Para asegurarse de que las instrucciones recibidas en una reunión con el superior lleguen adecuadamente a subordinados, proveedores y clientes en diferentes partes del mundo, es necesario definir el propósito y alcance, diseñar una estrategia de comunicación teniendo en cuenta la audiencia, construir el mensaje usando el medio adecuado, comunicarlo, obtener retroalimentación y hacer seguimiento.

1. Acaba de participar…
de una reunión importante con tu superior. ¿Cómo te aseguras de que
cada parte de las instrucciones que recibiste llegará de forma adecuada a
cada subordinado, proveedor y cliente, los cuales se encuentran en
diferentes partes del mundo?
Por : María José Salas

2. Hacer
Seguimiento
Definir propósito y alcance
Comunicar
Construir comunicación
Diseñar estrategia
Obtener feedback
01
02
03
05
Acaba de participar…
de una reunión importante con tu superior. ¿Cómo te aseguras de que
cada parte de las instrucciones que recibiste llegará de forma adecuada a
cada subordinado, proveedor y cliente, los cuales se encuentran en
diferentes partes del mundo?
Por : María José Salas
04
06

3. 01
Definir propósito y alcance

4. 01
Entender el propósito de lo que
hay que hacer (El para qué)
Poner la mirada en el objetivo es clave
para no perder el camino
El alcance nos pone en perspectiva y
nos da contexto
El alcance acota o amplia lo que hay
que hacer (Regiones, Productos,
Procesos, herramientas…)
No dejar por fuera cosas que se
requieran
Definir propósito y alcance
Trabajar en lo que genera valor

5. Diseñar estrategia
02

6. Conocer si el “cómo” de las instrucciones de
mi jefe está claramente definido o hay que
hacer las definiciones con el equipo que se le
va a comunicar
Diseñar estrategia
02
¿Conozco a la audiencia?
¿Qué quiero que piensen?
Por ejemplo: Los subordinados hacen
parte de lo que hay que construir? O es
bajar una instrucción?
¿Qué quiero que sientan?
¿Qué quiero que hagan?
¿Qué tipo de impacto genera la
comunicación?

7. Construir comunicación
03

8. Construir comunicación
03
¿Según el impacto de la comunicación, en que
medio es más favorable según la audiencia?
Forma: Carta, Presentación,
Organigrama, Proceso,Taller
Según sea el objetivo del mensaje, por
ejemplo:
Motivar / Entrenar
Informar / Decidir
Existen diferentes formas para lograr el
objetivo
Medio: Escrito,Audiovisual, Presentación
en vivo, Simulación
Validar anteriores pasos con el jefe

9. 04
Comunicar

10. 04
Ejecutar el evento de comunicación
Planear el evento
Según el medio seleccionado, es
necesario validar, revisar y ensayar si el
objetivo de la comunicación se logrará
con el evento de comunicación
Desplegar la comunicación según el
medio y la forma seleccionado
Comunicar
Preparar materiales
Preparar la logística
Dar claridad a los siguientes pasos y
compromisos

11. 05
Obtener feedback

12. 05
Obtener feedback
Evaluar la efectividad del mensaje
Conversaciones cara a cara / virtuales
Encuestas
Foros abiertos a aclaraciones
Medición de indicadores relacionados
con el objetivo de la comunicación
Establecer sección de preguntas

13. 06

14. 06
Hacer seguimiento al objetivo de la
instrucción
Comité de seguimiento
Seguimiento al indicador objetivo
Realinear acciones hacia objetivo
Comité al Sponsor
Cronogramas de trabajo
Eliminar impedimentos
Buscar opciones
Hacer
Seguimiento