Este documento presenta una guía de aprendizaje para el programa de formación de Técnico en Operación de Eventos del SENA. La guía describe las actividades de aprendizaje relacionadas con la evaluación de eventos, incluyendo ejemplos de encuestas, métricas para incluir en un informe y preguntas de evaluación. El objetivo es enseñar a los aprendices a medir los resultados de un evento y mejorar futuros eventos mediante la recolección y análisis de comentarios de los participantes.

1. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-
GFPI
Programa de Formación:
TECNICO EN OPERACIÓN
DE EVENTOS
Código:122814
Versión: 1
122814
Nombre del Proyecto:
OPERACIÓN DE EVENTOS
EN LAS DIFERENTES
ORGANIZACIONES DEL
ENTORNO MUNICIPAL
Código:
Fase del proyecto:
ANALISIS
Actividad (es) del Proyecto:
Registrar información,
clasificar la información,
procesar datos, análisis,
procesar información.
Actividad (es) de
Aprendizaje:
Ambiente de
formación
ESCENARIO
(Aula de
Tecnología) y
elementos y
condiciones de
seguridad
industrial, salud
ocupacional y
medio ambiente
MATERIALES DE
FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
(Herramienta
– equipo)
EQUIPOS DE
COMPUTO
CONSUMIBLE
(unidades
empleadas
durante el
programa)
PAPELERIA,
TINTA
Resultados de Aprendizaje:
CLASIFICAR LA
INFORMACIÓN OBTENIDA
DE ACUERDO CON LAS
VARIABLES Y
PARÁMETROS
REQUERIDOS EN EL
EVENTO.
PROCESAR LA
INFORMACIÓN
RELACIONADA CON LOS
DATOS Y LA
INFORMACIÓN DE
PARTICIPANTES,
ASISTENTES Y APOYOS
ADICIONALES EN EL
EVENTO.
Competencia:
260101027
PROCESAR LA
INFORMACIÓN
RECOLECTADA DE
ACUERDO CON LOS
MANUALES DE
MANEJOS DE
INFORMACIÓN.
ACTIVIDAD 2 GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 01
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

2. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-
GFPI
Cordial saludo estimados aprendices:
En la presente guía usted encontrara actividades que le facilitan el conocimiento de la Evaluación
en la Operación de Eventos, Si bien el evento finaliza cuando acaba la última actividad prevista, no
por eso terminan las tareas de los organizadores.
En este post, nuestro objetivo es brindarte un ejemplo de encuesta, con el fin que puedas tenerla
como referencia para poder armar una a medida de tu evento y así analizar los resultados, para
mejorar en futuras ediciones.
¿A quiénes hacer encuestas? Puedes tener modelos de encuestas para los diferentes
participantes involucrados en el evento (asistentes, oradores,
patrocinadores, comité organizador, proveedores, personal
interno, etc.), y así poder hacer un análisis más exhaustivo
de cómo funcionó cada área.
Salvo que sean necesarios los datos, es mejor invitar a
completar la encuesta de forma anónima, ya que a veces
quienes responden la encuesta pueden llegar a ser más
sinceros y de esta forma brindar respuestas más valiosas
para mejorar en las distintas áreas a futuro.
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
1. Qué aspectos crees que se deben evaluar a la hora de Operar un evento?
2. Por qué crees que es importante realizar una evaluación del evento?
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para
el aprendizaje.)
Una encuesta es una herramienta muy útil que puede servirte para medir los resultados de tu
evento, el impacto que generó en los participantes y de esta manera, mejorar en tus futuras
organizaciones. Por lo que, si te interesa conocer esta información, la realización de una encuesta
entre los asistentes puede ser un acierto y un complemento ideal para el informe final.
Qué aspectos pueden ser interesantes evaluar?
Al momento de confeccionar la encuesta, debes tener en cuenta que cuanto más breve sea,
puedes conseguir que más participantes la completen. Tendrás que elaborar pocas preguntas (5
es un número óptimo) pero que sean relevantes para poder evaluar tus resultados. Las áreas en
las que puedes hacer hincapié son: las actividades, las conferencias, los oradores, el lugar elegido
para el evento y todo vinculado con la logística (la inscripción, la acreditación, transporte, el manejo
de los tiempos, etc.).
Lo ideal es realizar preguntas cerradas tipo “múltiple”, dando un máximo de cinco opciones (como
por ejemplo, con respecto a la calidad de un servicio evaluar entre: Excelente, Muy Bueno, Bueno,
Regular, Malo) o dando la posibilidad de responder con puntaje sobre cada una de las áreas (del 1
al 10). Este tipo de preguntas te permitirá una vez recolectados los datos, medir de una manera
más eficiente. De todas formas, es importante que incluyas al final un espacio en blanco para dejar
comentarios y cualquier observación que deseen aportar, ya que la evaluación cualitativa permitirá
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
4.
2. INTRODUCCIÓN

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Fecha: 30/09/2013
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conocer si hubo algún aspecto que no incluiste dentro de la encuesta en general y que algún
participante desee compartir.
Puedes elegir si es obligatorio que quienes completen la encuesta incluyan su nombre y apellido,
pero a veces, el anonimato permitirá que quienes la completen sean más honestos.
Salvo que desees medir una actividad en particular, para tener una evaluación general, es mejor
realizar la encuesta durante la primera semana luego del evento, para que todavía, quienes la
completen, lo tengan fresco en su cabeza.
De qué manera puedo armar la encuesta.
1. Elabora un mapa conceptual explicando el texto anterior acerca de la encuesta; utiliza las
herramientas de Microsoft Word o cmap tolos.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la adrenalina de los implicados en él descienden,
pero no por eso terminan todas las tareas. Todavía queda mucho por hacer: Llega el momento de
evaluar todas las áreas y ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos.
Es muy importante que esta evaluación se realice durante la semana posterior al finalizar el
evento, ya que todavía está fresco en la cabeza de los participantes, ya sean internos o externos.
Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos, y
funcionará como punto de partida para futuros eventos de igual o mayor magnitud. La preparación
de un informe final que incluya datos cualitativos y cuantitativos acerca de distintos sectores del
evento va a permitir analizar si los objetivos preestablecidos se cumplieron o no.
En relación a los participantes externos, que serían los asistentes, coordinadores, oradores y
patrocinadores, van a ayudar a tu evaluación, compartiendo su opinión acerca de diferentes
aspectos del evento (como por ejemplo la calidad de las charlas, el manejo de los tiempos y de los
espacios). La herramienta ideal para esto es la encuesta.
También puede ayudar mucho la opinión del público interno (como el personal o los proveedores)
para conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades de lo sucedido durante él o los días del
encuentro. Hacer una reunión de cierre y de crítica puede ser muy útil. Algunas preguntas clave
para incluir en estas reuniones son: ¿qué problemas se presentaron? ¿Cómo fueron resueltos?
¿Se sintieron cómodos con todo el personal?
El informe final debe ser un reflejo de todo lo que significó el evento
¿Qué puedes incluir en ese informe?:
 Cantidad de inscriptos segmentados por: países, edades, sexo y profesiones
 Número de patrocinadores y en qué participó cada uno (exposición paralela, colaboración con las
necesidades del evento)
 Autoridades participantes del acto de apertura y extracciones de los discursos.
 Cantidad de actividades clasificadas por su modalidad
 Actividades sociales y espectáculos
 Opiniones y evaluación de los participantes

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Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
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Otros datos de interés a incluir pueden ser:
 Resumen de cantidad de visitas mensuales al sitio web durante los meses previos del evento.
 Lugares donde se realizó la promoción y difusión del evento y cómo se hizo (stand, envío de
folletos o merchandising)
 Cantidad de material de promoción realizado (impresión de folletos y materiales promocionales)
 Cantidad de becas otorgadas (si las hubo)
Además, el balance contable final va a reflejar cuál es el resultado con respecto a lo económico.
Esto va a complementar a la información que enumeramos anteriormente.
Ejemplo de preguntas que pueden ir en tu evaluación:
¿Cómo calificaría la comunicación y la información en el sitio web antes del evento?
a. Excelente
b. Muy bueno
c. Bueno
d. Regular
e. Malo
Cómo calificaría el lugar del evento?
a. Excelente
b.Muy bueno
c.Bueno
d.Regular
e.Malo
ACTIVIDAD:
1. Elabora un mapa mental o conceptual explicando lo visto en el numeral 3.3 Actividades de
apropiación del conocimiento.(en Microsoft Word, examtime o cmap tools), según tu
elección.
2. Diseña una encuesta con tu equipo de trabajo (2 personas) de 10 preguntas, asumiendo la
misma empresa que organizo el evento anterior para evaluar el mismo.
3. Aplicar la encuesta a 30 personas.
4. Tabular los resultados de la encuesta haciendo uso de las herramientas de Microsoft Excel
o desde el icono de gráficas en Microsoft Word.
5. Realizar las gráficas con los resultados de la encuesta
6. Realizar el respectivo análisis de cada una de las gráficas obtenidas, redactando la
conclusión a cada una de ellas.