario que este

9. personal cuente con las medidas de seguridad necesarias para no tener ningún
percance que lamentar, en espacial los encargados de la seguridad
2.6 DIAGRAMA DE FLUJO
Organizar el evento que permita
tener más claridad sobre la
importancia del manual de
asistente administrativo.
Fijación de aspectos
básicos
Duración: 5 horas
Estilo: Clásico con elegancia y etiqueta
Contenido: Permitir que cada persona
de la empresa se sitúe dentro del
manual, lo que conlleva a poder
identificar perfectamente su función.
Público objetivo: Personal de la
empresa , accionistas y clientes.
Presupuesto: 5.000.000 millones de
pesos
Programación
Organización técnica
Lugar: Hotel Inter Bogotá
Fecha del evento: 08-03-14
Personal

10. 2.7 DESARROLLO
2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS
El tipo de acto que se quiere realizar para la empresa SPEEDWAY EXPRESS DE
COLOMBIA LTDA, es una conferencia relacionada con el tema la importancia de
un manual de Asistente Administrativo, se hizo esta propuesta con el fin de dar a
conocer sobre el significado de un manual del asistente administrativo que es una
fuente de permanente de información, pues permite conocer la estructuración de
las organizaciones. Cada empresa cuenta con sus propios manuales, esto debido
a que en cada una de ellas se trabaja de manera distinta y por lo tanto sus
procedimientos, organización, políticas, etc., son diferentes.
Su importancia se encuentra principalmente en que los manuales estandarizan y
controlan la realización de las funciones y el cumplimiento de las mismas dentro
de la empresa, esto es muy importante, pues cada empleado de la organización
conoce cuáles son sus funciones y en qué momento interviene, lo cual evita
conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo promueve la
delegación de funciones.
Objetivos a conseguir
El objetivo que se pretende conseguir es resaltar que todo manual administrativo
delimita actividades, responsabilidades y funciones pues se evita la duplicidad de
funciones en la empresa CH & D Chicos & Damas y sobre todo elimina tiempos
perdidos pues las actividades son realizadas eficientemente. Esto se refleja en el
empleado pues su nivel de desempeño aumenta pues ya sabe qué debe hacer,
cómo hacerlo y en qué momento lo debe hacer.
Al final del evento, realizar una lista de chequeo donde se pueda evaluar si se
cumplió con la meta tanto en la planeación, como el entendimiento de un manual
correctamente redactado ya que puede ser un valioso instrumento administrativo.

11. Duración, estilo y contenido
El evento está estipulado para 30 personas que incluye los empleados de la
empresa, accionistas y clientes. Donde tendrá una duración de 5 horas. Donde se
tendrá en cuenta las siguientes características:
 Evento tipo formal
 Sera un micro evento en el hotel Inter Bogotá
 Duración 5 horas
 Es un espacio cerrado, cómodo y de un ambiente agradable
 El espacio será un salón de eventos y recepciones del hotel
 Se realizara en la ciudad de Bogotá
 La temática que se manejara es únicamente de tipo empresarial
 Todo los invitados vendrán en traje formal, para los caballeros traje
elegante con corbata y las damas vestido largo o de noche.
 La decoración con diseños innovadores en grabado y papeles con texturas
planas, limpias de máxima calidad, con colores cálidos y acogedores.
Figura Estilo Clásico
Público objetivo
Se realizó una lista sobre el público objetivo del evento, donde incluye los
asistentes y el orador Carlos Julio Torres ; quien dará una charla

12. aproximadamente de dos horas sobre el tema “La importancia del manual de
funciones del asistente administrativo”.
PLANIFICACION INICIAL Y PRESUPESTO
De acuerdo con la información recopilada se realiza el presupuesto de todos los
gastos incluidos que se indican a continuación:
1. Alquiler del lugar del evento.
2. Decoración del salón que incluye.
Manteles, sobre manteles, forros para las sillas con su respectiva estola, centros
de mesa, TODO ACORDE A TEMATICA.
3. Tarjetas de invitación
4. Servicio de cena tipo buffet con mesa debidamente decorada y servida de
acuerdo al gusto de sus invitados y al suyo propio y de ser necesario la asesorará
un chef de nuestra organización.
5. Servicio de licor en:
a. whisky para los caballeros
b. Coctel en tres variedades diferentes preparados en jugos naturales a su
elección para las damas (BARRA LIBRE).
c. Las opciones de licor incluyen el servicio de cristalería y sus pasantes (agua,
hielo, limonada y gaseosa ilimitada).
6. Servicio de champaña con su respectiva copa flauta incluyendo la de la corte
militar.
7. Como pasa bocas mientras se llega la totalidad de las personas, Tabla de
quesos en presentación de 5 quesos nacionales, jamones nacionales y frutas
exóticas.
8. El servicio incluye:
El menaje en su totalidad, plato cristal cuadrado, cubiertos de lujo, jarras para el
agua, hieleras con sus respectivas pinzas, bandejas para servicio, poncheras para

13. la crema, copa flauta, vaso cristal roquero y vaso cristal largo para los pasantes y
demás que demande el evento.
9. Servicio de 3 meseros y 1 barman durante todo el evento
10. Sonido profesional, maestro de ceremonias.
11. Servicio de 50 fotografías, filmación de todo el evento, CD editado en estuche
de lujo y kit de la quinceañera.
12. Póliza de garantía
Las condiciones y Forma de Pago: Se abona el 50% a la firma de este acuerdo, un
25% a la firma del contrato y un 25% antes a la iniciación del evento, previo
inventario de los servicios acordados.
VALOR DEL PAQUETE: $ 5.000.000 (CINCO MILLONES DE PESOS
M/CTE)
PROGRAMACION
Es imprescindible para la realización del evento tener bien armada la hoja de ruta
o el timing de la fiesta. Este cronograma indica con exactitud y muchos detalles
todo lo que sucederá durante el evento y el orden en el que se realizará.
9.3.1. Timing general del evento
 6:00 pm Llegada
 6:45 pm Mensaje de bienvenida
 7:00 pm Ponente de apertura
 9:00 pm Cena
 10: 00 pm Comentarios
 11:00 pm Finalización del evento
ORGANIZACIÓN TECNICA
Puesta en marcha del evento.

14. • Comité Organizador y Logístico
Atender las necesidades que se presenten
Controlar que lleguen al horario indicado y que se cumpla todo lo previsto: Entre
las necesidades más básicas o habituales son:
 Cámara de fotos
 Cámara de video
 Cables de conexión a PC
 Proyector de pantalla
 Meseros
 Micrófonos
Fecha de celebración
Para organizar el evento con éxito es importante elegir una fecha en la que no
haya otros acontecimientos del mismo sector. Se tendrán en cuenta ciertos
factores como:
Fecha: El evento se realizara el 08 de marzo del 2014
Hora: 6:00 pm a 11:00 pm
Lugar de celebración
Las opciones pueden ser infinitas y cada evento tiene diferentes necesidades y
presupuesto, pero lo que está claro es que la ubicación elegida es uno de los
factores vitales del éxito o fracaso de un evento. La selección del espacio está
muy relacionada con lo que se quiere transmitir, a quién va dirigido. En este caso
la estrategia será el diseño en la decoración y el estilo del lugar .El hotel Inter
Bogotá cumple los objetivos generales del evento.
El hotel está ubicado en el centro, a pocas cuadras de los principales museos, la
antigua Bogotá, el barrio la Candelaria, Corferias y todos los centros de interés
turístico y comercial hacen que el Hotel Inter Bogotá brinde excelentes facilidades
y servicios de calidad para eventos, viajes de negocios o placer.
Lugar: Hotel Inter Bogotá (Carrera 2º No. 20-12) Barrio Chapinero

15.  Adecuación en función de la naturaleza del evento
 Dimensiones necesarias
Cuentan con aparta estudios, al igual que amplias y recién remodeladas
habitaciones así como el salón de eventos en donde se podrá organizar las
reuniones de negocios, congresos, conferencias y todo tipo de recepciones
sociales disfrutando de los menús nacionales e internacional acompañado de una
gran variedad de licores.

16. CONCLUSIONES
Un evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso
posible. Así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que,
previsiblemente, podría ocurrir en una circunstancia determinada y es
generalmente un hecho imprevisto.
La organización de un evento es herramienta de mercadeo, que permite
acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa
y amable, los productos y/o servicios de la empresa.
Para lograr que el evento cumpla sus objetivos se debe tener en cuenta varias
fases que componen la organización de un evento. Son las siguientes:
Planificación Producción Realización y Evaluación.
El desarrollo de ésta guía permitirá identificar y aplicar al desarrollo de un evento
las siguientes fases:
Planificación: “Se define el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué
medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que
objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario,
asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el
acto y definir con claridad todos los objetivos.
Producción: Actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de
trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y
con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto”.