1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
SARA NERLY FONSECA
ANDERSON JAVIER MALAGÓN
NORMA CONSTANZA QUIZA
VANESSA MARÍA NARVAEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ
2014
2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
SARA NERLY FONSECA
ANDERSON JAVIER MALAGÓN
NORMA CONSTANZA QUIZA
VANESSA MARÍA OSPINA
Trabajo presentado para cumplir con una de las competencias del proyecto de
formación.
Presentado a la instructora: CLEMENCIA MALDONADO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ
2014
3. TABLA DE CONTENIDO
PÁG.
INTRODUCCIÓN................................................................................................4
OBJETIVOS........................................................................................................5
OBJETIVO GENERAL ........................................................................................5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................5
1 DIAGNOSTICO............................................................................6
1.1 ENTREVISTA ..............................................................................6
1.1.1 Análisis y conclusión de la información.......................................6
2 PROPUESTA...............................................................................7
2.1 ETAPAS DEL EVENTO ...............................................................7
2.1.1 Pre- Evento: (Planificación, organización) ...................................7
2.1.2 Evento (Dirección) .....................................................................11
2.1.3 Post- Evento (Evaluación)..........................................................11
3 CONCLUSIONES ......................................................................12
4 BIBLIOGRAFÍA..........................................................................13
4. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo es realizado con el fin de instruirnos acerca de la
organización de eventos, por lo cual se dará a partir de la sugerencia de la
realización de uno; en la empresa Master Cleaning Services objeto de
investigación. Para ello se realizó una agenda y un cronograma de actividades
de acuerdo a la manera adecuada en que debe ejecutarse un evento. De igual
manera aprenderemos acerca de la divulgación de eventos.
5. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Instruirnos acerca de la organización de eventos y la divulgación de éstos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Sugerir a la empresa objeto de investigación la realización de evento y la
divulgación de éste.
Conocer la manera de organizar y divulgar un evento con cada uno de
sus pasos.
6. 1 DIAGNOSTICO
El evento es un acontecimiento que responde a una finalidad específica, los
cuales se realizan en espacios y tiempos determinados y donde se tienen
objetivos específicos.
De acuerdo a esto le hemos realizado una entrevista al propietario de la
empresa Master Cleaning Services, con el fin de saber que tanto conoce sobre
los eventos.
1.1 ENTREVISTA
Objetivo: Identificar si el propietario de la empresa conoce que es un evento y
como se realizan los eventos.
1. ¿sabeusted que es un evento?
RTA: Si, son reuniones que se hace en una empresa con algún objetivo.
2. ¿sabeusted cómo se realiza un evento?
RTA: No, no sabe cómo se realiza los eventos
3. ¿usted ha realizado eventos en la empresa?
RTA: No, nunca se han realizado ningún tipo de eventos en la empresa
1.1.1 Análisis y conclusión de la información
Teniendo en cuenta la anterior información, se visualiza que la empresa
Master Cleaning Services, no tiene conocimiento de lo que son los eventos y la
importancia de aplicarlos en una empresa.; ya que estos sirven para:
Promocionar un producto
Manejar un mejor nivel con los clientes
Obtener un mejor clima laboral
Capacitar a los empleados, entre otras.
A continuación se sugiere la realización de un evento, donde ellos puedan
guiarse y realizar este y muchos más; no solo eventos sociales sino también
7. comerciales donde puedan exponer sus productos y así darse a conocer más
en el mercado
2 PROPUESTA
EVENTO: CENA NAVIDEÑA PARA LOS EMPLEADOS DE MASTER
CLEANING SERVICES
Este evento es de tipo social, su grado de exclusividad es privado y su alcance
y magnitud es local; estas características hacen que sea un evento donde se
busca afianzar las relaciones de los empleados.
2.1 ETAPAS DEL EVENTO
2.1.1 Pre- Evento: (Planificación, organización)
2.1.1.1 Objetivo del evento: Afianzar las relaciones de los empleados de la
empresa Master Cleaning Services con el fin de que mejore el clima
laboral y de que ellos se sientan a gusto en la empresa.
2.1.1.2 Nombre del evento:Cena Navideña.
2.1.1.3 Comités: Los comités se organizan de varias personas pero ya que
esta empresa es pequeña, van a ser de una a dos personas las cuales
se encargaran de tareas específicas.
Comité organizador: se divide en 4 comités, los cuales son:
Comité Relaciones Públicas.
Comité Financiero.
Comité Logística.
Comité Académico
8. 2.1.1.3.1 Comité de relaciones públicas: Este comité se encarga de atender las
actividades que abarcan la promoción y la difusión del evento y todo
lo relacionado con protocolo y asistencia a los participantes del
evento.
Agenda:
ACTIVIDADES DEL EVENTO
1. NOMBRE Cena Navideña
2. TIPO DE EVENTO Social
3. PLAN DE EVENTO
FECHA: 03 de Diciembre de 2014
HORA: 7:00 PM
4. LUGAR Salón
5. PRESUPUESTO $ 800,000
6. PREPARACIÓN DEL EVENTO
Promocionar el evento
Entrega de invitaciones
Número de asistentes, ya que
en función del número
podremos hacer diferentes
distribuciones.
Dar a conocer el protocolo que
se va a utilizar.
7. DESARROLLO DEL EVENTO En el transcurso de la cena navideña,
notar que cada uno de los invitados
seaatendido debidamente.
8. EVALUACIÓN DEL EVENTO Entrega de Hoja de evaluación a los
invitados al finalizar la cena navideña.
Fuente: Elaboración propia
2.1.1.3.2 Comité Académico: Se encarga de elaborar el cronograma del
evento.
MES DICIEMBRE
DÍAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ACTIVIDAD HORA
1. Bienvenida de los
invitados
7:00 pm X
2. Pasa bocas 7:15 pm X
3. Ubicación de los
invitados en la mesa
7:30 pm X
4. Cena 7:45 pm X
5. Brindis (palabras del
Jefe)
8:45 pm X
6. Entrega de
recordatorios
9:00 pm X
7. Despedida de los
empleados
9:20 pm X
8. Evaluación del
evento
X
9. Fuente: Elaboración propia
2.1.1.3.3 Comité Logístico: Se encargan de todas las actividades que hacen
posible la ejecución del evento
Presenta la lista de los implementos que son necesarios para la realización del
evento.
Recursos Físicos
RECURSOS CANTIDAD
Mesas para los invitados 3
Mesas para el banquete 2
Sillas 12
Manteles 5
Decoración 1
Establecimiento 1
Casa de banquetes ( incluye ) 1
Cocina
Elementos de cocina
Platos
Ollas
Bufe
Licores
Elementos desechables
Equipo de sonido
Fuente: Elaboración propia
Recursos Humanos
RECURSOS
CANTIDAD
Banquetero 1
Chef 1
Camareras 3
Maestro de ceremonia 1
Recepcionista 1
Barman 1
Dj 1
Re creacionista 1
Fuente: Elaboración propia
10. 2.1.1.3.4 Comité financiero: Se encarga de presentar los gastos que se darán
para la realización del evento.
Necesidad Costo
Casa de banquetes 400.000 $
Renta de establecimiento 150.000 $
Compra de recordatorio 50.000 $
Compra de licores 100.000 $
Contingencias 100.000 $
Fuente: Elaboración propia
Medio de divulgación del evento1
: Esto se hará por medio de tarjetas de
invitación como la siguiente:
Fuente: Elaboración propia
Protocolo2
:Asistir con traje formal
1
Medio de divulgación: es la publicación, difusión y propagación de un evento.
2
Protocolo: Conjunto de reglas de cortesía y etiqueta que se observan entre las personas y
en los diferentes campos de la vida social. El protocolo Incluye buenos modales y normas de urbanidad
Feliz Navidad
Jenny Vanessa Zabaleta Duran
Les extiende cordial invitación para que nos
Acompañen en la
Cena de Navidad
Que realizamos en el salón Comunal a las 7:00
p.m. el miércoles 3 de diciembre de 2014
MASTER CLEANING SERVICES
11. Norma para la realización del evento: No exceder del presupuesto ya que todo
lo que no vaya incluido en el, corre por cuenta del comité que no presupuestó
bien lo que se necesitaba.
2.1.2 Evento (Dirección)
Bienvenida a los invitados
Ubicación de los invitados a la mesa
Pasa bocas
palabras del gerente de la empresa
Cena
Brindis
Entrega de recordatorios
Entrega de encuesta de evaluación
Despedida
2.1.3 Post- Evento (Evaluación)
Al final el evento se entrega un formato de evaluación para medir los pros y los
contras del mismo; donde deberán contestar con una X según su respuesta.
Objetivo: Evaluar la atención y el servicio del evento ya que para nosotros es muy importante
su opinión.
EXCELENTE BUENO REGULAR MALO
Recepción de los
invitados
Calidad de los
elementos utilizados
en el servicio
Atención y servicio
del personal
Menú servido
Desarrollo del evento
Coordinadores del
evento
Observaciones
Invitado
Evento
Fecha de realización
Fuente: Elaboración propia
12. 3 CONCLUSIONES
Atreves de este informe presentamos una propuesta a la empresa Master
Cleaning Servicies, la cual va enfocada hacia la integración social de los
empleados de la empresa; esta se realizara en el mes de diciembre.
Con este trabajo se conoció y se profundizo acerca de la realización de comités
y de la importancia que tiene hoy en día los eventos en las organizaciones, ya
que esto favorece a las empresas a ser más competitivas y a afianzar las
relaciones entre los empleados, logrando así a que estén satisfechos con su
trabajo.
